Einladung zur GV erstellen: Traktanden ohne Formfehler

Die Einladung zur Mitgliederversammlung, in der Praxis oft kurz GV-Einladung genannt, ist die schriftliche Mitteilung des Vorstands an alle stimmberechtigten Mitglieder, dass die Vereinsversammlung zusammentritt. Das schweizerische Vereinsrecht kennt die Versammlung als oberstes Organ des Vereins (art. 64 Abs. 1 ZGB), und ihre Einberufung ist von Gesetzes wegen Sache des Vorstands (art. 64 Abs. 2 ZGB). Die Einladung ist damit der Akt, der die Versammlung überhaupt erst rechtswirksam in Gang setzt.

Wichtig ist die Abgrenzung zu zwei verwandten Dokumenten. Die Einladung ist nicht das Protokoll: Das Protokoll hält im Nachhinein fest, was beschlossen wurde, während die Einladung im Voraus ankündigt, worüber überhaupt verhandelt wird. Sie ist auch nicht die Traktandenliste allein, sondern das Schreiben, das diese Liste transportiert und ihr mit Absender, Frist und Unterschrift die nötige Verbindlichkeit gibt. Eine bloss mündlich am Stammtisch ausgesprochene Einladung genügt rechtlich nicht, wenn die Statuten Schriftlichkeit verlangen. Nur Traktanden, die in der Einladung gehörig angekündigt wurden, dürfen an der Versammlung beschlossen werden; das ergibt sich direkt aus art. 67 Abs. 3 ZGB und ist der wichtigste praktische Grund, dieses Dokument ernst zu nehmen. Mehr zum richtigen Festhalten der Beschlüsse danach finden Sie in unserer Vorlage für das GV-Protokoll eines Vereins nach ZGB.

Das Vereinsrecht steht in den art. 60 bis 79 des Zivilgesetzbuches (ZGB), und die Einberufung der Versammlung ist dort nur knapp, aber wirkungsvoll geregelt. Nach art. 64 Abs. 2 ZGB wird die Vereinsversammlung vom Vorstand einberufen. Art. 64 Abs. 3 ZGB verpflichtet den Vorstand zusätzlich zur Einberufung, wenn ein Fünftel der Mitglieder dies verlangt. Diese Minderheitenregel ist zwingendes Recht und lässt sich durch die Statuten nicht aushebeln; ein Vorstand, der ein gültiges Begehren ignoriert, riskiert, dass die Mitglieder die Versammlung selbst durchsetzen oder Beschlüsse anfechten.

Die entscheidende Norm für die Traktandenliste ist art. 67 Abs. 3 ZGB: Über Gegenstände, die nicht gehörig angekündigt wurden, darf grundsätzlich kein Beschluss gefasst werden. Wer also die Erhöhung der Mitgliederbeiträge oder eine Statutenänderung beschliessen will, muss diesen Punkt namentlich in die Traktandenliste aufnehmen. Ein vager Sammelposten wie "Verschiedenes" deckt solche Beschlüsse nicht ab. Wird über einen nicht traktandierten Punkt dennoch abgestimmt, ist der Beschluss anfechtbar oder sogar nichtig.

Die Frist selbst gibt das Gesetz nicht vor: Sie steht in den Statuten des Vereins, üblich sind zehn bis zwanzig Tage vor der Versammlung. Fehlt eine statutarische Regelung, gilt eine angemessene Frist, die den Mitgliedern eine echte Vorbereitung erlaubt. Versammlungen lassen sich nur dann online oder hybrid durchführen, wenn die Statuten das ausdrücklich gestatten, denn die Ausnahmeregelungen der Covid-19-Verordnung 3 sind seit dem 1. Januar 2023 ausgelaufen. Den genauen Gesetzeswortlaut zur Organisation des Vereins finden Sie in der amtlichen Fassung beim Bund über die Bestimmungen des Zivilgesetzbuches zur Vereinsversammlung auf Fedlex. Wer die Einberufungsregeln dauerhaft sauber verankern will, regelt sie in den Musterstatuten für den Verein nach ZGB.

Der häufigste Anlass ist die ordentliche Mitgliederversammlung, die in den meisten Vereinen einmal jährlich stattfindet und über Jahresrechnung, Tätigkeitsbericht, Décharge des Vorstands und Wahlen befindet. Hier ist die Einladung Routine, ihre Sorgfalt aber entscheidend, weil die Décharge nur dann wirksam erteilt wird, wenn sie als eigener Punkt traktandiert war. Daneben steht die ausserordentliche Versammlung, die der Vorstand bei dringenden Geschäften einberuft oder zu der ihn ein Fünftel der Mitglieder nach art. 64 Abs. 3 ZGB zwingen kann.

Heikler wird es, sobald an der Versammlung strukturelle Entscheide anstehen. Eine Statutenänderung, die Erhöhung der Jahresbeiträge oder die Auflösung des Vereins müssen einzeln und unmissverständlich in der Traktandenliste erscheinen, sonst tragen die Beschlüsse nicht. Wer eine Statutenrevision plant, kündigt diese in der Einladung an und legt idealerweise die synoptische Tabelle der Statutenänderung bei, damit die Mitglieder alt und neu vergleichen können. Auch der Ausschluss eines Mitglieds gehört zu den Geschäften, die wegen des Anspruchs auf rechtliches Gehör besonders sauber angekündigt werden müssen. Ein praktischer Sonderfall ist die Universalversammlung: Sind ausnahmsweise alle Mitglieder anwesend oder vertreten und einverstanden, heilen sie damit Einberufungsmängel, doch darauf zu bauen ist riskant und in grösseren Vereinen unrealistisch.

Unsere Vorlage führt Sie durch jeden Punkt, den eine anfechtungssichere Einladung braucht, und formuliert ihn rechtssicher aus.

• Der Absender und die Einberufungsbefugnis stehen am Anfang: Die Einladung geht vom Vorstand aus, weil art. 64 Abs. 2 ZGB ihm die Einberufung zuweist. Bei einem Minderheitsbegehren wird zusätzlich auf art. 64 Abs. 3 ZGB Bezug genommen, damit die Legitimation der Versammlung dokumentiert ist.
• Die Angaben zu Ort, Datum, Uhrzeit und Versammlungsform legen den Rahmen fest. Eine virtuelle oder hybride Durchführung wird nur dann vorgesehen, wenn die Statuten sie zulassen, andernfalls bleibt es bei der physischen Versammlung.
• Die Traktandenliste bildet das Herzstück. Jeder Beschlussgegenstand wird einzeln und konkret benannt, damit die Anforderung der gehörigen Ankündigung nach art. 67 Abs. 3 ZGB erfüllt ist. Anträge auf Statutenänderung oder Auflösung erscheinen im Wortlaut, nicht versteckt unter "Diverses".
• Die Fristwahrung wird ausdrücklich vermerkt, mit Bezug auf die statutarische Einladungsfrist. So lässt sich später beweisen, dass rechtzeitig eingeladen wurde.
• Hinweise zu Stellvertretung, Stimmrecht und Antragsrecht runden das Dokument ab. Jedes Mitglied hat nach art. 67 Abs. 1 ZGB das gleiche Stimmrecht, und die Einladung weist darauf hin, bis wann eigene Anträge eingereicht werden können.

Das Vereinsrecht des ZGB gilt einheitlich in der ganzen Schweiz, doch in der Praxis entstehen je nach Kanton und Vereinstyp Unterschiede, die sich in der Einladung niederschlagen. In zweisprachigen Kantonen wie Bern oder Freiburg versenden viele Vereine die Einladung in beiden Amtssprachen, was zwar gesetzlich nicht zwingend ist, aber Anfechtungen wegen mangelnder Verständlichkeit vorbeugt. Wer hier die Beiträge oder die Organisation anpassen will, achtet darauf, dass die Traktanden in beiden Sprachfassungen deckungsgleich sind.

Vereine im Kanton Genf oder im Tessin mit überwiegend französisch- oder italienischsprachiger Mitgliedschaft führen Versammlung und Einladung in der jeweiligen Landessprache; übersetzt ein Verein seine ZGB-Statuten, muss die Terminologie der Traktanden konsistent bleiben. In Wirtschaftszentren wie Zürich und Zug sind grössere Vereine häufiger nach kaufmännischer Art tätig und damit nach art. 61 Abs. 2 ZGB eintragungs- und revisionspflichtig. Bei ihnen gehört die Genehmigung des Revisionsberichts zwingend auf die Traktandenliste, und die Einladungsfrist wird oft länger angesetzt, damit die Unterlagen vorab geprüft werden können. Steuerbefreite gemeinnützige Vereine, deren Status etwa in Luzern oder Bern überwacht wird, traktandieren zudem die Verwendung des Vereinsvermögens mit besonderer Sorgfalt. Wer einen Verein erst aufbaut, regelt diese Fristen und Mehrheiten am besten von Beginn an im Gründungsprotokoll des Vereins, damit spätere Einladungen darauf aufbauen können.

Sie beginnen mit den Eckdaten des Vereins und der Versammlung, also Name, Sitz sowie Ort, Datum und Uhrzeit. Anschliessend wählen Sie aus, ob es sich um eine ordentliche oder eine ausserordentliche Versammlung handelt; bei einer ausserordentlichen Versammlung auf Verlangen der Mitglieder ergänzen Sie den Bezug auf art. 64 Abs. 3 ZGB. Danach tragen Sie die Traktanden einzeln ein, und die Vorlage achtet darauf, dass beschlussrelevante Punkte wie Statutenänderung, Beitragserhöhung oder Auflösung als eigenständige Geschäfte erscheinen statt im Sammelposten "Verschiedenes".

Im nächsten Schritt setzen Sie die Einladungsfrist gemäss Ihren Statuten und legen fest, bis wann Mitglieder eigene Anträge einreichen können. Sie ergänzen Hinweise zu Stimmrecht und Stellvertretung und entscheiden, ob Beilagen wie Jahresrechnung oder Revisionsbericht mitgeschickt werden. Zum Schluss laden Sie das fertige Dokument als PDF oder Word herunter, unterschreiben es im Namen des Vorstands und versenden es fristgerecht. Wer parallel eine Vorstandsentscheidung ohne Versammlung braucht, findet die passende Lösung im Zirkularbeschluss für den Verein.

Der mit Abstand häufigste Fehler ist die unvollständige Traktandenliste. Vorstände kündigen einen Beschluss zu knapp an oder verstecken ihn unter "Diverses", und genau dort setzen Anfechtungen an, weil art. 67 Abs. 3 ZGB einen Beschluss über nicht gehörig angekündigte Gegenstände nicht zulässt. Ebenso verbreitet ist die verpasste Frist: Wird zu kurzfristig eingeladen, fehlt den Mitgliedern die Vorbereitungszeit, und der ganze Versammlungsablauf wird angreifbar. Ein dritter Klassiker ist der falsche Absender, etwa wenn nur die Präsidentin allein einlädt, obwohl die Statuten einen Vorstandsbeschluss verlangen.

Heikel sind auch die Zustellung und ihr Nachweis. Wer die Einladung formlos per Aushang verbreitet, obwohl die Statuten persönliche Mitteilung verlangen, riskiert, einzelne Mitglieder nicht erreicht zu haben. Versammlungen online durchzuführen, ohne dass die Statuten das gestatten, führt seit dem Auslaufen der Covid-Sonderregeln Anfang 2023 ebenfalls zu anfechtbaren Beschlüssen. Und schliesslich wird oft vergessen, das Minderheitenrecht aus art. 64 Abs. 3 ZGB ernst zu nehmen: Verlangt ein Fünftel der Mitglieder eine Versammlung, muss der Vorstand sie einberufen, sonst handelt er pflichtwidrig. Wer auch beim Austritt oder Ausschluss korrekt vorgehen will, stützt sich auf die Vorlage zum Ausschluss eines Vereinsmitglieds.