Bestellungsbeschluss Geschäftsführer nach § 46 Nr. 5 GmbHG

Ein Gesellschafterbeschluss zur Geschäftsführerbestellung ist der formale Akt, mit dem die Gesellschafterversammlung eine natürliche Person zum organschaftlichen Vertreter der GmbH beruft. Die Zuständigkeit dafür liegt nach § 46 Nr. 5 GmbHG zwingend bei der Gesamtheit der Gesellschafter, sofern der Gesellschaftsvertrag nicht ausnahmsweise einen Aufsichtsrat, Beirat oder Gesellschafterausschuss damit betraut. Der Beschluss begründet die Organstellung, also die gesetzliche Vertretungsmacht, und ist scharf vom Anstellungsvertrag zu trennen, der das schuldrechtliche Verhältnis zwischen Geschäftsführer und Gesellschaft regelt.

Diese Unterscheidung wird in der Praxis oft verwischt, hat aber erhebliche Folgen. Die Bestellung wirkt nach außen und macht den Geschäftsführer zum vertretungsberechtigten Organ; der Anstellungsvertrag wirkt nach innen und regelt Vergütung, Urlaub, Wettbewerbsverbot und Kündigung. Beide können in einem Schritt erfolgen, sind rechtlich jedoch zwei verschiedene Vorgänge. Wird der Geschäftsführer erst nach der Gründung bestellt, ist hierfür ein eigenständiger Beschluss notwendig. Bei der Gründung selbst erfolgt die erste Bestellung dagegen häufig direkt im Gesellschaftsvertrag oder im Musterprotokoll für die vereinfachte GmbH-Gründung, wo die Bestellung als unechter Satzungsbestandteil gilt.

Die Geschäftsführerbestellung wird primär durch das GmbH-Gesetz geregelt. Zentrale Norm ist § 6 GmbHG, der vorschreibt, dass jede GmbH mindestens einen Geschäftsführer haben muss und dass nur unbeschränkt geschäftsfähige natürliche Personen bestellt werden dürfen. § 6 Abs. 2 GmbHG schließt bestimmte Personen vom Amt aus, etwa wer wegen Insolvenzstraftaten verurteilt wurde oder einem Berufsverbot unterliegt. Die organschaftliche Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung folgt aus § 46 Nr. 5 GmbHG, der die Bestellung, Abberufung und Entlastung der Geschäftsführer ausdrücklich den Gesellschaftern zuweist. Der Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft sodann gerichtlich und außergerichtlich nach § 35 GmbHG.

Praktisch bedeutsam ist die Frage des Selbstkontrahierens. Nach § 181 BGB darf ein Vertreter grundsätzlich kein Rechtsgeschäft mit sich selbst oder als Vertreter eines Dritten vornehmen, um Interessenkollisionen zu vermeiden. Für den Ein-Personen-Gesellschafter-Geschäftsführer ist diese Schranke hinderlich, weil er sonst nicht einmal seinen eigenen Anstellungsvertrag oder Darlehensverträge mit der Gesellschaft abschließen könnte. Die Befreiung von § 181 BGB wird erst mit der Eintragung im Handelsregister wirksam, nicht bereits mit dem Beschluss. Der Beschluss muss präzise formuliert sein und beide Verbote des § 181 BGB umfassen: das Verbot des Insichgeschäfts und das Verbot der Mehrfachvertretung.

Wichtig ist die Abgrenzung zwischen Einzelbefreiung und genereller Befreiung. Eine konkrete Befreiung des aktuellen Geschäftsführers kann die Gesellschafterversammlung beschließen, sofern der Gesellschaftsvertrag eine entsprechende Öffnungsklausel enthält. Die generelle Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB erfordert nach obergerichtlicher Rechtsprechung eine formgebundene Satzungsänderung unter Einhaltung der Anforderungen von §§ 53, 54 GmbHG. Den vollständigen Wortlaut der Norm finden Sie im amtlichen Gesetzestext zu § 181 BGB beim Bundesministerium der Justiz.

Der häufigste Anlass ist die Bestellung eines weiteren oder neuen Geschäftsführers nach der Gründung, etwa wenn das Unternehmen wächst und die Geschäftsführung auf mehrere Schultern verteilt werden soll. Ebenso typisch ist der Geschäftsführerwechsel, wenn ein bisheriger Geschäftsführer ausscheidet und ein Nachfolger berufen wird. In beiden Fällen reicht eine bloße Vereinbarung nicht aus: Erst der förmliche Gesellschafterbeschluss begründet die Organstellung, und erst die anschließende Anmeldung zum Handelsregister macht die Vertretungsmacht für Dritte erkennbar. Ein weiterer klassischer Fall ist die nachträgliche Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot, wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer Verträge mit der eigenen Gesellschaft schließen will und die ursprüngliche Bestellung diesen Punkt offengelassen hat.

Zwei Konstellationen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Bei der Ein-Personen-GmbH fällt der Alleingesellschafter mit dem Geschäftsführer zusammen, sodass jeder Vertrag zwischen ihm und der Gesellschaft ohne Befreiung schwebend unwirksam bliebe; hier ist die saubere Regelung der § 181 BGB-Befreiung praktisch zwingend. Der zweite Fall betrifft konzernverbundene Gesellschaften: Auch ein von § 181 BGB befreiter Geschäftsführer mehrerer Konzerngesellschaften kann nicht zwei dieser Gesellschaften beim Abschluss eines Vertrags vertreten, wenn die Befreiung nicht die Mehrfachvertretung erfasst. Wer den Geschäftsführer zugleich anstellen möchte, kombiniert den Bestellungsbeschluss sinnvoll mit einem Geschäftsführer-Anstellungsvertrag nach § 611 BGB.

• Die Eröffnung und Beschlussfähigkeit dokumentiert, dass alle Gesellschafter geladen wurden oder auf Formalien verzichtet haben und das nötige Quorum erreicht ist. Diese Angaben sind keine Floskeln, sondern entscheiden im Streitfall darüber, ob der Beschluss überhaupt wirksam zustande gekommen ist.
• Der eigentliche Bestellungsbeschluss benennt die zu bestellende Person mit vollständigem Namen, Geburtsdatum und Wohnort und legt fest, ob Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis besteht. Die genaue Bezeichnung der Vertretungsregelung ist für das Registergericht unverzichtbar.
• Die Befreiung von § 181 BGB wird so formuliert, dass sie ausdrücklich beide Verbote, also Insichgeschäft und Mehrfachvertretung, erfasst und auf die Öffnungsklausel der Satzung Bezug nimmt. Eine pauschale Formulierung wird vom Registergericht regelmäßig beanstandet.
• Die Annahmeerklärung des Geschäftsführers und seine Versicherung nach § 6 Abs. 2 und § 8 Abs. 3 GmbHG, dass keine Bestellungshindernisse vorliegen, runden den Beschluss ab. Ohne diese Versicherung verweigert das Handelsregister die Eintragung.
• Die Unterschriften und Protokollangaben mit Ort, Datum und Liste der Erschienenen schließen das Dokument. Sie sind die Grundlage dafür, dass der Notar die Anmeldung wirksam beglaubigen kann.

Bei der Ein-Personen-GmbH ist die Bestellung formal einfacher, weil der Alleingesellschafter den Beschluss allein fasst, dafür aber dokumentationspflichtig ist. § 48 Abs. 3 GmbHG verlangt, dass der Alleingesellschafter über jeden Beschluss unverzüglich eine Niederschrift anfertigt und unterschreibt. Diese formale Pflicht wird häufig unterschätzt, ist aber im Streit- oder Prüfungsfall ein wichtiger Nachweis. Gerade hier ist die Befreiung von § 181 BGB faktisch unverzichtbar, weil sonst kein wirksamer Vertrag zwischen Gesellschafter und Gesellschaft zustande kommt.

Bei der Mehrpersonen-GmbH spielen Stimmrechte und Stimmverbote eine größere Rolle. Ein Gesellschafter, der über seine eigene Bestellung oder Entlastung abstimmt, unterliegt teilweise Stimmverboten nach § 47 Abs. 4 GmbHG, etwa bei der eigenen Entlastung oder bei Rechtsgeschäften mit sich selbst. Bei der reinen Bestellung zum Geschäftsführer ist der betroffene Gesellschafter dagegen nach herrschender Meinung stimmberechtigt. Diese Differenzierung sollte im Protokoll sauber abgebildet werden, um spätere Anfechtungen zu vermeiden.

Für die UG (haftungsbeschränkt) gelten dieselben Regeln wie für die GmbH, da die UG nach § 5a GmbHG eine Variante der GmbH ist. Der Bestellungsbeschluss unterscheidet sich inhaltlich nicht. Wer noch am Anfang steht und die Grundlagen der Rechtsform klären möchte, findet weiterführende Vorlagen in der Kategorie zur Unternehmensgründung. Eine GbR kennt dagegen keine organschaftliche Geschäftsführerbestellung in diesem Sinne, da die Vertretung dort den Gesellschaftern selbst zusteht; für sie ist der GbR-Gesellschaftsvertrag nach §§ 705 ff. BGB das passende Dokument.

Sie beginnen mit den Stammdaten der Gesellschaft, also Firma, Sitz und Handelsregisternummer, und tragen anschließend die anwesenden oder vertretenen Gesellschafter mit ihren Geschäftsanteilen ein. Danach erfassen Sie die zu bestellende Person mit Name, Geburtsdatum und Anschrift und wählen, ob Einzelvertretung oder Gesamtvertretung gelten soll. Im nächsten Schritt entscheiden Sie, ob eine Befreiung von § 181 BGB gewünscht ist; das Dokument blendet dann die passende Formulierung ein, die beide Verbote ausdrücklich benennt. Sie fügen die Annahmeerklärung des Geschäftsführers sowie seine Versicherung zur Bestellungsfähigkeit hinzu und vergeben Ort und Datum. Zum Schluss erhalten Sie das fertige Protokoll als Word- und PDF-Datei, das Sie ausdrucken, von allen Gesellschaftern unterzeichnen und Ihrem Notar zur Handelsregisteranmeldung vorlegen können. Wer zusätzlich die internen Spielregeln der Gesellschafter regeln will, ergänzt den Beschluss um eine Gesellschaftervereinbarung nach § 15 GmbHG.

Der klassische Fehler ist die unpräzise Formulierung der § 181 BGB-Befreiung. Wer nur schreibt, der Geschäftsführer sei vom Selbstkontrahierungsverbot befreit, ohne zwischen Insichgeschäft und Mehrfachvertretung zu unterscheiden, riskiert eine Beanstandung durch das Registergericht und damit eine Verzögerung der Eintragung. Ebenso häufig wird vergessen, dass die Befreiung eine Öffnungsklausel in der Satzung voraussetzt; fehlt diese, hilft kein einfacher Gesellschafterbeschluss, sondern es ist eine notarielle Satzungsänderung nötig. Ein weiterer Fehler ist die Verwechslung von Bestellung und Anstellung, die dazu führt, dass entweder die Organstellung oder die Vergütungsregelung im Dokument fehlt.

Unterschätzt wird auch die Eintragungspflicht. Eine einmal erteilte Befreiung von § 181 BGB entfällt automatisch, wenn der Gesellschaftsvertrag neu gefasst wird, ohne die Befreiung erneut aufzunehmen. Viele Geschäftsführer verlassen sich auf eine alte Befreiung, die durch eine spätere Satzungsänderung längst weggefallen ist. Zudem versäumen Gründer oft die Versicherung nach § 8 Abs. 3 GmbHG, ohne die das Handelsregister die Anmeldung zurückweist. Schließlich ist die fehlende Dokumentation beim Alleingesellschafter nach § 48 Abs. 3 GmbHG ein typischer Mangel, der die Beweislage erheblich erschwert.