Demande de vacances en Suisse : lettre à l'employeur conforme aux art. 329a ss CO

Le droit suisse ne connaît pas de formulaire officiel pour les vacances. La demande de vacances est une simple communication de vos souhaits, sans forme imposée, et un courriel ou une lettre signée suffisent en théorie. En pratique, l'écrit change tout le jour où un désaccord surgit, parce qu'il fixe la date à laquelle vous avez exprimé vos souhaits et le solde de jours que vous estimiez disponible.

Il faut distinguer cette lettre de deux documents voisins. Le congé non payé n'est pas un droit, il dépend de l'accord de l'employeur et suspend le salaire. Les congés spéciaux (maternité, congé de l'autre parent, proche aidant, adoption, congé-jeunesse) reposent sur des articles distincts du CO. Les vacances, elles, sont un droit annuel payé, que l'employeur ne peut ni supprimer ni racheter tant que le contrat dure. Notre lettre ne traite que des vacances ; un congé spécial se demande par un courrier distinct, ce qui évite toute confusion avec votre solde.

Les vacances sont réglées aux art. 329a à 329d CO. L'art. 329a al. 1 CO garantit quatre semaines par année de service et cinq semaines jusqu'à l'âge de 20 ans révolus ; pour une année incomplète, l'al. 3 prévoit un calcul au prorata. L'art. 329c al. 1 CO ajoute deux règles que beaucoup découvrent tard. Les vacances se prennent en règle générale pendant l'année de service correspondante, et elles comprennent au moins deux semaines consécutives. L'al. 2 donne à l'employeur la compétence de fixer la date, en tenant compte des désirs du travailleur dans la mesure compatible avec les intérêts de l'entreprise ou du ménage.

L'art. 329d al. 1 CO impose le versement du salaire total afférent aux vacances, avec une indemnité équitable pour le salaire en nature (repas, logement). L'al. 2 interdit de remplacer les vacances par de l'argent tant que durent les rapports de travail. Ces règles sont impératives : les art. 361 et 362 CO empêchent d'y déroger au détriment du travailleur, et l'art. 341 al. 1 CO interdit d'y renoncer pendant le contrat et le mois qui suit sa fin.

Pour les personnes payées à l'heure selon un horaire irrégulier, le Tribunal fédéral admet un supplément pour les vacances ajouté au salaire horaire, mais seulement si cette part est chiffrée séparément sur chaque décompte de salaire et, lorsque le contrat est écrit, dans celui-ci (ATF 129 III 493). Notre modèle de contrat de travail à l'heure en Suisse règle ce point dès l'embauche. Quant à la réduction des vacances pour cause d'absence, elle n'est possible que dans les limites de l'art. 329b CO.

Le cas le plus courant est celui des vacances d'été. Dans beaucoup d'équipes, les premiers arrivés sont les premiers servis, et une demande déposée en mars pèse plus lourd qu'un souhait formulé oralement en juin. La lettre sert ensuite pour les fêtes de fin d'année, les relâches scolaires ou une semaine isolée.

Elle devient presque indispensable quand le dialogue s'est tendu. Un supérieur qui repousse vos dates sans proposer d'alternative, un solde qui gonfle d'année en année, un planning qui ne vous laisse jamais deux semaines d'affilée : la trace écrite montre que vous avez demandé vos vacances à temps. Les vacances non prises ne disparaissent pas au 31 décembre, mais le Tribunal fédéral les soumet à une prescription de cinq ans (ATF 136 III 94), d'où l'intérêt d'un historique de vos demandes.

Deux situations limites méritent d'être signalées. Pour récupérer des jours gâchés par une maladie pendant le séjour, notre lettre pour récupérer des jours de vacances après une maladie est plus adaptée. Et si vous souhaitez partir plus longtemps que votre solde ne le permet, la question relève d'une demande de congé non payé ou sabbatique.

La lettre s'ouvre sur l'identification classique, avec vos coordonnées, celles de l'employeur et de la personne ou du service destinataire, le mode de remise et la date. L'objet reprend la période demandée, pour que la lettre soit retrouvée facilement dans un dossier du personnel. Lorsque l'employeur est un particulier, par exemple pour un emploi dans un ménage, l'adresse et la formule d'appel s'adaptent.

Le cœur du document indique la période, le nombre de jours de travail demandés et la date de reprise. Une clause traite l'exigence des deux semaines consécutives selon trois variantes : période d'au moins deux semaines, période plus courte alors que les deux semaines ont déjà été prises, ou période plus courte avec l'annonce d'une demande séparée. Une autre mentionne le canton du lieu de travail et, le cas échéant, les jours fériés compris dans la période, qui ne sont pas décomptés. Viennent ensuite votre temps de travail (plein temps, temps partiel, salaire horaire avec ou sans supplément), votre droit annuel (quatre semaines, cinq avant 20 ans ou davantage selon contrat, CCT ou contrat-type) et, si vous le souhaitez, le décompte de votre solde.

La dernière partie propose l'organisation de votre remplacement, rappelle le cadre légal, réserve vos droits et demande une confirmation écrite, avec ou sans date limite. Un coupon permet enfin à l'employeur d'accepter la période ou d'en fixer une autre.

Les jours fériés sont l'endroit où le droit cantonal entre dans la lettre. Seul le 1er août est un jour férié fixé par le droit fédéral : l'art. 110 al. 3 Cst. l'assimile aux dimanches du point de vue du droit du travail et prévoit qu'il est rémunéré. Les autres jours fériés relèvent des cantons, que l'art. 20a al. 1 LTr autorise à assimiler au dimanche jusqu'à huit jours par an. Un jour férié qui tombe pendant vos vacances, sur un jour où vous auriez travaillé, n'est pas un jour de vacances.

Genève connaît ainsi le Jeûne genevois, un jeudi de septembre, et le 31 décembre, jour de la Restauration de la République, tous deux inscrits dans la loi genevoise sur les jours fériés publiée sur le recueil officiel du canton. Le canton de Vaud chôme le lundi du Jeûne fédéral et le 2 janvier. Neuchâtel célèbre le 1er mars l'instauration de la République, et n'accorde le 2 janvier et le 26 décembre que s'ils tombent un lundi. Le Jura commémore le plébiscite du 23 juin.

Le Valais et le Jura chôment aussi des fêtes religieuses comme la Fête-Dieu ou l'Assomption. Fribourg distingue ses communes selon leur tradition confessionnelle, catholique ou réformée, et le calendrier change d'une commune à l'autre. Dans le Jura bernois, c'est le calendrier bernois qui s'applique. Vérifiez toujours le calendrier du canton où vous travaillez, pas celui où vous habitez. Une personne domiciliée à Nyon qui travaille à Genève a droit au Jeûne genevois, pas au lundi du Jeûne.

Le questionnaire commence par vos coordonnées et votre fonction, puis vous indiquez si votre employeur est une entreprise ou un particulier. Vous choisissez ensuite le lieu, la date de la lettre et le mode de remise ; le courrier recommandé et la remise contre signature donnent une preuve de la date.

L'étape des dates est la plus importante. Vous saisissez le premier et le dernier jour de vacances, la date de reprise et le nombre de jours de travail réellement concernés, sans vos jours de repos ni les jours fériés. Le formulaire vous demande ensuite si la période atteint deux semaines consécutives, puis le canton de votre lieu de travail et, si nécessaire, les jours fériés compris dans vos vacances. Viennent votre temps de travail, votre droit annuel, le décompte facultatif de votre solde, un remplaçant éventuel et la date de réponse souhaitée. Les lettres voisines sont regroupées dans nos modèles de demandes de congé pour la Suisse romande, et les courriers de la vie privée dans nos modèles pour les démarches quotidiennes en Suisse.

La première erreur consiste à réserver un vol avant d'avoir reçu l'accord écrit. La date des vacances est fixée par l'employeur, et partir sans son accord peut être traité comme une absence injustifiée, avec à la clé un avertissement, voire un licenciement immédiat dans les cas graves. Tant que la confirmation n'est pas arrivée, vos dates restent une proposition. Autre piège, compter en jours calendaires. Deux semaines du lundi au vendredi font dix jours de travail pour un plein temps, pas quatorze, et un temps partiel ne compte que ses jours habituels.

Beaucoup d'employés laissent aussi imputer un jour férié sur leur solde sans réagir. Les personnes payées à l'heure acceptent souvent un supplément vacances noyé dans le salaire, sans montant distinct sur les décomptes ; dans ce cas, le salaire de vacances peut rester dû. Enfin, monnayer ses vacances contre une prime pendant le contrat est contraire à l'art. 329d al. 2 CO, même si l'idée vient de vous. Un tel accord ne libère en principe pas l'employeur de son obligation d'accorder les vacances.