Richiesta permesso non retribuito conforme al Codice civile

Sul piano giuridico il permesso non retribuito è una sospensione consensuale delle obbligazioni principali del rapporto di lavoro: il dipendente non presta l'attività, il datore non versa la retribuzione, ma il contratto resta pienamente in vita. Non esiste, salvo casi specifici, un diritto del lavoratore a ottenerlo. È una concessione, e per questo la forma scritta conta. La distinzione con le ferie è netta: queste sono retribuite, irrinunciabili ai sensi dell'art. 36 della Costituzione e disciplinate dall'art. 2109 c.c., mentre il permesso non retribuito vive solo dell'accordo tra le parti e delle regole del contratto collettivo.

Nella prassi aziendale si tende a chiamare "permesso" l'assenza breve, di ore o giorni, e "aspettativa" il periodo più lungo, di settimane o mesi, spesso regolato in modo puntuale dal CCNL con durate massime e requisiti di anzianità. Conta di più un'altra linea di separazione: quella tra permesso autorizzato e assenza ingiustificata. La seconda è un illecito disciplinare contestabile con la procedura dell'art. 7 della L. 300/1970, e molti CCNL la puniscono con il licenziamento dopo pochi giorni consecutivi. Chi resta a casa con il solo consenso "a voce" del responsabile si espone esattamente a questo rischio.

Nessuna legge disciplina in via generale il permesso non retribuito per esigenze personali. Il fondamento è l'autonomia contrattuale, riconosciuta dagli artt. 1321 e 1372 c.c., che consente di modificare temporaneamente il sinallagma descritto dagli artt. 2094 e 2099 c.c.: niente prestazione, niente retribuzione. Il datore resta libero di accogliere o respingere la domanda, ma deve valutarla secondo i canoni di correttezza e buona fede degli artt. 1175 e 1375 c.c., senza disparità di trattamento arbitrarie tra dipendenti nella stessa situazione.

Accanto a questo permesso "libero" esistono assenze non retribuite previste direttamente dalla legge, che il datore non può negare se ricorrono i presupposti. L'art. 4, comma 2, della L. 53/2000 riconosce fino a due anni di congedo biennale per gravi motivi familiari, mentre l'art. 5 della stessa legge consente un congedo per la formazione fino a undici mesi a chi ha almeno cinque anni di anzianità presso la stessa azienda. Il testo consolidato della legge 8 marzo 2000, n. 53 su Normattiva resta il riferimento da consultare per requisiti e limiti aggiornati.

Il punto più delicato riguarda i contributi. L'art. 1, comma 1, del D.L. 338/1989, convertito dalla L. 389/1989, impone il cosiddetto minimale contributivo, calcolato sulla retribuzione dovuta per contratto e non su quella pagata. La Cassazione (sent. n. 15120/2019, e da ultimo l'ord. n. 28748 del 30 ottobre 2025) ha chiarito che l'obbligo contributivo può sopravvivere alla sospensione concordata quando questa non trova fondamento nella legge o nel CCNL. L'onere di provare che l'assenza è stata chiesta dal lavoratore grava sul datore di lavoro, come ricorda anche Cass. n. 12425/2016. L'assenza va infine annotata nel Libro Unico del Lavoro ai sensi dell'art. 39 del D.L. 112/2008.

Il caso più frequente è il dipendente che ha esaurito le ferie o che, appena assunto, non ne ha ancora maturate abbastanza. Un matrimonio all'estero, un trasloco, un esame in un'altra regione: l'unica strada è qualche giorno senza stipendio. Molto comune è anche l'assistenza a un genitore anziano o a un figlio malato quando mancano i requisiti per i permessi retribuiti della Legge 104, oppure quando le tre giornate mensili sono già state utilizzate.

Sul fronte aziendale la richiesta scritta serve all'ufficio HR per giustificare la trattenuta in cedolino e per documentare, in caso di verifica ispettiva, che l'iniziativa è partita dal lavoratore. Due situazioni meritano attenzione particolare. La prima è il periodo di prova: molti CCNL lo calcolano in giorni di effettiva prestazione, quindi un permesso non retribuito concesso durante la prova la allunga di fatto, e conviene scriverlo nella richiesta. La seconda è il falso permesso, cioè quello "suggerito" dal datore in un periodo di calo del lavoro. Se la sospensione nasce da un'esigenza dell'azienda, non è un permesso ma una sospensione unilaterale, con contributi comunque dovuti e con il rischio che il lavoratore rivendichi la retribuzione persa.

• L'intestazione e l'identificazione delle parti riportano dati del dipendente, matricola, qualifica, livello di inquadramento e CCNL applicato. Il CCNL indicato stabilisce quali regole di preavviso e di maturazione si applicano.
• Il periodo di assenza è indicato con data di inizio, data di fine e data di rientro, oppure con le fasce orarie in caso di permesso a ore. Le giornate sono espresse sia in giorni di calendario sia in giorni lavorativi, perché le due cifre incidono in modo diverso sui ratei.
• La motivazione facoltativa può essere esplicitata o lasciata generica con la formula "esigenze personali e familiari". Una causale chiara, senza dati sensibili, rafforza la prova dell'iniziativa individuale.
• La dichiarazione di consapevolezza economica precisa che il periodo non sarà retribuito e che comporterà la riduzione proporzionale di ferie, permessi, mensilità aggiuntive e TFR secondo il CCNL applicato. È la clausola che evita contestazioni quando arriva il cedolino.
• Il passaggio di consegne individua il collega di riferimento e le attività sospese, così da dimostrare che il dipendente ha organizzato la propria assenza in modo diligente.
• Lo spazio per l'accettazione del datore contiene data, firma e timbro, con possibilità di indicare condizioni o date alternative. Per l'intera gamma di modelli di richiesta ferie e permessi conformi al CCNL la struttura è la stessa, così l'archivio del personale resta omogeneo.

Commercio e terziario. Nel CCNL del terziario i permessi non retribuiti per esigenze personali sono rimessi in larga parte alla valutazione del datore, con attenzione alle esigenze di servizio nei periodi di saldi, inventari e alta stagione. La trattenuta giornaliera si calcola di norma con il divisore convenzionale 26, mentre la quota oraria usa il divisore 168. Prima di firmare è utile controllare quale contratto collettivo è richiamato nel contratto di lavoro a tempo indeterminato, perché nel settore coesistono più CCNL con regole diverse.

Industria metalmeccanica. Il contratto dei metalmeccanici disciplina aspettative e permessi per motivi personali con un'impostazione più strutturata, e la quota oraria si ottiene tradizionalmente con il divisore 173. Nelle aziende a turni avvicendati il preavviso diventa decisivo.

Edilizia. È il settore in cui il permesso non retribuito pesa di più sul piano contributivo. L'art. 29 del D.L. 244/1995, convertito dalla L. 341/1995, impone la contribuzione su un minimale di 40 ore settimanali, e le assenze escluse dal calcolo sono tassative. I contratti collettivi edili riconoscono un tetto annuo di ore di permesso individuale non retribuito deducibili dal minimale. Oltre quel tetto, i contributi restano dovuti anche se il lavoratore non ha percepito nulla, con effetti anche sugli accantonamenti in Cassa Edile.

Pubblico impiego. I CCNL dei comparti pubblici prevedono di norma un'aspettativa per motivi personali o di famiglia fino a dodici mesi nel triennio, senza retribuzione e senza decorrenza dell'anzianità. L'art. 18 della L. 183/2010 consente inoltre un'aspettativa fino a dodici mesi per avviare un'attività professionale o imprenditoriale. L'amministrazione deve motivare l'eventuale diniego.

Si parte dall'anagrafica: nome, qualifica, livello e soprattutto il CCNL applicato, che trovi in busta paga o nella lettera di assunzione. Il modulo lo usa per adattare ratei e divisori. Poi scegli la modalità dell'assenza, a giornate intere o a ore. Nel primo caso indichi le date di inizio e fine e il giorno di rientro, nel secondo le fasce orarie di ciascuna giornata interessata.

La sezione successiva riguarda la motivazione. Puoi scriverla per esteso o limitarti alla formula generica: il modello resta valido in entrambi i casi. Segue il passaggio di consegne, dove indichi chi ti sostituisce e quali attività restano in sospeso.

Il documento generato contiene già la clausola di consapevolezza economica e lo spazio per l'accettazione. A quel punto lo scarichi in Word per eventuali ritocchi, lo firmi e lo consegni a mano con ricevuta, via PEC o tramite il portale HR aziendale. Conserva sempre una copia con la data di consegna e la firma del datore: è la tua unica prova in caso di contestazione disciplinare.

L'errore più diffuso è accontentarsi dell'autorizzazione verbale. Il responsabile di reparto dice di sì al telefono, poi cambia ruolo o azienda, e l'ufficio del personale registra l'assenza come ingiustificata. Il secondo è scrivere la richiesta senza date certe, con formule come "qualche giorno a fine mese". Frequente anche la confusione tra permesso non retribuito e ferie non ancora maturate: alcune aziende concedono ferie "in anticipo" da recuperare, altre no, e le due soluzioni hanno effetti opposti sul cedolino e sul saldo di fine rapporto.

Dal lato del datore, l'errore tipico è concedere permessi non retribuiti a catena nei mesi di calo del lavoro, magari sollecitandoli. Un accertamento INPS può riqualificare quei periodi come sospensioni nell'interesse dell'impresa e recuperare contributi, sanzioni e interessi. Altro sbaglio è non applicare correttamente la riduzione dei ratei di tredicesima, ferie e TFR, che poi il lavoratore contesta in sede di conciliazione. Infine, un permesso lungo concesso poco prima delle dimissioni volontarie con preavviso va gestito con attenzione, perché i giorni di sospensione non valgono come preavviso lavorato. Per uniformare questi passaggi conviene affiancare alla richiesta gli altri modelli per la gestione del personale e dei contratti di lavoro.