Certificat de travail suisse : modèle complet ou intermédiaire (art. 330a CO)

Juridiquement, le certificat de travail suisse est une déclaration écrite et signée de l'employeur, prévue par l'art. 330a CO. Il existe sous deux formes. Le certificat complet porte sur la nature et la durée des rapports de travail, sur la qualité du travail et sur la conduite. Le certificat limité, que beaucoup appellent aussi attestation de travail, ne mentionne que la fonction, les tâches et les dates. Le choix appartient à la personne employée et à elle seule : l'employeur ne peut délivrer la version limitée que sur sa demande expresse, et elle peut ensuite encore exiger la version complète (ATF 129 III 177). Le certificat intermédiaire, lui, est un certificat complet rédigé au présent pendant que le contrat court.

Un certificat de travail suisse ne se confond ni avec le certificat de salaire, document fiscal annuel, ni avec la simple confirmation d'emploi qu'une régie ou une banque réclame pour un dossier de location ou de crédit. Le certificat de travail regarde vers l'avenir professionnel de la personne. Un futur employeur s'en sert pour vérifier l'expérience annoncée, comprendre le niveau de responsabilité réellement exercé et lire, entre les lignes du CV, la stabilité du parcours. Il complète nos autres modèles pour la gestion d'une entreprise en Suisse.

Selon l'art. 330a al. 1 CO, la personne employée peut demander en tout temps un certificat portant sur la nature et la durée des rapports de travail, la qualité de son travail et sa conduite ; selon l'al. 2, à sa demande expresse, le certificat se limite à la nature et à la durée. La règle figure parmi les dispositions auxquelles on ne peut pas déroger au détriment du travailleur (art. 362 CO) : une clause du contrat qui supprimerait ou restreindrait ce droit serait nulle.

La jurisprudence du Tribunal fédéral pose trois exigences. Le certificat doit être véridique, complet et rédigé avec bienveillance, afin de favoriser l'avenir professionnel sans tromper le lecteur (ATF 136 III 510, consid. 4.1). Il peut et doit donc mentionner des faits négatifs, mais seulement s'ils pèsent sur l'appréciation d'ensemble. Le même arrêt impose de mentionner une longue absence, même due à la maladie, lorsqu'elle est importante par rapport à la durée totale de l'emploi. Le langage codé est proscrit : une formule positive en apparence qui cache un message négatif viole l'exigence de clarté, comme le rappelle la FAQ du SECO sur le certificat de travail.

Côté données, l'art. 328b CO limite l'employeur aux informations nécessaires au rapport de travail. La nationalité, l'état civil ou l'adresse n'ont rien à faire dans le texte. Un certificat faussement élogieux peut engager la responsabilité de l'employeur envers le nouvel employeur trompé (art. 41 CO, ATF 101 II 69). En cas de refus ou de texte inexact, la personne employée saisit l'autorité de conciliation (art. 197 CPC), au for du défendeur ou du lieu de travail habituel (art. 34 CPC), sans frais judiciaires jusqu'à 30'000 francs de valeur litigieuse (art. 113 al. 2 let. d et 114 let. c CPC). L'action en délivrance ou en rectification se prescrit par dix ans (art. 127 CO, ATF 147 III 78).

Le cas le plus fréquent reste la fin du contrat. Que la personne ait démissionné, que les parties aient signé une convention de départ ou que l'employeur ait envoyé une lettre de licenciement conforme à l'art. 335 CO, le certificat final est dû et toutes les créances deviennent exigibles à la fin des rapports de travail (art. 339 al. 1 CO). En pratique, les employés le demandent dès la notification du congé, parce qu'ils postulent pendant le délai de congé.

Pendant l'emploi, d'autres situations appellent un certificat intermédiaire. Le supérieur direct s'en va et emporte la mémoire des prestations, une réorganisation change la ligne hiérarchique, une promotion modifie le poste. La personne peut aussi vouloir faire le point avant de chercher ailleurs, sans se justifier.

Restent deux cas limites. Un ménage privé qui emploie une aide à domicile ou une garde d'enfants doit aussi un certificat : le modèle adapte la phrase sur le comportement aux membres du ménage. Une association qui emploie du personnel doit le même certificat qu'une PME. Pour une personne en apprentissage, en revanche, le texte applicable est l'art. 346a CO, qui prévoit un certificat d'apprentissage distinct.

Le document suit l'ordre qu'un recruteur romand s'attend à lire : en-tête de l'employeur, titre, identité de la personne avec sa date de naissance, dates d'entrée et de fin, fonction occupée, puis taux d'activité. En cas de promotion, le texte retrace l'évolution avec la date du changement.

Dans le certificat complet, l'essentiel tient en quelques paragraphes :

• Les tâches principales sont reprises telles que vous les listez, de la plus importante à la moins importante.
• Pour l'évaluation des prestations, cinq niveaux rédigés en clair vont de « au-delà des attentes » à « en partie en deçà des attentes ».
• Une personne qui a dirigé une équipe reçoit une phrase sur l'effectif et une appréciation séparée de la conduite d'équipe, parce qu'un excellent technicien n'est pas toujours un excellent chef.
• Quatre niveaux, d'exemplaire à correct, décrivent le comportement envers les supérieurs, les collègues et, selon le cas, la clientèle ou les membres du ménage.
• Formations suivies et réalisations marquantes s'ajoutent si vous le souhaitez, sous forme de faits vérifiables.

La fin du certificat varie selon le cas. Le motif de départ n'apparaît que si la personne le souhaite (démission, accord commun, échéance d'un contrat de durée déterminée, retraite, suppression du poste pour motif économique). La formule finale propose remerciements, regrets et vœux, ou une version plus sobre ; le certificat intermédiaire peut indiquer pourquoi il est établi, ou taire ce motif, et se termine par la poursuite de la collaboration, par des vœux si le départ est proche, ou sans formule finale.

Vous commencez par choisir le type de certificat. Ce premier choix règle tout le reste : le temps des verbes, la présence ou non des évaluations et les questions qui suivent. Viennent ensuite l'employeur, la personne employée, ses dates et sa fonction, saisie avec « de » ou « d' » pour que la phrase reste correcte.

Les évaluations se choisissent par niveaux, et l'aide de la qualité du travail rappelle la règle de vérité et de bienveillance. L'aperçu à droite change à chaque clic. Une question facultative couvre les longues interruptions d'activité, sans jamais en indiquer le motif. À la fin, vous téléchargez le certificat en Word ou en PDF, vous le relisez, puis vous le faites signer par une personne habilitée. Une seconde signature, celle du supérieur direct ou des ressources humaines, peut s'ajouter à la première.

La première erreur consiste à recopier un vieux modèle truffé de formules codées. « Il s'est efforcé de satisfaire aux exigences » passe pour un compliment auprès d'un lecteur pressé, alors que les praticiens y lisent un échec. La deuxième erreur va dans l'autre sens : gonfler l'évaluation d'une personne dont on veut se séparer en douceur. Si le nouvel employeur subit un dommage parce qu'il s'est fié à ce texte, la responsabilité de l'ancien employeur peut être engagée. Troisième piège, mentionner une maladie, une grossesse ou un congé. Une absence de quelques semaines pour une naissance, annoncée au moyen de nos demandes de congé maternité, paternité ou de proche aidant, n'a pas sa place dans un certificat qui couvre plusieurs années.

Le motif de départ ne s'écrit qu'avec l'accord de la personne. Autre faute courante : dater le certificat final des mois après la sortie. Il porte en principe la date du dernier jour des rapports de travail, même si la personne a été libérée de l'obligation de travailler. Enfin, une signature d'un collègue de même rang affaiblit le document. Faites signer une personne habilitée, de préférence d'un rang hiérarchique supérieur.