Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Vollzeugnis nach Art. 330a OR

Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist eine von zwei Varianten, zwischen denen Arbeitnehmende nach Art. 330a OR frei wählen dürfen. Es geht inhaltlich deutlich weiter als die einfache Arbeitsbestätigung (auch Arbeitszeugnis im Sinne von Art. 330a Abs. 2 OR), die sich auf Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses beschränkt und keine Wertung enthält. Das Vollzeugnis dagegen umfasst die Personalien, die ausgeübten Funktionen und Hauptaufgaben sowie eine Beurteilung von Leistung und Verhalten. In der Praxis entscheiden sich die meisten Arbeitnehmenden für das Vollzeugnis, weil es das berufliche Fortkommen fördert und von künftigen Arbeitgebern erwartet wird.

Zu unterscheiden ist ferner zwischen dem Schlusszeugnis, das bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird, und dem Zwischenzeugnis, das während eines laufenden Anstellungsverhältnisses verlangt werden kann, etwa bei einem Vorgesetztenwechsel oder einer internen Bewerbung. Beide folgen denselben inhaltlichen Grundsätzen. Das Bundesgericht hat in BGE 129 III 177 festgehalten, dass ein qualifiziertes Zeugnis über sämtliche in Art. 330a Abs. 1 OR genannten Punkte vollständig Auskunft geben muss. Wer also einzelne wesentliche Aspekte weglässt, erfüllt seine gesetzliche Pflicht nicht. Die Abgrenzung zwischen Bestätigung und Vollzeugnis sollten Sie vor dem Verfassen klären, da sie über Umfang und Aufbau des gesamten Dokuments entscheidet. Wer parallel ein Anstellungsverhältnis sauber dokumentieren möchte, findet im passenden Vorlagenbereich für Arbeitsverträge und HR-Dokumente nach OR die ergänzenden Bausteine.

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ergibt sich unmittelbar aus Art. 330a des Obligationenrechts (OR, SR 220). Nach Art. 330a Abs. 1 OR kann der Arbeitnehmer jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistung und Verhalten ausspricht. Das Wort jederzeit ist wörtlich gemeint: Der Anspruch besteht während des ungekündigten Verhältnisses, nach erfolgter Kündigung, bei Beendigung und auch noch danach. Eine Verwirkung tritt erst mit der allgemeinen zehnjährigen Verjährungsfrist nach Art. 127 OR ein, wobei treuwidriges Zuwarten den Anspruch im Einzelfall einschränken kann. Der Anspruch steht im Zusammenhang mit der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und kann vertraglich weder wegbedungen noch beschränkt werden.

Inhaltlich gelten zwei tragende Grundsätze, die das Bundesgericht und die einhellige Lehre entwickelt haben. Der Grundsatz der Wahrheit verlangt, dass alle Angaben objektiv zutreffen; der Grundsatz des Wohlwollens verlangt, dass die Formulierung das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert. Stehen die beiden im Konflikt, geht die Wahrheit vor, denn das Zeugnis dient auch dem Schutz künftiger Arbeitgeber. Streiff, von Kaenel und Rudolph betonen im Arbeitsvertrag-Praxiskommentar die übliche Gesamtbeurteilung, die das Bundesgericht in BGE 129 III 177 bestätigt hat. Ein bewusst geschöntes Gefälligkeitszeugnis kann den ausstellenden Arbeitgeber gegenüber dem neuen Arbeitgeber haftbar machen.

Zur Form schweigt das Gesetz weitgehend. Es besteht keine gesetzliche Schriftformpflicht im engeren Sinn, doch ist die schriftliche, unterzeichnete Ausstellung auf Geschäftspapier verkehrsüblich und faktisch zwingend. Kein Arbeitnehmer hat dabei Anspruch auf bestimmte Floskeln, Dankesworte oder Zukunftswünsche, wie das Bundesgericht in Urteil 4C.36/2006 klargestellt hat. Eine vertiefte Auslegeordnung zu Anspruch und Inhalt liefert der Überblick von Arbeitsrechtplus zum schweizerischen Arbeitszeugnis.

Der klassische Anlass ist das Ende eines Arbeitsverhältnisses. Sobald eine Kündigung ausgesprochen oder ein Aufhebungsvertrag unterzeichnet wurde, sollte das Schlusszeugnis bereitliegen, idealerweise auf das Austrittsdatum. Viele Arbeitgeber unterschätzen, wie schnell ein verärgerter Mitarbeiter den Anspruch gerichtlich durchsetzt, wenn das Zeugnis Wochen auf sich warten lässt. Ein häufig übersehener Fall ist das Zwischenzeugnis: Wechselt der direkte Vorgesetzte, erfolgt eine Reorganisation oder bewirbt sich jemand intern, darf die angestellte Person ein Zeugnis verlangen, auch wenn das Verhältnis weiterläuft. Wer ein solches Zwischenzeugnis ausgestellt hat, sollte beim späteren Schlusszeugnis konsistent bleiben, da Widersprüche die Glaubwürdigkeit beider Dokumente untergraben.

Ein weiterer Anlass entsteht, wenn ein zuvor ausgestelltes Zeugnis beanstandet wird. Verlangt die angestellte Person eine Berichtigung, prüfen Sie die Einwände sachlich und korrigieren nachweisbar falsche Punkte, bestehen aber bei wahren, belegbaren Beurteilungen auf Ihrer Einschätzung. Heikel wird es bei langen krankheitsbedingten Absenzen: Diese sind nur dann zu erwähnen, wenn sie im Verhältnis zur Vertragsdauer wesentlich ins Gewicht fallen und ohne Erwähnung ein falsches Bild der erworbenen Fähigkeiten entstünde. Eine isolierte einmalige Krankheit gehört nicht ins Zeugnis. Steht parallel eine ordentliche oder fristlose Beendigung an, lohnt sich der Blick auf die dazu passenden Kündigungsschreiben und HR-Vorlagen nach OR, damit Austritt und Zeugnis aufeinander abgestimmt sind.

• Die Personalien und der Anstellungsrahmen öffnen das Zeugnis: Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Heimatort, dazu Eintritts- und Austrittsdatum sowie die zuletzt ausgeübte Funktion und der Arbeitsort. Diese Angaben begründen die Identität des Dokuments und müssen mit den Lohnabrechnungen und dem Arbeitsvertrag übereinstimmen.
• Die Funktions- und Aufgabenbeschreibung listet die Haupttätigkeiten chronologisch oder nach Bedeutung. Sie ist die Grundlage jeder späteren Leistungsbeurteilung, weil ein künftiger Arbeitgeber die Bewertung nur im Licht der konkreten Aufgaben einordnen kann.
• Die Leistungsbeurteilung bewertet Arbeitsmenge, Arbeitsgüte und Arbeitsbereitschaft nach einem objektiven Massstab. Sie wird in klarer Sprache abgefasst, ohne mehrdeutige Codes, damit weder Schönfärberei noch versteckte Abwertung entsteht.
• Die Verhaltensbeurteilung beschreibt das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Die in der Schweiz übliche Reihenfolge dieser Bezugsgruppen wird eingehalten, da ihre Verschiebung als verdeckte Botschaft gelesen wird.
• Die Gesamtbeurteilung und der Austrittsgrund runden das Zeugnis ab. Verkehrsüblich folgt nach den Einzelbewertungen eine zusammenfassende Würdigung; der Austrittsgrund wird nur mit Einverständnis oder bei sachlicher Notwendigkeit genannt.
• Der Schlusssatz mit Bedauern über den Weggang und guten Wünschen ist nicht einklagbar, prägt aber den Gesamteindruck. Sein Fehlen wird in der Praxis als Distanzierung interpretiert, weshalb die Vorlage einen sachlich passenden Abschluss vorschlägt.

In der föderalen Schweiz ist das Arbeitszeugnis bundesrechtlich einheitlich geregelt, da das Obligationenrecht für die ganze Eidgenossenschaft gilt. Dennoch zeigen sich in der Praxis und in der kantonalen Gerichtskultur Unterschiede, die Sie kennen sollten.

Zürich als grösster Wirtschaftsstandort bringt die meisten arbeitsrechtlichen Streitigkeiten vor das Arbeitsgericht Zürich, ein spezialisiertes Gericht, das Zeugnisstreitigkeiten routiniert behandelt. Die Zürcher Rechtsprechung legt erfahrungsgemäss grossen Wert auf die Vollständigkeit und auf eine nachvollziehbare Gesamtbeurteilung. Wer hier ein Zeugnis ausstellt, sollte jede Bewertung mit konkreten Tätigkeiten unterlegen können.

Bern und die übrige Deutschschweiz folgen denselben bundesrechtlichen Grundsätzen, wobei die regionalen Schlichtungsbehörden bei Zeugnisstreitigkeiten häufig auf eine gütliche Einigung über einzelne Formulierungen hinwirken. Eine sachliche, gut belegte erste Fassung erspart Ihnen hier oft ein langes Verfahren.

Genf und die Westschweiz arbeiten mit dem französischsprachigen certificat de travail nach denselben Artikeln des Code des obligations. Stellt ein Deutschschweizer Unternehmen einem in der Romandie tätigen Mitarbeiter ein Zeugnis aus, empfiehlt sich die Ausstellung in der Arbeitssprache des Betroffenen, da das Dokument seinem beruflichen Fortkommen dienen soll.

Zug mit seiner hohen Dichte internationaler Unternehmen und Holdinggesellschaften kennt die Besonderheit, dass Zeugnisse oft zusätzlich in englischer Sprache verlangt werden. Auch ein englisches Zeugnis muss den Grundsätzen von Art. 330a OR genügen; die schweizerische Zeugnissprache lässt sich allerdings nicht eins zu eins ins Englische übertragen, weshalb hier besondere Sorgfalt geboten ist. Für international tätige Gesellschaften lohnt sich ein Blick auf die ergänzenden Vorlagen rund um die Unternehmensgründung in der Schweiz, wenn HR-Strukturen erst aufgebaut werden.

Tessin wendet das Obligationenrecht in italienischer Sprache an (certificato di lavoro). Auch hier gilt der Grundsatz, dass das Zeugnis in einer für den Arbeitnehmer und seinen künftigen Arbeitsmarkt verständlichen Sprache abzufassen ist.

Sie beginnen mit der Auswahl der Zeugnisart und geben an, ob es sich um ein Schlusszeugnis oder ein Zwischenzeugnis handelt. Danach erfassen Sie die Personalien der angestellten Person sowie Eintritts- und Austrittsdatum, woraus die Vorlage Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses ableitet. Im nächsten Schritt beschreiben Sie die ausgeübten Funktionen und Hauptaufgaben, möglichst konkret, da diese Angaben die spätere Beurteilung tragen. Anschliessend bewerten Sie Leistung und Verhalten anhand vorgeschlagener Formulierungen, die Sie nach Ihrer tatsächlichen Einschätzung anpassen. Die Vorlage führt Sie durch die übliche Reihenfolge und weist Sie auf die Konsistenz zwischen Einzel- und Gesamtbeurteilung hin. Zum Abschluss ergänzen Sie Ort, Datum und die zeichnungsberechtigte Person, bevor Sie das Dokument als PDF oder Word herunterladen und auf Geschäftspapier unterzeichnen. Wer das Verhältnis zuvor sauber begründen oder eine Vereinbarung dokumentieren musste, findet die passenden Vorlagen für den geschäftlichen und privaten Alltag nach OR und ZGB als Ergänzung.

Der teuerste Fehler ist das codierte Zeugnis. Formulierungen, die früher als Geheimsprache galten, etwa das vielzitierte Bemühen anstelle eines Erfolgs, werden heute von Gerichten als unzulässige verdeckte Abwertung gewertet, weil sie gegen die Klarheitspflicht verstossen. Schreiben Sie, was Sie meinen, und belegen Sie es mit Tatsachen. Ebenso problematisch ist das Gefälligkeitszeugnis, das aus Bequemlichkeit jede Schwäche verschweigt; es verletzt die Wahrheitspflicht und kann den ausstellenden Arbeitgeber gegenüber dem neuen Arbeitgeber sogar haftbar machen, wenn dieser im Vertrauen auf das Zeugnis disponiert.

Häufig ist auch der Verstoss gegen die Vollständigkeit: Wesentliche Funktionen oder die Gesamtbeurteilung fehlen, was das Zeugnis nach BGE 129 III 177 angreifbar macht. Genauso verbreitet ist die falsche Behandlung von Absenzen, also entweder das vorschnelle Erwähnen einer einmaligen Krankheit oder das Verschweigen einer Abwesenheit, die ohne Erwähnung ein verzerrtes Bild ergäbe. Zwei letzte Stolperfallen betreffen die Form und das Timing: ein nicht unterzeichnetes oder undatiertes Zeugnis verliert an Beweiswert, und ein verspätet ausgestelltes Zeugnis ärgert die ausscheidende Person unnötig und provoziert Forderungen. Verfügbarkeit und Format sichern Sie über die Datenschutz- und Dokumentationspflichten nach dem revidierten DSG ab, soweit Personaldaten betroffen sind.