NDA-Vorlage: Know-how vor dem ersten Gespräch schützen

Rechtlich ist die Geheimhaltungsvereinbarung ein schuldrechtlicher Vertrag nach § 311 Abs. 1 BGB, dessen Kern eine Unterlassungspflicht bildet. Die empfangende Partei verspricht, bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln, sie nur für den vereinbarten Zweck zu verwenden und sie nach Ende der Zusammenarbeit zurückzugeben oder zu löschen. Bei der einseitigen Variante gibt nur eine Seite etwas preis, typischerweise das Unternehmen gegenüber einem Bewerber oder Dienstleister. Die gegenseitige Variante, im Englischen Mutual NDA, bindet beide Seiten gleichermaßen und passt zu Kooperationen, Joint Ventures oder Verhandlungen über einen Unternehmenskauf, bei denen beide Parteien Zahlen, Technik oder Kundendaten offenlegen. Einen gesetzlichen Mindestinhalt gibt es nicht, weshalb die Qualität des Schutzes fast vollständig an der Formulierung hängt.

Abzugrenzen ist die Geheimhaltungsvereinbarung von drei verwandten Instrumenten. Die Verschwiegenheitsklausel im Arbeitsvertrag regelt die Vertraulichkeit innerhalb eines Beschäftigungsverhältnisses und unterliegt der strengen AGB-Kontrolle der Arbeitsgerichte. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot nach §§ 74 ff. HGB geht deutlich weiter: Es untersagt die konkurrierende Tätigkeit selbst und kostet deshalb eine Karenzentschädigung, während die Geheimhaltungsvereinbarung nur die Nutzung bestimmter Informationen sperrt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließlich betrifft personenbezogene Daten. Er ersetzt keine Geheimhaltungsvereinbarung, und umgekehrt gilt dasselbe.

Zentrale Rechtsquelle ist das GeschGehG, das am 26. April 2019 in Kraft getreten ist und die Richtlinie (EU) 2016/943 umsetzt. Geschützt ist nach § 2 Nr. 1 GeschGehG eine Information, die in den einschlägigen Fachkreisen weder allgemein bekannt noch ohne Weiteres zugänglich ist und deshalb wirtschaftlichen Wert hat, die Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen ist und an deren Geheimhaltung ein berechtigtes Interesse besteht. Die Geheimhaltungsvereinbarung gehört zu den wichtigsten dieser Maßnahmen. Erfüllt die Information diese Voraussetzungen, ist ein Vertragsbruch zugleich ein gesetzliches Handlungsverbot nach § 4 Abs. 2 Nr. 2 und 3 GeschGehG, das Ansprüche auf Unterlassung (§ 6 GeschGehG), Auskunft (§ 8 GeschGehG) und Schadensersatz (§ 10 GeschGehG) auslöst. Strafbar ist die Verletzung nur unter engen Voraussetzungen: Wer etwa aus Eigennutz eine ihm anvertraute technische Vorlage wie eine Zeichnung oder Rezeptur verwertet, begeht eine Straftat nach § 23 Abs. 3 GeschGehG. Den vollständigen Wortlaut finden Sie in der amtlichen Fassung des Geschäftsgeheimnisgesetzes auf gesetze-im-internet.de.

Eine Lücke im Gesetz macht die vertragliche Regelung unverzichtbar. Nach § 3 Abs. 1 Nr. 2 GeschGehG ist das Reverse Engineering eines rechtmäßig erlangten Produkts erlaubt, solange keine vertragliche Pflicht zur Beschränkung besteht; wer Prototypen aus der Hand gibt, muss das Rückbauen also ausdrücklich ausschließen. Für die Vertragsstrafe gelten die §§ 339 ff. BGB. Ein Gericht kann eine unverhältnismäßig hohe Strafe nach § 343 BGB herabsetzen, gegenüber Kaufleuten allerdings nicht (§ 348 HGB). Vorformulierte Vereinbarungen unterliegen zudem der Inhaltskontrolle nach § 307 BGB, und wie streng diese ausfällt, zeigt das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 17. Oktober 2024 (8 AZR 172/23): Eine Formularklausel, die zeitlich unbegrenzt zur Verschwiegenheit über sämtliche internen Vorgänge verpflichtet, ist als sogenannte Catch-all-Klausel unwirksam. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor, die Unterschrift beider Seiten ist aus Beweisgründen aber Standard, handschriftlich oder elektronisch nach der eIDAS-Verordnung. Begrenzt wird jede Geheimhaltungsvereinbarung schließlich durch § 5 GeschGehG und § 39 HinSchG, denn Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz lassen sich vertraglich nicht verbieten.

In der Praxis entsteht der Bedarf fast immer in einer Vorphase, in der noch kein Hauptvertrag existiert, aber bereits sensible Informationen fließen. Klassisch ist das Bewerbungsverfahren für eine Führungs- oder Entwicklerposition, in dem der Kandidat eine Fallstudie mit echten Zahlen bearbeitet. Ähnlich liegt es bei Gesprächen mit Kapitalgebern. Sobald ein Business Angel oder ein Fonds in die Due Diligence einsteigt und Zugriff auf Datenraum, Cap Table und Kundenverträge erhält, sollte die Vertraulichkeit geregelt sein, lange bevor Sie über einen Beteiligungsvertrag mit einem Investor verhandeln.

Kooperationen bilden die zweite große Gruppe. Wer mit einem Lieferanten ein Bauteil entwickelt, einem Vertriebspartner Preislisten und Margen offenlegt oder mit einem anderen Unternehmen ein gemeinsames Angebot vorbereitet, braucht eine gegenseitige Vereinbarung. Externe Softwareentwickler, Agenturen oder Freelancer erhalten häufig tieferen Einblick als manche Angestellte, ohne dass ein Arbeitsvertrag sie bindet. Beim Unternehmensverkauf ist die Geheimhaltungsvereinbarung ohnehin der erste Schritt, oft bevor der Interessent den Namen des Zielunternehmens erfährt.

Zwei Sonderfälle verdienen Aufmerksamkeit. Viele Wagniskapitalgeber unterschreiben beim ersten Pitch grundsätzlich keine Geheimhaltungsvereinbarung, weil sie laufend ähnliche Konzepte prüfen; hier hilft nur ein Pitch Deck ohne echte Geheimnisse und eine Vereinbarung erst vor der Due Diligence. Bei börsennotierten Unternehmen greift zusätzlich die Marktmissbrauchsverordnung (MAR): Gibt der Emittent eine Insiderinformation im Sinne von Art. 7 MAR an einen Dritten weiter, der keiner Verschwiegenheitspflicht unterliegt, muss er sie nach Art. 17 Abs. 8 MAR vollständig veröffentlichen.

Am Anfang stehen Parteien, Zweck und Gegenstand. Die Vorlage verlangt eine präzise Beschreibung des Vertragszwecks, etwa "Prüfung einer Beteiligung" oder "Entwicklung eines Steuergeräts", weil sich daran die erlaubte Nutzung bemisst. Die Definition der vertraulichen Informationen arbeitet mit konkreten Kategorien wie technischen Unterlagen, Kalkulationen, Kundenlisten, Quellcode und Geschäftsplänen statt mit einer Generalklausel, und sie erfasst auch mündlich übermittelte Inhalte, sofern diese kurzfristig schriftlich bestätigt werden. Ebenso wichtig sind die Ausnahmen: Informationen, die bereits öffentlich bekannt sind, die der Empfänger nachweislich schon kannte, unabhängig selbst entwickelt oder rechtmäßig von Dritten erhalten hat, fallen heraus, genau wie Offenlegungen aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Pflicht.

Der operative Teil regelt den Umgang mit den Informationen. Weitergeben darf die empfangende Partei nur an Mitarbeitende, Organe und Berater, die das Wissen für den Zweck tatsächlich brauchen und ihrerseits mindestens gleichwertig zur Verschwiegenheit verpflichtet sind; für deren Fehler haftet sie wie für eigenes Verhalten. Hinzu kommen ein ausdrückliches Reverse-Engineering-Verbot, die Klarstellung, dass keine Lizenz und keine sonstigen Rechte eingeräumt werden, sowie eine Pflicht zur Rückgabe oder Löschung auf Anforderung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und automatische Sicherungskopien bleiben ausgenommen.

Für den Ernstfall enthält die Vorlage eine Vertragsstrafe, wahlweise als fester Betrag je Verstoß oder nach dem neuen Hamburger Brauch, bei dem die offenlegende Partei die Höhe nach billigem Ermessen bestimmt und ein Gericht sie nach § 315 BGB überprüfen kann. Die Laufzeit ist zweistufig angelegt: Die Vereinbarung gilt für die Dauer der Gespräche, die Geheimhaltungspflicht wirkt danach für einen frei wählbaren Zeitraum nach. Rechtswahl, Gerichtsstand, eine Klarstellung zum Hinweisgeberschutz und eine salvatorische Klausel runden den Vertrag ab. Wer die Vereinbarung mit anderen Personalthemen verzahnen will, findet passende Bausteine bei unseren Vorlagen für Personal und Unternehmensführung.

Gegenüber Bewerbern besteht schon ohne Vertrag eine Rücksichtnahmepflicht aus § 311 Abs. 2 i. V. m. § 241 Abs. 2 BGB. Sie bleibt aber unscharf; die Geheimhaltungsvereinbarung schafft hier Klarheit. Kommt es zur Einstellung, ergänzt die Vereinbarung die arbeitsvertragliche Regelung, ersetzt sie aber nicht; im Muster für den unbefristeten Arbeitsvertrag sollte die Verschwiegenheit deshalb konkret und ohne Generalklausel geregelt sein. Streitigkeiten gehören in beiden Phasen vor die Arbeitsgerichte, für Bewerber über § 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. c ArbGG. Allgemeines Erfahrungswissen, das ein Mitarbeitender im Beruf erwirbt, darf er nach seinem Ausscheiden weiter nutzen. Eine nachvertragliche Pflicht, die faktisch die Berufsausübung blockiert, hält ohne Karenzentschädigung nicht.

Anders liegen die Dinge bei Investoren und Kaufinteressenten. Ist der Interessent selbst Wettbewerber, gehört eine Clean-Team-Regelung in die Vereinbarung: Preis- und Kundendaten sieht nur ein abgeschottetes Team aus externen Beratern, weil ein ungefilterter Informationsaustausch gegen § 1 GWB und Art. 101 AEUV verstoßen kann. Häufig verlangt der Verkäufer zusätzlich ein Abwerbeverbot für Schlüsselmitarbeitende, deren Namen der Käufer im Datenraum erfährt. Solche Abreden sind grundsätzlich nach § 75f HGB nicht einklagbar. Der Bundesgerichtshof lässt sie als Nebenabrede eines besonderen Vertrauensverhältnisses zwar zu, begrenzt sie aber in der Regel auf zwei Jahre nach Ende der Zusammenarbeit (BGH, Urteil vom 30. April 2014, I ZR 245/12).

Mit IT-Dienstleistern, Agenturen und Beratern ist die Geheimhaltungsvereinbarung oft nur ein Baustein unter mehreren. Verarbeitet der Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie zusätzlich den AVV nach Art. 28 DSGVO. Berufsgeheimnisträger wie Anwälte, Steuerberater oder Ärzte trifft eine Sonderpflicht: Nach § 203 Abs. 4 StGB machen sie sich strafbar, wenn sie mitwirkende Dienstleister nicht zur Geheimhaltung verpflichten. Für Kanzleien verlangen § 43e Abs. 3 BRAO und § 62a Abs. 3 StBerG dafür ausdrücklich Textform, verbunden mit einer Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.

Bei ausländischen Vertragspartnern rückt die Rechtswahl nach Art. 3 Rom I-VO in den Mittelpunkt, ebenso der Gerichtsstand, der nach Art. 25 Brüssel Ia-VO vereinbart werden kann. Für Klagen aus dem Geschäftsgeheimnisgesetz sind in Deutschland nach § 15 Abs. 1 GeschGehG ausschließlich die Landgerichte zuständig, ohne Rücksicht auf den Streitwert. Rein vertragliche Ansprüche, etwa auf Zahlung der Vertragsstrafe, folgen dagegen den allgemeinen Zuständigkeitsregeln, weshalb eine einheitliche Gerichtsstandsklausel Sinn ergibt.

Sie beginnen mit der Grundsatzfrage, ob nur Sie Informationen preisgeben oder beide Seiten. Davon hängt ab, ob der Fragebogen die einseitige oder die gegenseitige Fassung erzeugt. Anschließend erfassen Sie die Parteien mit vollständiger Firma, Rechtsform, Anschrift und den vertretungsberechtigten Personen, denn eine Vereinbarung, die ein nicht vertretungsberechtigter Mitarbeitender unterschreibt, ist angreifbar. Danach beschreiben Sie in ein bis zwei Sätzen den Zweck der Offenlegung und wählen nur die Kategorien vertraulicher Informationen aus, die tatsächlich betroffen sind. Der Fragebogen fragt dann nach der Nachwirkungsdauer, nach der Ausgestaltung der Vertragsstrafe und danach, ob ein Abwerbeverbot oder ein Reverse-Engineering-Verbot aufgenommen werden soll. Zuletzt legen Sie Rechtswahl und Gerichtsstand fest. Das fertige Dokument erhalten Sie als Word-Datei zum Nachverhandeln und als PDF für die Unterschrift, die Sie handschriftlich oder per qualifizierter elektronischer Signatur leisten können. Unterschreiben lassen sollten Sie, bevor die erste vertrauliche Unterlage das Haus verlässt.

Der verbreitetste Fehler ist die uferlose Definition. Wer "sämtliche Informationen gleich welcher Art" für vertraulich erklärt, erreicht das Gegenteil des Gewünschten: Die Klausel fällt bei der AGB-Kontrolle durch, und weil eine unwirksame Regelung keine angemessene Geheimhaltungsmaßnahme darstellt, fehlt im Streitfall eine tragende Säule des Schutzes nach dem GeschGehG. Ähnlich riskant ist eine überzogene Vertragsstrafe in einem vorformulierten Vertrag. Ein Gericht kippt sie dann vollständig, weil das AGB-Recht nach § 306 BGB keine geltungserhaltende Reduktion kennt. Der dritte Klassiker betrifft das Timing. Die Unterlagen gehen per E-Mail hinaus, die Geheimhaltungsvereinbarung soll "nächste Woche" unterschrieben werden, und für alles, was dazwischen offengelegt wurde, fehlt die vertragliche Grundlage.

Ansprüche scheitern in der Praxis außerdem an fehlender Begleitdokumentation. Der Vertrag allein genügt nicht, wenn im eigenen Unternehmen jeder auf die Konstruktionszeichnungen zugreifen kann; vor Gericht muss der Geheimnisinhaber belegen, dass er auch technisch und organisatorisch vorgesorgt hat, etwa durch Zugriffsrechte, die Kennzeichnung als "vertraulich" und protokollierte Datenräume. Oft vergessen wird die Weitergabekette: Leitet der Investor Unterlagen an seinen Steuerberater oder einen Co-Investor weiter, muss geregelt sein, dass diese Personen gleichwertig verpflichtet werden und der Empfänger für sie einsteht.