Arbeitsvertrag unbefristet: NachwG-konform | §§ 611a BGB

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag begründet ein Dauerschuldverhältnis ohne festes Enddatum. Er läuft, bis eine Seite ordentlich kündigt, beide einen Aufhebungsvertrag schließen oder das Arbeitsverhältnis durch Renteneintritt endet. Vollzeit meint dabei die im Betrieb oder Tarif übliche regelmäßige Wochenarbeitszeit, in der Praxis meist zwischen 38 und 40 Stunden. Der unbefristete Vertrag ist der gesetzliche Normalfall: Wer keine wirksame Befristung vereinbart, hat automatisch einen unbefristeten Vertrag geschlossen, mit allen Konsequenzen für Kündigungsschutz und Planungssicherheit.

Der Unterschied zum befristeten Vertrag liegt nicht nur im Enddatum. Ein befristeter Vertrag unterliegt dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) und verlangt zwingend Schriftform sowie, bei längerer Dauer, einen Sachgrund. Der unbefristete Vertrag kennt diese Hürden nicht, dafür greift bei der Beendigung das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) deutlich früher. Auch vom freien Dienst- oder Werkvertrag grenzt er sich klar ab: Entscheidend ist die persönliche Abhängigkeit und Weisungsgebundenheit nach § 611a BGB. Wer faktisch wie ein Angestellter arbeitet, ist Arbeitnehmer, egal wie das Papier überschrieben ist. Diese Scheinselbstständigkeit kostet im Nachhinein Sozialabgaben und Bußgelder. Eine saubere Vertragsgrundlage finden Sie in unserer Kategorie für Dokumente zur Unternehmensführung.

Der unbefristete Arbeitsvertrag stützt sich auf mehrere Gesetze, die ineinandergreifen. Die Grundlage bildet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), insbesondere § 611a BGB zur Definition des Arbeitsvertrags und § 622 BGB zu den Kündigungsfristen. Hinzu kommen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das die tägliche Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten vorgibt, sowie das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) mit dem gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Tagen bei einer Fünftagewoche. Das Mindestlohngesetz (MiLoG) setzt die absolute Vergütungsuntergrenze, die kein Vertrag unterschreiten darf.

Zentral für die Vertragsgestaltung ist das Nachweisgesetz (NachwG). Seit der Reform vom 1. August 2022, mit der die EU-Richtlinie 2019/1152 umgesetzt wurde, muss der Arbeitgeber eine erweiterte Liste wesentlicher Vertragsbedingungen dokumentieren. Dazu zählen Vergütung samt Fälligkeit und Auszahlungsart, Überstundenvergütung, Arbeitszeit, Probezeitdauer, das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren und Fortbildungsansprüche. Wer diese Angaben unvollständig dokumentiert, riskiert ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß nach § 4 NachwG. Eine wichtige Erleichterung kam mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV: Seit dem 1. Januar 2025 genügt für den Nachweis grundsätzlich die Textform, sodass ein vollständiger, digital übermittelter Vertrag den Anforderungen genügen kann. Den vollständigen Gesetzestext mit allen nachweispflichtigen Angaben stellt das Bundesamt für Justiz im amtlichen Volltext des Nachweisgesetzes auf gesetze-im-internet.de bereit. Sobald der Betrieb regelmäßig mehr als zehn Vollzeitkräfte beschäftigt, kommt zusätzlich das KSchG zum Tragen, das nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit einen Kündigungsgrund verlangt. Diese Schwelle sollten wachsende Unternehmen früh im Blick behalten, etwa wenn sie parallel ihre Vorlagen zur Unternehmensgründung aufsetzen.

Der klassische Anlass ist die unbefristete Festanstellung in Vollzeit, ob beim ersten Mitarbeiter oder beim fünfzigsten. Hier zahlt sich ein Vertrag aus, der Probezeit, Vergütung, Arbeitszeit, Nebentätigkeit und Datenschutz von Anfang an klar regelt, statt diese Punkte später nachverhandeln zu müssen. Ein zweiter häufiger Fall ist die Umwandlung einer Befristung: Läuft ein befristeter Vertrag aus und soll die Zusammenarbeit fortgesetzt werden, braucht es einen sauberen unbefristeten Vertrag, der nahtlos anschließt. Wird hier geschlampt, entsteht schnell Streit darüber, zu welchen Konditionen das Arbeitsverhältnis eigentlich weiterläuft.

Auch die Übernahme nach der Ausbildung gehört dazu. Der Auszubildende wechselt in ein reguläres Arbeitsverhältnis, und der neue Vertrag muss die geänderte Position, Vergütung und Verantwortung abbilden. Ein weiterer Anlass ist die Anpassung bestehender Verträge an die NachwG-Reform: Viele ältere Verträge enthalten schlicht nicht alle Pflichtangaben und sollten überarbeitet werden, bevor ein Arbeitnehmer den Nachweis verlangt. Heikel wird es bei Führungskräften und leitenden Angestellten, deren Verträge oft Sonderregelungen zu Boni, nachvertraglichem Wettbewerbsverbot und Freistellung brauchen. Ein Sonderfall ist der Vertrag für Mitarbeitende mit Auslandsbezug, etwa bei längerer Tätigkeit außerhalb Deutschlands, weil dann zusätzliche Nachweispflichten zu Währung, Vergütung und Rückkehrbedingungen greifen. Begleitende HR-Dokumente wie Vollmachten oder Bestätigungen finden Sie in unserer Sammlung von Alltagsdokumenten für Privatpersonen und Unternehmen.

• Die Tätigkeitsbeschreibung legt fest, welche Aufgaben geschuldet sind, und enthält in der Regel eine maßvolle Versetzungsklausel. Sie darf nicht so eng sein, dass jede Aufgabenänderung eine Vertragsänderung erfordert, aber auch nicht so weit, dass sie nach § 307 BGB als unangemessene Benachteiligung unwirksam wird.
• Die Probezeitregelung vereinbart die maximal zulässige Probezeit von sechs Monaten mit der verkürzten Kündigungsfrist von zwei Wochen nach § 622 Abs. 3 BGB. Sie ist kein Pflichtbestandteil, schafft aber beiden Seiten in der Anfangsphase Flexibilität.
• Die Vergütungsklausel beziffert das Brutto-Monatsgehalt, die Fälligkeit und die Auszahlungsart und benennt etwaige Zulagen oder variable Bestandteile. Genau diese Angaben verlangt das NachwG ausdrücklich, weshalb pauschale Formulierungen hier riskant sind.
• Die Arbeitszeit- und Überstundenregelung definiert die regelmäßige Wochenarbeitszeit und klärt, ob und wie Überstunden vergütet oder durch Freizeit ausgeglichen werden. Eine pauschale Abgeltung "mit dem Gehalt" ist nur in engen Grenzen wirksam und scheitert oft an der Transparenzkontrolle.
• Die Ausschlussfristenklausel sorgt dafür, dass Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb einer bestimmten Frist geltend gemacht werden müssen, sonst verfallen sie. Sie muss mindestens drei Monate betragen und den gesetzlichen Mindestlohn ausdrücklich ausnehmen, sonst ist die gesamte Klausel hinfällig.
• Die Datenschutzklausel informiert über die Verarbeitung der Beschäftigtendaten nach Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG und ist heute fester Bestandteil eines professionellen Vertrags.

Auch wenn das Arbeitsrecht bundeseinheitlich geregelt ist, gibt es spürbare Unterschiede je nach Branche, Tarifbindung und Betriebsgröße. Wer einem Tarifvertrag unterliegt, muss dessen Regelungen zu Arbeitszeit, Vergütung und Kündigungsfristen beachten, weil diese den gesetzlichen Standard verdrängen, soweit sie günstiger oder zulässig abweichend sind. Der Vertrag sollte dann ausdrücklich auf den anwendbaren Tarifvertrag verweisen, was zugleich eine Pflichtangabe nach dem NachwG erfüllt. In tarifgebundenen Betrieben kann die Kündigungsfrist erheblich von § 622 BGB abweichen, weshalb ein pauschaler Vertrag dort schnell unpassend wird.

Die Betriebsgröße entscheidet über die Anwendung des Kündigungsschutzgesetzes. In Kleinbetrieben mit zehn oder weniger Vollzeitkräften gilt der allgemeine Kündigungsschutz nicht, sodass eine Kündigung ohne sozialen Rechtfertigungsgrund möglich bleibt. Sobald die Schwelle überschritten wird, ändert sich die Lage grundlegend, und der Vertrag sollte darauf vorbereitet sein. Diese Grenze wird oft übersehen, wenn ein Betrieb durch Neueinstellungen schleichend wächst.

Branchen mit besonderen Anforderungen verdienen zusätzliche Aufmerksamkeit. Im Gesundheits- und Pflegebereich gelten strengere Regeln zu Arbeitszeit und Dokumentation, im Baugewerbe greifen oft branchenspezifische Mindestlöhne über das MiLoG hinaus, und im öffentlich geförderten Bereich kommen Bindungen an den TVöD oder TV-L hinzu. Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, hat dieser nach § 99 BetrVG bei jeder Einstellung ein Mitbestimmungsrecht, das vor der tatsächlichen Beschäftigung gewahrt sein muss. Wer parallel einen Verein oder eine gemeinnützige Struktur führt, findet passende Mustervereinbarungen in unserer Rubrik für Vereinsdokumente nach dem BGB.

Sie beginnen mit den Stammdaten beider Vertragsparteien, also vollständigem Namen und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, weil diese Angaben bereits am ersten Arbeitstag vorliegen müssen. Danach tragen Sie die Tätigkeit, den Arbeitsort und das Eintrittsdatum ein und entscheiden, ob eine Probezeit gelten soll. Im nächsten Schritt erfassen Sie die regelmäßige Wochenarbeitszeit, das Bruttogehalt sowie die Fälligkeit, und legen fest, wie mit Überstunden verfahren wird. Die Vorlage führt Sie anschließend durch die Regelungen zu Urlaub, Nebentätigkeit, Verschwiegenheit und Datenschutz, sodass keine Pflichtangabe des NachwG vergessen wird.

Zum Schluss prüfen Sie die Ausschlussfristen, ergänzen einen etwaigen Verweis auf einen anwendbaren Tarifvertrag und kontrollieren die Kündigungsregelung. Sobald alle Felder ausgefüllt sind, exportieren Sie den Vertrag als bearbeitbares Word-Dokument und zusätzlich als PDF für die Unterschrift. Beide Parteien unterzeichnen das Original, und der Arbeitnehmer erhält ein vollständiges Exemplar, womit zugleich die Nachweispflicht erfüllt ist. Weitere arbeitsrechtliche Vorlagen wie Bescheinigungen oder Bestätigungen finden Sie über unseren vollständigen Dokumentenkatalog.

Der teuerste Fehler ist ein lückenhafter Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen. Viele Verträge nennen das Gehalt, vergessen aber Fälligkeit, Auszahlungsart oder die Überstundenregelung, und genau diese Auslassungen können nach § 4 NachwG ein Bußgeld auslösen. Ähnlich häufig ist die unwirksame Ausschlussfristenklausel: Wer den gesetzlichen Mindestlohn nicht ausdrücklich ausnimmt oder eine Frist unter drei Monaten ansetzt, macht die gesamte Klausel hinfällig und verliert damit ihren Schutz. Auch die pauschale Überstundenabgeltung "mit dem Gehalt abgegolten" scheitert regelmäßig vor Gericht, weil sie intransparent ist und dem Arbeitnehmer nicht erkennen lässt, welcher Aufwand erwartet wird.

Ein weiterer Klassiker betrifft die Probezeit und die Kündigung. Manche Verträge vereinbaren eine Probezeit von mehr als sechs Monaten, was unzulässig ist, oder sie verwechseln die verkürzte Probezeitkündigung mit dem allgemeinen Kündigungsschutz. Dazu kommt die falsche Annahme, ein unbefristeter Vertrag lasse sich jederzeit formlos beenden: Eine Kündigung verlangt nach § 623 BGB zwingend Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift, eine E-Mail genügt nicht. Schließlich übersehen wachsende Unternehmen oft den Schwellenwert des KSchG und die Mitbestimmung des Betriebsrats, was zu vermeidbaren und langwierigen Auseinandersetzungen führt.