Contrato de administración de inmueble | Art. 2546 CCF

Ningún código civil mexicano regula el contrato de administración de inmueble con ese nombre. Es un contrato atípico construido sobre dos figuras reguladas: el mandato, por el que el administrador ejecuta actos jurídicos por cuenta del propietario (firmar un arrendamiento, recibir un pago), y la prestación de servicios profesionales, que cubre visitas y atención de reportes. El artículo 1858 del Código Civil Federal aplica a los contratos no regulados las reglas del contrato más análogo, que aquí es el mandato. Como el artículo 2549 presume oneroso todo mandato que no se pacte gratuito, el administrador tiene derecho a cobrar aunque el documento calle. Lo que debe quedar escrito es cuánto cobra y sobre qué base.

Conviene distinguir el contrato de administración de inmueble del poder notarial, que acredita la representación frente a terceros; el contrato, en cambio, regula honorarios, informes y límites de gasto. Lo que el administrador cobra, lo cobra para el propietario, y el artículo 2570 lo obliga a entregarle todo lo recibido en virtud del encargo.

El régimen de fondo está en los artículos 2546 a 2604 del Código Civil Federal. El artículo 2554 distingue tres poderes generales: para pleitos y cobranzas, para administrar bienes y para actos de dominio. El segundo es el que corresponde aquí y no permite vender ni hipotecar. Según el artículo 2555, un mandato general, o uno cuyo negocio supere mil veces el salario mínimo (hoy la UMA), debe constar en escritura pública o en carta poder ratificada ante notario. Por eso la práctica combina el contrato de administración de inmueble, firmado en privado, con un poder general para pleitos y cobranzas otorgado ante notario cuando el administrador deberá comparecer en juicio.

El administrador se ciñe a las instrucciones recibidas (artículo 2562), responde de daños y perjuicios si se excede de sus facultades (artículo 2568), rinde cuentas exactas (artículo 2569) y paga intereses sobre los fondos que distraiga en provecho propio (artículo 2572). El propietario anticipa y reembolsa los gastos necesarios (artículos 2577 y 2578), y el administrador puede retener lo que tenga en su poder hasta que se le cubran (artículo 2579). Para arrendar un bien ajeno, los artículos 2401 y 2402 exigen autorización del dueño y sujetan el arrendamiento a sus límites.

En lo fiscal, la renta es ingreso del propietario conforme al capítulo III del título IV de la Ley del Impuesto sobre la Renta, aunque la cobre un tercero, y el CFDI debe señalar la cuenta predial (artículo 29-A, fracción V, del Código Fiscal de la Federación). El texto vigente del Código Civil Federal publicado por la Cámara de Diputados permite verificar cada artículo.

El caso más frecuente es el del propietario que vive lejos: el ingeniero de Monterrey con un departamento en la Narvarte, la familia radicada en Houston que conserva la casa de Querétaro. Sin alguien facultado para firmar, cobrar y atender reportes, el inmueble se desocupa o se deteriora. Le sigue el inversionista con varias unidades, que necesita un solo responsable de la cobranza. Si administra comercios, el administrador firmará en su nombre cada contrato de arrendamiento de local comercial y vigilará su renovación.

La copropiedad entre herederos es otro detonante. El artículo 2403 impide a un copropietario arrendar la cosa indivisa sin consentimiento de los demás, así que los hermanos que heredan un edificio firman juntos un contrato de administración de inmueble con un solo administrador. También se usa para delegar rentas vacacionales con rotación constante de huéspedes.

Un caso límite merece atención: el familiar que cobra las rentas sin un contrato de administración de inmueble firmado. La aceptación tácita basta para perfeccionar el mandato (artículo 2547), así que existe la obligación de rendir cuentas, pero nadie sabe cuánto cobra, qué puede gastar ni cuándo termina. Es la receta clásica de los pleitos entre hermanos.

• La cláusula de facultades del administrador enumera lo que puede hacer y, sobre todo, lo que no. Selecciona arrendatarios, firma contratos dentro de la renta y el plazo aprobados, recibe depósitos y contrata reparaciones menores; todo acto de dominio queda fuera.
• El cobro de rentas se canaliza a una cuenta del propietario o a una cuenta de administración identificada, nunca a la cuenta personal del administrador. El modelo fija la fecha de entrega mensual de saldos y una cobranza escalonada que empieza con una carta de requerimiento de pago de rentas vencidas.
• La rendición de cuentas se pacta mensual, con estado de ingresos y egresos, CFDI y conciliación bancaria. Así el contrato de administración de inmueble cumple el artículo 2569 con un calendario verificable.
• Los honorarios por porcentaje se calculan sobre la renta efectivamente cobrada, no sobre la pactada, lo que alinea el interés del administrador con la cobranza real.
• El límite de gasto sin autorización fija un tope por reparación y un fondo de reserva para gastos recurrentes. Las emergencias quedan a salvo porque el artículo 2563 permite al administrador obrar con prudencia cuando la consulta no es posible.
• La cláusula de responsabilidad y terminación regula la indemnización por exceso de facultades (artículo 2565), el preaviso para revocar o renunciar y la entrega de llaves, expedientes y saldos.

La materia civil es local: el contrato de administración de inmueble se rige por el código civil de la entidad donde está el bien.

Ciudad de México. El Código Civil para el Distrito Federal conserva la numeración federal del mandato. La diferencia práctica está en el condominio: la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal exige que el administrador profesional del condominio esté certificado por la Procuraduría Social, requisito que no alcanza a quien administra tu unidad privativa. Aun así, el contrato debe aclarar que tu administrador no sustituye al del condominio y que te representará en asambleas solo en los términos del reglamento interno.

Estado de México. El Código Civil del Estado de México numera por libros, y el mandato empieza en el artículo 7.764. El artículo 7.773 permite otorgarlo en escrito ante dos testigos, sin ratificación, cuando el negocio no excede de quinientas veces el valor diario de la UMA. En una administración pactada por varios años ese umbral se rebasa pronto, así que lo prudente es formalizar el poder ante notario. Pasa mucho en Naucalpan o Huixquilucan, donde el dueño vive en la capital pero rige el código mexiquense.

Jalisco. El Código Civil del Estado de Jalisco regula los poderes generales en su artículo 2207, correlativo del 2554 federal. Para rentas por noche en Guadalajara o Puerto Vallarta, la Ley de Hacienda del Estado de Jalisco grava como hospedaje el albergue ofrecido mediante plataformas digitales, cualquiera que sea su temporalidad. El contrato debe decir quién declara y entera ese impuesto.

Quintana Roo. En Cancún, Playa del Carmen y Tulum administrar rentas vacacionales es casi una industria. La Ley del Impuesto al Hospedaje del Estado de Quintana Roo considera anfitrión a quien presta hospedaje por plataforma digital en inmuebles de su propiedad, posesión o administración, y le exige inscribirse en el Registro de Anfitriones en Línea por cada establecimiento. El administrador puede quedar obligado directamente, de modo que el contrato debe asignar la inscripción y el entero del impuesto.

Empiezas eligiendo la entidad federativa donde está el inmueble; con ese dato el formulario ajusta las citas del código civil local y las advertencias de forma. Después capturas los datos del propietario y del administrador, con RFC y domicilio, y el poder del representante si el administrador es una empresa. La descripción del inmueble pide ubicación, cuenta predial, uso habitacional o comercial y, cuando aplica, el régimen de condominio. En facultades marcas lo permitido y fijas límites: renta mínima aceptable, plazo máximo de arrendamiento y tope de gasto sin autorización. Luego defines el porcentaje de honorarios, su base de cálculo y la periodicidad de la rendición de cuentas. Al terminar descargas el contrato de administración de inmueble, lo revisas y lo firmas ante dos testigos; si el administrador actuará frente a terceros, llevas la minuta de facultades al notario. Recibos y convenios complementarios están en nuestros documentos para rentar y administrar inmuebles en México.

El error que más dinero cuesta es firmar un contrato de administración de inmueble en privado y creer que con él el administrador puede demandar al arrendatario moroso. El juez pedirá un poder que cumpla el artículo 2555, y mientras se tramita la deuda sigue creciendo. Le sigue de cerca pactar el porcentaje sobre la renta pactada en lugar de la cobrada: el administrador gana aunque el arrendatario no pague y pierde el incentivo para la cobranza. Omitir el tope de gasto convierte cada reparación en una discusión.

Al cambiar de administrador, muchos propietarios revocan por mensaje de texto y olvidan avisar a los arrendatarios; el artículo 2597 los deja obligados por lo que el administrador revocado haga después con un arrendatario de buena fe, incluido recibir su pago. Notifica por escrito la revocación a cada arrendatario el mismo día en que la decides. Por último, cuando la administradora aporta personal propio en el inmueble (vigilancia, limpieza, mantenimiento), la relación puede encuadrar en servicios especializados y conviene documentarla con un contrato de servicios especializados con registro REPSE, conforme al artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo.