Zwischenzeugnis nach Art. 330a OR: rechtsgültige Vorlage

Ein Zwischenzeugnis ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis (Vollzeugnis), das ein Mitarbeitender während des bestehenden Arbeitsverhältnisses verlangt. Es unterscheidet sich vom Schlusszeugnis allein durch den Zeitpunkt und die grammatikalische Form: Während das Schlusszeugnis nach dem Austritt in der Vergangenheitsform steht, beschreibt das Zwischenzeugnis die laufende Tätigkeit in der Gegenwartsform. Inhaltlich gelten dieselben Anforderungen an Art und Dauer der Anstellung, Aufgabenbeschrieb, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung.

Vom Zwischenzeugnis abzugrenzen ist die Arbeitsbestätigung (auch einfaches Zeugnis oder Teilzeugnis genannt). Diese nennt nur Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, verzichtet aber bewusst auf jede Wertung von Leistung und Verhalten. Wer eine neutrale Bescheinigung ohne Beurteilung sucht, braucht streng genommen kein Zwischenzeugnis, sondern eine Bestätigung. Die Wahl zwischen Vollzeugnis und Bestätigung liegt beim Mitarbeitenden, und sie ist nicht endgültig: Auch nach Erhalt einer Bestätigung kann später noch ein qualifiziertes Zeugnis verlangt werden. Ein Zwischenzeugnis schreibt seine Beurteilung faktisch fort. Stellt das spätere Schlusszeugnis eine erheblich schlechtere Note aus, trägt der Arbeitgeber die Beweislast für die Verschlechterung. Wer das Zwischenzeugnis sorglos formuliert, verbaut sich also die spätere Differenzierung. Wenn Sie parallel das Ende der Anstellung vorbereiten, empfiehlt sich ein Blick auf unsere Vorlage für die ordentliche Kündigung mit korrekter Fristberechnung.

Grundlage des Zwischenzeugnisses ist Art. 330a OR. Nach Absatz 1 kann der Arbeitnehmer jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistungen und sein Verhalten ausspricht. Das Wort jederzeit ist der juristische Kern: Es begründet den Anspruch nicht nur am Ende, sondern während der ganzen Anstellung. Der Mitarbeitende muss seinen Wunsch zwar auf Verlangen begründen, doch die Hürden sind tief. Ein bevorstehender Vorgesetztenwechsel, eine interne Versetzung, eine abgeschlossene Weiterbildung, eine Umstrukturierung oder schlicht die Absicht, sich extern zu bewerben, genügen in der Regel. Bei einem Wechsel der vorgesetzten Person ist das Zwischenzeugnis nach herrschender Praxis sogar von sich aus auszustellen, weil später niemand mehr die Leistung aus eigener Anschauung beurteilen kann.

Zwei Prinzipien beherrschen den Inhalt. Das Wahrheitsgebot gilt nach schweizerischer Lehre und Rechtsprechung als oberstes Prinzip: Das Zeugnis muss objektiv richtig sein, und überdurchschnittliche Qualifikationen hat der Arbeitnehmer zu beweisen, unterdurchschnittliche der Arbeitgeber. Daneben steht das Wohlwollensgebot, das die Formulierung mildern, die Wahrheit aber nicht verfälschen darf. Aus beiden folgt das Gebot der Klarheit: Codierte oder doppeldeutige Wendungen verletzen es und führen regelmässig zu Berichtigungsklagen. Art. 330a OR räumt keinen Anspruch auf bestimmte Floskeln, Dankesworte oder Zukunftswünsche ein (vgl. Bundesgerichtspraxis). Das Zeugnis ist eine Urkunde im Sinne des Strafrechts; ein bewusst falsches Zeugnis kann strafbar sein. Der Anspruch verjährt nach Art. 127 OR erst nach zehn Jahren. Den genauen Wortlaut der Bestimmung finden Sie in der amtlichen Fassung des Obligationenrechts auf der Bundesplattform Fedlex. Für vorbereitende oder begleitende Schritte im Arbeitsverhältnis lohnt der Blick auf unsere Dokumente rund um Personalführung und Arbeitsverträge.

Der häufigste Auslöser ist der Wechsel der vorgesetzten Person. Wer den Mitarbeitenden beurteilt hat, verlässt das Unternehmen oder wechselt die Abteilung, und das Zwischenzeugnis sichert die Einschätzung, solange sie noch aus erster Hand möglich ist. Versäumt der Betrieb diesen Moment, fehlt später die Beurteilungsgrundlage, und das spätere Zeugnis stützt sich auf Hörensagen. Fast ebenso verbreitet ist die interne Bewerbung oder Versetzung: Der Mitarbeitende dokumentiert seinen Leistungsstand, bevor er sich auf eine andere Funktion bewirbt. Ein dritter klassischer Fall ist die externe Stellensuche während des laufenden Vertrags, oft schon vor einer Kündigung, damit Bewerbungsunterlagen vollständig sind.

Auch betriebliche Veränderungen lösen den Bedarf aus. Bei einer Umstrukturierung, Fusion oder Übernahme verlangen Mitarbeitende verständlicherweise eine schriftliche Bestandesaufnahme, bevor sich Zuständigkeiten und Berichtslinien verschieben. Ein heikler Sonderfall ist das Zwischenzeugnis kurz vor oder während einer Kündigungsfrist. Es erlaubt dem Gekündigten, sich sofort zu bewerben, ohne auf das Schlusszeugnis zu warten. Hier ist besondere Sorgfalt geboten, weil ein wohlwollendes Zwischenzeugnis und ein anschliessend kritisches Schlusszeugnis schwer zu vereinbaren sind. Ein weiterer Sonderfall betrifft lange Abwesenheiten: Vor einem Mutterschafts- oder unbezahlten Urlaub dokumentiert das Zwischenzeugnis den Stand vor der Pause. Wer eine solche Auszeit plant, findet die passenden Vorlagen unter unseren Mustern für Urlaubsgesuche nach OR.

• Der Briefkopf und die Personalien nennen den vollständigen Namen des Arbeitgebers, den Namen und das Geburtsdatum des Mitarbeitenden sowie das exakte Eintrittsdatum. Beim Zwischenzeugnis fehlt naturgemäss ein Austrittsdatum; stattdessen wird der Stichtag der Ausstellung genannt, auf den sich die Beurteilung bezieht.
• Der Aufgaben- und Funktionsbeschrieb listet Stellenbezeichnung, Verantwortungsbereich und die wesentlichen Tätigkeiten auf. Er bildet die Grundlage jeder späteren Leistungsbeurteilung und muss konkret genug sein, dass ein aussenstehender Leser die Position einordnen kann.
• Die Leistungsbeurteilung bewertet Arbeitsmenge, Arbeitsqualität und Arbeitsbereitschaft nach objektivem Massstab. Sie ist das Herzstück des Vollzeugnisses und unterscheidet es von der blossen Arbeitsbestätigung.
• Die Verhaltensbeurteilung beschreibt das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitenden und Kunden. Die Reihenfolge der Nennung wird in der Praxis gelesen; eine ungewöhnliche Reihung kann als verdeckte Botschaft missverstanden werden.
• Die Gegenwartsform und der Ausstellungsgrund kennzeichnen das Dokument als Zwischenzeugnis. Die Vorlage formuliert sämtliche Beurteilungen im Präsens und nennt, sofern gewünscht, den Anlass wie Vorgesetztenwechsel oder interne Bewerbung.
• Die Unterschriftenregelung sieht die hierarchisch übergeordnete zeichnungsberechtigte Person vor; bei Kollektivunterschrift unterzeichnen zwei Personen. Eine Unterzeichnung durch externe Stellen wie Anwaltskanzleien ist unzulässig.

Zürich behandelt das Arbeitszeugnis ausdrücklich als Urkunde im Sinne des materiellen Strafrechts, was sowohl das Ausstellen eines unrichtigen als auch das Erpressen eines Zeugnisses unter Strafe stellt. Im grössten Wirtschaftskanton mit dichter HR-Landschaft ist die Erwartung an saubere, codefreie Formulierungen entsprechend hoch, und Berichtigungsklagen sind vor den Zürcher Arbeitsgerichten keine Seltenheit. Für privatrechtliche Arbeitsverhältnisse gilt einheitlich Art. 330a OR; kantonale Abweichungen betreffen primär das öffentliche Personalrecht.

Bern wendet als zweisprachiger Kanton dieselbe bundesrechtliche Grundlage an, doch die Sprachwahl des Zeugnisses kann praktisch werden: Ein Zeugnis ist grundsätzlich in der Arbeitssprache abzufassen. In der deutschsprachigen Verwaltung und Wirtschaft bleibt Hochdeutsch der Standard, nie Mundart. Wer ein Zwischenzeugnis für eine Bewerbung in der Romandie benötigt, sollte eine beglaubigte Übersetzung erwägen.

Genf und die übrige Westschweiz fallen ebenfalls unter dasselbe Obligationenrecht, verfassen Zeugnisse aber regelmässig auf Französisch (certificat de travail intermédiaire). Mitarbeitende in international tätigen Genfer Unternehmen verlangen häufig zweisprachige oder englische Fassungen; ein massgebliches Originalexemplar in der Vertragssprache bleibt dennoch geschuldet.

Zug als Sitzkanton vieler Holding- und Technologiegesellschaften kennt einen hohen Anteil an Kaderzeugnissen mit detaillierten Funktionsbeschrieben. Gerade bei Führungskräften wiegt die Differenz zwischen einem wohlwollenden Zwischenzeugnis und einem späteren Schlusszeugnis schwer, weshalb präzise Formulierungen besonders wichtig sind. Für Gesellschaften, die ihre Organe und Personalstruktur aufsetzen, sind unsere Vorlagen zur Unternehmensgründung nach OR ein nützlicher Ausgangspunkt.

Sie beginnen mit den Eckdaten des Arbeitsverhältnisses: Name und Adresse des Arbeitgebers, Personalien des Mitarbeitenden, Eintrittsdatum und der Stichtag, auf den sich die Beurteilung bezieht. Anschliessend erfassen Sie die Funktion und die wesentlichen Aufgaben, möglichst konkret, damit der Beschrieb für einen aussenstehenden Leser nachvollziehbar bleibt. Im nächsten Schritt führt Sie die Vorlage durch die Leistungsbeurteilung nach Arbeitsmenge, Qualität und Bereitschaft sowie durch die Verhaltensbeurteilung gegenüber Vorgesetzten, Team und Kunden. Die Formulierungshilfen sind bewusst in der Gegenwartsform gehalten und vermeiden mehrdeutige Codes, damit das Dokument dem Klarheitsgebot genügt. Sie wählen den Ausstellungsgrund, etwa Vorgesetztenwechsel oder interne Bewerbung, und legen die zeichnungsberechtigten Personen fest. Zum Schluss prüfen Sie die Vorschau und laden das Zwischenzeugnis als PDF und Word herunter, sodass Sie es unterschriftsreif drucken oder vor der Unterzeichnung noch anpassen können. Wer parallel weitere Personaldokumente benötigt, findet im vollständigen Dokumentenkatalog für die Schweiz die passenden Vorlagen.

Der teuerste Fehler ist die Inkonsistenz zwischen Zwischen- und Schlusszeugnis. Wer im Zwischenzeugnis eine sehr gute Leistung attestiert und wenige Monate später ein deutlich schlechteres Schlusszeugnis ausstellt, trägt die Beweislast für die Verschlechterung. Je kürzer der Abstand, desto überzeugender muss die Begründung sein, und einzelne kleinere Vorfälle oder ein angespanntes Verhältnis am Ende genügen dafür in der Regel nicht. Ebenso riskant sind codierte Formulierungen: Wendungen, die nach aussen positiv klingen, in der Personalersprache aber abwerten, verletzen das Klarheitsgebot und sind ein häufiger Klagegrund. Im Streit zählt nicht, was gemeint war, sondern was dasteht.

Verbreitet ist auch die falsche Zeitform. Ein Zwischenzeugnis in der Vergangenheitsform signalisiert ungewollt das Ende der Anstellung und kann Bewerbungschancen beschädigen. Wer das Dokument nur lustlos und verspätet ausstellt, riskiert zudem Schadenersatzforderungen, denn eine ungerechtfertigte Verzögerung kann den Mitarbeitenden um eine Stelle bringen. Schliesslich vergessen Arbeitgeber gern die Unterschriftenkompetenz: Unterzeichnet eine hierarchisch nicht übergeordnete Person oder gar eine externe Stelle, ist das Zeugnis formell mangelhaft. Lassen Sie das Dokument von der vorgesetzten Stelle oder der Geschäftsleitung zeichnen und stellen Sie ein unterschriebenes Originalexemplar aus, nicht bloss einen Scan.