Ordentliche Kündigung § 622 BGB: Vorlage Arbeitgeber

Die ordentliche Kündigung beendet ein Arbeitsverhältnis unter Wahrung der gesetzlichen, tariflichen oder vertraglichen Frist. Sie ist der Normalfall der Beendigung und steht im Gegensatz zur ausserordentlichen Kündigung nach § 626 BGB, die fristlos und nur bei einem wichtigen Grund möglich ist. Bei der ordentlichen Variante läuft das Arbeitsverhältnis also planmässig aus, der Mitarbeitende arbeitet bis zum Fristende weiter oder wird freigestellt.

Wichtig ist die Abgrenzung zu zwei verwandten Vorgängen, die in der Praxis oft durcheinandergeraten. Eine Kündigung ist eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers; sie braucht keine Zustimmung des Mitarbeitenden, um wirksam zu werden. Ein Aufhebungsvertrag dagegen beruht auf beiderseitigem Einverständnis und vermeidet den Kündigungsschutzprozess, kann aber eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld auslösen. Und die Änderungskündigung zielt nicht auf das Ende des Arbeitsverhältnisses, sondern auf geänderte Bedingungen. Wer das Falsche wählt, verschenkt entweder Verhandlungsspielraum oder Rechtssicherheit. Eine ordentliche Kündigung ist nur dann das richtige Werkzeug, wenn das Arbeitsverhältnis tatsächlich enden soll und keine sofortige Beendigung nötig ist. Bei der Vorbereitung lohnt sich oft ein Blick auf die passende Vorlage für ein Kündigungsschreiben des Arbeitgebers, bevor das erste Wort formuliert wird.

Die ordentliche Arbeitgeberkündigung steht auf mehreren gesetzlichen Säulen, die zusammenspielen müssen. Die Form regelt § 623 BGB abschliessend: Die Kündigung bedarf der Schriftform, also eines Papierdokuments mit eigenhändiger Originalunterschrift. Eine Kündigung per E-Mail, als eingescanntes PDF, per WhatsApp oder mit einfacher elektronischer Signatur ist nicht etwa anfechtbar, sondern von vornherein nichtig. Dieser Punkt allein erledigt jedes Jahr unzählige Trennungen, weil der Zugang formal nie wirksam erfolgt ist.

Die Fristen ergeben sich aus § 622 BGB. Die Grundkündigungsfrist beträgt vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats. Mit zunehmender Betriebszugehörigkeit verlängert sich die Frist für die Arbeitgeberkündigung gestaffelt: nach zwei Jahren ein Monat, nach fünf Jahren zwei Monate, und weiter bis zu sieben Monaten nach zwanzig Jahren, jeweils zum Monatsende. Während einer vereinbarten Probezeit, längstens sechs Monate, gilt eine verkürzte Frist von zwei Wochen. Tarifverträge dürfen abweichen, und einzelvertraglich dürfen längere, nicht aber kürzere Fristen vereinbart werden.

Sobald der Betrieb regelmässig mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigt und das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht, greift das Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Dann reicht der blosse Wunsch nicht: Die Kündigung muss durch personen-, verhaltens- oder betriebsbedingte Gründe nach § 1 KSchG sozial gerechtfertigt sein. Bei betriebsbedingten Kündigungen kommt die Sozialauswahl hinzu. Existiert ein Betriebsrat, ist dieser nach § 102 BetrVG vor jeder Kündigung anzuhören; eine unterbliebene Anhörung macht die Kündigung unwirksam. Den vollständigen Gesetzestext mit allen Fristenstufen finden Sie in der amtlichen Fassung von § 622 BGB auf gesetze-im-internet.de. Verwandte Trennungsdokumente führt die Übersicht der HR-Vorlagen zur Unternehmensführung.

Der häufigste Anlass ist die betriebsbedingte Trennung, wenn Aufträge wegbrechen, eine Abteilung umstrukturiert wird oder eine Stelle dauerhaft entfällt. Hier muss die Kündigung nicht nur fristgerecht sein, sondern die Sozialauswahl sauber dokumentieren, sonst kippt sie im Prozess. Fast ebenso oft geht es um verhaltensbedingte Gründe: wiederholtes unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsverweigerung, grobe Verstösse gegen betriebliche Pflichten. In diesen Fällen ist meist eine vorherige Abmahnung Voraussetzung, weil die Kündigung sonst an der fehlenden Warnfunktion scheitert.

Personenbedingte Kündigungen bilden die dritte grosse Gruppe, klassischerweise bei langanhaltender Krankheit mit negativer Gesundheitsprognose. Hier ist die Hürde hoch, und ein betriebliches Eingliederungsmanagement sollte zuvor angeboten worden sein. Daneben gibt es die Trennung in der Probezeit, in der das KSchG noch nicht greift und die Kündigung ohne Angabe von Gründen mit der Zweiwochenfrist möglich ist. Das verleitet manche Arbeitgeber zur Nachlässigkeit, ist aber gerade dann gefährlich, wenn die sechs Monate bereits überschritten sind.

Ein Edge Case, der regelmässig übersehen wird, betrifft besondere Schutzgruppen. Schwangere, Mitarbeitende in Elternzeit, Schwerbehinderte und Betriebsratsmitglieder geniessen Sonderkündigungsschutz; hier ist vor der Kündigung eine behördliche Zustimmung einzuholen, etwa des Integrationsamts. Ein zweiter Sonderfall: Bei grösseren Entlassungswellen kann eine Massenentlassungsanzeige nach § 17 BetrVG bei der Agentur für Arbeit Pflicht werden, und deren Versäumnis macht sämtliche Kündigungen unwirksam, selbst wenn jede einzelne formal korrekt war.

• Die eindeutige Bezeichnung der Parteien nennt Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit vollständigem Namen und Anschrift. Bei juristischen Personen muss die kündigende Person vertretungsberechtigt sein; fehlt die Vollmacht und wird die Kündigung deshalb nach § 174 BGB unverzüglich zurückgewiesen, ist sie unwirksam.
• Die unmissverständliche Kündigungserklärung macht klar, dass das Arbeitsverhältnis ordentlich beendet wird. Schwammige Formulierungen wie "wir möchten uns trennen" reichen nicht; das Wort Kündigung und der Beendigungszeitpunkt müssen erkennbar sein.
• Die Angabe des Beendigungstermins benennt das konkrete Datum, zu dem das Arbeitsverhältnis endet, berechnet nach der einschlägigen Frist. Eine vorsorgliche Hilfsformulierung "fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt" sichert die Erklärung ab, falls Sie sich bei der Frist verrechnen.
• Die eigenhändige Originalunterschrift der vertretungsberechtigten Person erfüllt die Schriftform des § 623 BGB. Eine eingescannte oder faksimilierte Unterschrift genügt nicht.
• Der Hinweis auf die Meldepflicht weist den Arbeitnehmer auf die Pflicht zur frühzeitigen Meldung bei der Agentur für Arbeit hin, wie sie das Sozialgesetzbuch vorsieht. Dieser Baustein schützt Sie vor späteren Schadensersatzforderungen wegen unterlassener Belehrung.

Anders als im Mietrecht gibt es im Kündigungsrecht keine bundeslandspezifischen Abweichungen, da das BGB und das KSchG bundeseinheitlich gelten. Die entscheidenden Unterschiede ergeben sich nicht aus der Region, sondern aus Betriebsgrösse, Branche und Tarifbindung, und genau diese werden in der Praxis am häufigsten falsch eingeschätzt.

Die wichtigste Schwelle ist die Betriebsgrösse. In Kleinbetrieben mit in der Regel nicht mehr als zehn Vollzeitkräften greift das Kündigungsschutzgesetz nicht, sodass eine ordentliche Kündigung ohne soziale Rechtfertigung möglich ist, solange sie nicht treuwidrig oder diskriminierend erfolgt. Teilzeitkräfte werden bei der Berechnung anteilig gezählt, was die Grenze gerne kippen lässt. Wer knapp über zehn Köpfen liegt, sollte vor jeder Kündigung sorgfältig prüfen, ob der Schwellenwert tatsächlich überschritten ist.

Die Tarifbindung verschiebt häufig die Fristen. In tarifgebundenen Betrieben des Bauhauptgewerbes, des öffentlichen Dienstes oder der Metallindustrie gelten teils abweichende Kündigungsfristen, die den gesetzlichen Staffeln des § 622 BGB vorgehen. Ein Arbeitgeber, der die gesetzliche Frist anwendet, obwohl der Tarifvertrag eine längere vorsieht, kündigt zum falschen Termin und riskiert die Unwirksamkeit zum gewünschten Datum.

Branchenspezifisch fällt der Betriebsrat ins Gewicht. In Betrieben mit Betriebsrat ist die Anhörung nach § 102 BetrVG zwingend und muss vollständig erfolgt sein, bevor das Kündigungsschreiben zugeht. Im öffentlichen Dienst tritt an dessen Stelle der Personalrat. Branchen mit hohem Anteil befristeter oder geringfügiger Beschäftigung, etwa Gastronomie und Handel, sollten zudem die Verzahnung mit dem unbefristeten oder befristeten Arbeitsvertrag im Blick behalten, weil dort vereinbarte Ausschlussfristen die Abwicklung mitbestimmen.

Sie beginnen mit den Stammdaten beider Parteien, also Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers sowie dem Datum des Arbeitsvertrags. Danach geben Sie die Dauer der Betriebszugehörigkeit an, denn aus ihr leitet die Vorlage die korrekte Kündigungsfrist nach § 622 BGB ab und berechnet den Beendigungstermin zum Fünfzehnten oder Monatsende. Im nächsten Schritt wählen Sie, ob eine Probezeit läuft, da dann die verkürzte Zweiwochenfrist gilt.

Anschliessend tragen Sie ein, ob ein Betriebsrat besteht, damit der Hinweis auf die erforderliche Anhörung erscheint, und ob Sie den Mitarbeitenden bis zum Fristende freistellen möchten. Sie können optional eine Hilfsformulierung aufnehmen, die hilfsweise zum nächstzulässigen Termin kündigt, falls die Fristberechnung im Streit landet. Zum Schluss prüfen Sie das Dokument, drucken es aus und unterschreiben eigenhändig, weil nur die Originalunterschrift die Schriftform erfüllt. Die fertige Datei steht als Word zum Anpassen und als PDF zum Versand bereit. Wer parallel eine vorherige Verwarnung dokumentieren muss, findet die passenden Dokumente für die Personalverwaltung im Katalog.

Der mit Abstand teuerste Fehler ist die falsche Zustellung. Eine Kündigung wird erst mit Zugang wirksam, und die Beweislast dafür trägt der Arbeitgeber. Wer das Schreiben kommentarlos in die Hauspost gibt oder als einfachen Brief verschickt, steht im Prozess oft mit leeren Händen da, weil sich der Zugang nicht belegen lässt. Bewährt haben sich die Übergabe durch einen Boten, der den Einwurf bezeugen kann, oder die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung. Ein Einschreiben ist tückisch: Holt der Empfänger es nicht ab, gilt es als nicht zugegangen. Ein zweiter Klassiker ist der Fristfehler, etwa wenn die gesetzliche statt der längeren tariflichen Frist verwendet wird oder die verlängerten Staffeln bei langer Betriebszugehörigkeit übersehen werden.

Ebenso häufig ist die übereilte Kündigung aus dem Affekt, ohne die nötigen Vorstufen. Eine verhaltensbedingte Kündigung ohne vorherige Abmahnung scheitert in der Regel an der fehlenden Warnung. Auch die fehlende oder unvollständige Betriebsratsanhörung killt die Kündigung zuverlässig, selbst wenn der Grund stichhaltig wäre. Und schliesslich unterschätzen viele die Drei-Wochen-Frist: Der Arbeitnehmer hat nach Zugang nur drei Wochen Zeit, Kündigungsschutzklage zu erheben, aber innerhalb dieser Frist landen die meisten Verfahren überhaupt erst vor Gericht, weshalb die saubere Dokumentation aller Gründe von Anfang an entscheidend ist.