Procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires à remplir

Un procès verbal structuré, c'est l'assurance d'une copropriété bien gérée !

Le procès-verbal de l'assemblée générale des copropriétaires est un document incontournable dans la gestion d'une copropriété. Sa rédaction doit être rigoureuse et respecter les obligations légales pour garantir la légitimité des décisions prises. En utilisant un modèle prêt à l'emploi au format PDF ou Word, comme celui proposé par Captain Legal, vous vous assurez un gain de temps, une conformité légale et une tranquillité d'esprit.

Qu'il s'agisse de la gestion des travaux, de l'approbation des comptes ou de la répartition des charges, le procès-verbal est la pierre angulaire d'une copropriété bien gérée.

Ce que vous allez découvrir dans cet article

• Les mentions obligatoires du procès-verbal d'assemblée générale ;
• Les délais et obligations juridiques à respecter ;
• Les textes de loi encadrant ce document ;
• Pourquoi choisir Captain Legal pour votre copropriété.

1. Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires ?

Le procès verbal d'assemblée générale des copropriétaires est un document fondamental dans le fonctionnement de toute copropriété. Il sert à consigner, de manière fidèle et détaillée, l'ensemble des discussions, votes, opinions exprimées, observations et surtout les décisions prises lors de l'assemblée générale avec les copropriétaire.

Ce document est essentiel car il assure une traçabilité des actions collectives et constitue une preuve officielle en cas de contestation ou de contrôle. Il est notamment utile en cas de désaccord entre copropriétaires, ou de vérification des autorités, comme la justice ou l'administration fiscale.

Chaque ligne du procès-verbal permet de comprendre les motivations ayant conduit à une décision, les modalités de son adoption, ainsi que les réserves éventuellement exprimées. Ce niveau de transparence est vital pour assurer une bonne gestion de l'immeuble et préserver un climat de confiance entre les membres du syndicat des copropriétaires.

En pratique, la rédaction de ce document incombe généralement au syndic de copropriété, qu'il soit professionnel ou bénévole. Dans certains cas, notamment lors d'une autogestion, ce rôle peut être assumé par le président de séance élu pour la durée de l'assemblée. Il devra alors s'assurer de respecter les mentions obligatoires prévues par la législation.

Enfin, le procès-verbal doit refléter fidèlement les débats sans pour autant reprendre l'intégralité des échanges mot à mot. Il s'agit d'un acte juridique formel, dont le contenu engage la responsabilité de ceux qui le rédigent et le signent.

2. Quelles informations doivent figurer dans un procès-verbal ?

Un procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires doit obligatoirement inclure un certain nombre d'éléments pour être valide et conforme aux normes légales. Voici ce qu'il doit contenir :

• Date, heure et lieu de l'assemblée : Cela permet de situer dans le temps et l'espace la réunion.
• Liste des copropriétaires présents, représentés et absents : Il est important de savoir qui a participé à l'assemblée, en personne ou par procuration.
• Ordre du jour : Les points abordés doivent être listés clairement.
• Résolutions votées : Chaque décision doit être détaillée avec le résultat du vote (nombre de voix pour, contre, abstentions).
• Signatures : Le procès-verbal doit être signé par le président de l'assemblée et éventuellement par les scrutateurs ou le syndic.

Il est essentiel de veiller à ce que chaque détail soit bien consigné, car le document servira de référence pour l'exécution des décisions prises et pourra être consulté en cas de besoin.

3. Obligations légales : délais, notification et contentieux

Conformément à la loi du 10 juillet 1965 (article 42 de la loi), le procès-verbal de l'assemblée doit être rédigé dans un délai de huit jours. Il est ensuite notifié à tous les copropriétaires par lettre recommandée ou autre moyen prévu dans le règlement.

Le non-respect de ce délai ou de la forme de notification du procès-verbal peut permettre de contester une décision. Ce droit est limité dans un délai d'un mois à compter de la réception du document. Le vote des copropriétaires opposants est alors un levier juridique à ne pas négliger.

4. Les différentes références juridiques concernant ce document

Le cadre légal du procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires est défini principalement par trois textes fondamentaux. Le décret n°67-223, à travers son article 17, précise les modalités de rédaction du procès-verbal, notamment l'obligation d'y faire figurer les résultats des votes, le nombre de voix exprimées et les observations des copropriétaires.

L'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 encadre les recours que peuvent engager les copropriétaires, notamment pour contester une décision votée en assemblée. Il fixe également le délai de recours et les conditions dans lesquelles une action peut être introduite. Enfin, l'article 64 du même décret régit les modalités d'envoi et de notification du procès-verbal, un point essentiel pour garantir la légitimité des décisions adoptées.

Il est également conseillé de collaborer avec le conseil syndical, lorsqu'il existe, et de s'assurer que les mentions sont formulées par les copropriétaires afin de refléter l'issue de l'assemblée générale de façon fidèle et juridiquement incontestable.

5. Pourquoi utiliser Captain Legal pour créer votre PV d'assemblée générale de copropriétaires ?

Passer par Captain Legal pour la création de votre procès-verbal présente de nombreux avantages. Captain Legal propose des modèles personnalisables en format PDF et Word, adaptés aux besoins spécifiques de chaque copropriété. Voici pourquoi il est judicieux d'utiliser cette plateforme pour rédiger votre procès-verbal :

Grâce à des modèles pré-remplis et facilement modifiables, vous pouvez créer rapidement un procès-verbal conforme sans vous soucier des aspects juridiques.

Les modèles proposés par Captain Legal sont conformes aux dernières réglementations en vigueur, assurant ainsi la validité juridique du document. Vous pouvez adapter le modèle à la configuration spécifique de votre copropriété, qu'il s'agisse de petites copropriétés ou de grands ensembles immobiliers. Le format Word permet de personnaliser le document, tandis que le format PDF assure une diffusion facile et protégée auprès des copropriétaires.

En utilisant Captain Legal, vous évitez les erreurs courantes dans la rédaction de ce document essentiel et vous bénéficiez d'un modèle complet et juridiquement solide.

6. Le rôle du syndic et du président de séance dans la tenue de l'assemblée

Lors de l'assemblée générale des copropriétaires, la responsabilité de la préparation, de la convocation et du bon déroulement de la réunion incombe principalement au syndic de copropriété. Qu'il soit professionnel ou bénévole, le syndic joue un rôle central dans la gestion de la copropriété et dans la formalisation des décisions prises.

C'est également lui qui veille à l'inscription des résolutions à l'ordre du jour, à la collecte des pouvoirs, et à l'établissement de la feuille de présence, document obligatoire qui atteste de la participation des copropriétaires. La tenue rigoureuse de cette feuille de présence est essentielle pour valider le nombre de voix présentes et représentées, et garantir que le vote respecte les règles de majorité fixées par la loi.

Pendant la séance, c'est le président de séance — désigné parmi les copropriétaires — qui dirige les débats. Il veille à la bonne application de l'ordre du jour et s'assure que chaque copropriétaire puisse s'exprimer. À l'issue de l'assemblée, il participe à la signature du procès-verbal d'assemblée, aux côtés du syndic et des scrutateurs. Ce procès-verbal mentionnera notamment l'issue de l'assemblée générale, les modalités de vote, et, le cas échéant, les décisions prises avec précisions sur les parties communes concernées.

La collaboration entre le syndic et le président de séance est donc indispensable pour garantir la conformité juridique et la transparence de la tenue de l'assemblée générale. Un défaut de procédure ou une mention absente du procès-verbal peut exposer le syndicat des copropriétaires à des recours, voire à l'annulation des décisions.

7. Notification, délais légaux et recours des copropriétaires

Après la clôture de l'assemblée générale, le procès-verbal d'assemblée générale doit être rédigé et transmis à tous les copropriétaires dans un délai strict prévu par la réglementation. Ce délai est généralement de huit jours, comme précisé dans les textes juridiques. La notification du procès-verbal peut se faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique si cela a été accepté par les copropriétaires en assemblée.

Le non-respect du délai de transmission ou une notification incorrecte peut permettre à un copropriétaire de contester une décision prise. La loi prévoit un délai d'un mois à compter de la notification pour introduire un recours devant le tribunal judiciaire. Ce droit de recours est notamment utile pour les copropriétaires opposants, c'est-à-dire ceux ayant voté contre une résolution ou s'étant abstenus.

Ces recours sont régis par l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965, qui fixe aussi les modalités de calcul des majorités de vote. Il est donc essentiel que les mentions figurant dans le PV soient précises, vérifiables et, surtout, rédigées dans le respect des obligations légales.

Enfin, certaines décisions prises doivent être affichées dans les parties communes de l'immeuble ou notifiées individuellement lorsqu'elles ont un impact direct sur un ou plusieurs copropriétaires. Cela concerne notamment les travaux, les appels de charges ou la modification du règlement de copropriété. Le non-affichage ou l'absence de notification peut compromettre la validité de la décision.

8. L'affichage, le suivi post-assemblée et les obligations complémentaires

À l'issue de l'assemblée générale des copropriétaires, certaines décisions prises doivent faire l'objet d'un affichage clair et public dans les parties communes de l'immeuble. Cette obligation vise à informer l'ensemble des copropriétaires, notamment ceux absents, des résolutions adoptées. Conformément à la loi, ces informations peuvent également être intégrées dans une notification du procès-verbal, transmise par lettre recommandée.

Il est important de noter que la notification du procès-verbal d'assemblée générale constitue une étape clé. Elle déclenche le délai d'un mois durant lequel un copropriétaire peut contester une décision qu'il considère comme irrégulière. Toute notification défaillante peut entraîner une remise en cause des décisions prises et une mise en cause du syndic de copropriété, responsable de cette formalité.

Le président de séance, avec l'assistance du syndic, veille aussi à ce que les résolutions, une fois votées, soient exécutées dans les meilleurs délais. Cela peut inclure le lancement de travaux, la modification du règlement de copropriété ou l'organisation d'une nouvelle assemblée générale si nécessaire. Chaque action issue d'une assemblée doit être suivie et, le cas échéant, notifiée à ceux qu'elle concerne.

Il est également possible de mentionner ces éléments dans un pv d'AG récapitulatif, servant à centraliser les points clés. Si les informations sont affichées dans les parties communes ou diffusées selon les modalités prévues, cela contribue à renforcer la transparence au sein du syndicat des copropriétaires.

6. Quels autres documents Captain.legal propose pour les copropriétaires ?

Au-delà du procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires, Captain.legal met à disposition une large gamme de modèles utiles aux copropriétaires et au syndic pour faciliter la gestion quotidienne de la copropriété.

Pour préparer correctement une assemblée générale, vous pouvez utiliser notre modèle de Convocation à l'AG des copropriétaires, ou encore faire une Ajout d'une question à l'ordre du jour de l'assemblée générale. En cas de situation urgente dans l'immeuble (fuite, panne, sécurité…), notre Demande d'intervention urgente au syndic vous permet de signaler rapidement le problème à votre syndic de copropriété. Pour faire valoir vos droits face à des troubles ou incivilités, nous proposons un modèle de Lettre de signalement de nuisances en copropriété. Et si le syndic ne respecte pas ses missions, la Mise en demeure du syndic : obligations légales est l'outil adéquat. Pour les copropriétaires confrontés à des impayés dans leur immeuble, la Mise en demeure pour non-paiement des charges de copropriété permet d'agir efficacement. En cas de litige suite à une assemblée générale, notre modèle Contester une décision d'assemblée générale de copropriété est conçu pour initier une démarche formelle dans les délais légaux.Pour plus de transparence, il est aussi possible d'utiliser notre Demande d'accès aux documents du syndic afin de consulter les éléments gérés par le syndic. Dans les petites structures, le Modèle de contrat de syndic bénévole est adapté à une gestion entre copropriétaires, sans intermédiaire professionnel. Enfin, pour les absents à l'assemblée générale, pensez à fournir un Pouvoir de représentation lors de l'AG des copropriétaires, garantissant que le nombre de voix nécessaires soit atteint lors des votes. Tous ces documents sont conçus pour assurer une gestion fluide et conforme aux obligations de votre copropriété, quel que soit le contexte.

Conclusion

En respectant scrupuleusement la structure légale du procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires, vous sécurisez la gestion de votre copropriété. Grâce à Captain Legal, bénéficiez d'un outil fiable, à jour, et pensé pour éviter les contentieux.