Zwischenzeugnis nach § 109 GewO: rechtssichere Vorlage

Ein Zwischenzeugnis beurteilt das Arbeitsverhältnis während seines Bestehens, im Gegensatz zum Endzeugnis, das erst bei der Beendigung ausgestellt wird. Inhaltlich folgen beide demselben Aufbau: Einleitung mit Personalien, Aufgabenbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung. Der entscheidende Unterschied steckt im Tempus und im Schlusssatz. Ein Zwischenzeugnis ist im Präsens formuliert, weil das Arbeitsverhältnis weiterläuft, und es endet ohne Beendigungs- und Bedauerfloskel. Steht am Ende ein Satz wie "wir bedauern sein Ausscheiden", outet sich die Vorlage sofort als schlecht zusammenkopiertes Endzeugnis.

Zu trennen ist das Zwischenzeugnis außerdem vom einfachen Zeugnis, das nur Art und Dauer der Tätigkeit nennt. Praktisch relevant ist fast immer das qualifizierte Zwischenzeugnis, das zusätzlich Leistung und Verhalten bewertet, weil nur diese Variante für eine Bewerbung etwas taugt. Ein Zeugnis ohne Leistungsbewertung sendet im Bewerbungsmarkt ein negatives Signal, selbst wenn der reine Wortlaut neutral wirkt. Wer den Unterschied zwischen den HR-Dokumenten im Detail nachvollziehen möchte, findet weitere arbeitsrechtliche Vorlagen für die laufende Unternehmensführung in derselben Kategorie. Das Zwischenzeugnis ist damit kein Notbehelf, sondern ein eigenständiges Instrument der Personalakte.

Anders als beim Endzeugnis gibt es für das Zwischenzeugnis keine ausdrückliche gesetzliche Anspruchsgrundlage. Der reguläre Zeugnisanspruch folgt aus § 109 GewO für Arbeitnehmer und aus § 630 BGB für arbeitnehmerähnliche Personen wie freie Mitarbeiter oder Heimarbeiter, knüpft dem Wortlaut nach aber an die Beendigung des Arbeitsverhältnisses an. Daraus leitet die Rechtsprechung den Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ab, sobald ein berechtigtes Interesse besteht, gestützt auf die arbeitsvertragliche Fürsorgepflicht aus § 241 Abs. 2 BGB. Diese Konstruktion ist gefestigt, aber sie erklärt, warum Arbeitgeber den Anlass nicht ignorieren dürfen, wenn er triftig ist.

Als berechtigte Anlässe gelten ein Vorgesetztenwechsel, eine bevorstehende Bewerbung, eine Versetzung in eine andere Abteilung, ein Betriebsübergang nach § 613a BGB oder eine längere Unterbrechung etwa durch Elternzeit. Die inhaltlichen Maßstäbe übernimmt das Zwischenzeugnis vollständig vom Endzeugnis: Es muss wahr und zugleich wohlwollend sein, und nach § 109 Abs. 2 GewO darf es keine versteckten Merkmale enthalten, die eine andere als die aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage transportieren. Die berüchtigte "Zeugnissprache" steht damit unter rechtlicher Beobachtung. Seit dem 1. Januar 2025 ist neben der zwingenden Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift auch die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur zulässig, sofern der Arbeitnehmer zustimmt. Eine schlichte E-Mail oder ein eingescanntes PDF erfüllt diese Form nicht. Den genauen Wortlaut des maßgeblichen Paragrafen liefert die amtliche Fassung von § 630 BGB zur Pflicht der Zeugniserteilung. Wichtig bleibt: Ein einmal erteiltes Zwischenzeugnis bindet den Arbeitgeber, das spätere Endzeugnis darf ohne neuen Sachgrund nicht schlechter ausfallen.

Der häufigste Anlass ist der Vorgesetztenwechsel. Verlässt die Führungskraft das Unternehmen, die Sie über Jahre beurteilen konnte, droht das Wissen über Ihre Leistung verloren zu gehen. Ein Zwischenzeugnis konserviert diese Einschätzung, bevor der Nachfolger Sie nur noch aus zweiter Hand kennt. Fast ebenso oft steht eine diskrete Bewerbung dahinter. Wer sich aus einem ungekündigten Arbeitsverhältnis heraus bewirbt, kann schlecht ein Endzeugnis vorlegen, ohne den aktuellen Arbeitgeber zu alarmieren, und genau hier schließt das Zwischenzeugnis die Lücke.

Auch organisatorische Brüche lösen den Bedarf aus. Bei einer Umstrukturierung oder einem Betriebsübergang nach § 613a BGB wechseln Zuständigkeiten und manchmal der ganze Inhaber, sodass eine dokumentierte Momentaufnahme schützt. Vor einer längeren Elternzeit oder einem Sabbatical sichert das Zwischenzeugnis die Bewertung des zuletzt geleisteten Zeitraums, solange die Erinnerung frisch ist. Wer eine solche Auszeit plant, kombiniert das Zeugnis oft mit dem passenden Vorlagensatz rund um den Urlaubsantrag und längere Freistellungen. Ein selten bedachter Randfall: auch eine bevorstehende interne Beförderung rechtfertigt ein Zwischenzeugnis, weil die neue Stelle eine saubere Bilanz der bisherigen Tätigkeit voraussetzt. In all diesen Lagen gilt dasselbe, eine spätere Rekonstruktion ist mühsam und selten so präzise wie eine zeitnahe.

• Die Überschrift und die Einleitung benennen das Dokument ausdrücklich als "Zwischenzeugnis" und führen Vor- und Nachname, Geburtsdatum sowie das exakte Eintrittsdatum auf. Schon hier entscheidet sich, ob das Tempus stimmt, denn die Einleitung steht im Präsens ("ist seit dem 1. März 2022 in unserem Unternehmen tätig").
• Die Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung listet die Position und die konkreten Verantwortungsbereiche auf, idealerweise mit den wichtigsten Projekten und der Einordnung in die Hierarchie. Je präziser dieser Block, desto schwerer lässt sich die Leistungsbeurteilung später kleinreden.
• Die Leistungsbeurteilung bewertet Arbeitsweise, Fachwissen, Arbeitstempo und Arbeitsergebnis nach der üblichen Notenskala der Zeugnissprache. Die Formulierung "stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" entspricht dabei der Bestnote, und jede Abweichung nach unten ist für Personaler sofort lesbar.
• Die Verhaltensbeurteilung beschreibt das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden. Die Reihenfolge der genannten Personengruppen wird in der Praxis interpretiert, weshalb die Vorlage die korrekte und vollständige Aufzählung vorgibt.
• Der Schlussabsatz nennt den Anlass des Zwischenzeugnisses neutral, etwa den Vorgesetztenwechsel, und verzichtet bewusst auf jede Beendigungs-, Dankes- oder Bedauerfloskel. Den richtigen Aufbau für andere laufende Personaldokumente zeigen die übrigen Muster für Arbeitsverträge und HR-Bescheinigungen, die demselben Logikmuster folgen.

Das Zeugnisrecht ist bundeseinheitlich geregelt, denn § 109 GewO und § 630 BGB gelten unabhängig vom Bundesland. Trotzdem gibt es Unterschiede in der Praxis, die weniger mit Geografie als mit Branche und Arbeitsgerichtsbezirk zu tun haben. Vor den Arbeitsgerichten in Ballungsräumen wie München, Frankfurt oder Hamburg ist die Rechtsprechung zur Zeugnissprache besonders ausdifferenziert, weil dort hohe Fallzahlen zu detaillierten Maßstäben geführt haben. Ein dort übliches Detail: Die Beweislast für eine unterdurchschnittliche Bewertung trägt der Arbeitgeber, für eine überdurchschnittliche der Arbeitnehmer, was bei einer Note schlechter als "befriedigend" prozessrelevant wird.

In tarifgebundenen Betrieben, etwa im öffentlichen Dienst nach TVöD oder in der Metall- und Elektroindustrie, kann der Tarifvertrag zusätzliche Vorgaben zur Form und zur Frist machen. Das betrifft seltener das Zwischenzeugnis selbst, häufiger aber die Frage, wie schnell es auszustellen ist. Wer in einem Konzern mit Matrixstruktur arbeitet, sollte darauf achten, dass die unterzeichnende Person tatsächlich zeichnungsberechtigt ist und hierarchisch über dem Beurteilten steht, sonst verliert das Zeugnis an Aussagekraft. In Kleinbetrieben wiederum fehlt oft eine eigene Personalabteilung, sodass Geschäftsführer das Zeugnis selbst formulieren, was die Verwechslungsgefahr mit dem Endzeugnis erhöht. Branchenspezifische Besonderheiten gelten zudem für reglementierte Berufe, etwa im Gesundheitswesen, wo Zeugnisse oft zusätzliche Qualifikationsnachweise spiegeln müssen.

Sie beginnen mit den Stammdaten des Mitarbeiters und dem Eintrittsdatum, woraufhin sich die Einleitung automatisch im Präsens formuliert. Danach wählen Sie die Position und tragen die konkreten Aufgaben ein, wobei die Vorlage Sie an Verantwortungsbereiche und wesentliche Projekte erinnert, damit der Tätigkeitsteil nicht zu dünn ausfällt. Im nächsten Schritt setzen Sie die Leistungsbeurteilung über eine klare Notenstufe, und die hinterlegten Formulierungen übersetzen Ihre Wahl in die korrekte Zeugnissprache, ohne dass Sie die Codes auswendig kennen müssen. Anschließend ergänzen Sie die Verhaltensbeurteilung mit der richtigen Reihenfolge der Personengruppen und benennen zuletzt den Anlass im Schlussabsatz. Zum Abschluss prüfen Sie Ort, Datum und die Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person, bevor Sie das fertige Dokument als Word zur internen Freigabe und als PDF zum Versand exportieren. Wer parallel ein Endzeugnis oder eine Bescheinigung braucht, findet die passenden Dokumentvorlagen für Privatpersonen und den Alltag im selben System.

Der mit Abstand häufigste Fehler ist das falsche Tempus. Wer ein altes Endzeugnis als Grundlage nimmt und das Datum austauscht, hinterlässt regelmäßig Sätze in der Vergangenheit oder eine Bedauerfloskel am Ende, und beides entwertet das Zwischenzeugnis sofort. Ebenso teuer ist die widersprüchliche Bewertung: Wenn die Aufgabenbeschreibung große Verantwortung suggeriert, die Leistungsnote aber knapp ausfällt, lesen Personaler den Bruch als versteckte Abwertung, und vor Gericht trägt der Arbeitgeber dafür die Beweislast. Auch unzulässige Inhalte tauchen oft auf, etwa Hinweise auf Fehlzeiten, Krankheiten oder eine Abmahnung, die nach § 109 Abs. 2 GewO nichts im Zeugnis zu suchen haben.

Ein zweiter Fehlerkreis betrifft Form und Verfahren. Manche Arbeitgeber unterschreiben mit einer Person, die weder zeichnungsberechtigt noch ranghöher ist, was die Aussagekraft untergräbt. Andere übersehen, dass ein erteiltes Zwischenzeugnis sie bindet, sodass das spätere Endzeugnis nicht ohne neuen Grund schlechter ausfallen darf. Ein zu spät ausgestelltes Zwischenzeugnis verfehlt seinen Zweck, weil eine Bewerbung selten auf den Arbeitgeber wartet. Schließlich wird die Schriftform unterschätzt: Ein per E-Mail verschicktes PDF ohne qualifizierte elektronische Signatur ist formunwirksam, selbst wenn der Inhalt einwandfrei ist.