Regolamento interno associazione conforme al D.Lgs. 117/2017

Nel diritto associativo italiano il regolamento interno è una fonte di rango inferiore allo statuto. Lo statuto contiene le norme fondamentali dell'ente (scopo, patrimonio, organi, diritti e obblighi degli associati) e, per gli ETS, è depositato al RUNTS. Il regolamento contiene le norme di attuazione: non crea né toglie diritti, ma stabilisce come quelli previsti dallo statuto si esercitano in pratica. Per le associazioni non riconosciute la base giuridica è l'art. 36 del Codice civile, che affida l'ordinamento interno agli accordi degli associati; per gli enti iscritti al RUNTS il D.Lgs. 117/2017 menziona il regolamento dei lavori assembleari tra gli atti che l'assemblea approva.

La differenza pratica si vede al momento della modifica. Cambiare lo statuto richiede un'assemblea straordinaria con quorum rafforzati e, per gli ETS, il deposito al RUNTS; cambiare il regolamento richiede una delibera dell'organo indicato dallo statuto, a maggioranza semplice e senza deposito. Per questo tutto ciò che cambia spesso (quote, orari della sede, modulistica dei rimborsi) va nel regolamento. Un regolamento che contraddice lo statuto è privo di effetti nella parte in contrasto, e il socio che lo subisce può farlo valere in giudizio. Tra i modelli per associazioni ed enti del Terzo Settore di Captain.Legal, è il documento che governa davvero la vita quotidiana dell'ente.

Nessuna norma italiana definisce il regolamento interno di un'associazione: l'ente ha ampia libertà di contenuto, purché rispetti la gerarchia delle fonti, con le norme imperative del Codice civile al vertice, poi lo statuto, poi il regolamento, infine le singole delibere. Alcuni punti restano fuori dalla sua portata: l'art. 21 c.c. stabilisce i quorum assembleari; l'art. 24 riserva all'assemblea l'esclusione dell'associato per gravi motivi e concede all'escluso sei mesi dalla notifica per ricorrere al giudice; l'art. 23 rende annullabili le delibere contrarie alla legge o allo statuto, via che vale anche per un regolamento illegittimo.

Per gli enti del Terzo Settore si aggiunge il D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 117. L'art. 23 impone di motivare il rigetto della domanda di ammissione entro sessanta giorni, l'art. 24 limita le deleghe in assemblea a tre per associato (cinque negli enti con almeno cinquecento associati) e ammette il voto elettronico solo se lo statuto lo prevede, l'art. 25 affida all'assemblea l'esclusione degli associati, salvo diversa previsione statutaria, e l'approvazione dell'eventuale regolamento dei lavori assembleari. Sui rimborsi ai volontari l'art. 17, commi 3 e 4, è categorico: solo spese effettivamente sostenute e documentate, entro limiti fissati in anticipo dall'ente, divieto di forfettari e una sola apertura all'autocertificazione ex art. 46 d.P.R. 445/2000 per importi minimi, previa delibera dell'organo competente. Il testo consolidato del Codice del Terzo settore su Normattiva è il riferimento da rileggere prima di ogni adeguamento.

Le associazioni sportive dilettantistiche seguono il D.Lgs. 36/2021, il cui art. 29, riscritto dalla legge 106/2024, ammette per i volontari sportivi rimborsi forfettari entro un tetto mensile, anche nel comune di residenza, con delibera preventiva e comunicazione al RASD. Chi parte da uno statuto per associazione sportiva dilettantistica deve quindi allineare il regolamento a un regime diverso da quello degli ETS. Quanto alla forma: il regolamento è valido con la sola delibera di approvazione trascritta a verbale, senza notaio, senza registrazione, senza deposito.

Il primo segnale è la crescita. Finché l'ente conta una ventina di soci che si conoscono tutti, le regole non scritte reggono; oltre quella soglia ogni decisione presa a voce diventa contestabile. Il secondo caso, il più frequente, è la gestione di una sede o di un impianto: una sala prove, una palestra in convenzione con il Comune, un circolo con bar sociale. Senza regole scritte su orari, prenotazioni, chiavi e danni, ogni incidente diventa una lite tra il presidente e il socio che ha rotto l'attrezzatura. Il terzo caso riguarda i rimborsi spese ai volontari: l'art. 17 CTS pretende che limiti e condizioni siano stabiliti preventivamente dall'ente, e il regolamento è il luogo naturale in cui farlo.

Il quarto caso è il primo procedimento disciplinare: un'esclusione improvvisata viene regolarmente annullata per difetto di contraddittorio. Il quinto è l'iscrizione al RUNTS, quando l'ente scopre che lo statuto APS conforme al Codice del Terzo Settore appena adottato rinvia a un regolamento che nessuno ha redatto. Due casi limite: le APS che somministrano alimenti e bevande ai soci nella propria sede ai sensi dell'art. 85, comma 4, CTS hanno bisogno di regole rigorose sull'accesso riservato agli associati, pena la perdita del regime agevolato; le associazioni con soci minorenni, tipiche dello sport giovanile, devono stabilire chi esercita il voto e chi risponde della quota, tema che lo statuto di solito ignora.

• La clausola sulle quote associative distingue quota di ammissione e quota annuale, ne fissa la scadenza e affida l'importo all'organo indicato dallo statuto. Il socio moroso è sollecitato, poi sospeso, infine dichiarato decaduto; la quota resta non rimborsabile e non trasmissibile, come richiedono l'art. 24 c.c. e l'art. 148 TUIR.
• La disciplina dell'ammissione e del recesso recepisce l'art. 23 CTS: domanda scritta, decisione entro sessanta giorni, motivazione del rigetto e diritto di chiedere che si pronunci l'assemblea. Il recesso non libera dalla quota dell'anno in corso.
• La sezione sull'uso delle strutture e delle attrezzature regola orari, prenotazioni, consegna delle chiavi, divieto di uso per scopi personali o commerciali e responsabilità del socio per i danni. Se la sede è concessa dal Comune, il regolamento rinvia alla convenzione, che prevale.
• Il capitolo sui rimborsi spese esiste in due varianti. Per gli ETS riproduce i vincoli dell'art. 17 CTS: modulo di richiesta, giustificativi, tipologie di spesa ammesse, tetti massimi e delibera preventiva per l'autocertificazione; per le ASD segue l'art. 29 del D.Lgs. 36/2021 con il forfettario comunicato al RASD.
• Il procedimento disciplinare, graduato in richiamo, sospensione e proposta di esclusione, garantisce il contraddittorio: contestazione scritta, termine per le controdeduzioni, audizione su richiesta, decisione motivata e ricorso interno all'assemblea o ai probiviri. Senza questa sequenza l'esclusione è esposta all'annullamento.
• Il funzionamento del consiglio direttivo copre convocazione, quorum, verbalizzazione, deleghe al presidente e al tesoriere con soglie di spesa, astensione per conflitto di interessi ai sensi dell'art. 27 CTS e tenuta dei libri sociali dell'art. 15.
• La clausola sui volontari istituisce il registro dell'art. 17, comma 1, richiama l'assicurazione dell'art. 18 e li separa dai collaboratori retribuiti, per i quali servono contratti di lavoro e di collaborazione per il personale dell'ente, non un rimborso.

Lombardia. La legge regionale 14 febbraio 2008, n. 1, testo unico su volontariato, cooperazione sociale e associazionismo, governa le misure di sostegno regionali accanto al Codice nazionale. Il Comune di Milano assegna gli spazi comunali alle associazioni con convenzioni che impongono al concessionario regole scritte sull'uso dei locali: il regolamento interno diventa un allegato della convenzione e deve rispettare le prescrizioni dell'ente concedente su orari, sicurezza e accesso dei terzi.

Lazio. A Roma molte associazioni operano in locali del patrimonio di Roma Capitale o dei Municipi, assegnati con procedure che richiedono un regolamento di utilizzo degli spazi e la prova della democraticità interna. L'Ufficio RUNTS della Regione Lazio gestisce uno dei bacini di iscritti più numerosi del Paese: un regolamento in contrasto con lo statuto fa emergere il problema in istruttoria e allunga l'iscrizione di mesi.

Emilia-Romagna. La legge regionale 31 maggio 2017, n. 8, sulla promozione delle attività motorie e sportive, ha favorito l'affidamento degli impianti pubblici alle ASD tramite convenzioni pluriennali, che impongono regole scritte su accesso, turni di utilizzo, custodia e manutenzione ordinaria. La sezione del regolamento dedicata alle strutture va redatta in modo da poter essere allegata al bando senza modifiche.

Trentino-Alto Adige. Le Province autonome di Trento e di Bolzano gestiscono direttamente i propri uffici del RUNTS ai sensi dell'art. 45 CTS, con prassi in parte diverse dalle Regioni ordinarie. A Bolzano la vita associativa è in larga parte bilingue: il regolamento interno viene redatto in italiano e in tedesco, e la versione tedesca va allineata alla terminologia dello statuto. In caso di divergenza tra le due versioni prevale quella indicata come autentica nel regolamento stesso, clausola che il modello permette di inserire.

Si parte dalla scelta della tipologia di ente: associazione non riconosciuta di diritto comune, APS, ODV o ASD. Da questa scelta dipende il resto, perché il modulo adatta riferimenti normativi, rimborsi e regole di ammissione al regime applicabile. Si inseriscono poi denominazione, sede e l'organo che lo statuto indica come competente per l'approvazione, richiamato nel preambolo. La sezione sulle quote chiede importo, scadenza e termini della morosità; quella sulle strutture chiede se la sede è di proprietà, in locazione o in concessione pubblica, e nel terzo caso inserisce il rinvio alla convenzione. Per i rimborsi il modulo propone le tipologie di spesa ammesse e, per gli ETS, la delibera sull'autocertificazione; per le ASD attiva la variante forfettaria. Il procedimento disciplinare è precompilato con termini modificabili. Al termine il documento viene generato in Word e PDF. Il regolamento entra in vigore solo con la delibera dell'organo competente: per questo il modello si abbina al verbale di assemblea ordinaria per l'approvazione del regolamento, che ne certifica la data di adozione.

L'errore più diffuso è far dire al regolamento ciò che lo statuto non dice: introdurre soci sostenitori senza voto, ammettere la delega in assemblea quando lo statuto tace, spostare l'esclusione dei soci dall'assemblea al consiglio direttivo. In tutti questi casi la clausola è annullabile ai sensi dell'art. 23 c.c. e, per un ETS, il problema emerge alla prima verifica del RUNTS. Il secondo errore riguarda i rimborsi: molte associazioni prevedono un forfettario mensile per i volontari, vietato dall'art. 17, comma 3, CTS, oppure usano il rimborso per pagare di fatto un istruttore, con il rischio che Agenzia delle Entrate o INPS riqualifichino le somme come reddito da lavoro. Il terzo errore è l'esclusione decisa in un'unica seduta, senza contestazione scritta né termine a difesa: è la causa più frequente delle liti promosse dai soci esclusi, e il giudice annulla.

Seguono due errori di procedura. Il regolamento approvato dal consiglio direttivo quando lo statuto ne riserva l'approvazione all'assemblea è inefficace, e la ratifica successiva non sana le sanzioni già irrogate. Infine il copia-incolla tra tipologie di ente: un regolamento pensato per una ASD, con i suoi forfettari, trapiantato in una APS iscritta al RUNTS contrasta con il D.Lgs. 117/2017. Ogni tipologia di ente ha il proprio regime dei rimborsi, e il regolamento deve seguire quello giusto.