Procès-verbal d'assemblée constitutive d'association : modèle suisse (art. 60 ss CC)

En droit suisse, une association naît sans notaire et sans inscription. Il suffit que des personnes réunies adoptent des statuts écrits qui expriment leur volonté d'être organisées corporativement et règlent le but, les ressources et l'organisation du groupement (art. 60 CC). Le procès-verbal d'assemblée constitutive est la preuve écrite de ce moment. Il ne remplace pas les statuts : il les date et montre qu'ils ont été approuvés par les fondateurs. Il consigne aussi les premières élections, sans lesquelles l'association existe sur le papier mais n'a personne pour la représenter.

L'assemblée annuelle approuve des comptes, donne décharge au comité et vote un budget. La séance de fondation, elle, crée l'association, adopte ses statuts, élit le premier comité et l'organe de contrôle, fixe la première cotisation et lance les démarches pratiques. Il ne faut pas non plus la confondre avec la fondation d'une Sàrl ou d'une SA, qui exige un acte authentique devant notaire (art. 777 CO et art. 629 CO). Pour une association, l'écrit sous seing privé suffit, comme pour tous nos modèles pour les associations suisses, des statuts au procès-verbal.

Les règles tiennent en quelques articles du Code civil, complétés par l'ordonnance sur le registre du commerce. L'art. 60 al. 1 CC attache la personnalité juridique à l'adoption des statuts ; l'art. 60 al. 2 CC impose qu'ils soient écrits. L'assemblée générale est le pouvoir suprême de l'association (art. 64 al. 1 CC) et c'est elle qui nomme la direction (art. 65 al. 1 CC). Le comité gère ensuite les affaires et représente l'association conformément aux statuts (art. 69 CC). Tout membre qui n'a pas adhéré à une décision contraire à la loi ou aux statuts peut l'attaquer en justice dans le mois (art. 75 CC).

L'inscription au registre du commerce reste facultative (art. 61 al. 1 CC), sauf pour l'association qui exerce une industrie en la forme commerciale, celle qui doit faire réviser ses comptes et celle qui collecte ou distribue à titre principal des fonds à l'étranger (art. 61 al. 2 CC). Lorsqu'elle s'inscrit, l'office exige un procès-verbal relatif à l'adoption des statuts et à la nomination de la direction, les statuts signés par un membre de la direction et l'acceptation des personnes élues, selon l'art. 90a de l'ordonnance sur le registre du commerce. Ce qui figure déjà dans le procès-verbal n'a pas à être produit une seconde fois (art. 90a al. 2 ORC), d'où l'intérêt d'y faire noter l'acceptation des élus.

Le volet fiscal relève de l'art. 56 let. g LIFD et des lois cantonales : une association qui poursuit des buts d'utilité publique peut être exonérée de l'impôt sur le bénéfice et, au niveau cantonal, sur le capital, après une décision de l'administration fiscale du canton du siège. Le procès-verbal charge seulement le comité de déposer la demande d'exonération fiscale de l'association. Une association inscrite au registre peut enfin être poursuivie par voie de faillite (art. 39 al. 1 ch. 11 LP), un point à peser avant de cocher l'inscription « pour faire sérieux ».

Le cas le plus fréquent est l'ouverture du compte bancaire ou postal. La banque doit identifier l'association et les personnes qui peuvent l'engager ; elle demande les statuts et le procès-verbal qui désigne le comité et la règle de signature. Sans ces deux pièces, le trésorier finit par encaisser les cotisations sur son compte privé, ce qui pose problème dès le premier contrôle des comptes.

Les communes forment le deuxième guichet : une subvention ou la réservation régulière d'une salle passe souvent par la production des statuts et de la composition du comité. Les fédérations sportives et les faîtières culturelles exigent le même dossier pour affilier un nouveau club. L'association d'entraide qui vise l'exonération joint le procès-verbal à sa demande, avec des statuts qui contiennent les clauses d'utilité publique ; nos statuts d'association prêts à adopter les proposent en option. Celle qui choisit le registre du commerce dépose le même procès-verbal à l'office cantonal.

Une association qui fonctionne de fait depuis des années sans écrit n'a jamais eu de statuts au sens de l'art. 60 al. 2 CC : faute de personnalité, elle est traitée comme une société simple (art. 62 CC), dont les membres répondent personnellement. On tient alors une vraie séance de fondation plutôt que d'antidater un document. Autre cas : le fondateur qui vote contre les statuts ne devient pas membre, ce que le procès-verbal doit dire clairement.

Le document s'ouvre sur l'identification de la séance : date, commune et salle, personne qui préside, personne qui tient le procès-verbal, heure d'ouverture. Suit l'ordre du jour, qui s'adapte aux décisions réellement prises (l'exonération et l'affiliation n'y figurent que si vous les retenez), puis la liste des fondateurs présents, complétée par une liste de présence signée annexée. Le point consacré à la fondation reprend le nom, le siège et le but tels qu'ils figurent dans les statuts, pour que la banque retrouve les mêmes termes dans les deux pièces.

Viennent ensuite les organes. Les statuts sont adoptés, datés et signés par la présidence et le secrétariat ; les fondateurs qui les ont approuvés deviennent les premiers membres actifs. L'assemblée élit le comité et élit elle-même la présidence, le comité se constituant ensuite pour la trésorerie et le secrétariat. Selon vos statuts, l'organe de contrôle prend la forme de deux vérificateurs des comptes et d'un suppléant, choisis hors du comité, ou d'un organe de révision agréé chargé d'un contrôle restreint.

La dernière partie règle l'argent et les démarches. L'assemblée fixe la cotisation du premier exercice dans la limite des statuts, rappelle la règle de signature et charge le comité d'ouvrir le compte. Elle renonce à l'inscription au registre du commerce ou la décide, demande au besoin l'exonération et l'affiliation à une fédération, puis note les points divers. Si un vote n'a pas été unanime, le détail des voix figure en fin de séance ; vous pouvez y nommer les personnes qui n'ont pas approuvé les statuts.

Vous commencez par le nom de l'association, la commune et le canton du siège, puis le but, copié depuis vos statuts. Le questionnaire vous demande ensuite si ces statuts contiennent les clauses d'utilité publique : votre réponse ajoute ou retire le point sur l'exonération. Viennent la date et le lieu de la séance, les deux personnes qui la dirigent et les heures d'ouverture et de clôture.

La liste des fondateurs se saisit une personne par ligne. Si un vote n'a pas été unanime, un champ s'ouvre pour noter le résultat. Les étapes suivantes reprennent le comité, l'organe de contrôle, la cotisation et l'établissement choisi, la règle de signature, le registre, puis l'éventuelle affiliation et les points divers, avec un aperçu mis à jour à chaque réponse. Le fichier se télécharge dès la dernière étape validée. Si l'association n'a pas de locaux à son siège et s'inscrit au registre, préparez aussi une déclaration de domicile c/o pour le registre du commerce.

La première erreur consiste à rédiger le procès-verbal d'assemblée constitutive des semaines plus tard, de mémoire, quand la banque le réclame. Les noms se mélangent et la règle de signature notée diffère de celle des statuts. Le procès-verbal et les statuts doivent dire exactement la même chose sur le nom, le siège, le comité et la règle de signature, faute de quoi le guichet bloque le dossier. Deuxième piège, très répandu dans les clubs : faire élire la présidence par le comité alors que les statuts réservent cette élection à l'assemblée. L'élection devient alors contestable, et la banque comme le registre du commerce, qui comparent les deux textes, peuvent refuser le dossier.

D'autres fautes reviennent souvent. Quand la présidence et la trésorerie reposent sur une seule tête, la signature collective à deux ne protège plus grand-chose. Un vérificateur des comptes choisi au sein du comité se contrôle lui-même. Et la liste de présence signée, jamais remplie ou égarée, manque le jour où il faut prouver qui a fondé l'association. Si la réquisition au registre est déposée par un tiers, la procuration écrite pour agir au nom d'autrui doit être signée selon le droit de signature de l'association (art. 17 ORC).