État des lieux d'entrée et de sortie : modèle suisse (art. 256a et 267a CO)

C'est un procès-verbal contradictoire : bailleur et locataire, ou leurs représentants, parcourent ensemble le logement et notent ce qu'ils voient, mur par mur. Il fixe des faits. À l'entrée, il décrit l'état dans lequel le logement a été délivré, avec les clés remises et les relevés des compteurs ; les défauts qu'il mentionne existaient avant l'arrivée du locataire, qui n'en répondra pas, sauf aggravation de son fait. À la sortie, il consigne la vérification que la loi impose au bailleur et contient la liste des défauts qu'il met à la charge du locataire, ce qui en fait l'avis des défauts exigé par la loi. Dans notre modèle, cet avis résulte de la liste ; une simple observation notée dans une pièce, sans indiquer que le locataire en répond, ne suffit pas.

Les parties le dressent elles-mêmes, sans expert. Il s'ajoute au bail à loyer d'habitation pour la Suisse romande, et l'on trouve les autres documents utiles au propriétaire comme au locataire dans nos modèles de documents immobiliers suisses.

Le bailleur doit délivrer la chose dans un état approprié à l'usage convenu (art. 256 CO). Si un procès-verbal a été établi à la fin du bail précédent, il doit le présenter au nouveau locataire qui le demande lors de la délivrance, et lui communiquer sur demande le loyer fixé dans le contrat précédent (art. 256a CO). Ce renseignement aide le locataire à apprécier une contestation du loyer initial, possible à certaines conditions dans les 30 jours qui suivent la réception de la chose (art. 270 CO).

À la fin du bail, le locataire restitue le logement dans l'état qui résulte d'un usage conforme au contrat (art. 267 al. 1 CO). L'usure normale reste donc à la charge du bailleur. La règle décisive figure à l'art. 267a CO, dont le texte est consultable dans le Code des obligations publié sur Fedlex : lors de la restitution, le bailleur vérifie l'état de la chose et avise immédiatement le locataire des défauts dont celui-ci répond. S'il néglige de le faire, le locataire est déchargé de toute responsabilité, sauf pour les défauts qui ne pouvaient pas être découverts par les vérifications usuelles, que le bailleur doit signaler dès leur découverte. L'avis doit en outre être précis : il désigne chaque défaut et indique que le locataire en est tenu pour responsable.

La garantie de loyer ne quitte la banque qu'avec l'accord des deux parties, sur la base d'un commandement de payer non frappé d'opposition ou d'un jugement exécutoire, ou à la demande du locataire si le bailleur n'a pas agi dans l'année qui suit la fin du bail (art. 257e al. 3 CO). Et sans état des lieux d'entrée, c'est au bailleur de prouver qu'un dégât est apparu pendant le bail (art. 8 CC).

On l'établit d'abord à l'entrée, dans un logement vide et propre avant que les meubles ne cachent les sols, et le dernier jour du bail, après le déménagement et le nettoyage. La sortie arrive pourtant souvent avant le terme. Le locataire qui a donné son congé part parfois quelques jours plus tôt, et les parties qui ont signé une convention de résiliation d'un commun accord fixent librement la date de restitution. Rendre les clés avant la fin du bail ne met pas fin au loyer : il reste dû jusqu'à l'échéance, sauf si le locataire présente un locataire de remplacement solvable (art. 264 CO) ou si un accord écrit le libère.

Le locataire qui ne peut pas venir se fait représenter par une personne munie d'une procuration écrite, jointe au procès-verbal. Enfin, le locataire peut ne pas venir : le bailleur procède alors seul et lui adresse le procès-verbal sans attendre.

Le procès-verbal commence par les parties et les personnes présentes : bailleur en personne, gérance ou autre représentant, un ou deux locataires. Il identifie le logement et le bail, puis consigne à l'entrée les informations de l'art. 256a CO et, à la sortie, la fin du bail, la nouvelle adresse du locataire et l'existence d'un état des lieux d'entrée.

Au centre du document figure le relevé pièce par pièce, jusqu'à huit locaux, chacun noté « sans observation » ou avec une description libre. Suivent la propreté, l'inventaire du mobilier loué, les dépendances (cave, galetas, balcon, place de parc), les clés et badges, puis les relevés des compteurs d'électricité, d'eau chaude ou de chauffage.

À la sortie, chaque défaut de la liste reçoit une imputation (défaut dont le locataire répond, usure normale ou défaut déjà présent à l'entrée) et la position du locataire, qui peut reconnaître, contester ou se taire. Les frais sont soit à chiffrer sur devis, soit estimés à titre indicatif, soit fixés par un accord forfaitaire signé séparément, qui vaut reconnaissance de dette au sens de l'art. 82 LP. La clause de durée de vie cite le tableau paritaire à titre indicatif : le locataire paie la réparation possible, ou en principe la valeur résiduelle de l'élément s'il faut le remplacer, et non la valeur à neuf.

Dans le canton de Vaud, l'état des lieux d'entrée est signé sur place et fait partie intégrante du bail (art. 1 RULV). Le locataire signale les défauts non constatés dès réception du document et dans les plus brefs délais, faute de quoi l'état des lieux est admis. Au départ, il nettoie ou change le filtre de ventilation et nettoie les stores à lamelles, les jalousies, les écoulements d'eau facilement accessibles et les radiateurs (art. 36 al. 2 RULV). Le procès-verbal de sortie ne vaut pas reconnaissance de dette (art. 36 al. 5 RULV), et le locataire qui perd une clé ne paie le changement du cylindre de la porte palière que s'il s'agit d'une serrure de sécurité (art. 37 al. 2 RULV). Le nouveau locataire peut obtenir sur demande une copie du procès-verbal de sortie de son prédécesseur. Enfin, la garantie de loyer est débloquée de plein droit si aucune action judiciaire n'est intentée dans l'année qui suit la libération des locaux (art. 2 al. 8 RULV) ; une poursuite seule pourrait ne pas suffire.

Genève, le Valais, Neuchâtel, Fribourg, le Jura et le Jura bernois n'ont pas de règle cantonale obligatoire équivalente. Les dispositions paritaires romandes n'y valent que si le bail les intègre ; lisez donc les conditions générales jointes à votre bail avant la visite, car elles fixent parfois un délai pour compléter l'état des lieux. À défaut, le modèle s'en tient au Code des obligations et retient, pour compléter l'état des lieux d'entrée, le délai prévu par le bail ou, à défaut, 14 jours.

Vous indiquez d'abord s'il s'agit d'une entrée ou d'une sortie, le canton et la date. Le questionnaire adapte alors les sections : informations dues au nouveau locataire d'un côté, fin du bail et liste des défauts de l'autre. Pour un état des lieux de sortie un jour de semaine, le locataire salarié peut demander à son employeur un congé pour déménagement : comptez une à deux heures sur place.

Sur place, vous parcourez les pièces dans l'ordre de la visite. Une pièce sans remarque se règle d'un clic ; pour les autres, décrivez l'élément, l'endroit et l'étendue. À la sortie, reportez dans la liste chaque défaut que vous entendez mettre à la charge du locataire, y compris les manques de nettoyage. Vous téléchargez ensuite le procès-verbal en Word ou en PDF, l'imprimez en autant d'exemplaires que de parties, et chaque personne présente signe et repart avec le sien.

La plus coûteuse reste l'avis tardif. Un bailleur qui signe un procès-verbal sans liste de défauts, puis envoie trois semaines plus tard un devis de peinture, a perdu ses prétentions pour tout ce qui était visible le jour de la restitution. La deuxième erreur tient aux descriptions vagues : « murs sales », « parquet abîmé ». Notez plutôt « six trous de cheville au-dessus du lit » ou « brûlure de 2 cm devant la porte-fenêtre », et joignez des photographies datées, transmises à l'autre partie le jour même.

Côté locataire, l'erreur classique consiste à signer sans lire, ou à refuser de signer par principe. Une réserve écrite garde la trace du désaccord sans bloquer la remise des clés. Autre piège, l'imputation au locataire de la peinture jaunie d'un appartement occupé dix ans ou d'une moquette arrivée en fin de vie : l'usure normale ne se facture pas, et un élément amorti ne vaut plus grand-chose. Enfin, beaucoup oublient les compteurs, et le décompte des frais accessoires devient un litige de plus.