Seit dem 1. Oktober 2026 zeigt das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer nicht mehr nur an, dass eine Vorsorgevollmacht oder eine Patientenverfügung existiert. Auf Antrag lässt sich dort eine elektronische Abschrift des Dokuments hinterlegen, die Betreuungsgerichte und behandelnde Ärzte im Ernstfall direkt lesen können. Wer seine Vorsorge bereits geregelt hat oder gerade regelt, steht damit vor praktischen Fragen. Wer darf das Dokument hochladen? Ersetzt der Scan das unterschriebene Original? Und was ändert sich für die Vertrauenspersonen? Dieser Beitrag richtet sich an Privatpersonen, Angehörige und Bevollmächtigte. Er ordnet die neue Rechtslage ein, zeigt ihre Grenzen und benennt die Fehler, die in der Beratungspraxis auftauchen.
Zentrales Vorsorgeregister: was es bisher leistete und was neu ist
Das Zentrale Vorsorgeregister, kurz ZVR, führt die Bundesnotarkammer als Registerbehörde nach § 78a BNotO. Bis Ende September 2026 enthielt es nur strukturierte Angaben: die Personalien der vorsorgenden Person, die benannten Vertrauenspersonen, eine stark typisierte Beschreibung des Vollmachtsumfangs und den Ort, an dem das Original liegt. Ein Gericht oder eine Klinik erfuhr also, dass eine Verfügung existiert, aber nicht, was darin steht. In der Praxis lag die Urkunde dann im Aktenordner zu Hause, während der Patient nachts in die Notaufnahme kam. Diese Lücke schließt die Neuerung. Wer es wünscht, lässt zusätzlich zu den Registerdaten seine Vorsorgevollmacht nach § 1820 BGB, eine Betreuungsverfügung oder eine Patientenverfügung als Scan im Zentralen Vorsorgeregister hinterlegen. Ein isolierter Widerspruch gegen das Ehegattennotvertretungsrecht nach § 1358 BGB lässt sich dagegen nicht als Dokument hochladen, es sei denn, er steht in derselben Urkunde wie eine Vollmacht. Die Registrierung bleibt freiwillig, und das Vorsorgeregister verwahrt keine Originale.
Rechtlicher Rahmen
Wer die Neuerung im Bundesgesetzblatt sucht, findet sie an unerwarteter Stelle. Grundlage ist das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2024/1799 zur Förderung der Reparatur von Waren sowie zur Verbesserung der Verfügbarkeit von Vorsorgeverfügungen vom 16. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 212), ein Mantelgesetz, das Verbraucherrecht und Vorsorgerecht bündelt. Es ergänzt § 78a Abs. 2 Satz 2 BNotO um die Aufnahme einer elektronischen oder elektronisch beglaubigten Abschrift auf Antrag der vorsorgenden Person. Die Einzelheiten regelt die Erste Verordnung zur Änderung der Vorsorgeregister-Verordnung vom 17. August 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 238). Nach § 1 Abs. 5 VRegV muss die Datei als PDF/A oder TIFF vorliegen und darf 200 Megabyte nicht überschreiten, § 5 Abs. 3 VRegV bestimmt, wer sie einsehen und herunterladen darf.
Der Kreis der Auskunftsberechtigten bleibt unverändert. Nach § 78b Abs. 1 BNotO erteilt das Zentrale Vorsorgeregister Gerichten Auskunft, Ärzten nur, soweit es um eine dringende medizinische Behandlung geht. Gleichzeitig ist die schriftliche Benachrichtigung der Bevollmächtigten nach § 4 VRegV a. F. entfallen, und die Gebührensatzung des Registers wurde angepasst. Das materielle Vorsorgerecht bleibt unberührt: Die Wirksamkeit einer Vollmacht richtet sich weiter nach § 1820 BGB, die Patientenverfügung nach § 1827 BGB, die Betreuungsverfügung nach § 1816 BGB. Die Ziele der Reform fasst die Pressemitteilung des Bundesjustizministeriums zum Ausbau des Zentralen Vorsorgeregisters zusammen.
Wer die Abschrift hochladen darf
Hier liegt der Punkt, den viele Ratgeber übergehen. In ihrer ersten Ausbaustufe steht die Dokumentenfunktion nach § 3 Abs. 2 in Verbindung mit § 1 Abs. 5 VRegV nur institutionellen Nutzern offen, also Notaren und weiteren von der Bundesnotarkammer zugelassenen Stellen, vor allem Rechtsanwälten, Betreuungsbehörden und Betreuungsvereinen. Wer sich als Privatperson online registriert, kann selbst keinen Scan hochladen, auch dann nicht, wenn die Eintragung ursprünglich ein Notar angelegt hat. Die Registerdaten in Eigenregie einzutragen, bleibt möglich. Gute Nachricht für alle, die ohne Notar vorgesorgt haben: Institutionelle Nutzer dürfen auch Abschriften privatschriftlicher Verfügungen hinterlegen.
Für den Upload braucht die vorsorgende Person eine E-Mail-Adresse, was gegenüber dem bisherigen Verfahren neu ist. Der Benutzername kommt per E-Mail, der Freischaltcode mit der Eintragungsmitteilung per Post. Über dieses Konto kann sie ihr Dokument später selbst einsehen und herunterladen. Technisch genügt ein inhaltsgleicher Scan. Bei notariellen Urkunden empfiehlt die Bundesnotarkammer gleichwohl die elektronisch beglaubigte Abschrift mit Signaturdatei. Bestehende Registrierungen lassen sich nachträglich ergänzen, ohne neue Eintragung.
Was der Upload rechtlich bewirkt und was nicht
Mit dem Scan im Register ist die Vollmacht nicht „digital“ geworden. Die Aufnahme begründet weder eine neue Vollmacht noch einen Rechtsschein, und sie ist keine Kundgabe im Sinne von § 171 Abs. 1 BGB, weil das Register nur einem gesetzlich begrenzten Kreis offensteht. Wer sich gegenüber Bank, Pflegeheim oder Behörde auf § 172 BGB stützen will, legt weiter die Vollmachtsurkunde vor, bei einer privatschriftlichen Vollmacht das Original, bei einer notariellen die Ausfertigung. Der Scan informiert Gericht und Arzt, er legitimiert den Bevollmächtigten nicht gegenüber Dritten. Bevollmächtigte sind zudem selbst nicht auskunftsberechtigt. Für Grundstücksgeschäfte verlangt das Grundbuchamt nach § 29 GBO ohnehin eine öffentlich beglaubigte oder beurkundete Vollmacht.
Ihre Stärke zeigt die Neuerung bei der Patientenverfügung. Liest die Notaufnahme den Text, statt nur einen Aufbewahrungsort zu erfahren, lässt sich der Wille des Patienten dann feststellen, wenn es darauf ankommt. Das setzt voraus, dass die Verfügung inhaltlich trägt: Nach § 1827 Abs. 1 BGB bindet sie nur, wenn sie auf die konkrete Lebens- und Behandlungssituation zutrifft, und der Bundesgerichtshof hat im Beschluss vom 6. Juli 2016 (XII ZB 61/16) klargestellt, dass die Formel „keine lebenserhaltenden Maßnahmen“ allein nicht genügt. Eine Patientenverfügung mit konkreten Behandlungssituationen bringt im Vorsorgeregister daher weit mehr als ein vager Zweizeiler. Die Bundesnotarkammer versteht die Funktion als erste Stufe. Ein Vollmachts- und Gültigkeitsregister mit Rechtsscheinwirkung ist geplant, aber noch nicht gesetzlich geregelt.
Keine Post mehr an Bevollmächtigte
Bis zum 30. September 2026 unterrichtete die Registerbehörde eingetragene Bevollmächtigte und vorgeschlagene Betreuer in der Regel schriftlich. Manche Vorsorgende verzichteten deshalb auf die Registrierung, weil sie die Tochter noch nicht einweihen wollten. Diese Hürde ist gefallen: Die vorsorgende Person entscheidet allein, wann sie ihr Umfeld informiert. Die Kehrseite liegt auf der Hand. Wer niemandem Bescheid gibt, riskiert, dass der Bevollmächtigte im Ernstfall nichts von seiner Rolle weiß und das Original nicht findet. Dasselbe gilt für die Person, die in einer Betreuungsverfügung mit Wunschbetreuer benannt ist.
In der Beratungspraxis hat sich ein kurzes Gespräch mit jeder benannten Person bewährt, dazu eine Kopie und der Hinweis, wo das Original liegt. Wer als Bevollmächtigter einspringt, muss oft parallel die Pflege organisieren und den eigenen Beruf vereinbaren, wie unser Beitrag zu Pflegezeit und Familienpflegezeit zeigt. Die Vollmacht wirkt auch im gerichtlichen Verfahren: Nach § 1814 Abs. 3 BGB ist keine Betreuung nötig, soweit ein Bevollmächtigter die Angelegenheiten ebenso gut besorgen kann. Betreuungsgerichte fragen das Zentrale Vorsorgeregister im Rahmen der Amtsermittlung nach § 26 FamFG regelmäßig ab.
Vorsorgedokumente mit Captain.Legal erstellen und registrieren
Auf Captain.Legal erstellen Sie Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung und Betreuungsverfügung über einen geführten Fragebogen. Er fragt die Vertrauensperson und bis zu zwei Ersatzbevollmächtigte ab, die Aufgabenbereiche von der Vermögenssorge bis zur Aufenthaltsbestimmung und bei der Gesundheitssorge die ausdrückliche Befugnis für die Maßnahmen, die § 1820 Abs. 2 BGB verlangt, etwa gefährliche ärztliche Eingriffe nach § 1829 BGB oder eine Unterbringung nach § 1831 BGB. Bei der Patientenverfügung führen die Fragen durch typische Behandlungssituationen wie Wiederbelebung, künstliche Ernährung oder Beatmung. Das fertige Dokument laden Sie als Word- und PDF-Datei herunter, drucken es aus und unterschreiben eigenhändig. Für Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung bringt eine Beglaubigung der Unterschrift durch die Urkundsperson der Betreuungsbehörde nach § 7 BtOG oder durch einen Notar mehr Sicherheit gegenüber Banken und Behörden. Für die Registrierung tragen Sie die Daten entweder selbst online ein, dann ohne Dokument, oder Sie gehen über einen Betreuungsverein oder Anwalt, der zusätzlich den Scan als PDF/A hinterlegt. Hochgeladen wird immer das unterschriebene Exemplar, nie die unsignierte Vorlage.
Häufige Fehler bei der Registrierung
Der Klassiker seit dem 1. Oktober 2026: Angehörige reichen die heruntergeladene PDF-Datei ein, statt das unterschriebene Exemplar zu scannen. Ohne Unterschrift fehlt der Patientenverfügung die Schriftform des § 1827 Abs. 1 BGB; der Arzt liest dann bestenfalls ein Indiz für den mutmaßlichen Willen nach § 1827 Abs. 2 BGB, aber keine bindende Festlegung. Verbreitet ist auch der Irrtum, das Original könne nach dem Upload entsorgt werden. Weil § 172 BGB die Vorlage der Urkunde verlangt, steht der Bevollmächtigte dann am Bankschalter mit leeren Händen da. Ein dritter Fehler betrifft die E-Mail-Adresse, die nach dem Umzug ins Pflegeheim niemand mehr abruft.
Heikel wird es bei Änderungen. Ein vollständiger Widerruf der Registrierung löscht den Scan, ein teilweiser Widerruf gegenüber einem von zwei Bevollmächtigten verändert ihn dagegen nicht. Wer seine Vollmacht neu fasst, muss die neue Fassung hochladen lassen, sonst liest das Gericht eine überholte Urkunde. Häufig ist zudem die Doppelregistrierung durch Notar und Vorsorgenden; erstattet wird die Gebühr nach § 6 ZVR-GebS nur bei Löschung innerhalb von sieben Tagen. Und der älteste Fehler bleibt der neueste: Die Vollmacht ist im Zentralen Vorsorgeregister gespeichert, aber der Bevollmächtigte weiß nichts davon.
Häufige Fragen
Kann ich meine Patientenverfügung selbst im Zentralen Vorsorgeregister hochladen?
Nein. Die Dokumentenfunktion ist nach der geänderten Vorsorgeregister-Verordnung institutionellen Nutzern vorbehalten, also Notaren und den von der Bundesnotarkammer zugelassenen Stellen wie Rechtsanwälten, Betreuungsbehörden und Betreuungsvereinen. Als Privatperson tragen Sie Ihre Registerdaten weiterhin selbst online ein, das Dokument bleibt dann aber außen vor. Für den Scan wenden Sie sich an eine dieser Stellen, die auch privatschriftliche Verfügungen hochladen darf; eine notarielle Beurkundung ist dafür nicht nötig. Bringen Sie das unterschriebene Original, Ihren Ausweis und eine aktuelle E-Mail-Adresse mit, denn ohne E-Mail-Adresse lässt sich kein Dokument hinterlegen.
Ist eine selbst erstellte Vorsorgevollmacht ohne Notar gültig?
Ja. Das BGB schreibt für die Vorsorgevollmacht keine notarielle Form vor. Für die Gesundheitssorge verlangt § 1820 Abs. 2 BGB aber Schriftform und die ausdrückliche Nennung bestimmter Maßnahmen, sonst kann der Bevollmächtigte dort nicht entscheiden. Eine Patientenverfügung setzt nach § 1827 Abs. 1 BGB zusätzlich Volljährigkeit und Einwilligungsfähigkeit voraus. Grenzen zeigen sich im Rechtsverkehr: Für Grundstücksgeschäfte genügt nur eine öffentlich beglaubigte Vollmacht, wobei der Bundesgerichtshof die Beglaubigung durch die Betreuungsbehörde für das Grundbuchamt anerkannt hat (Beschluss vom 12. November 2020, V ZB 148/19). Manche Banken bestehen zudem auf eigenen Formularen.
In welchem Format erhalte ich die Dokumente und was verlangt das Register?
Captain.Legal stellt alle drei Vorsorgedokumente als Word-Datei und als PDF bereit. Die Word-Fassung eignet sich für individuelle Anpassungen, die PDF-Fassung für den sauberen Ausdruck. Wirksam wird das Dokument erst mit Ihrer eigenhändigen Unterschrift auf Papier. Das Zentrale Vorsorgeregister verlangt nach § 1 Abs. 5 VRegV eine Datei im Format PDF/A oder TIFF mit höchstens 200 Megabyte. Gescannt wird das unterschriebene Exemplar, vollständig und gut lesbar; den Scan erstellt meist die Stelle, die den Upload vornimmt. Eine elektronisch beglaubigte Abschrift erhält zusätzlich eine Signaturdatei.
Wie lange darf mein Ehepartner ohne Vollmacht für mich entscheiden?
Das Ehegattennotvertretungsrecht nach § 1358 BGB greift nur, wenn die Ehegatten nicht getrennt leben, und erfasst die Gesundheitssorge samt den damit verbundenen Behandlungs- und Krankenhausverträgen. Es endet spätestens sechs Monate nach dem Zeitpunkt, den der Arzt als Beginn der Notlage schriftlich festgestellt hat. Besteht danach weiter Handlungsbedarf und fehlt eine Vollmacht, muss das Betreuungsgericht einen Betreuer bestellen. Bankgeschäfte, Mietangelegenheiten oder der Verkauf einer Immobilie sind ohnehin nicht erfasst. Einen Widerspruch können Sie im Vorsorgeregister eintragen lassen, als eigenständiges Dokument hochladen lässt er sich aber nicht.
Muss ich eine bereits registrierte Vorsorgevollmacht neu eintragen lassen?
Nein. Bestehende Registrierungen bleiben vollständig wirksam, Gerichte und Ärzte sehen weiterhin, dass eine Verfügung existiert und wo sie liegt. Wer zusätzlich den Inhalt hinterlegen möchte, lässt den Scan von einem Notar, Anwalt, einer Betreuungsbehörde oder einem Betreuungsverein nachträglich zur vorhandenen Eintragung hinzufügen. Eine neue Registrierung ist dafür nicht erforderlich. Sie müssen allerdings eine E-Mail-Adresse angeben, weil darüber das Benutzerkonto für den Zugriff auf das Dokument eingerichtet wird. Prüfen Sie bei dieser Gelegenheit, ob Vertrauenspersonen, Anschriften und Aufbewahrungsort noch stimmen.
Wie ändere oder widerrufe ich eine registrierte Vorsorgevollmacht?
Solange Sie geschäftsfähig sind, können Sie eine Vollmacht jederzeit widerrufen, eine Patientenverfügung nach § 1827 Abs. 1 BGB sogar formlos. Der Widerruf der Vollmacht sollte schriftlich erfolgen und dem Bevollmächtigten zugehen; zugleich fordern Sie nach § 175 BGB die Vollmachtsurkunde zurück, damit kein Rechtsschein fortbesteht. Ein Muster für den Widerruf einer Vollmacht erleichtert diesen Schritt. Anschließend passen Sie die Registrierung im ZVR an. Ein vollständiger Widerruf löscht den hinterlegten Scan, bei einer Teiländerung lassen Sie die neue Fassung hochladen.
Kann ich als Bevollmächtigter Pflegezeit nehmen, wenn der Vorsorgefall eintritt?
Das hängt nicht an der Vollmacht, sondern daran, ob ein naher Angehöriger pflegebedürftig ist. Tritt eine Pflegesituation akut auf, dürfen Beschäftigte nach § 2 PflegeZG bis zu zehn Arbeitstage fernbleiben, um die Versorgung zu organisieren, unabhängig von der Betriebsgröße. Wer den Angehörigen in häuslicher Umgebung pflegt, kann nach § 3 PflegeZG bis zu sechs Monate Pflegezeit verlangen. Dieser Anspruch besteht in Betrieben mit mehr als 15 Beschäftigten und ist spätestens zehn Arbeitstage vor Beginn schriftlich anzukündigen. Ein Antrag auf Pflegezeit nach § 3 PflegeZG hilft, Frist und Form einzuhalten.