Contrat de mandat de syndic bénévole à télécharger (Word & PDF)

Gérez votre copropriété : rédigez un contrat pour le syndic bénévole

Le syndic bénévole est souvent un copropriétaire engagé qui accepte de prendre en charge la gestion de l'immeuble sans contrepartie financière. Cependant, cette mission, bien que non professionnelle, implique des obligations précises. C'est pourquoi la rédaction d'un contrat du syndic est vivement recommandée, voire indispensable. Ce contrat doit préciser les responsabilités, la durée du mandat, la possibilité de remboursement des frais et les conditions de résiliation. Il est également essentiel que ce document soit soumis à l'assemblée générale pour approbation à la majorité absolue, assurant ainsi une validation collective de la désignation.

Le conseil du Captain : Même dans un cadre bénévole, un contrat de syndic protège tout le monde. Ne le négligez pas ! Une mauvaise gestion ou une absence de formalisation peut entraîner des conflits, des malentendus, voire des situations de blocage. En l'absence de contrat clair, les copropriétaires peuvent engager une mise en demeure ou intenter une action en justice contre le syndic bénévole, même s'il est non professionnel. D'où l'importance d'avoir un cadre écrit, validé en assemblée, et respectueux du contenu du contrat type fixé par la loi.

Gérez votre copropriété en paix : rédigez un contrat clair, précis et adapté pour le syndic bénévole. Cette étape est indispensable pour éviter les zones d'ombre et encadrer la mission du syndic de copropriété. Le contrat fixe les règles du jeu, que ce soit pour la durée du mandat, les conditions de renouvellement ou encore la liste des tâches attendues. Il peut aussi prévoir des modalités spécifiques comme le remboursement de certains frais ou une indemnité de représentation, à condition qu'elle soit soumise au vote de l'assemblée générale des copropriétaires. Ce vote doit être inscrit à l'ordre du jour et respecter les règles de majorité.

1. Qu'est-ce qu'un syndic de copropiété bénévole ?

Le syndic bénévole est un copropriétaire élu par l'assemblée générale des copropriétaires pour assurer la gestion de la copropriété. Il ne perçoit pas de rémunération, ce qui le distingue d'un syndic professionnel. Pourtant, il n'agit pas pour autant sans cadre : sa mission est encadrée par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967. Il doit, comme tout syndic de copropriété, tenir une comptabilité rigoureuse, convoquer les assemblées générales, veiller à l'exécution des décisions, et représenter le syndicat des copropriétaires dans les actes administratifs.

Ce syndic non professionnel, bien qu'agissant à titre gratuit, est juridiquement responsable des tâches confiées. Il doit se conformer aux règles en vigueur, notamment sur la tenue des assemblées générales, le respect du règlement de copropriété, et la mise à jour des documents obligatoires comme la fiche synthétique de la copropriété. C'est pourquoi son rôle doit être défini dans un contrat de syndic clair, reprenant les éléments essentiels du contrat type, même dans un cadre non professionnel.

Le conseil du Captain : Être bénévole ne signifie pas agir sans cadre. Un contrat bien rédigé protège le copropriétaire qui accepte cette mission et rassure l'ensemble des autres copropriétaires.

2. Pourquoi formaliser un contrat de mandat pour le syndic ?

Le contrat de mandat est bien plus qu'une formalité : c'est une exigence légale encadrée par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Que le syndic de copropriété soit professionnel ou non professionnel, il doit être désigné par un vote en assemblée générale, puis être lié à la copropriété par un contrat écrit. Ce document doit impérativement préciser plusieurs éléments fondamentaux, au risque de rendre le mandat invalide en cas de contestation.

Ce contrat doit notamment définir :

• La durée du mandat, en général un an renouvelable par décision de l'assemblée ;
• Les missions du syndic, clairement listées et non formulées de façon vague ;
• Les conditions d'exercice, incluant les outils nécessaires, les accès aux documents, et éventuellement les frais engagés ;
• Les modalités de rémunération, même symbolique, doivent être expressément prévues et validées.

Sans ce cadre juridique, vous risquez de sérieux litiges : dépassements de mission, mauvaise interprétation des responsabilités, refus de remboursement de frais ou contentieux pour défaut d'exécution des décisions. En consignant chaque point noir sur blanc, vous protégez autant le syndic bénévole que le syndicat des copropriétaires.

Le conseil du Captain : Un contrat de syndic bien rédigé, clair et conforme, est votre meilleure assurance contre les conflits. Anticipez les problèmes avant qu'ils ne deviennent ingérables !

3. Comment rédiger un contrat de mandat pour un syndic bénévole ?

La rédaction d'un contrat de mandat pour un syndic bénévole peut sembler complexe, mais elle est accessible à tous en suivant une structure claire. L'objectif est de formaliser les engagements du syndic, les attentes de la copropriété, et les modalités d'exécution de ses missions.

a. Identité des parties

Le contrat commence par l'identification précise des parties :

• Le syndicat des copropriétaires, représenté par son président ou un mandataire désigné.
• Le syndic bénévole, désigné lors de l'assemblée générale des copropriétaires.

Mentionnez les coordonnées complètes, ainsi que les références de l'immeuble concerné (adresse, lots, numéros cadastraux, etc.).

b. Objet du contrat

L'objet est de formaliser la désignation du syndic non professionnel et les conditions de réalisation de ses missions. Il doit être rédigé de façon explicite, sans ambiguïté :

“Le présent contrat a pour objet la désignation du syndic bénévole chargé de l'administration de la copropriété, dans le cadre des articles 17 et 18 de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967.”

c. Durée du mandat

Précisez la durée du mandat, généralement d'un an, avec possibilité de renouvellement lors de chaque assemblée générale annuelle.

Indiquez aussi :

• La date de début et de fin du mandat,
• Les modalités de résiliation anticipée (par exemple : non-respect des obligations, vote en assemblée extraordinaire, empêchement).

Le conseil du Captain : Pensez à mentionner que le contrat devra être soumis à l'assemblée générale pour approbation à la majorité absolue.

d. Missions du syndic

Détaillez les missions, en lien avec les dispositions légales :

• Tenue de la comptabilité et gestion du compte bancaire séparé,
• Rédaction des convocations et procès-verbaux d'assemblée générale,
• Gestion des appels de fonds et du budget prévisionnel,
• Suivi des travaux et des contrats avec les prestataires,
• Mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété,
• Représentation légale du syndicat des copropriétaires,
• Exécution des décisions prises par l'assemblée générale.

Plus la mission est précise, moins il y aura de litiges.

e. Moyens mis à disposition

Même non professionnel, le syndic doit avoir les moyens de travailler correctement :

• Accès aux documents administratifs,
• Utilisation d'un logiciel de gestion si besoin,
• Conditions de remboursement des frais (courrier, affranchissement, déplacements...).

Le conseil du Captain : Encadrez clairement les frais remboursables et imposez, si besoin, la présentation de justificatifs.

f. Clause de responsabilité

Ajoutez une clause qui précise que le syndic bénévole agit en toute diligence et bonne foi, mais sans être tenu aux mêmes obligations de résultat qu'un syndic professionnel rémunéré.

En cas de faute grave, des recours peuvent être envisagés.

g. Validation du contrat

Le contrat doit être présenté à l'assemblée générale des copropriétaires, inscrit à l'ordre du jour, puis signé par les parties concernées après approbation. Cette validation est obligatoire pour que le mandat soit effectif.

4. Quelles clauses inclure dans un contrat type de syndic bénévole ?

Un contrat type de syndic n'est pas obligatoire pour les syndics bénévoles, contrairement aux syndics professionnels depuis la loi ALUR. Toutefois, s'en inspirer est vivement recommandé.

Voici les clauses essentielles à inclure :

a. Clause de reconduction

Précise si le mandat est reconductible automatiquement (soumis à validation en AG) ou s'il nécessite un nouveau vote à chaque échéance.

b. Clause de rémunération (optionnelle)

Même si le syndic est bénévole, il peut être prévu :

• Un remboursement des frais, plafonné ou encadré,
• Une indemnité symbolique validée en AG, sans lien avec une professionnalisation.

c. Clause de délégation

Si le syndic délègue certaines tâches au conseil syndical ou à un prestataire (comptable, avocat), cette délégation doit être précisée et encadrée.

d. Clause de révocation

Cette clause indique dans quels cas le mandat peut être révoqué :

• Inaction,
• Absence prolongée,
• Refus de communication des documents,
• Manquement grave au règlement de copropriété.

e. Clause de litige

Prévoir un mode de règlement des conflits (conciliation, médiation, juridiction compétente).

5. Quel rôle joue le conseil syndical dans la gestion bénévole ?

Le conseil syndical occupe une place centrale entre le syndic bénévole et les copropriétaires. Il ne remplace pas le syndic, mais le soutient, le contrôle et sert de relais.

a. Une instance de contrôle

Il contrôle la gestion du syndic :

• Suivi des comptes,
• Vérification comptable,
• Surveillance des décisions.

Il peut accéder aux documents et alerter l'assemblée générale en cas d'anomalie.

b. Un soutien administratif

Dans les petites copropriétés, il aide le syndic non professionnel :

• Préparation de l'ordre du jour,
• Convocations,
• Suivi des travaux.

Le président du conseil agit souvent comme intermédiaire.

c. Rôle consultatif

Le syndic peut demander son avis avant devis ou AG extraordinaire. Non contraignant mais utile.

Le conseil du Captain : Associez systématiquement le conseil syndical aux décisions importantes.

6. FAQ juridique

Révocation ?

Oui, par vote en AG à la majorité absolue, pour motif sérieux.

Rémunération ?

Possible via indemnité ou frais votés au contrat de syndic.

Personne ne veut être syndic ?

Désigner un syndic pro ou saisir le tribunal judiciaire.

Faut-il déposer le contrat ?

Non, mais à conserver dans le registre. Joignable à la fiche synthétique.

Date obligatoire ?

Oui : début et fin du mandat obligatoires.

7. Conclusion

Le syndic bénévole reste soumis aux mêmes règles qu'un professionnel. Un contrat clair évite les conflits.

• Définir les missions,
• Prévenir les conflits,
• Assurer la transparence,
• Encadrer mandat et révocation.

En suivant le contrat type ALUR, le syndic se protège.

Le conseil du Captain : Rédigez un contrat solide pour une gestion apaisée et durable.

🧾 Checklist

• ✅ Identifier les parties
• ✅ Adresse et lots
• ✅ Durée avec dates
• ✅ Missions du syndic
• ✅ Frais/remboursements
• ✅ Clause de résiliation
• ✅ Responsabilité
• ✅ Résolution des litiges
• ✅ Vote en AG
• ✅ Signature et conservation