Wahlannahmeerklärung Geschäftsführer / Verwaltungsrat | OR

Die Annahmeerklärung ist die ausdrückliche Zustimmung einer Person zu dem Mandat, in das sie gewählt oder ernannt wurde. Bei der Aktiengesellschaft setzt die Generalversammlung den Verwaltungsrat zwar durch Wahl ein, doch mit der Wahl allein ist das Mandat noch nicht rechtsgültig begründet. Erforderlich ist zusätzlich die Wahlannahmeerklärung des Gewählten, die entweder mündlich an der Versammlung erfolgt und protokolliert wird oder schriftlich abgegeben wird. Bei der GmbH gilt für die Geschäftsführer eine entsprechende Logik nach den art. 809 ff. OR.

Die Mandatsvereinbarung geht einen Schritt weiter. Sie verbindet die reine Annahme mit der inhaltlichen Ausgestaltung des Verhältnisses zwischen Organ und Gesellschaft: Aufgaben, Zeichnungsberechtigung, Sorgfalts- und Treuepflichten, Verschwiegenheit, Umgang mit Interessenkonflikten und Entschädigung. Wichtig ist die Abgrenzung zum Arbeitsvertrag. Ein Verwaltungsratsmandat ist seiner Natur nach kein Arbeitsverhältnis, sondern ein körperschaftsrechtliches Organverhältnis, oft begleitet von einem Auftrag nach art. 394 ff. OR. Geschäftsführer einer GmbH oder Direktoren können demgegenüber durchaus zusätzlich angestellt sein. Diese Unterscheidung entscheidet darüber, ob arbeitsrechtliche Schutzbestimmungen greifen, weshalb sie im Dokument klar benannt wird. Wer die operative Anstellung separat regeln möchte, findet die passenden Vorlagen in unserer Kategorie für Arbeitsverträge und Personaldokumente nach OR.

Das Schweizer Aktienrecht regelt Wahl, Aufgaben und Vertretung der Organe im Obligationenrecht. Die Mitglieder des Verwaltungsrats werden nach art. 710 OR grundsätzlich auf höchstens sechs Jahre gewählt; bei nicht börsenkotierten Gesellschaften beträgt die Amtsdauer drei Jahre, sofern die Statuten nichts anderes vorsehen, und eine Wiederwahl ist möglich. Mitglied kann nur eine natürliche Person sein, juristische Personen sind nicht wählbar. Der erste Verwaltungsrat wird an der öffentlich beurkundeten Gründungsversammlung von den Gründern bestellt, und genau hier wird die Annahmeerklärung Teil der Gründungsunterlagen. Wer eine Gesellschaft gründet, kombiniert dieses Dokument deshalb häufig mit den Statuten für die GmbH-Gründung nach art. 772 ff. OR.

Inhaltlich verweist die Mandatsvereinbarung auf die unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben des Verwaltungsrats nach art. 716a OR: Oberleitung, Festlegung der Organisation, Ausgestaltung des Rechnungswesens und der Finanzkontrolle sowie Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung betrauten Personen. Die Vertretung der Gesellschaft richtet sich nach art. 718 OR; mindestens ein vertretungsberechtigtes Mitglied muss Wohnsitz in der Schweiz haben (art. 718 Abs. 4 OR), wobei diese Anforderung durch ein Verwaltungsratsmitglied oder einen Direktor erfüllt werden kann. Das seit Anfang 2023 geltende revidierte Aktienrecht hat mit art. 717a OR zudem ausdrückliche Regeln für den Umgang mit Interessenkonflikten eingeführt, die eine moderne Mandatsvereinbarung aufnimmt. Verträge zwischen der Gesellschaft und einem sie zugleich vertretenden Verwaltungsrat bedürfen nach art. 718b OR der Schriftform, was die Bedeutung eines sauber abgefassten Dokuments unterstreicht. Den vollständigen Gesetzestext stellt die Bundesverwaltung in der amtlichen Fedlex-Sammlung des Obligationenrechts bereit.

Der häufigste Anlass ist die Gründung. Sobald die Gründer den ersten Verwaltungsrat bestellen oder bei der GmbH die Geschäftsführer einsetzen, braucht jedes Organ eine schriftliche Annahmeerklärung, die der Urkundsperson und dem Handelsregisteramt vorgelegt werden kann. Der zweithäufigste Fall ist der personelle Wechsel in einer bestehenden Gesellschaft, etwa wenn die Generalversammlung ein neues Mitglied wählt oder ein Direktor mit Zeichnungsberechtigung neu eintritt. In beiden Situationen will das Handelsregisteramt belegt haben, dass die eingetragene Person ihr Mandat tatsächlich angenommen hat.

Daneben gibt es Konstellationen, in denen die Mandatsvereinbarung über die blosse Annahme hinaus wertvoll wird. Tritt ein externes Verwaltungsratsmitglied ohne Beteiligung am Unternehmen ein, regelt das Dokument Honorar, Spesen und Haftungsfragen, die sonst im Streitfall offen blieben. Übernimmt eine Person gleichzeitig ein Organmandat und eine operative Funktion, klärt die Vereinbarung die heikle Trennlinie zwischen Auftrag und Anstellung. Ein oft unterschätzter Randfall betrifft Familien- und Konzerngesellschaften: Wird dieselbe Person in mehreren verbundenen Gesellschaften Organ, häufen sich Interessenkonflikte nach art. 717a OR, die vorab schriftlich offengelegt und geregelt sein müssen. Auch bei der Delegation der Geschäftsführung an Dritte nach einem Organisationsreglement (art. 716b OR) ist die Annahmeerklärung der dokumentarische Anker für die übertragenen Kompetenzen.

• Die Bezeichnung des Mandats und der Person nennt die gewählte natürliche Person mit Funktion, also Verwaltungsratsmitglied, Präsident, Delegierter oder Geschäftsführer, sowie die Gesellschaft mit Sitz und allfälliger UID. Diese Präzision ist Voraussetzung für die spätere Eintragung ins Handelsregister.
• Die ausdrückliche Annahmeerklärung hält fest, dass die Person die Wahl durch die Generalversammlung beziehungsweise die Ernennung annimmt. Sie ist das rechtlich tragende Element, ohne das die Wahl nach art. 710 OR wirkungslos bliebe.
• Die Umschreibung von Aufgaben und Kompetenzen verweist auf die unübertragbaren Aufgaben nach art. 716a OR und grenzt sie von delegierten operativen Tätigkeiten ab. So weiss jedes Organ, wofür es einsteht und wo seine Verantwortung beginnt.
• Die Zeichnungsberechtigung legt fest, ob Einzel- oder Kollektivunterschrift zu zweien besteht, abgestimmt auf die Vorgaben von art. 718 OR und die Wohnsitzanforderung. Diese Angabe wird unverändert ins Handelsregister übernommen.
• Die Entschädigungsregelung beschreibt Honorar, Sitzungsgelder und Spesen oder hält ausdrücklich fest, dass das Mandat unentgeltlich geführt wird. Damit entfällt der spätere Streit darüber, was vereinbart war.
• Die Pflichten zu Sorgfalt, Treue, Verschwiegenheit und Interessenkonflikten binden das Organ an die gesetzlichen Standards nach art. 717 und 717a OR und konkretisieren sie für den Einzelfall.

Das Aktien- und GmbH-Recht ist Bundesrecht und gilt in allen Kantonen gleich, doch die Handelsregisterpraxis unterscheidet sich im Detail. Jeder Kanton führt ein eigenes Handelsregisteramt, und die formalen Anforderungen an Belege, Beglaubigungen und Einreichungsform variieren spürbar. Im Kanton Zürich etwa verlangt das Handelsregisteramt regelmässig eine beglaubigte Unterschrift oder die persönliche Anmeldung, während andere Kantone die elektronische Einreichung über das EasyGov-Portal des Bundes stärker nutzen. Wer in einer zweisprachigen Region wie Bern oder Freiburg tätig ist, sollte zudem prüfen, in welcher Amtssprache die Unterlagen einzureichen sind, da Übersetzungen sonst nachgereicht werden müssen.

In der Westschweiz und im Tessin kommt hinzu, dass die für die GmbH- und AG-Gründung zwingende öffentliche Beurkundung von kantonal zugelassenen Urkundspersonen vorgenommen wird, deren Zuständigkeit und Tarife kantonal geregelt sind. Die Wohnsitzanforderung nach art. 718 Abs. 4 OR trifft international zusammengesetzte Verwaltungsräte besonders: Sitzt kein vertretungsberechtigtes Organ in der Schweiz, wird die Eintragung verweigert, unabhängig vom Kanton. In Kantonen mit vielen Holding- und Konzernstrukturen wie Zug ist diese Frage Alltag, weshalb die Mandatsvereinbarung die Zeichnungsberechtigung und den Schweizer Wohnsitz von Anfang an präzise abbilden sollte. Die materiellen Pflichten des Organs bleiben dabei in jedem Kanton identisch; abweichend sind nur Verfahren, Gebühren und Sprache der Eintragung.

Sie beginnen mit der Auswahl der Rechtsform, also GmbH oder AG, weil sich daraus ergibt, ob Sie eine Annahmeerklärung für einen Verwaltungsrat oder für einen Geschäftsführer benötigen. Anschliessend erfassen Sie die Gesellschaft mit Firma, Sitz und, falls schon vorhanden, der UID sowie die gewählte Person mit vollständigem Namen, Adresse und Funktion. Im nächsten Schritt legen Sie die Zeichnungsberechtigung fest, wobei das Formular auf die Wohnsitzanforderung nach art. 718 OR hinweist, sobald Sie Kollektivunterschrift wählen. Danach bestimmen Sie, ob das Mandat entschädigt oder unentgeltlich geführt wird, und tragen gegebenenfalls Honorar und Spesenregelung ein. Zuletzt ergänzen Sie die Klauseln zu Verschwiegenheit und Interessenkonflikten, prüfen die Zusammenfassung und laden das fertige Dokument als Word oder PDF herunter, bereit zur Unterschrift und zur Vorlage bei der Urkundsperson. Wer parallel weitere Gründungsunterlagen erstellt, findet sie gebündelt in unserer Übersicht zur Unternehmensgründung in der Schweiz.

Der teuerste Fehler ist die fehlende oder bloss mündliche Annahme. Wer die Wahl an der Generalversammlung nicht ausdrücklich annimmt und dies nicht protokolliert oder schriftlich festhält, riskiert, dass die Eintragung ins Handelsregister beanstandet wird und die Organstellung rechtlich in der Luft hängt. Ähnlich heikel ist die Verwechslung von Organverhältnis und Anstellung. Wird ein Verwaltungsratsmandat fälschlich als Arbeitsvertrag aufgesetzt, entstehen Unklarheiten über Kündigungsschutz und Sozialversicherungen, die sich später kaum noch sauber auflösen lassen. Häufig unterschätzt wird auch die Zeichnungsberechtigung: Wer Kollektivunterschrift vorsieht, ohne ein zweites zeichnungsberechtigtes Mitglied mit Schweizer Wohnsitz zu benennen, scheitert an art. 718 Abs. 4 OR.

Ein weiterer wiederkehrender Fehler betrifft die Entschädigung. Bleibt offen, ob das Mandat bezahlt wird, führt das nach einem Wechsel im Verwaltungsrat regelmässig zu Auseinandersetzungen über rückwirkende Honorare. Schliesslich vernachlässigen viele die Offenlegung von Interessenkonflikten. Seit der Aktienrechtsrevision verlangt art. 717a OR eine aktive Information des Gesamtorgans; wer einen Konflikt verschweigt, haftet im Schadenfall persönlich. Wer von Beginn an dokumentiert, wo Doppelrollen bestehen, schützt sich und die Gesellschaft. Sauber abgefasste Vorlagen für angrenzende Vorgänge wie die ordentliche Beendigung eines Verhältnisses finden Sie in unserer Sammlung von Kündigungs- und Beendigungsdokumenten nach OR.