Ehrenamtsvertrag Verein: Ehrenamtspauschale steuerfrei nutzen | Vorlage

Ein Ehrenamtsvertrag ist die schriftliche Vereinbarung zwischen einem steuerbegünstigten Verein und einer ehrenamtlich tätigen Person über eine nebenberufliche Tätigkeit, für die eine pauschale Aufwandsentschädigung im Rahmen des Ehrenamtsfreibetrags gezahlt wird. Anders als ein Arbeitsvertrag begründet er kein abhängiges Beschäftigungsverhältnis mit Weisungsgebundenheit, festem Lohn und vollem Sozialversicherungsschutz. Die Entschädigung soll den Einsatz würdigen und Aufwand abgelten, nicht eine Arbeitsleistung marktüblich vergüten. Genau diese Abgrenzung entscheidet darüber, ob die Zahlung steuer- und beitragsfrei bleibt.

Häufig wird der Ehrenamtsvertrag mit dem reinen Auslagenersatz verwechselt. Beim Auslagenersatz erstattet der Verein nur konkrete, belegte Kosten wie Fahrt-, Porto- oder Materialkosten, und dieser Ersatz ist ohnehin kein steuerpflichtiges Einkommen. Die Ehrenamtspauschale geht weiter: Sie erlaubt eine pauschale Zahlung ohne Einzelnachweis bis zu einem gesetzlichen Höchstbetrag pro Person und Jahr. Beide Leistungen lassen sich kombinieren, müssen im Vertrag aber klar getrennt ausgewiesen werden, sonst droht im Zweifel die Umdeutung in steuerpflichtigen Arbeitslohn. Wer für dieselbe Tätigkeit bereits die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG nutzt, kann die Ehrenamtspauschale dafür nicht zusätzlich beanspruchen. Eine ergänzende Regelung zur ehrenamtlichen Vorstandsarbeit gehört systematisch in die Vereinssatzung nach §§ 25, 57 BGB.

Die gesetzliche Grundlage der Zahlung ist § 3 Nr. 26a Einkommensteuergesetz. Danach bleiben Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG steuerbegünstigten Einrichtung bis zu einem jährlichen Höchstbetrag steuerfrei, sofern die Tätigkeit der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dient. Der Freibetrag wird pro Person und Kalenderjahr nur einmal gewährt, auch bei mehreren begünstigten Tätigkeiten, und er ist ein Jahresbetrag, der nicht zeitanteilig gekürzt wird. Den aktuell geltenden Höchstbetrag entnehmen Sie dem amtlichen Wortlaut von § 3 EStG bei Gesetze im Internet; er wurde durch den Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angehoben, weshalb der Vertrag besser auf "in Höhe der jeweils geltenden Ehrenamtspauschale" verweist als auf eine feste Zahl.

Drei Voraussetzungen müssen kumulativ erfüllt sein. Die Tätigkeit ist nebenberuflich, beansprucht also höchstens ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs (Richtwert etwa 14 Wochenstunden). Der Verein ist als gemeinnützig anerkannt, und die Tätigkeit fällt in den ideellen, gemeinnützigen Bereich, nicht in einen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Zivilrechtlich flankieren §§ 31a und 31b BGB die Regelung: Vorstandsmitglieder und besondere Vertreter, die unentgeltlich oder nur gegen eine Vergütung bis zur Höhe der Ehrenamtspauschale tätig sind, haften dem Verein gegenüber nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Diese Haftungsprivilegierung kann verloren gehen, wenn die Zahlung den Pauschalbetrag übersteigt, was den schriftlichen Vertrag als Nachweis besonders wichtig macht. Will der Verein an Vorstandsmitglieder überhaupt eine Aufwandsentschädigung zahlen, muss die Satzung dies ausdrücklich zulassen, sonst verstößt die Zahlung gegen das Gebot der Selbstlosigkeit nach § 55 AO. Wer die Gemeinnützigkeit erst noch herstellen muss, beginnt mit dem Antrag auf Anerkennung der Gemeinnützigkeit nach §§ 51 ff. AO.

Der klassische Anlass ist die laufende Vorstandsarbeit in einem eingetragenen Verein. Sobald ein Vorstand für seinen Einsatz mehr als den reinen Auslagenersatz erhalten soll, braucht es eine satzungsmäßige Grundlage und einen schriftlichen Vertrag, der die Pauschale dokumentiert. Ähnlich liegt es bei der Kassenführung, der Mitgliederverwaltung oder der Pflege der Website, also bei wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben unterhalb der Schwelle eines echten Anstellungsverhältnisses. Auch ehrenamtliche Trainerinnen, Betreuer oder Helfer bei Veranstaltungen werden häufig über die Ehrenamtspauschale abgegolten, sofern keine pädagogische Kerntätigkeit vorliegt, für die die Übungsleiterpauschale einschlägig wäre.

Zwei Grenzfälle verdienen Aufmerksamkeit. Wird dieselbe Person sowohl als Übungsleiterin (Training) als auch in der Verwaltung tätig, lassen sich beide Freibeträge nebeneinander nutzen, solange die Aufgaben sauber getrennt beschrieben und abgerechnet werden; ein einziger Vertrag, der beide Rollen vermischt, ist hier die häufigste Fehlerquelle. Heikel ist außerdem die Konstellation, in der eine Pauschale faktisch wie ein monatliches Gehalt für eine feste, weisungsgebundene Vollzeittätigkeit gezahlt wird. Die Finanzverwaltung prüft die tatsächliche Durchführung, nicht nur die Überschrift des Dokuments, und stuft eine solche Zahlung schnell als verdecktes Arbeitsverhältnis ein. Endet das Engagement, gehört die formale Beendigung in die Vorlage zur Kündigung der Vereinsmitgliedschaft nach § 39 BGB, falls damit zugleich die Mitgliedschaft endet.

• Die Bezeichnung der Vertragsparteien nennt den Verein mit seiner Registernummer und dem zuständigen Amtsgericht sowie die ehrenamtlich tätige Person mit voller Anschrift. Diese Präzision ist kein Formalismus, sondern entscheidet darüber, ob das Finanzamt die Zahlung der richtigen steuerbegünstigten Körperschaft zuordnen kann.
• Die Tätigkeitsbeschreibung legt konkret fest, welche Aufgaben übernommen werden und in welchem ideellen Bereich des Vereins sie liegen. Eine vage Formulierung wie "Unterstützung des Vereins" reicht nicht; je genauer die Aufgabe beschrieben ist, desto leichter lässt sich die Nebenberuflichkeit und die Gemeinnützigkeit der Tätigkeit belegen.
• Die Regelung zur Aufwandsentschädigung verweist auf die jeweils geltende Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG und beziffert den vereinbarten Jahresbetrag innerhalb dieses Rahmens. Sie bestimmt außerdem den Auszahlungsrhythmus, etwa monatlich oder als Einmalzahlung, und stellt klar, dass es sich um eine pauschale Entschädigung handelt, nicht um Arbeitslohn.
• Die Klausel zum Zeitumfang dokumentiert, dass die Tätigkeit ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs nicht überschreitet. Dieser Punkt ist der wichtigste Nachweis der Nebenberuflichkeit gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung.
• Die Abgrenzung zum Auslagenersatz trennt die Pauschale von der Erstattung belegter Kosten und verhindert, dass beide Leistungen vermischt und dadurch insgesamt steuerpflichtig werden.

Das Vereins- und Steuerrecht ist in Deutschland bundeseinheitlich geregelt, sodass § 3 Nr. 26a EStG und die §§ 21 bis 79 BGB in jedem Bundesland gleich gelten. Spürbare Unterschiede entstehen dennoch auf der Ebene der Verwaltung. Zuständig für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit ist das jeweils örtliche Finanzamt am Sitz des Vereins, und die einzelnen Landesfinanzbehörden veröffentlichen eigene Merkblätter und Auslegungshinweise zur Ehrenamtspauschale. Wer in Bayern, Nordrhein-Westfalen oder Niedersachsen einen Verein führt, findet beim zuständigen Landesamt für Steuern teils detaillierte Hinweise zur Behandlung von Aufwandsentschädigungen, die in der Praxis als Orientierung dienen.

Für die Eintragung und für spätere Änderungen ist das Amtsgericht maßgeblich, in dessen Bezirk der Verein seinen Sitz hat. Die Registergerichte handhaben Formfragen, etwa die notarielle Form der Anmeldung, durchaus unterschiedlich streng, was sich indirekt auf die Vorstandsorganisation und damit auf Ehrenamtsverträge auswirken kann. Will ein Verein die Möglichkeit, Vorständen eine Aufwandsentschädigung zu zahlen, erst in der Satzung verankern, läuft dies bundesweit über einen Beschluss der Mitgliederversammlung und eine entsprechende Satzungsänderung nach § 33 BGB. Praktisch empfiehlt es sich, vor Abschluss eines Ehrenamtsvertrags kurz beim zuständigen Finanzamt zu klären, ob die geplante Tätigkeit dem ideellen Bereich zugerechnet wird, da hier regionale Prüfungspraktiken die größte Rolle spielen.

Sie beginnen mit den Angaben zum Verein, also Name, Sitz, Registernummer und dem für die Vertretung handelnden Vorstandsmitglied, gefolgt von den persönlichen Daten der ehrenamtlich tätigen Person. Im nächsten Schritt beschreiben Sie die übernommene Aufgabe so konkret wie möglich und ordnen sie dem gemeinnützigen Bereich des Vereins zu. Anschließend tragen Sie den zeitlichen Umfang ein, woraufhin die Vorlage den Hinweis auf die Nebenberuflichkeit passend einfügt. Danach legen Sie die Höhe der Aufwandsentschädigung innerhalb des gesetzlichen Rahmens fest und wählen den Auszahlungsmodus, also monatliche Teilbeträge oder eine jährliche Einmalzahlung. Zum Schluss ergänzen Sie bei Bedarf die Regelung zum gesonderten Auslagenersatz und drucken das fertige Dokument zur Unterschrift beider Seiten aus. Die ausgefüllte Vereinbarung steht sofort als Word- und PDF-Datei bereit, sodass Sie sie zu den Vereinsunterlagen nehmen und im Prüfungsfall dem Finanzamt vorlegen können. Eine Übersicht weiterer Vorlagen rund um die Vereinsführung finden Sie in der Kategorie Vereinsgründung und Vereinsverwaltung.

Der folgenschwerste Fehler ist die fehlende Satzungsgrundlage für Vorstandszahlungen. Zahlt ein Verein seinem Vorstand eine Aufwandsentschädigung, ohne dass die Satzung dies ausdrücklich erlaubt, verstößt er gegen das Selbstlosigkeitsgebot des § 55 AO und riskiert die Aberkennung der Gemeinnützigkeit. Ähnlich riskant ist es, die Ehrenamtspauschale und den Auslagenersatz in einem einzigen Pauschalbetrag zu verschmelzen, weil das Finanzamt dann die gesamte Zahlung als steuerpflichtig behandeln kann. Ebenso verbreitet ist die irrtümliche Doppelnutzung von Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale für ein und dieselbe Tätigkeit, die das Gesetz gerade ausschließt.

Unterschätzt wird außerdem die Nebenberuflichkeitsgrenze. Wer in der Praxis weit mehr als ein Drittel einer Vollzeitstelle für den Verein arbeitet und dafür regelmäßig Zahlungen erhält, schafft faktisch ein Arbeitsverhältnis mit allen sozialversicherungsrechtlichen Folgen, unabhängig vom Titel des Dokuments. Mündliche Absprachen sind hier besonders gefährlich, weil im Prüfungsfall der schriftliche Nachweis fehlt und das Finanzamt im Zweifel zulasten des Vereins entscheidet. Schließlich vergessen viele Vereine, jährlich zu prüfen, ob die ausgezahlte Summe noch innerhalb des gesetzlichen Höchstbetrags liegt, der sich durch Gesetzesänderungen verschieben kann. Wer Beschlüsse zu Vergütungen sauber dokumentieren will, nutzt dafür ein Versammlungsprotokoll nach § 32 BGB.