Règlement interne d'association : modèle suisse complétant les statuts

Les statuts posent la charpente : but, membres, organes, cotisations, dissolution. Le règlement interne d'association descend d'un étage et répond aux questions que le comité se pose chaque semaine. Qui valide un virement en ligne ? Jusqu'à quel montant le responsable du matériel peut-il acheter seul ? Que faire d'un membre qui ne paie plus sa cotisation, ou d'un moniteur qui écrit en privé à une joueuse de douze ans ? Ces règles changent plus souvent que les statuts, et il serait lourd de réviser les statuts, que beaucoup soumettent à une majorité qualifiée, pour chaque ajustement. Le règlement est donc un acte interne, adopté par l'organe que désignent les statuts d'association conformes aux art. 60 ss CC, le plus souvent l'assemblée générale, parfois le comité.

Sa place dans la hiérarchie est simple. Il est subordonné aux statuts et au droit impératif : une clause du règlement qui contredit les statuts reste sans effet. Il ne remplace pas non plus le règlement de jeu ou de compétition d'une fédération, qui s'impose au club par son affiliation et que notre modèle laisse de côté. Enfin, il lie les membres, les bénévoles et les participants aux activités, pas les tiers.

Le Code civil ne consacre aucun article au règlement interne. Sa base se trouve dans les art. 60 ss CC et dans les statuts eux-mêmes, qui désignent l'organe compétent pour l'édicter. L'art. 63 al. 2 CC interdit aux statuts de déroger aux règles impératives de la loi, et ce qui vaut pour les statuts vaut a fortiori pour un texte de rang inférieur. L'art. 65 al. 2 CC donne à l'assemblée générale le contrôle des autres organes, ce qui lui permet de reprendre la main sur un règlement adopté par le comité.

L'exclusion relève de l'art. 72 CC. Les statuts peuvent fixer les motifs d'exclusion ou permettre une exclusion sans indication de motifs ; dans ces deux cas, les motifs ne peuvent pas être contestés en justice. Le Tribunal fédéral réserve toutefois les vices de procédure et l'abus de droit (ATF 131 III 97) et reconnaît au membre visé un droit d'être entendu issu du droit non écrit (ATF 90 II 346). Selon la doctrine dominante, les autres sanctions, du blâme à la suspension, supposent une base dans les statuts, comme la clause de sanctions de notre modèle de statuts.

La protection des mineurs s'appuie sur l'art. 55 de la loi fédérale sur le casier judiciaire (LCJ), consultable dans le texte de la loi sur le casier judiciaire publié sur fedlex : une organisation dont l'activité non professionnelle implique des contacts réguliers avec des mineurs peut exiger un extrait spécial du casier judiciaire, sans y être tenue de manière générale. Côté données, l'art. 19 LPD impose d'informer les personnes lors de la collecte, et l'art. 24 OPDo dispense la plupart des associations du registre des activités de traitement. Pour les photos, l'art. 28 CC protège l'image de chacun, et l'art. 19c CC laisse au mineur capable de discernement le soin de consentir lui-même.

Le déclencheur le plus courant d'un règlement interne d'association est un incident. Une caisse de buvette qui ne tombe pas juste, un ordinateur du club qui part avec un ancien trésorier, un conflit sur la publication de photos d'enfants : le comité découvre alors que rien n'est écrit. Les banques poussent dans le même sens : à l'ouverture du compte ou de l'accès au paiement en ligne, elles demandent les statuts, le procès-verbal d'élection du comité et la liste des personnes autorisées à signer.

Un club qui passe de trente à deux cents membres ne peut plus fonctionner sur la bonne volonté de la présidence. Il lui faut des compétences de dépense, des procès-verbaux réguliers, une procédure de rappel pour les cotisations et des règles sur les clés du local.

Le cas le plus sensible reste l'accueil de juniors. Les fédérations sportives, les communes qui prêtent des salles et les parents attendent une charte de conduite et une vérification des encadrants. Une association qui rémunère un entraîneur a tout intérêt à mettre par écrit un contrat de travail à l'heure pour un entraîneur, car le règlement ne remplace pas un contrat. Dernier cas, plus discret : la mise en conformité avec la LPD révisée, que beaucoup d'associations ont repoussée.

Côté comité, le modèle fait répartir par le comité lui-même la trésorerie, le secrétariat, la vice-présidence si vous en prévoyez une et la présidence quand vos statuts ne la font pas élire par l'assemblée. Il fixe un nombre minimal de séances par année et décrit la décision par voie de circulation, si vos statuts l'admettent : proposition par courriel, délai de réponse de cinq jours au moins, réponse exigée de la majorité des membres du comité puis majorité prévue par les statuts, et faculté pour chacun d'exiger une séance. Les procès-verbaux, la confidentialité et la remise des documents en fin de mandat complètent ce bloc.

Pour l'argent, tout paiement passe par deux personnes autorisées, y compris en e-banking, et aucun fonds ne dort sur un compte privé. Chaque responsable de domaine engage seul les dépenses budgétées jusqu'au plafond que vous fixez. Au-delà d'un total annuel de dépenses non budgétées, l'assemblée générale décide. Les frais sont remboursés sur justificatifs dans les trois mois ; un défraiement forfaitaire des bénévoles reste optionnel, avec une mise en garde sur les cotisations AVS. Une cotisation impayée donne lieu à deux rappels écrits, le second avec un dernier délai de trente jours, avant toute procédure d'exclusion ; vous choisissez si le membre en retard peut être suspendu des activités entre-temps.

Si vous accueillez des jeunes, un article entier s'ajoute sur les mineurs : charte de conduite signée, personne de confiance, extrait spécial pour les encadrants et marche à suivre en cas de soupçon. Viennent ensuite les données, le droit à l'image et une échelle de sanctions graduées, de l'avertissement à l'exclusion, avec un délai de dix jours au moins pour s'expliquer et, contre les sanctions du comité, un recours à l'assemblée générale dans les trente jours ; l'exclusion et son recours restent régis par vos statuts.

Vous commencez par le nom de l'association et la commune du siège, tels qu'ils figurent dans vos statuts. Vous indiquez ensuite quel organe adopte le texte : le préambule, l'article final et la formule de certification changent selon votre choix. La date et le lieu de la séance suivent.

Les écrans suivants portent sur le comité (vice-présidence, nombre de séances), les plafonds de dépense en francs, les défraiements et le sort du membre qui ne paie pas après le second rappel. Vous dites ensuite si l'association accueille des mineurs, ce qui ajoute ou retire un article entier, et comment vous recueillez le consentement pour les photos. Une adresse électronique pour les questions de protection des données et les noms de la présidence et du secrétariat terminent le questionnaire. L'aperçu à droite se met à jour à chaque réponse, et les articles se renumérotent seuls. Une fois le texte adopté, la convocation, le procès-verbal et le bulletin d'adhésion se trouvent parmi les modèles de documents pour associations en Suisse romande.

L'erreur classique est de recopier les statuts dans le règlement interne d'association. Le texte double de volume, et la première modification des statuts crée une contradiction que personne ne voit. Notre modèle renvoie aux statuts pour le quorum, la signature envers les tiers et l'exclusion, et ne règle que ce qu'ils laissent ouvert. Autre piège fréquent : prévoir des amendes ou des suspensions alors que les statuts ne connaissent aucune sanction disciplinaire. Sans clause statutaire de sanctions ou de renvoi au règlement, seuls l'avertissement et l'exclusion statutaire restent possibles, et le membre suspendu peut, une fois le recours interne épuisé, attaquer la décision en justice dans le mois qui suit sa connaissance (art. 75 CC).

Côté mineurs, beaucoup de clubs demandent l'extrait ordinaire du casier judiciaire. Il n'est pas conçu pour cela : l'extrait spécial mentionne les interdictions d'exercer une activité, de contact ou géographiques ordonnées pour protéger des mineurs tant qu'elles produisent leurs effets, y compris celles prononcées contre un auteur mineur (art. 42 LCJ), alors que l'extrait ordinaire obéit à d'autres délais d'élimination. D'autres conservent des copies d'extraits dans un classeur partagé, ce qui heurte le principe de proportionnalité de la LPD. Sur les images, publier la photo d'un junior avec son nom et le lieu d'entraînement reste la faute la plus fréquente. Une autorisation de droit à l'image pour photos et vidéos signée au cas par cas règle les publications sensibles, comme une affiche ou un article de presse.