Handelsvertretervertrag Muster nach §§ 84 ff. HGB: Vorlage Word und PDF

Handelsvertreter ist nach § 84 Abs. 1 HGB, wer als selbständiger Gewerbetreibender ständig damit betraut ist, für einen anderen Unternehmer Geschäfte zu vermitteln oder in dessen Namen abzuschließen. Selbständig ist, wer seine Tätigkeit im Wesentlichen frei gestaltet und seine Arbeitszeit selbst bestimmt. Fehlt diese Freiheit, gilt der Vertriebsmitarbeiter nach § 84 Abs. 2 HGB als Angestellter, und dann gehört die Zusammenarbeit in einen unbefristeten Arbeitsvertrag für den angestellten Außendienst. Das Gesetz kennt zwei Grundformen: Der Vermittlungsvertreter bringt Kunden und Unternehmen zusammen, der Vertrag kommt erst mit der Annahme durch das Unternehmen zustande. Der Abschlussvertreter unterschreibt selbst im Namen des Unternehmens, darf aber nach § 55 Abs. 2 HGB keine abgeschlossenen Verträge ändern und keine Zahlungsfristen gewähren.

Abzugrenzen ist der Handelsvertreter vom Vertragshändler, der Ware im eigenen Namen einkauft und weiterverkauft und deshalb einen eigenen Vertragstyp braucht. Ebenso wenig eignet sich der Handelsvertretervertrag für Berater, Programmierer oder Texter, die einzelne Aufträge abarbeiten, ohne ständig Geschäfte anzubahnen; für sie ist ein freier Mitarbeitervertrag für Dienstleistungen auf Honorarbasis die richtige Grundlage. Für Versicherungs- und Bausparkassenvertreter gelten Sonderregeln, die diese Vorlage nicht abbildet.

Das Recht des Handelsvertreters steht in den §§ 84 bis 92c HGB und wurde an die europäische Handelsvertreterrichtlinie angepasst. Viele seiner Vorschriften sind zwingend: Der Vertrag kann von ihnen nicht abweichen, bei den meisten jedenfalls nicht zum Nachteil des Handelsvertreters, und auch Allgemeine Geschäftsbedingungen ändern daran nichts. Das betrifft die Pflichten beider Seiten zur Information (§ 86 Abs. 4 und § 86a Abs. 3 HGB), den Wegfall und die Fälligkeit der Provision (§ 87a Abs. 5 HGB), die Rechte auf Abrechnung, Buchauszug und Bucheinsicht (§ 87c Abs. 5 HGB) und das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 89a HGB).

Die ordentlichen Kündigungsfristen staffelt § 89 HGB nach der Vertragsdauer: ein Monat im ersten Jahr, zwei Monate im zweiten, drei Monate im dritten bis fünften und sechs Monate danach, jeweils zum Monatsende. Längere Fristen sind erlaubt, für das Unternehmen aber nie kürzere als für den Vertreter. Den wichtigsten Schutz bietet der Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB: Hat der Vertreter neue Kunden geworben, von denen das Unternehmen nach Vertragsende weiter profitiert, schuldet es einen angemessenen Ausgleich von höchstens einer Jahresprovision, berechnet aus dem Durchschnitt der letzten fünf Jahre. Der Anspruch kann im Voraus nicht ausgeschlossen werden und muss innerhalb eines Jahres nach Vertragsende geltend gemacht werden. Den Wortlaut der Vorschrift finden Sie im amtlichen Text des § 89b HGB zum Ausgleichsanspruch des Handelsvertreters.

Für ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot verlangt § 90a HGB die Schriftform und die Aushändigung einer vom Unternehmen unterzeichneten Urkunde. Es darf höchstens zwei Jahre dauern, sich nur auf Bezirk oder Kundenkreis und die Vertragsprodukte erstrecken und verpflichtet das Unternehmen für die ganze Dauer zu einer angemessenen Entschädigung. Auch das Delkredere, also die Haftung des Vertreters dafür, dass bestimmte Kunden zahlen, bedarf nach § 86b HGB der Schriftform. Der Handelsvertretervertrag selbst ist formfrei, wird aber sinnvollerweise von beiden Seiten eigenhändig unterschrieben. Sozialrechtlich kommt es auf Weisungen und Eingliederung an (§ 7 Abs. 1 SGB IV), also auf die tatsächliche Durchführung, nicht auf die Überschrift.

Der häufigste Anlass ist der Markteintritt in eine neue Region. Ein Maschinenbauer aus Bayern, der in Norddeutschland keinen eigenen Vertrieb unterhalten will, gewinnt dort einen erfahrenen Vertreter, der die Kundschaft kennt und nur bei Erfolg Geld kostet. Ähnlich gehen Hersteller vor, die eine bestimmte Kundengruppe erschließen wollen, etwa Apotheken, Fachhändler oder Gastronomiebetriebe, unabhängig vom Ort. Verbreitet ist auch der umgekehrte Fall: Ein Vertreter, der seit Jahren auf Handschlag arbeitet, möchte endlich einen schriftlichen Handelsvertretervertrag, der festhält, welcher Bezirk ihm gehört und wie seine Provision berechnet wird. Spätestens wenn es um den Ausgleich geht, entscheidet genau diese Klarheit über viel Geld.

Viele Vertreter organisieren sich als GmbH oder UG, oft mit eigenen Mitarbeitern und Untervertretern; wer diesen Schritt plant, legt die Grundlage mit einem Gesellschaftsvertrag für die eigene Vertriebs-GmbH und schließt den Handelsvertretervertrag dann im Namen der Gesellschaft. Ein Sonderfall ist der Einfirmenvertreter, der vertraglich nur für ein Unternehmen tätig sein darf. Für ihn können bei niedrigem Verdienst die Arbeitsgerichte zuständig sein (§ 5 Abs. 3 ArbGG), und zusammen mit einem hohen Fixum rückt er in die Nähe der Scheinselbständigkeit. Wer auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig ist und regelmäßig keine versicherungspflichtigen Mitarbeiter beschäftigt, kann rentenversicherungspflichtig sein (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI).

Der Handelsvertretervertrag beginnt mit der genauen Bestimmung der Vertragsprodukte und des Zuständigkeitsbereichs, also eines Bezirks, eines Kundenkreises oder eines Kundenkreises innerhalb eines Bezirks. Für Geschäfte mit Kunden dieses Bereichs erhält der Vertreter auch dann Provision, wenn sie ohne seine Mitwirkung zustande kommen (§ 87 Abs. 2 HGB); die Vorlage schließt diesen Anspruch bewusst nicht aus, auch wenn keine Alleinvertretung vereinbart ist. Will das Unternehmen Schlüsselkunden selbst betreuen, nennt es sie namentlich als Hauskunden, die dann nicht zum Zuständigkeitsbereich gehören. Bei Bezirken legt der Vertrag zudem fest, welche Kunden dazugehören: Maßgeblich sind Sitz, Wohnsitz oder Niederlassung im Bezirk.

Die Provision wird als Prozentsatz vom Nettoentgelt berechnet, das der Kunde nach dem geschlossenen Vertrag schuldet; die Umsatzsteuer zählt dabei, abweichend von § 87b Abs. 2 HGB, ausdrücklich nicht mit. Nachträgliche Rabatte des Unternehmens und Skonti mindern sie nicht. Der Anspruch entsteht, sobald das Unternehmen das Geschäft ausgeführt hat. Er entfällt, wenn feststeht, dass der Kunde nicht zahlt, und bei Nichtausführung nur dann, wenn das Unternehmen sie nicht zu vertreten hat. Abgerechnet wird monatlich oder vierteljährlich, spätestens bis zum Ende des Folgemonats, per Gutschrift. Der Vertreter kann einen Buchauszug verlangen, und eine Abrechnung gilt nicht schon deshalb als anerkannt, weil er schweigt. Ein Fixum lässt sich zusätzlich vereinbaren, ohne Verrechnung mit der Provision. Laufende Reise-, Fahrzeug- und Bürokosten trägt der Vertreter selbst, abweichend von § 87d HGB auch dann, wenn ein Ersatz handelsüblich wäre; ausdrücklich verlangte Sonderaufwendungen wie Messen erstattet das Unternehmen.

Für den Schutz des Unternehmens sorgen das Wettbewerbsverbot während der Laufzeit, die Pflicht zur Geheimhaltung nach § 90 HGB und eine Datenschutzklausel für die Kundendaten. Das nachvertragliche Wettbewerbsverbot ist optional und folgt eigenen Regeln, die sich deutlich von einem Wettbewerbsverbot für Arbeitnehmer nach §§ 74 ff. HGB unterscheiden: Dauer und monatliche Entschädigung legen Sie im Fragebogen fest, das Gebiet folgt dem Zuständigkeitsbereich, und ist der Betrag zu niedrig, schuldet das Unternehmen den angemessenen. Das Delkredere ist auf namentlich genannte Kunden und einen Höchstbetrag für die jeweils offenen Forderungen begrenzt und wird mit einer eigenen Delkredereprovision vergütet.

Sie geben zuerst an, ob das Unternehmen eine Gesellschaft oder ein Einzelunternehmen ist und ob der Vertreter als natürliche Person oder als Gesellschaft auftritt. Davon hängen die Angaben zur Identität, der Registereintrag, die Unterschriftszeilen und einige Hinweise zum Status ab. Es folgen Steuernummer und die Frage, ob der Vertreter Kleinunternehmer ist, denn danach richtet sich die Umsatzsteuerklausel. Anschließend beschreiben Sie die Vertragsprodukte, wählen zwischen Vermittlungs- und Abschlussvertreter und legen Bezirk, Kundenkreis, Alleinvertretung und Hauskunden fest. Danach entscheiden Sie, ob der Vertreter auch für andere Unternehmen tätig sein darf oder als Einfirmenvertreter nur für Sie arbeitet.

Im Vergütungsteil tragen Sie Provisionssatz und Abrechnungszeitraum ein und entscheiden über Fixum und Delkredere. Danach bestimmen Sie Beginn und Laufzeit, unbefristet oder mit fester Laufzeit und anschließender Verlängerung, und ob ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot gelten soll. Jede Antwort erscheint sofort in der Vorschau, sodass Sie den Wortlaut vor dem Fertigstellen kontrollieren. Für einen typischen Handelsvertretervertrag rechnen Sie mit zehn bis fünfzehn Minuten. Zum Schluss drucken Sie zwei Ausfertigungen aus, die beide Seiten eigenhändig unterschreiben. Weitere Vorlagen für Personal und Vertrieb finden Sie im Katalog aller Rechtsdokumente für Unternehmen und Privatpersonen.

Der teuerste Fehler ist der Versuch, den Ausgleichsanspruch "vorsorglich" auszuschließen oder ihn mit Zahlungen während der Laufzeit zu verrechnen. Solche Klauseln sind in aller Regel unwirksam (§ 89b Abs. 4 HGB), und das Unternehmen steht bei Vertragsende ohne Rückstellung da. Ähnlich riskant sind kürzere Kündigungsfristen für das Unternehmen als für den Vertreter oder eine Probezeit mit zwei Wochen Frist: Das Gesetz setzt sich durch. Ein dritter Klassiker ist der Handelsvertretervertrag ohne klar abgegrenzten Bezirk. Wer nur "Süddeutschland" schreibt, streitet später darüber, ob ein Kunde in Hessen dazugehört, und damit über die Provision für Geschäfte ohne Mitwirkung.

Unternehmen unterschätzen außerdem die Folgen enger Vorgaben. Feste Arbeitszeiten, tägliche Besuchsberichte, Pflichttermine im Büro und ein hohes Fixum für einen Einfirmenvertreter sind genau die Merkmale, die Prüfer der Rentenversicherung als Hinweis auf eine Beschäftigung werten. Im Zweifel hilft ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV vor Beginn der Tätigkeit. Wer das Delkredere pauschal für alle Kunden vereinbart, verstößt gegen § 86b Abs. 1 Satz 2 HGB, denn die Haftung gilt nur für bestimmte Geschäfte oder bestimmte Kunden. Schließlich scheitern viele nachvertragliche Wettbewerbsverbote an der Form. Fehlen die Schriftform oder die Aushändigung einer vom Unternehmen unterzeichneten Urkunde, kann sich das Unternehmen auf das Verbot nicht verlassen. Eine vergessene Entschädigungsklausel spart dagegen nichts: Anders als beim Arbeitnehmer (§ 74 Abs. 2 HGB) schuldet das Unternehmen die angemessene Entschädigung kraft Gesetzes (§ 90a Abs. 1 Satz 3 HGB).