Befristeter Arbeitsvertrag nach § 14 TzBfG | Muster Vorlage

Ein befristeter Arbeitsvertrag ist ein Arbeitsverhältnis, das von vornherein auf eine bestimmte Zeit oder einen bestimmten Zweck begrenzt ist. Anders als beim unbefristeten Vertrag endet er automatisch, ohne dass jemand kündigen muss. Das Gesetz kennt zwei Grundformen. Die kalendermäßige Befristung legt ein konkretes Enddatum fest, etwa den 31. Dezember. Die Zweckbefristung knüpft das Ende an ein Ereignis, klassisch die Rückkehr einer Kollegin aus der Elternzeit. Bei der Zweckbefristung endet das Verhältnis frühestens zwei Wochen nach schriftlicher Unterrichtung über den Zeitpunkt der Zweckerreichung.

Innerhalb der kalendermäßigen Befristung unterscheidet das TzBfG weiter zwischen der Befristung mit Sachgrund und der sachgrundlosen Befristung. Diese Unterscheidung ist nicht akademisch, sie entscheidet über Dauer und Zulässigkeit. Verwechseln Sie den befristeten Vertrag auch nicht mit der Probezeit: Die Probezeit verkürzt nur die Kündigungsfrist innerhalb eines (meist unbefristeten) Vertrags, während die Befristung das Ende des Arbeitsverhältnisses selbst bestimmt. Eine Probezeit kann in einem befristeten Vertrag zwar vereinbart werden, muss aber im angemessenen Verhältnis zur erwarteten Vertragsdauer stehen. Wer einen Zwölf-Monats-Vertrag mit sechs Monaten Probezeit kombiniert, riskiert, dass die Probezeitklausel als unangemessen gilt.

Maßgeblich ist das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), konkret § 14 TzBfG. Das Gesetz verfolgt einen doppelten Zweck: Es gibt Arbeitgebern Flexibilität, schützt aber zugleich Arbeitnehmer vor missbräuchlichen Kettenbefristungen, die den Kündigungsschutz aushöhlen würden. Deshalb sind die Voraussetzungen streng, und die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts legt sie konsequent aus.

Die Befristung mit Sachgrund nach § 14 Abs. 1 TzBfG ist zeitlich grundsätzlich nicht begrenzt, solange ein anerkannter Grund vorliegt. Das Gesetz nennt Regelbeispiele: vorübergehender betrieblicher Bedarf, Vertretung eines anderen Arbeitnehmers, Befristung im Anschluss an Ausbildung oder Studium, Eigenart der Arbeitsleistung oder Erprobung. Die sachgrundlose Befristung nach § 14 Abs. 2 TzBfG ist dagegen auf zwei Jahre begrenzt, innerhalb derer der Vertrag höchstens dreimal verlängert werden darf. Entscheidend ist das Vorbeschäftigungsverbot: Eine sachgrundlose Befristung ist unzulässig, wenn mit demselben Arbeitgeber bereits zuvor ein Arbeitsverhältnis bestanden hat. Das BAG legt dieses Verbot sehr streng aus, selbst eine kurze, lange zurückliegende Beschäftigung kann die sachgrundlose Befristung ausschließen.

Sonderregeln gelten für Neugründungen: In den ersten vier Jahren nach Gründung erlaubt § 14 Abs. 2a TzBfG eine sachgrundlose Befristung bis zu vier Jahren mit mehrfacher Verlängerung. Für Arbeitnehmer ab 52 Jahren öffnet § 14 Abs. 3 TzBfG unter Bedingungen einen Rahmen von bis zu fünf Jahren. Die zentrale Formvorschrift steht in § 14 Abs. 4 TzBfG: Die Schriftform ist zwingend. Wichtig für die Praxis: Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat zum 1. Januar 2025 für unbefristete Verträge die Textform zugelassen, für Befristungsabreden bleibt die eigenhändige Schriftform aber weiterhin Pflicht. Den vollständigen Gesetzestext finden Sie in der amtlichen Fassung des § 14 TzBfG auf gesetze-im-internet.de. Beim Aufsetzen eines unbefristeten Pendants hilft Ihnen ergänzend unsere Übersicht der HR-Dokumente für die Unternehmensführung.

Der häufigste Anlass ist die Vertretung. Eine Mitarbeiterin geht in Elternzeit oder fällt langfristig krankheitsbedingt aus, und Sie müssen die Lücke füllen, ohne sich dauerhaft zu binden. Hier liegt der Sachgrund auf der Hand, und die Befristung kann an die Rückkehr der Stammkraft geknüpft werden. Fast ebenso oft taucht der vorübergehende betriebliche Bedarf auf: ein zeitlich begrenztes Projekt, ein Großauftrag, eine Saisonspitze im Einzelhandel oder in der Gastronomie. Auch der klassische Berufseinstieg im Anschluss an Studium oder Ausbildung rechtfertigt eine Befristung.

Daneben nutzen viele Unternehmen die sachgrundlose Befristung als verlängerte Erprobung, wenn die sechsmonatige Probezeit zu kurz erscheint, um eine dauerhafte Entscheidung zu treffen. Das ist legitim, solange das Vorbeschäftigungsverbot beachtet wird. Zwei Konstellationen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Erstens die Neugründung: Junge Unternehmen profitieren vom erweiterten Rahmen des § 14 Abs. 2a TzBfG und sollten ihn bewusst einsetzen, statt vorschnell unbefristet einzustellen. Zweitens der Wechsel von Werkstudenten oder Praktikanten in eine befristete Stelle, hier wird oft übersehen, dass eine frühere Beschäftigung die sachgrundlose Befristung sperren kann. Für angrenzende Konstellationen, etwa bei Vereinen mit befristet beschäftigten Trainern, lohnt ein Blick auf den Übungsleitervertrag nach § 3 Nr. 26 EStG.

• Die Befristungsabrede ist das Kernstück und wird sprachlich exakt an die gewählte Form angepasst. Bei kalendermäßiger Befristung nennt sie das konkrete Enddatum, bei Zweckbefristung den auslösenden Zweck. Sie steht bewusst am Anfang, weil ihre Wirksamkeit über das gesamte Vertragsverhältnis entscheidet.
• Die Angabe des Sachgrundes wird, sofern mit Sachgrund befristet wird, präzise formuliert und an die Regelbeispiele des § 14 Abs. 1 TzBfG angelehnt. Pauschale Formeln wie "aus betrieblichen Gründen" sind hier riskant; die Vorlage führt Sie zur konkreten Begründung.
• Die Regelung zu Tätigkeit, Vergütung und Arbeitszeit beschreibt die geschuldete Leistung, das Bruttoentgelt und die wöchentliche Stundenzahl. Diese Angaben sind auch nach dem Nachweisgesetz (NachwG) schriftlich nachzuweisen, die Vorlage deckt das mit ab.
• Die Probezeitklausel ist optional und wird ins Verhältnis zur Vertragsdauer gesetzt, wie es § 15 Abs. 3 TzBfG verlangt. Bei kurzen Befristungen wird die Probezeit entsprechend kurz gehalten.
• Die vorzeitige Kündigungsmöglichkeit wird ausdrücklich geregelt. Ohne eine solche Klausel ist die ordentliche Kündigung eines befristeten Vertrags grundsätzlich ausgeschlossen, was viele Arbeitgeber überrascht. Die Vorlage stellt diese Option klar.
• Die Schlussbestimmungen decken Ausschlussfristen, Nebentätigkeit und Datenschutz ab und sorgen dafür, dass der Vertrag im Alltag tragfähig bleibt.

Das TzBfG gilt bundeseinheitlich, doch in der Praxis verschieben Tarifverträge die Spielregeln spürbar. § 14 Abs. 2 Satz 3 TzBfG erlaubt es, durch Tarifvertrag sowohl die Höchstdauer der sachgrundlosen Befristung als auch die Zahl der Verlängerungen abweichend festzulegen. In Branchen mit starker Tarifbindung kann die zulässige Gesamtdauer also über oder unter den zwei Jahren des Gesetzes liegen. Wer in einem tarifgebundenen Betrieb arbeitet, muss vor dem Aufsetzen prüfen, welcher Tarifvertrag gilt und was er zur Befristung sagt.

Bedeutsam ist auch der öffentliche Dienst. Befristungen aus Haushaltsmitteln, die haushaltsrechtlich für eine befristete Beschäftigung bestimmt sind, sind als eigener Sachgrund anerkannt. Behörden und öffentliche Arbeitgeber stützen Befristungen häufig hierauf, was in der Privatwirtschaft keine Entsprechung hat. Die bloße Berufung auf Haushaltsmittel reicht aber nicht, die Mittel müssen konkret und nachvollziehbar zweckgebunden sein.

Regional relevant wird die Befristung zudem über Saisonbranchen. In Tourismusregionen wie den Alpen, an Nord- und Ostsee oder in landwirtschaftlich geprägten Gebieten stützt sich der Sachgrund regelmäßig auf den vorübergehenden, saisonal schwankenden Bedarf. Hier ist sorgfältig zu dokumentieren, dass der Bedarf tatsächlich nur zeitweise besteht und nicht in Wahrheit eine Dauerstelle verdeckt. Für Unternehmen, die parallel Gewerberäume saisonal anmieten, kann der Gewerbemietvertrag nach §§ 535 ff. BGB ein passendes Ergänzungsdokument sein.

Sie beginnen mit der Grundentscheidung, ob mit oder ohne Sachgrund befristet wird. Davon hängt der weitere Aufbau ab, denn nur bei der Befristung mit Sachgrund wird ein Begründungsfeld eingeblendet. Anschließend tragen Sie die Parteien ein, also Arbeitgeber mit Rechtsform und vertretungsberechtigter Person sowie den Arbeitnehmer mit vollständigen Daten. Im nächsten Schritt wählen Sie die Befristungsform: kalendermäßig mit Enddatum oder zweckbefristet mit Beschreibung des Zwecks.

Danach ergänzen Sie Tätigkeit, Vergütung, Arbeitszeit und, falls gewünscht, eine angemessene Probezeit, deren Länge die Vorlage automatisch ins Verhältnis zur Vertragsdauer setzt. Sie entscheiden, ob eine vorzeitige ordentliche Kündigung möglich sein soll, und aktivieren bei Bedarf die entsprechende Klausel. Zum Schluss prüfen Sie die Schlussbestimmungen und laden den Vertrag als Word zur internen Freigabe oder als PDF zum Versand herunter. Der entscheidende letzte Schritt liegt außerhalb des Formulars: Beide Parteien müssen vor Arbeitsbeginn eigenhändig unterschreiben. Ein verwandtes Praxisdokument für den Trennungsfall finden Sie in der Alltags-Kategorie mit Vollmachten und Bescheinigungen.

Der mit Abstand teuerste Fehler ist der Arbeitsbeginn vor der beidseitigen Unterschrift. Nimmt der Arbeitnehmer die Tätigkeit auf, bevor ihm die von beiden Seiten unterzeichnete Urkunde zugegangen ist, fehlt es an der Schriftform der Befristungsabrede. Die Folge ist hart und eindeutig: Nach § 16 TzBfG gilt der Vertrag dann als unbefristet geschlossen, mit vollem Kündigungsschutz. Eine mündliche oder per E-Mail "vereinbarte" Befristung ist ebenso unwirksam. Genauso riskant ist das Übersehen des Vorbeschäftigungsverbots: Wer sachgrundlos befristet, obwohl der Mitarbeiter früher schon einmal im Betrieb war, verliert die Befristung komplett.

Beim Verlängern lauert die nächste Falle. Eine zulässige Verlängerung darf inhaltlich nichts anderes ändern als die Laufzeit. Wird bei der Gelegenheit auch das Gehalt oder die Tätigkeit angepasst, wertet die Rechtsprechung das oft als Neuabschluss, der die Kette der sachgrundlosen Befristung sprengt. Ein weiterer Klassiker ist die fehlende Kündigungsklausel: Ohne ausdrückliche Regelung lässt sich ein befristeter Vertrag vor Fristablauf nicht ordentlich kündigen, was beide Seiten blockiert. Schließlich unterschätzen viele die unangemessene Probezeit in kurzen Verträgen, die nach § 15 Abs. 3 TzBfG unwirksam sein kann. Eine vollständige, juristisch geprüfte Vorlage wie die in unserer Sammlung aller verfügbaren Rechtsdokumente führt Sie an diesen Stellen sicher vorbei.