Retenue sur dépôt de garantie (art. 22 loi 1989) : modèle

Le dépôt de garantie est la somme versée par le locataire à la signature du bail pour garantir l'exécution de ses obligations. Ce n'est pas une caution, mot que la pratique emploie à tort et qui désigne en droit la personne qui paie à la place du locataire. En fin de bail, le principe reste la restitution intégrale et la retenue demeure l'exception. Elle couvre deux catégories de sommes : celles qui restent dues au bailleur (loyers et charges impayés, régularisation de charges) et celles qu'il devra engager à la place du locataire (remise en état après dégradations, réparations locatives non effectuées). La loi exige qu'elles soient dûment justifiées, ce qui exclut tout forfait. La lettre formalise ce décompte, de l'identification du bail jusqu'au solde restitué.

La retenue sur dépôt de garantie obéit à un régime propre au logement. Dans un bail commercial 3-6-9 soumis au Code de commerce, le montant du dépôt est libre, aucun délai légal de restitution n'est imposé et l'article L. 145-40 du Code de commerce fait courir des intérêts au profit du preneur sur la fraction qui excède deux termes de loyer. Notre modèle vise le bail d'habitation, dont les règles sont d'ordre public.

Le texte central est l'article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, dans sa rédaction issue de la loi ALUR n° 2014-366 du 24 mars 2014. Le dépôt ne peut excéder un mois de loyer hors charges pour un logement vide, plafond porté à deux mois pour un meublé par l'article 25-6. À la sortie, le bailleur dispose d'un mois pour le restituer lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de deux mois dans le cas contraire. Le délai court à compter de la remise des clés, faite en main propre ou par lettre recommandée au bailleur ou à son mandataire. Le texte intégral est consultable sur la version en vigueur de l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 publiée sur Légifrance.

Le fondement des retenues se trouve dans les obligations du locataire. L'article 7 c) de la loi le rend responsable des dégradations et pertes survenues pendant le bail, sauf force majeure, faute du bailleur ou fait d'un tiers qu'il n'a pas introduit. L'article 7 d) met à sa charge l'entretien courant et les réparations locatives listées par le décret n° 87-712 du 26 août 1987, à l'exclusion de celles qui résultent de la vétusté, d'une malfaçon ou d'un vice de construction. Ces règles prolongent les articles 1732 et 1755 du Code civil. La preuve repose sur les états des lieux établis selon l'article 3-2 et le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 ; la partie qui n'a pas fait toutes diligences pour les établir perd la présomption de l'article 1731 du Code civil.

La sanction du retard est automatique. Le solde dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard, sauf si le retard vient de l'absence de nouvelle adresse du locataire. En copropriété, le bailleur peut conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt jusqu'à l'arrêté annuel des comptes. Les litiges relèvent de la commission départementale de conciliation (article 20), puis du juge des contentieux de la protection, dans la prescription triennale de l'article 7-1.

Le cas le plus fréquent reste la dégradation constatée à la sortie : parquet rayé en profondeur, porte intérieure enfoncée, moquette brûlée, murs percés au-delà de ce qu'exige un usage normal. C'est sur la frontière avec l'usure que se jouent la plupart des contestations. Vient ensuite le défaut d'entretien courant : joints de douche noircis, robinetterie entartrée, chaudière non révisée faute d'attestation annuelle. Les impayés forment la troisième hypothèse, en particulier le dernier mois de loyer que certains locataires cessent de régler en pensant le compenser avec le dépôt. Cette compensation unilatérale est interdite et la retenue la neutralise. La régularisation des charges récupérables, la remise en état après des travaux réalisés sans autorisation et le remplacement de clés ou de badges non restitués complètent le tableau.

Deux situations demandent une attention particulière. En colocation, le départ d'un seul colocataire ne donne en principe lieu à aucune restitution avant la fin du bail, sauf stipulation contraire, ce qui oblige à rédiger la lettre au bon moment et au bon destinataire. Lorsque le coût des désordres dépasse le montant du dépôt, la lettre sert de point de départ au recouvrement du surplus : le bailleur peut alors proposer au locataire de signer une reconnaissance de dette pour le solde des réparations.

• Le rappel du contrat de location identifie le bailleur, le locataire, l'adresse du logement, la date de prise d'effet du bail et le montant du dépôt effectivement encaissé. Une erreur sur le montant versé fausse tout le décompte.
• La date de remise des clés et son mode (main propre, lettre recommandée, remise au mandataire) sont indiqués avec précision. C'est elle qui déclenche le délai d'un ou deux mois et qui sert de référence au calcul d'une éventuelle majoration.
• La comparaison des états des lieux reprend, pièce par pièce, chaque différence relevée entre l'entrée et la sortie. Le locataire ne peut alors plus soutenir que le désordre préexistait.
• Le décompte détaillé des retenues associe à chaque ligne sa nature, son montant et la pièce qui la justifie : devis, facture, relevé de compte locataire, décompte de charges du syndic.
• L'abattement pour vétusté est calculé poste par poste lorsque l'élément dégradé avait déjà une durée d'usage significative.
• La provision pour charges de copropriété, lorsqu'elle est pratiquée, est chiffrée dans la limite de 20 % du dépôt, avec l'engagement de régulariser dans le mois qui suit l'approbation des comptes.
• Le solde restitué et ses modalités (virement, chèque, coordonnées bancaires communiquées par le locataire) clôturent le courrier, suivis de la liste des annexes.

Location meublée. Le plafond du dépôt passe à deux mois de loyer hors charges, mais les règles de restitution et de retenue de l'article 22 s'appliquent à l'identique par renvoi de l'article 25-3. L'inventaire du mobilier, obligatoire en meublé, devient alors une seconde pièce de comparaison. Un appareil manquant se retient à sa valeur résiduelle, jamais à son prix neuf.

Logement en copropriété. La provision de 20 % n'est pas une faculté à exercer par défaut. Elle suppose que des charges récupérables restent à régulariser et doit être soldée dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes par l'assemblée générale.

Bailleur constitué en SCI. La lettre est signée par le gérant au nom de la société, seule titulaire du bail et du dépôt. Les statuts de SCI qui organisent la gérance déterminent qui peut engager la société et signer le décompte. En cas de vente du bien en cours de bail, l'article 22 met la restitution à la charge du nouveau bailleur, quelle que soit la convention conclue entre vendeur et acquéreur.

Bail mobilité et location saisonnière. Aucun dépôt ne peut être exigé dans un bail mobilité, régi par le titre Ier ter de la loi de 1989. La location saisonnière échappe à cette loi et relève du seul contrat.

Local à usage professionnel. Le bail professionnel régi par la loi du 23 décembre 1986 laisse aux parties la liberté de fixer le dépôt et ses conditions de restitution. Les délais et la majoration de l'article 22 ne s'y appliquent pas de plein droit.

Vous commencez par renseigner l'identité des parties, l'adresse du logement et le type de bail, vide ou meublé. Le formulaire adapte alors le plafond du dépôt et les références légales citées dans le courrier. Vous indiquez ensuite la date et le mode de remise des clés, puis vous précisez si l'état des lieux de sortie révèle des différences avec celui d'entrée : le délai de restitution applicable, un ou deux mois, est calculé automatiquement. L'étape suivante consiste à saisir chaque retenue avec sa nature, son montant et la pièce justificative correspondante. Si le logement dépend d'une copropriété, vous choisissez de constituer ou non une provision pour charges, et le montant est contrôlé par rapport au plafond de 20 %. Le document final est généré au format Word et PDF, prêt à être envoyé en recommandé avec accusé de réception. Les autres courriers de fin de bail sont disponibles parmi nos modèles de gestion locative pour propriétaires bailleurs.

L'erreur la plus répandue est la retenue forfaitaire : un montant rond au titre du ménage ou de la peinture, sans devis ni facture. Aucune retenue n'est défendable devant le juge sans justificatif chiffré. La deuxième tient au refus de tenir compte de la vétusté. Facturer le remplacement intégral d'une moquette posée depuis douze ans revient à faire financer par le locataire un équipement arrivé en fin de vie, et les commissions de conciliation réduisent systématiquement ce type de poste. Inutile en revanche d'attendre la facture des travaux : la Cour de cassation juge de manière constante que l'indemnisation du bailleur n'est pas subordonnée à l'exécution des réparations, et un devis détaillé suffit.

Les autres écueils sont procéduraux. Laisser passer le délai d'un ou deux mois déclenche la majoration de 10 % par mois commencé, même si la retenue elle-même était fondée. Conserver l'intégralité du dépôt dans l'attente des comptes de copropriété produit le même effet. Enfin, l'envoi par simple courriel prive le bailleur de toute preuve de date. Un décompte adressé sans accusé de réception ne protège pas le bailleur lorsque le locataire soutient ne l'avoir jamais reçu.