Geschäftsordnung Geschäftsführung GmbH § 37 GmbHG

Eine Geschäftsordnung für die Geschäftsführung ist ein internes Regelwerk, das die Arbeitsweise der Geschäftsführer einer GmbH ordnet. Sie konkretisiert das, was der Gesellschaftsvertrag bewusst offen lässt: wer welches Ressort verantwortet, wie Entscheidungen im Gremium getroffen werden, welche Maßnahmen einem Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte unterliegen und wann ein Geschäftsführer die Gesellschafter informieren muss. Sie wirkt ausschließlich im Innenverhältnis und bindet nur die Geschäftsführer, nicht Dritte. Ein Vertrag, den ein Geschäftsführer unter Verstoß gegen die Geschäftsordnung abschließt, bleibt nach außen wirksam; im Innenverhältnis macht sich der Geschäftsführer aber schadensersatzpflichtig.

Verwechselt wird sie oft mit dem Geschäftsführer-Anstellungsvertrag und mit der Satzung. Der Unterschied ist scharf. Der Anstellungsvertrag regelt das dienstvertragliche Verhältnis eines einzelnen Geschäftsführers, also Vergütung, Urlaub und Kündigung. Die Geschäftsordnung dagegen organisiert das Zusammenspiel aller Geschäftsführer als Organ. Sie steht damit zwischen Satzung und Anstellungsvertrag und kann beide ergänzen. Wer die interne Aufgabenteilung lieber dauerhaft und mit Außenwirkung absichern will, regelt einzelne Punkte zusätzlich im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag nach § 611 BGB, während die laufende Steuerung des Tagesgeschäfts in der Geschäftsordnung verbleibt.

Die Geschäftsordnung für die Geschäftsführung hat keine eigene Anspruchsgrundlage im Gesetz, ihre Zulässigkeit folgt aber unmittelbar aus dem Weisungsrecht der Gesellschafter. Die grundlegende Norm, aus der sich das Weisungsrecht der Gesellschafter gegenüber dem Geschäftsführer ergibt, ist § 37 Abs. 1 GmbHG. Danach sind die Geschäftsführer verpflichtet, die Beschränkungen einzuhalten, die ihnen durch den Gesellschaftsvertrag oder durch Beschlüsse der Gesellschafter auferlegt werden. Auf dieser Grundlage dürfen die Gesellschafter den Geschäftsführern nicht nur Einzelweisungen erteilen, sondern auch allgemeine Regeln in Form einer Geschäftsordnung aufstellen. Die Gesellschafterversammlung kann allgemeine Weisungen für eine Vielzahl von Fällen in einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung festlegen, etwa Berichtspflichten an die Gesellschafter und einen Katalog zustimmungsbedürftiger Geschäfte.

Zuständig für den Erlass ist regelmäßig die Gesellschafterversammlung. Das ergibt sich aus § 46 GmbHG, der den Gesellschaftern die Überwachung der Geschäftsführung und die Grundsatzentscheidungen zuweist. Die Geschäftsführer wiederum sind gehalten, nach dem Gesetz oder entsprechend den Weisungen der Gesellschafterversammlung laut Gesellschaftsvertrag, Geschäftsordnung, Geschäftsführeranstellungsvertrag oder Einzelanweisung zu handeln. Ein einfacher Gesellschafterbeschluss genügt, solange die Satzung nichts anderes vorschreibt. Das ist der entscheidende praktische Vorteil gegenüber einer Regelung in der Satzung selbst. Wird der Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte direkt in die Satzung aufgenommen, ist jede spätere Änderung eine Satzungsänderung, die nach § 53 GmbHG eine notarielle Beurkundung und eine Dreiviertelmehrheit verlangt. In der Geschäftsordnung lässt sich derselbe Katalog jederzeit durch einfachen Beschluss anpassen.

Eine Formvorschrift kennt das Gesetz nicht, doch die Rechtsprechung verlangt Schriftform, sobald die Geschäftsordnung haftungsbegrenzend wirken soll. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass eine Ressortverteilung nur dann eine Geschäftsführer aus der Haftung entlässt, wenn sie schriftlich fixiert ist (BFH, 17.5.1988, VII R 90/85). Mündliche Absprachen genügen nicht. Die maßgeblichen Normen lassen sich im amtlichen Volltext beim Bundesministerium der Justiz nachlesen, etwa in der Vorschrift zu den Beschränkungen der Vertretungsbefugnis nach § 37 GmbHG bei gesetze-im-internet.de.

Der klassische Anlass ist die GmbH mit mehreren Geschäftsführern. Sobald zwei oder mehr Personen die Gesellschaft leiten, greift mangels abweichender Regelung die Gesamtgeschäftsführung, bei der jede laufende Maßnahme das Einvernehmen aller verlangt. Das ist im Tagesgeschäft unpraktikabel. Eine Geschäftsordnung mit einem Geschäftsverteilungsplan weist jedem Geschäftsführer ein eigenes Ressort zu, etwa Vertrieb, Technik oder Finanzen, und schafft so klare Zuständigkeiten ohne ständige Rückkopplung. Ein zweiter, häufig unterschätzter Anlass ist der Eintritt eines Fremdgeschäftsführers neben den Gesellschafter-Geschäftsführer. Die Gesellschafter wollen die Leine kurz halten, ohne den Fremdgeschäftsführer in jeder Einzelfrage zu blockieren; der Zustimmungskatalog leistet genau das.

Auch beim Einstieg eines Investors wird die Geschäftsordnung zum zentralen Steuerungsdokument. Der Kapitalgeber will sicherstellen, dass die Geschäftsführung Großinvestitionen, Kreditaufnahmen oder die Aufnahme neuer Geschäftsfelder nicht ohne Zustimmung der Gesellschafter angeht. Diese Punkte landen üblicherweise in der Gesellschaftervereinbarung GmbH nach § 15 GmbHG und werden in der Geschäftsordnung operativ umgesetzt. Ein Sonderfall verdient besondere Aufmerksamkeit: die Ein-Personen-GmbH, deren Alleingesellschafter zugleich einziger Geschäftsführer ist. Hier scheint eine Geschäftsordnung überflüssig, doch sie kann sinnvoll sein, wenn ein zweiter Geschäftsführer hinzutreten soll oder wenn die Dokumentationspflicht nach § 48 Abs. 3 GmbHG sauber abgebildet werden muss. Verzichten Sie bei mehreren Geschäftsführern niemals auf eine schriftliche Ressortverteilung, weil ohne sie im Insolvenz- oder Haftungsfall jeder Geschäftsführer für alles einsteht.

• Der Geschäftsverteilungsplan ordnet jedem Geschäftsführer ein klar abgegrenztes Ressort zu und benennt die Bereiche, die der gemeinsamen Verantwortung aller vorbehalten bleiben. Ungeachtet dieser Aufteilung trägt die Geschäftsführung eine Gesamtverantwortung: Jeder Geschäftsführer muss die ressortfremden Bereiche zumindest überwachen und bei erkennbaren Missständen eingreifen. Genau diese saubere Abgrenzung entscheidet später über die Haftungsbegrenzung.
• Der Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte zählt die Maßnahmen auf, die ein Geschäftsführer nur mit vorheriger Zustimmung der Gesellschafterversammlung vornehmen darf. Typisch sind der Erwerb und die Veräußerung von Grundstücken, Investitionen oberhalb einer Wertgrenze, die Aufnahme von Darlehen, die Einstellung von Führungskräften und der Abschluss langfristiger Verträge. Jede Position ist konkret und mit einer Schwelle versehen, weil ein vager Katalog im Streitfall wertlos ist.
• Die Berichtspflichten legen fest, wann und in welcher Form die Geschäftsführung die Gesellschafter informiert, etwa durch monatliche Reportings, eine sofortige Meldung bei wesentlichen Abweichungen vom Wirtschaftsplan und einen jährlichen Strategiebericht. Diese Transparenz ist das Gegengewicht zur Eigenständigkeit der Ressortführung.
• Die Beschlussfassung der Geschäftsführung regelt, wie das Gremium bei gemeinsamen Entscheidungen abstimmt, ob ein Vorsitzender der Geschäftsführung ein Letztentscheidungsrecht hat und mit welcher Frist Sitzungen einberufen werden. Damit werden Pattsituationen zwischen gleichberechtigten Geschäftsführern vermieden.
• Die Vertraulichkeits- und Wettbewerbsregelungen verpflichten jeden Geschäftsführer zur Verschwiegenheit und konkretisieren das organschaftliche Wettbewerbsverbot, das während der Amtszeit ohnehin gilt.

Das GmbH-Recht ist Bundesrecht und gilt einheitlich von Flensburg bis Garmisch, sodass die Geschäftsordnung selbst keine länderspezifischen Abweichungen kennt. Die praktischen Berührungspunkte ergeben sich aber auf der Ebene des Handelsregisters und der Notare, deren Zuständigkeit sich nach dem Sitz der Gesellschaft richtet. Eine Berliner GmbH meldet ihre Geschäftsführer beim Amtsgericht Charlottenburg an, eine Münchner beim Amtsgericht München, eine Hamburger beim Amtsgericht Hamburg. Die Geschäftsordnung wird zwar nicht ins Handelsregister eingetragen, weil sie ein reines Innendokument ist, doch ihre Wechselwirkung mit der eingetragenen Vertretungsregelung muss stimmen.

Ein praktisch bedeutsamer Punkt betrifft die mitbestimmte GmbH, also Gesellschaften mit in der Regel mehr als 500 Arbeitnehmern, bei denen ein Aufsichtsrat nach dem Drittelbeteiligungsgesetz oder dem Mitbestimmungsgesetz zu bilden ist. Für den Erlass einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung gibt es in der mitbestimmten GmbH keine besonderen Regeln, weil die mitbestimmungsrechtlichen Vorschriften nicht auf die entsprechende Vorschrift des Aktienrechts verweisen. Anders als bei der Aktiengesellschaft bleibt die Kompetenz also bei den Gesellschaftern. In Regionen mit starker industrieller Prägung, etwa im Ruhrgebiet, in Baden-Württemberg oder im Großraum Stuttgart, trifft man häufiger auf solche mitbestimmten Strukturen, weshalb die Abgrenzung zwischen Gesellschafterversammlung und etwaigem Aufsichtsrat dort sorgfältig zu prüfen ist. Hat die Satzung einen fakultativen Aufsichtsrat oder Beirat eingerichtet, verweist § 52 GmbHG teilweise auf das Aktienrecht, sodass der Zustimmungskatalog gegebenenfalls diesem Gremium und nicht der Gesellschafterversammlung zugeordnet werden muss. Wer einen solchen Beirat plant, sollte die Zuständigkeitsverteilung bereits im Gesellschaftsvertrag GmbH nach GmbHG sauber anlegen, bevor die Geschäftsordnung darauf aufbaut.

Sie beginnen mit den Angaben zur Gesellschaft und zur Zahl der Geschäftsführer, weil sich daraus ergibt, ob ein Geschäftsverteilungsplan überhaupt sinnvoll ist. Im nächsten Schritt ordnen Sie jedem Geschäftsführer sein Ressort zu und benennen, falls gewünscht, einen Vorsitzenden der Geschäftsführung, der die Koordination übernimmt und bei Stimmengleichheit entscheidet. Danach stellen Sie den Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte zusammen, wobei Sie für jede Position eine konkrete Wertgrenze hinterlegen sollten, statt mit unbestimmten Begriffen wie „bedeutende Geschäfte“ zu arbeiten. Anschließend legen Sie die Berichtspflichten fest, also Turnus, Form und Adressat der Berichte. Die Vorlage passt die Formulierungen und die zitierten Vorschriften automatisch an Ihre Angaben an, sodass am Ende ein in sich stimmiges Dokument steht. Zum Schluss laden Sie die Geschäftsordnung als Word- oder PDF-Datei herunter und lassen sie durch die Gesellschafterversammlung beschließen. Wer parallel die Anstellung der Geschäftsführer regeln will, findet die passende Grundlage im Aufhebungsvertrag und weiteren Vertragsmustern der Unternehmensführung.

Der schwerwiegendste Fehler ist die rein mündliche Ressortverteilung. Viele Geschäftsführer teilen die Aufgaben informell auf und verlassen sich darauf, dass im Ernstfall „jeder weiß, wer wofür zuständig war“. Genau diese Argumentation scheitert vor Gericht, weil die Rechtsprechung für eine haftungsbegrenzende Wirkung die Schriftform verlangt. Ohne schriftliche Geschäftsordnung haftet im Insolvenz- oder Steuerfall jeder Geschäftsführer für die Pflichtverletzungen aller anderen. Ein zweiter, ebenso teurer Fehler ist der schwammige Zustimmungskatalog. Wer „wesentliche Investitionen“ ohne Betragsgrenze listet, schafft keinen Schutz, sondern Streit. Jede zustimmungspflichtige Maßnahme braucht eine messbare Schwelle, sonst lässt sich im Nachhinein nicht beweisen, ob ein Geschäft genehmigungsbedürftig war.

Häufig unterschätzt wird der Widerspruch zwischen Geschäftsordnung und Satzung. Steht in der Satzung bereits ein Zustimmungskatalog, darf die Geschäftsordnung diesen nicht aushöhlen, weil die Satzung Vorrang hat. Wer beide Dokumente nebeneinander führt, muss sie aufeinander abstimmen. Ein vierter Fehler betrifft die Verwechslung von Innen- und Außenwirkung: Geschäftsführer glauben gelegentlich, ein Verstoß gegen die Geschäftsordnung mache den abgeschlossenen Vertrag unwirksam. Das ist falsch, denn nach außen bleibt die Vertretungsmacht unbeschränkt. Schließlich versäumen es viele, die Geschäftsordnung förmlich beschließen zu lassen. Eine vom Geschäftsführer selbst unterschriebene Ordnung ohne Gesellschafterbeschluss bindet die Gesellschafter nicht und verfehlt ihren Zweck.