Convocation à l'assemblée générale d'association : modèle suisse (art. 64 ss CC)

En droit suisse, l'assemblée générale est le pouvoir suprême de l'association : elle élit le comité, approuve les comptes, fixe les cotisations et peut modifier les statuts ou dissoudre l'association. Une convocation irrégulière permet à tout membre qui n'a pas adhéré aux décisions de les attaquer en justice dans le mois (art. 75 CC) ; un vice grave, comme une assemblée réunie par une personne sans compétence pour la convoquer, peut même les rendre nulles. Une convocation régulière écarte ce risque. Elle émane du comité et respecte la forme et le délai que fixent les statuts d'association adoptés selon les art. 60 ss CC. Sa pièce maîtresse est l'ordre du jour : il annonce chaque objet sur lequel les membres seront appelés à voter, ce qui permet à chacun de préparer sa position, de venir ou de se faire représenter.

Le document ne se confond pas avec la convocation d'une société commerciale. L'assemblée des associés d'une Sàrl obéit au Code des obligations, qui impose un délai de vingt jours, réductible à dix par les statuts (art. 805 al. 3 CO) ; les associés qui veulent organiser entre eux le vote ou la cession des parts y ajoutent une convention d'associés de Sàrl conforme aux art. 772 ss CO. L'association dépend surtout de ses statuts, et la convocation joue un rôle de rappel en les appliquant à une séance précise.

Le droit des associations tient en une vingtaine d'articles, à lire dans les articles 60 à 79 du Code civil suisse sur les associations (fedlex). Selon l'art. 64 CC, l'assemblée générale est le pouvoir suprême et elle est convoquée par la direction, c'est-à-dire le comité. La convocation a lieu dans les cas prévus par les statuts et, de par la loi, lorsque le cinquième des membres le demande. Cette règle est impérative au sens de l'art. 63 al. 2 CC : des statuts peuvent abaisser le seuil, jamais l'élever. L'assemblée élit aussi le comité et contrôle les autres organes (art. 65 CC), et une proposition approuvée par écrit par tous les membres vaut décision (art. 66 al. 2 CC).

C'est l'art. 67 CC qui donne son poids à l'ordre du jour. Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents, sauf disposition statutaire contraire, et elles ne peuvent être prises en dehors de l'ordre du jour que si les statuts le permettent expressément. Un membre perd en outre son droit de vote, selon l'art. 68 CC, dans les décisions relatives à une affaire ou à un procès de l'association lorsque lui-même, son conjoint ou ses parents ou alliés en ligne directe sont parties en cause.

Le Code civil ne fixe en revanche aucun délai de convocation, ne prévoit aucun quorum et ne règle ni la représentation ni l'assemblée en ligne. Ces questions relèvent des statuts ; à défaut, la doctrine exige un délai convenable et un vote personnel. Le délai d'action d'un mois de l'art. 75 CC court dès le jour où le membre a eu connaissance de la décision.

Le cas le plus fréquent reste l'assemblée ordinaire annuelle, que la plupart des statuts placent dans les mois qui suivent la clôture de l'exercice. Le comité y présente son rapport, les comptes et le rapport des vérificateurs, puis fait approuver le budget et les cotisations. Les élections statutaires s'y greffent souvent, pour le comité comme pour les vérificateurs des comptes.

L'assemblée extraordinaire répond à un besoin qui ne peut pas attendre. Une trésorière démissionne en cours d'exercice, un local doit être acheté avant une échéance, une fédération impose une adaptation des statuts, ou le comité ne trouve plus de relève et propose la dissolution. Dans ces situations, le comité convoque de sa propre initiative : la plupart des statuts le prévoient, et l'art. 64 al. 2 CC lui donne de toute façon la compétence de réunir l'assemblée.

Le troisième cas est plus délicat. Lorsqu'un cinquième des membres demande la convocation, en pratique par une lettre signée qui indique les objets à traiter, le comité n'a pas le choix. Un comité qui laisse traîner la demande s'expose à une action en justice des membres requérants. Mieux vaut alors convoquer vite, avec une lettre qui rappelle la demande et ses signataires.

L'en-tête identifie l'association, son adresse et le contact du comité, et le titre distingue l'assemblée ordinaire de l'assemblée extraordinaire. Pour une séance extraordinaire, la lettre expose ensuite le motif retenu par le comité ou rappelle la demande des membres et l'art. 64 al. 3 CC. Selon le mode choisi, vous obtenez l'adresse de la salle, les modalités de connexion ou les deux, avec les garanties d'une participation à distance. La forme d'envoi et le délai de vos statuts sont rappelés juste avant l'ordre du jour.

Ce dernier se numérote automatiquement selon vos réponses. En séance ordinaire, les comptes occupent trois points : leur présentation avec le rapport de contrôle, leur approbation, puis la décharge au comité, votée à part parce que les membres du comité ne se prononcent pas sur leur propre décharge (art. 68 CC appliqué par analogie). Le budget, les élections et la modification des statuts, dont le texte est joint, suivent dans cet ordre. Le dernier point, « Divers », ne donne lieu à aucune décision. Après la séance, les décisions se consignent dans un procès-verbal d'assemblée générale d'association, qui suit le même ordre du jour.

La dernière partie protège les décisions. Elle rappelle le droit de chaque membre de faire des propositions en séance sur les objets annoncés, l'interdiction de décider hors de l'ordre du jour, la majorité et le quorum éventuel, ainsi que la privation du droit de vote. La représentation et l'inscription suivent vos statuts. Lorsque la représentation est admise, un formulaire de procuration sur une page séparée est prêt à être signé et remis au comité.

Vous commencez par le nom de l'association, son adresse et l'adresse de contact du comité, qui servira aux propositions, aux procurations et aux inscriptions. Le choix suivant porte sur le type d'assemblée : ordinaire, extraordinaire décidée par le comité ou extraordinaire demandée par les membres. Selon votre réponse, le questionnaire vous demande le motif de la séance, ou la date de la demande et le nombre de signataires.

Les écrans suivants fixent la date, l'heure, le lieu et le mode de participation, puis la forme d'envoi et le délai de vos statuts. Ayez vos statuts sous les yeux à ce stade : chaque réponse doit reprendre la règle écrite de vos statuts. Pour une assemblée ordinaire, vous indiquez l'exercice écoulé, l'organe de contrôle et la manière de transmettre les documents. Vous ajoutez ensuite les élections, la modification des statuts et les autres objets à décider, puis le quorum, la représentation et l'inscription. Une fois relue, votre convocation à l'assemblée générale se télécharge en Word ou en PDF et part vers chaque membre. D'autres documents utiles figurent parmi nos modèles pour associations suisses.

Dans une convocation à l'assemblée générale, l'erreur la plus coûteuse est l'objet oublié. Un comité annonce « élections » et fait voter le jour même une hausse de cotisation ou l'achat d'un minibus ; un membre opposé attaque la décision dans le mois et peut en obtenir l'annulation, parce que l'objet ne figurait pas à l'ordre du jour. Le point « Divers » ne sauve rien : on y échange des informations, sans voter. Même piège pour une modification des statuts annoncée sans en indiquer la teneur, qui empêche les membres de préparer leur vote.

Viennent ensuite les erreurs de calendrier et de forme. Un délai statutaire se compte comme les statuts l'indiquent, dès l'envoi ou dès la réception, et une lettre postée à la dernière minute fait courir un risque inutile. Le courriel n'est pas non plus valable partout : si les statuts prescrivent la lettre, une convocation électronique seule peut fonder la contestation du membre qui ne l'a pas reçue. Beaucoup de comités acceptent aussi des procurations alors que leurs statuts sont muets, ce qui rend douteuses les voix ainsi exprimées. Enfin, l'assemblée entièrement en ligne décidée sans base statutaire reste fragile ; une salle avec participation à distance est plus sûre tant que les statuts n'ont pas été adaptés.