Zum Jahreswechsel 2026 steigen zwei steuerfreie Beträge, die für die Vereinspraxis zentral sind: Die Ehrenamtspauschale klettert von 840 auf 960 Euro, die Übungsleiterpauschale von 3.000 auf 3.300 Euro pro Person und Kalenderjahr. Rechtsgrundlage ist das Steueränderungsgesetz 2025, das die Beträge in § 3 Nr. 26 EStG und § 3 Nr. 26a EStG anhebt. Für Vorstände, Schatzmeister und Übungsleiter klingt das nach einer reinen Zahlenfrage. In Wahrheit entscheidet sich am Wortlaut der Vereinsverträge, ob die höheren Beträge steuer- und sozialabgabenfrei ausgezahlt werden dürfen. Ein Vertrag, der noch die alten 840 oder 3.000 Euro nennt, deckelt die Zahlung genau dort. Dieser Beitrag zeigt, welche Dokumente jetzt angepasst gehören und worauf es dabei ankommt.
Was sich zum 1. Januar 2026 konkret ändert
Beide Freibeträge sind steuerfreie Aufwandsentschädigungen, aber sie zielen auf unterschiedliche Tätigkeiten. Die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG begünstigt einen fest umrissenen Kreis: Trainer, Ausbilder, Erzieher, Betreuer, Künstler und die Pflege kranker oder behinderter Menschen. Ab 2026 bleiben hier 3.300 Euro im Kalenderjahr steuerfrei. Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG kennt dagegen keinen Tätigkeitskatalog. Sie greift für nahezu jedes ehrenamtliche Engagement im ideellen Bereich, vom Vorstandsamt über die Kassenführung bis zum Platzwart, und steigt auf 960 Euro.
Entscheidend ist die Rechtsnatur der Beträge. Es handelt sich um Jahresbeträge pro Person, nicht um Beträge pro Tätigkeit oder pro Verein. Wer in zwei Vereinen dieselbe begünstigte Tätigkeit ausübt, teilt sich den einen Freibetrag trotzdem nur einmal. Und beide Pauschalen dürfen niemals gleichzeitig für dieselbe Tätigkeit angewandt werden. Zulässig ist die Kombination nur bei verschiedenartigen Tätigkeiten, etwa wenn dieselbe Person als Jugendtrainerin die Übungsleiterpauschale und als Vorstandsmitglied desselben Vereins die Ehrenamtspauschale bezieht. Diese Trennung sauber zu dokumentieren, ist Aufgabe der Verträge, nicht der Steuererklärung.
Rechtlicher Rahmen
Die steuerliche Begünstigung ehrenamtlicher Arbeit ist im Einkommensteuergesetz geregelt. § 3 Nr. 26 EStG stellt Einnahmen aus nebenberuflichen begünstigten Tätigkeiten bis zur Höhe des Übungsleiterfreibetrags frei, § 3 Nr. 26a EStG die Vergütung für sonstige ehrenamtliche Tätigkeiten bis zur Ehrenamtspauschale. Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 hat der Gesetzgeber die zuletzt 2013 und 2021 angepassten Beträge erneut angehoben, wirksam ab dem Veranlagungszeitraum 2026. Den maßgeblichen Wortlaut können Sie in der amtlichen Textsammlung des Bundesministeriums der Justiz zu § 3 EStG nachlesen.
An die Steuerfreiheit sind harte Voraussetzungen geknüpft. Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden, was nach den Lohnsteuer-Richtlinien bedeutet, dass sie nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs beansprucht, pauschal also bei bis zu vierzehn Wochenstunden erfüllt ist. Auftraggeber muss eine gemeinnützige Körperschaft nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts sein, und die Tätigkeit muss gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienen. Diese letzte Bedingung hat das Steueränderungsgesetz 2025 ausdrücklich klargestellt.
Für den Vorstand gilt eine oft übersehene Sonderregel. Eine Vergütung an Vorstandsmitglieder, und dazu zählt bereits die pauschale Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 26a EStG, ist gemeinnützigkeitsrechtlich nur zulässig, wenn die Satzung sie ausdrücklich gestattet. Fehlt diese Erlaubnis, droht dem Verein der Verlust der Gemeinnützigkeit. Wer die Ehrenamtspauschale an den Vorstand zahlen will, braucht zwingend eine passende Satzungsgrundlage, nicht nur einen Vertrag. Der steuerfreie Betrag ist im Übrigen kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung, sodass auf ihn auch keine Sozialabgaben anfallen.
Warum die Beträge in den Vereinsverträgen stehen und was das bedeutet
Viele Vereine schreiben die konkrete Höhe der Pauschale direkt in den Vertrag mit dem Ehrenamtlichen oder Übungsleiter. Das schafft Klarheit, hat aber eine unangenehme Kehrseite: Ein Vertrag, der "eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 840 Euro jährlich" nennt, begrenzt die Zahlung zivilrechtlich auf genau diesen Betrag. Der Verein darf 2026 zwar bis zu 960 Euro steuerfrei auszahlen, schuldet nach dem alten Vertragstext aber nur 840. Wer mehr zahlen möchte, muss den Vertrag erst ändern.
In der Praxis empfiehlt sich deshalb eine dynamische Formulierung, die auf den jeweils geltenden Höchstbetrag des § 3 Nr. 26a EStG verweist, statt eine feste Zahl einzutragen. So wächst der Anspruch automatisch mit künftigen Erhöhungen mit, ohne dass bei jeder Gesetzesänderung nachgearbeitet werden muss. Bestehende Verträge mit fester Zahl lassen sich entweder durch eine schriftliche Vertragsänderung oder, bei Vorstandsvergütungen, durch einen entsprechenden Vorstands- oder Versammlungsbeschluss auf den neuen Betrag heben. Ein passend aufgebautes Vertragsmuster nimmt Ihnen diese Formulierungsarbeit ab, etwa die geprüfte Vorlage für den Ehrenamtsvertrag mit korrekter Bezugnahme auf die Ehrenamtspauschale.
Für die begünstigten pädagogischen, betreuenden und künstlerischen Tätigkeiten gilt dasselbe mit Blick auf die 3.300 Euro. Ein Trainingsvertrag, der noch auf 3.000 Euro lautet, sollte vor der ersten Auszahlung des Jahres angepasst werden. Das entsprechende Muster für den Übungsleitervertrag nach § 3 Nr. 26 EStG berücksichtigt die Nebenberuflichkeitsgrenze und die Nachweispflichten von vornherein.
Satzung, Vorstandsbeschluss oder Vertragsänderung: die richtige Ebene wählen
Nicht jede Anpassung geschieht auf derselben Ebene, und hier liegt eine häufige Fehlerquelle. Die reine Vergütungshöhe gegenüber einem angestellten oder beauftragten Übungsleiter ist Vertragssache und wird durch eine Vertragsänderung erhöht. Die Erlaubnis, den Vorstand überhaupt zu vergüten, gehört dagegen in die Satzung. Wer bislang keine Vergütungsklausel für den Vorstand hat, kommt an einer Satzungsänderung nicht vorbei, wenn die Ehrenamtspauschale an Vorstandsmitglieder fließen soll.
Eine Satzungsänderung verlangt nach § 33 BGB grundsätzlich eine Dreiviertelmehrheit der abgegebenen Stimmen in der Mitgliederversammlung und wird erst mit Eintragung in das Vereinsregister wirksam. Das braucht Vorlauf, weshalb sich die Prüfung jetzt lohnt und nicht erst kurz vor der Auszahlung. Wer den Beschluss sauber vorbereiten will, findet die passende Vorlage für die Satzungsänderung nach § 33 BGB samt Registeranmeldung. Die konkrete Höhe der Pauschale gehört übrigens nicht in die Satzung selbst, sondern in einen Beschluss oder eine Ordnung, damit künftige Erhöhungen nicht jedes Mal eine Registereintragung auslösen.
Für die laufende Vorstandsarbeit, insbesondere die interne Zuständigkeit für Auszahlungen und deren Dokumentation, hilft eine klare Geschäftsordnung für den Vereinsvorstand. Sie hält fest, wer über Aufwandsentschädigungen entscheidet und wie das Stimmverbot bei Eigeninteressen nach § 34 BGB beachtet wird, wenn ein Vorstandsmitglied über die eigene Pauschale mitbestimmen würde.
So passen Sie Ihre Verträge über die Plattform an
Über Captain.Legal erstellen Sie die betroffenen Dokumente in einem geführten Formular, das die neuen Beträge bereits hinterlegt hat. Sie wählen zunächst das passende Dokument, also Ehrenamtsvertrag, Übungsleitervertrag oder die Satzungsänderung, und geben die Eckdaten des Vereins ein, Name, Sitz und bei eingetragenen Vereinen die Registernummer. Anschließend erfassen Sie die Person und die Tätigkeit. Das System ordnet die Tätigkeit dem richtigen Paragraphen zu und blendet die zutreffende Pauschale ein, sodass ein Trainingsvertrag automatisch auf § 3 Nr. 26 EStG und ein Vorstandsvertrag auf § 3 Nr. 26a EStG verweist.
Statt eine feste Zahl einzutragen, können Sie die dynamische Formulierung wählen, die auf den jeweils geltenden Höchstbetrag Bezug nimmt. Das Formular erinnert an die Nebenberuflichkeitsgrenze und weist darauf hin, wenn eine Vorstandsvergütung ohne Satzungsgrundlage geplant ist. Am Ende erhalten Sie das fertige Dokument sowohl als bearbeitbare Word-Datei als auch als PDF. Die Word-Version eignet sich für letzte redaktionelle Anpassungen und für spätere Änderungen, die PDF-Version für die Unterschrift und die Vereinsakte. Wer parallel Arbeitsverträge oder Anstellungsverhältnisse im Verein sauber aufsetzen möchte, findet ergänzende Muster in den Vorlagen für die Unternehmensführung.
Häufige Fehler bei der Anpassung der Vereinsverträge
Der klassische Fehler ist der bereits genannte feste Betrag im Vertrag, der die Auszahlung auf dem alten Niveau einfriert. Fast ebenso verbreitet ist die Annahme, ein Vorstand dürfe die Ehrenamtspauschale beziehen, sobald ein Vertrag das vorsieht. Ohne Satzungsgrundlage ist das gemeinnützigkeitsschädlich, und der Verein riskiert den Entzug des Freistellungsbescheids durch das Finanzamt. Ein dritter Fehler betrifft die Doppelnutzung: Beide Pauschalen für ein und dieselbe Tätigkeit anzusetzen, ist unzulässig, und wer das in getrennten Verträgen verschleiert, muss mit einer Korrektur durch das Finanzamt rechnen.
Häufig unterschätzt wird auch die Nebenberuflichkeitsgrenze. Übersteigt der zeitliche Umfang ein Drittel einer Vollzeitstelle, entfällt die Steuerfreiheit vollständig, unabhängig von der Höhe der Zahlung. Ebenso wird gern vergessen, dass die steuerfreie Aufwandsentschädigung in der persönlichen Steuererklärung des Empfängers anzugeben ist, obwohl sie steuerfrei bleibt. Und schließlich versäumen es Vereine oft, die Beschlussgrundlage zu dokumentieren. Zahlt der Schatzmeister die erhöhte Pauschale ohne einen entsprechenden Vorstands- oder Versammlungsbeschluss aus, fehlt im Zweifel der Nachweis der ordnungsgemäßen Mittelverwendung. Vorlagen für weitere vereinsnahe Dokumente von Privatpersonen finden Sie in der Rubrik Rechtsdokumente für den Alltag.
Häufig gestellte Fragen
Ab wann gelten die neuen Beträge von 960 und 3.300 Euro?
Die erhöhten Freibeträge gelten ab dem Veranlagungszeitraum 2026, also für alle ab dem 1. Januar 2026 zufließenden Zahlungen. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Zuflusses beim Empfänger, nicht der Zeitraum, für den die Tätigkeit erbracht wurde. Wird eine Ehrenamtspauschale für 2025 erst 2026 ausgezahlt, richtet sich die Beurteilung nach dem Zuflussjahr. In Grenzfällen kann es sich lohnen, den Zufluss bewusst ins Jahr 2026 zu verlagern, um den höheren Freibetrag auszuschöpfen. Die Beträge gelten pro Person und Kalenderjahr, nicht anteilig nach Monaten.
Sind die mit unserer Vorlage erstellten Verträge rechtsverbindlich?
Die Vorlagen sind juristisch geprüft und bilden die Anforderungen der §§ 3 Nr. 26 und 26a EStG korrekt ab. Rechtsverbindlich wird ein Vertrag durch die Unterschrift beider Seiten, also des Vereins, vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB, und der ehrenamtlich tätigen Person. Bei einer Vorstandsvergütung tritt als weitere Wirksamkeitsvoraussetzung die Satzungsgrundlage hinzu, ohne die die Zahlung zwar zivilrechtlich möglich, aber gemeinnützigkeitsschädlich ist. Das Dokument ersetzt nicht die Prüfung Ihrer individuellen Satzung, die abweichende Regelungen enthalten kann.
In welchem Format erhalte ich die angepassten Verträge?
Sie erhalten jedes Dokument unmittelbar nach der Erstellung in zwei Formaten, als bearbeitbare Word-Datei im Format .docx und als PDF. Die Word-Version eignet sich für individuelle Anpassungen, etwa das Eintragen zusätzlicher Aufgaben oder die spätere Erhöhung des Betrags. Die PDF-Version ist die Fassung zum Ausdrucken, Unterschreiben und Ablegen in der Vereinsakte. Beide Dateien sind ohne Wasserzeichen nutzbar, sodass Sie den Vertrag jederzeit erneut ausdrucken oder bearbeiten können.
Muss die Ehrenamtspauschale für den Vorstand in der Satzung stehen?
Ja, jedenfalls dem Grunde nach. Eine Vergütung an Vorstandsmitglieder, zu der auch die pauschale Aufwandsentschädigung zählt, ist bei gemeinnützigen Vereinen nur zulässig, wenn die Satzung sie ausdrücklich erlaubt. Fehlt diese Klausel und zahlt der Verein dennoch, droht der Verlust der Gemeinnützigkeit. Die konkrete Höhe gehört dagegen nicht in die Satzung, sondern in einen Vorstands- oder Versammlungsbeschluss, damit künftige Erhöhungen keine erneute Satzungsänderung und Registereintragung erfordern. Für Nicht-Vorstandsmitglieder ist keine Satzungsgrundlage nötig.
Wie lange dauert eine dafür nötige Satzungsänderung?
Der Beschluss selbst wird in einer Mitgliederversammlung mit Dreiviertelmehrheit nach § 33 BGB gefasst und ist damit sofort intern wirksam. Nach außen und gegenüber dem Finanzamt entfaltet die Änderung ihre Wirkung jedoch erst mit der Eintragung in das Vereinsregister nach § 71 BGB. Zwischen notarieller Beglaubigung der Anmeldung und Eintragung vergehen je nach Amtsgericht zwei bis zehn Wochen, in großen Städten eher am oberen Ende. Wer die Pauschale bereits zu Jahresbeginn auszahlen möchte, sollte den Beschluss deshalb rechtzeitig vorbereiten.
Dürfen Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale kombiniert werden?
Für ein und dieselbe Tätigkeit ist die Kombination ausgeschlossen. Zulässig ist sie nur, wenn eine Person verschiedenartige Tätigkeiten ausübt, selbst innerhalb desselben Vereins. Eine Jugendtrainerin kann für das Training die Übungsleiterpauschale von 3.300 Euro und für ihr Amt als Kassenwartin die Ehrenamtspauschale von 960 Euro beziehen, sofern beide Tätigkeiten getrennt vereinbart und dokumentiert sind. Voraussetzung ist in beiden Fällen die Nebenberuflichkeit. Genau deshalb sollten die Verträge die Tätigkeiten klar voneinander abgrenzen, damit das Finanzamt die getrennte Nutzung anerkennt.
Muss der Empfänger die steuerfreie Pauschale in der Steuererklärung angeben?
Ja. Auch wenn die Beträge steuerfrei bleiben, sind sie in der persönlichen Einkommensteuererklärung anzugeben, Selbständige in der Anlage S, Arbeitnehmer in der Anlage N. Erst dort wird geprüft, ob der Freibetrag eingehalten wurde. Übersteigen die Einnahmen den Freibetrag, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig, und tatsächliche Ausgaben können unter bestimmten Voraussetzungen gegengerechnet werden. Die korrekte Angabe schützt den Empfänger vor Rückfragen und den Verein vor dem Vorwurf verdeckter Zahlungen.
Was passiert, wenn ein alter Vertrag noch die früheren Beträge nennt?
Zivilrechtlich schuldet der Verein dann nur den im Vertrag genannten alten Betrag, selbst wenn steuerlich mehr möglich wäre. Steuerlich entsteht kein Nachteil, solange die Zahlung unter dem neuen Freibetrag bleibt. Wer den vollen erhöhten Betrag auszahlen möchte, muss den Vertrag zuvor ändern oder, bei Vorstandsvergütungen, einen entsprechenden Beschluss fassen. Sinnvoller als das wiederkehrende Anpassen fester Zahlen ist eine dynamische Klausel, die auf den jeweils geltenden Höchstbetrag des § 3 Nr. 26a EStG oder § 3 Nr. 26 EStG verweist und damit künftige Erhöhungen automatisch abbildet.