Zum 1. Januar 2026 hat der Gesetzgeber die beiden wichtigsten Freibeträge für das Ehrenamt angehoben: Die Übungsleiterpauschale stieg von 3.000 auf 3.300 Euro jährlich, die Ehrenamtspauschale von 840 auf 960 Euro. Grundlage ist das Steueränderungsgesetz 2025, das kurz vor Weihnachten im Bundesgesetzblatt verkündet wurde. Für Vereine klingt das nach einer guten Nachricht ohne jeden Arbeitsaufwand. Genau das ist der Denkfehler. Kein bestehender Übungsleitervertrag und kein Ehrenamtsvertrag passt sich automatisch an die neuen Beträge an. Wer seinen Trainerinnen und Helfern mehr zahlen will, braucht einen Nachtrag, einen Vorstandsbeschluss und in manchen Fällen sogar eine Satzungsänderung. Dieser Beitrag zeigt, welche Schritte jetzt anstehen und in welcher Reihenfolge sie sinnvoll sind.
Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale: die neuen Beträge
Die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG stellt Einnahmen aus nebenberuflichen pädagogischen, betreuenden, pflegerischen oder künstlerischen Tätigkeiten steuerfrei, sofern sie im Dienst oder Auftrag eines gemeinnützigen Vereins oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts erbracht werden. Klassische Fälle sind die Fußballtrainerin, der Chorleiter, die Jugendgruppenleiterin mit Ausbildungsaufgaben oder der ehrenamtliche Betreuer im Pflegebereich. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der Freibetrag bei 3.300 Euro pro Kalenderjahr, was einer monatlichen Zahlung von 275 Euro entspricht.
Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG greift deutlich breiter. Sie kennt keinen Tätigkeitskatalog und erfasst deshalb den Kassenwart, die Platzwartin, den Schiedsrichter im Amateurbereich, Bürokräfte und eben auch Vorstandsmitglieder. Ihr Betrag liegt seit der Anhebung bei 960 Euro jährlich, also 80 Euro im Monat. Beide Beträge sind Jahresbeträge: Wer erst im September mit der Tätigkeit beginnt, kann trotzdem den vollen Freibetrag ausschöpfen.
Zwei Grundregeln bleiben unverändert. Erstens gilt jeder Freibetrag pro Person und Kalenderjahr, nicht pro Verein; wer für drei Clubs trainiert, hat trotzdem nur einmal 3.300 Euro steuerfrei. Zweitens ist eine Tätigkeit nur dann nebenberuflich, wenn sie zeitlich höchstens ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeitstelle ausmacht. Beide Pauschalen sind zudem sozialabgabenfrei und lassen sich mit einem Minijob kombinieren, ohne auf dessen Verdienstgrenze angerechnet zu werden.
Rechtlicher Rahmen
Das Steueränderungsgesetz 2025 hat einen zügigen Weg hinter sich: Regierungsentwurf vom 10. September 2025, Verabschiedung im Bundestag am 4. Dezember 2025, Zustimmung des Bundesrats am 19. Dezember 2025, Verkündung im Bundesgesetzblatt 2025 I Nr. 363. Die neuen Beträge in § 3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG gelten ab dem Veranlagungszeitraum 2026. Wer den Wortlaut prüfen möchte, findet die aktuelle Fassung des § 3 EStG auf Gesetze im Internet.
Das Gesetz beschränkt sich nicht auf höhere Zahlen. Es stellt zugleich klar, dass die Steuerfreiheit nur greift, wenn die Tätigkeit selbst gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken im Sinne der §§ 52 bis 54 AO dient. Damit schreibt der Gesetzgeber die Linie des Bundesfinanzhofs aus dem Urteil vom 8. Mai 2024 (VIII R 9/21) fest. Eine Verwaltungstätigkeit für den kommerziellen Bereich einer Organisation fällt also nicht darunter, mag der Träger insgesamt noch so gemeinnützig sein.
Für Vorstände besonders relevant ist Artikel 7 des Gesetzes. Er hebt die Vergütungsgrenze der §§ 31a und 31b BGB von 840 auf 3.300 Euro jährlich an. Bis zu dieser Schwelle haften Organmitglieder, besondere Vertreter und Vereinsmitglieder im Innenverhältnis nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Bisher konnte schon die volle Ehrenamtspauschale das Haftungsprivileg kosten, weil die Grenze exakt bei 840 Euro lag. Diese Falle ist entschärft.
Flankierend ändert das Gesetz das Gemeinnützigkeitsrecht: Die Freigrenze für den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb steigt auf 50.000 Euro (§ 64 Abs. 3 AO), und die Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung entfällt für Körperschaften mit Einnahmen bis 100.000 Euro (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO). Kleinere Vereine gewinnen dadurch spürbar Spielraum für Rücklagen und Projekte.
Bestehende Übungsleiterverträge jetzt anpassen
Der häufigste Irrtum in der Vereinspraxis lautet: Der Staat hat erhöht, also dürfen wir einfach mehr überweisen. Steuerlich stimmt das sogar, vertraglich nicht. Der Staat erhöht Freibeträge, keine Verträge. Ein Übungsleitervertrag, der eine Aufwandsentschädigung von 250 Euro monatlich oder „3.000 Euro jährlich" festschreibt, bleibt bei diesen Zahlen, bis beide Seiten ihn ändern. Zahlt der Verein eigenmächtig mehr, entsteht schnell Streit über die Rechtsgrundlage der Differenz, und die Buchhaltung passt nicht mehr zum Vertragswerk.
Der saubere Weg führt über eine schriftliche Änderungsvereinbarung. Sie benennt den bestehenden Vertrag, das neue Entgelt (etwa 275 Euro monatlich) und den Stichtag, ab dem die erhöhte Übungsleiterpauschale ausgeschöpft werden soll. Für Übungsleiterinnen und Übungsleiter in freier Mitarbeit genügt ein kurzer Nachtrag mit beiden Unterschriften. Ist der Trainer dagegen als Arbeitnehmer angestellt, gehört die Anpassung in einen förmlichen Änderungsvertrag zum Arbeitsvertrag, schon wegen der Nachweispflichten des Arbeitgebers.
Einen Sonderfall bilden dynamische Klauseln. Manche Verträge verweisen auf „den jeweils geltenden Freibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG". Solche Formulierungen ziehen die Erhöhung automatisch nach; ein Nachtrag ist dann rechtlich entbehrlich. Ohne dokumentierten Vorstandsbeschluss sollte trotzdem kein Cent mehr fließen, denn der Vorstand verantwortet die Mittelverwendung gegenüber Mitgliederversammlung und Finanzamt. Wer ohnehin neue Kräfte gewinnt, startet am besten gleich mit einer aktuellen Vorlage für den Übungsleitervertrag nach § 3 Nr. 26 EStG, die die neuen Beträge berücksichtigt und die Bestätigung enthält, dass der Freibetrag nicht bereits bei einem anderen Verein genutzt wird.
Ehrenamtspauschale für den Vorstand: erst die Satzung lesen
Bei der Ehrenamtspauschale entscheidet nicht der Vertrag allein, sondern zuerst die Satzung. Nach § 27 Abs. 3 Satz 2 BGB sind Vorstandsmitglieder unentgeltlich tätig, solange die Satzung nichts anderes bestimmt. Fehlt eine ausdrückliche Vergütungsklausel, darf der Verein seinem Vorsitzenden keine 960 Euro zahlen, auch nicht in bester Absicht. Eine Zahlung ohne Satzungsgrundlage gilt als Mittelfehlverwendung und kann die Gemeinnützigkeit kosten. Das Finanzamt prüft diesen Punkt regelmäßig, und die Rückabwicklung ist mühsam.
Steht die Klausel bereits in der Satzung, genügt ein sauber protokollierter Beschluss des zuständigen Organs über die neue Höhe. Fehlt sie, muss die Mitgliederversammlung die Satzung nach § 33 BGB ändern, bevor die erste erhöhte Zahlung fließt; die Eintragung ins Vereinsregister braucht Vorlauf, planen Sie also realistisch.
Für alle übrigen Helfer ist die Lage einfacher. Kassenprüferin, Platzwart oder Turnierhelfer erhalten die Pauschale auf Grundlage eines schlichten Musters für den Ehrenamtsvertrag, der Tätigkeit, Betrag und Auszahlungsmodus festhält und zugleich dokumentiert, dass keine zweite Stelle denselben Freibetrag beansprucht. Angenehmer Nebeneffekt der Reform: Da die Haftungsgrenze der §§ 31a, 31b BGB nun bei 3.300 Euro liegt, gefährdet die volle Ehrenamtspauschale das Haftungsprivileg des Empfängers nicht mehr. Ein Kassenwart mit 960 Euro Jahresvergütung haftet dem Verein gegenüber weiterhin nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
Vereinsdokumente mit Captain.Legal auf den neuen Stand bringen
Captain.Legal führt Vorstände in wenigen Minuten durch die Erstellung der Dokumente, die der Jahreswechsel verlangt. Beim Übungsleitervertrag fragt der Generator die Tätigkeit ab, unterscheidet zwischen freier Mitarbeit und Anstellung, setzt die Aufwandsentschädigung innerhalb des geltenden Freibetrags an und ergänzt die Bestätigung zur anderweitigen Nutzung der Übungsleiterpauschale. Beim Ehrenamtsvertrag läuft es ähnlich: Rolle im Verein auswählen, Betrag festlegen, Auszahlungsrhythmus bestimmen, fertig ist ein unterschriftsreifes Dokument. Beide Vorlagen stehen sofort als Word- und PDF-Datei bereit und lassen sich im Vereinsbüro noch an Besonderheiten anpassen, bevor sie in die Unterschriftenmappe wandern.
Auch die vorgelagerten Schritte deckt die Plattform ab, vom Protokoll des Vorstandsbeschlusses bis zur registerfesten Satzungsänderung. Und weil Vereinsverwaltung selten beim Personal endet, finden Vorstände dort ebenso einen Gewerbemietvertrag für das Vereinsheim oder Unterlagen für die Mitgliederversammlung. Der Vorteil gegenüber frei kursierenden Mustern liegt in der Aktualität: Die Vorlagen folgen dem Stand des Steueränderungsgesetzes 2025, während ältere Downloads oft noch die überholten Beträge von 3.000 und 840 Euro nennen. Wer ein solches Altmuster unterschreibt, zementiert die alten Zahlen gleich für ein weiteres Jahr.
Häufige Fehler in der Vereinspraxis
Der Klassiker unter den Fehlern ist die falsche Pauschale für die falsche Tätigkeit. Die 3.300 Euro der Übungsleiterpauschale setzen eine pädagogische, betreuende, pflegerische oder künstlerische Tätigkeit voraus; ein Vorstandsamt oder die Buchführung gehören nicht dazu, egal wie viel Arbeit dahintersteckt. Ebenso verbreitet: beide Pauschalen für dieselbe Tätigkeit stapeln. Das schließt § 3 Nr. 26a EStG ausdrücklich aus. Zulässig ist die Kombination nur bei klar getrennten Aufgaben, etwa Training einerseits und Kassenführung andererseits, sauber in zwei Verträgen dokumentiert.
Fehler Nummer drei ist die rückwirkende Großzügigkeit. Die neuen Beträge gelten ab dem Veranlagungszeitraum 2026; eine „Nachzahlung" für frühere Jahre auf Basis der erhöhten Pauschalen macht den übersteigenden Teil steuerpflichtig. Viertens unterschätzen viele Vorstände die Dokumentation: mündliche Zusagen statt Nachtrag, fehlende Beschlussprotokolle, keine schriftliche Bestätigung des Übungsleiters, dass er den Freibetrag nicht schon anderswo ausschöpft. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung fällt genau das zuerst auf. Und schließlich die Satzungsfalle: Die Ehrenamtspauschale an den Vorstand ohne Vergütungsklausel auszuzahlen bleibt der teuerste Fehler von allen, weil er unmittelbar an der Gemeinnützigkeit rührt. Wer diese fünf Punkte im Blick behält, hat den Jahreswechsel rechtlich im Griff.
Häufige Fragen
Wie hoch sind Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale seit der Erhöhung?
Seit der Anhebung durch das Steueränderungsgesetz 2025 liegt die Übungsleiterpauschale bei 3.300 Euro pro Person und Kalenderjahr, die Ehrenamtspauschale bei 960 Euro. Umgerechnet sind das 275 beziehungsweise 80 Euro im Monat. Beide Beträge sind steuer- und sozialabgabenfrei, sofern die Tätigkeit nebenberuflich für einen gemeinnützigen Träger oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ausgeübt wird und gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dient. Übersteigt die Vergütung den Freibetrag, wird nur der überschießende Teil steuerpflichtig.
Erhöhen sich bestehende Verträge automatisch auf die neuen Beträge?
Nein. Das Gesetz hebt die steuerfreien Höchstbeträge an, greift aber nicht in laufende Verträge ein. Steht im Übungsleitervertrag ein fester Betrag von 250 Euro monatlich, bleibt dieser geschuldet, bis beide Seiten eine Änderungsvereinbarung unterschreiben. Nur Verträge mit dynamischer Klausel, die auf den jeweils geltenden Freibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG verweisen, ziehen automatisch nach. Auch dann sollte der Vorstand die höhere Zahlung per Beschluss freigeben und das Protokoll zu den Vereinsunterlagen nehmen.
Dürfen Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale kombiniert werden?
Ja, aber nur für unterschiedliche Tätigkeiten. Wer als Trainerin Übungsstunden gibt und zusätzlich die Vereinskasse führt, kann bis zu 4.260 Euro im Jahr steuerfrei erhalten: 3.300 Euro für das Training, 960 Euro für die Kassenführung. Für ein und dieselbe Tätigkeit schließt das Gesetz die Doppelnutzung aus. In der Praxis empfiehlt sich für jede Aufgabe ein eigener Vertrag mit klarer Tätigkeitsbeschreibung, damit das Finanzamt die Trennung ohne Rückfragen nachvollziehen kann.
Braucht der Verein für die Vorstandsvergütung eine Satzungsklausel?
Ja, zwingend. Ohne ausdrückliche Vergütungsregelung in der Satzung sind Vorstandsmitglieder nach § 27 Abs. 3 BGB unentgeltlich tätig, und jede Zahlung gefährdet die Gemeinnützigkeit. Fehlt die Klausel, muss die Mitgliederversammlung sie beschließen, bevor die erste Ehrenamtspauschale fließt. Eine geprüfte Vorlage für die Satzungsänderung nach § 33 BGB hilft, die Formulierung registerfest aufzusetzen und die Eintragung ohne Beanstandung durchzubringen. Reiner Auslagenersatz gegen Beleg bleibt dagegen auch ohne Satzungsklausel zulässig.
Gilt eine Tätigkeit neben einem Vollzeitjob noch als nebenberuflich?
In aller Regel ja. Nebenberuflich ist eine Tätigkeit, wenn sie zeitlich höchstens ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeitstelle beansprucht, also grob bis zu 13 oder 14 Wochenstunden. Wer tagsüber auf Basis eines unbefristeten Arbeitsvertrags arbeitet und abends zwei Trainingseinheiten leitet, erfüllt die Voraussetzung problemlos. Ein Hauptberuf ist übrigens keine Bedingung: Auch Studierende, Rentnerinnen und Arbeitslose können die Pauschalen nutzen, solange der zeitliche Rahmen eingehalten wird.
Ab wann gelten die neuen Beträge, und sind rückwirkende Zahlungen möglich?
Die erhöhten Beträge gelten seit dem 1. Januar 2026, also ab dem Veranlagungszeitraum 2026. Für frühere Jahre bleibt es bei 3.000 und 840 Euro; eine rückwirkende Aufstockung ist steuerlich nicht möglich, der Mehrbetrag wäre schlicht steuerpflichtig. Umgekehrt gilt der volle Jahresbetrag auch dann, wenn die Tätigkeit erst im Laufe des Jahres beginnt. Eine Trainerin, die im Oktober startet, kann die kompletten 3.300 Euro noch im selben Kalenderjahr steuerfrei erhalten.
Sind die Vereinsvorlagen von Captain.Legal rechtlich auf dem neuen Stand?
Ja. Übungsleitervertrag und Ehrenamtsvertrag von Captain.Legal folgen dem Stand des Steueränderungsgesetzes 2025, verweisen auf die einschlägigen Vorschriften des EStG und enthalten die in der Praxis erwarteten Bausteine, von der Tätigkeitsbeschreibung über die Nebenberuflichkeit bis zur Bestätigung, dass der Freibetrag nicht anderweitig genutzt wird. Die Dokumente sind juristisch geprüft und werden fortlaufend an Gesetzesänderungen angepasst, sodass Vereine nicht mit veralteten Beträgen arbeiten.
In welchem Format erhalte ich Übungsleitervertrag und Ehrenamtsvertrag?
Beide Dokumente stehen unmittelbar nach der Erstellung als Word- und PDF-Datei zum Download bereit. Die Word-Version eignet sich für vereinsinterne Anpassungen, etwa besondere Regelungen zu Fahrtkosten oder Materialpauschalen; die PDF-Version ist für die Unterschrift und die Ablage in den Vereinsunterlagen gedacht. Wer mehrere Übungsleiter betreut, erstellt das Dokument einmal und nutzt es als Grundlage für alle weiteren Verträge desselben Typs.