Kündigungsschreiben Arbeitnehmer nach §§ 622, 623 BGB

Juristisch ist die Kündigung eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung. Sie wird nach § 130 Abs. 1 BGB erst wirksam, wenn sie dem Arbeitgeber zugeht, also so in seinen Machtbereich gelangt, dass er unter gewöhnlichen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Das Datum im Briefkopf spielt dafür keine Rolle. Die ordentliche Eigenkündigung beendet das Arbeitsverhältnis mit Ablauf der Kündigungsfrist, ohne dass ein Grund genannt werden muss, denn das Kündigungsschutzgesetz schützt Beschäftigte vor dem Arbeitgeber und nicht umgekehrt. Die außerordentliche Eigenkündigung nach § 626 BGB bleibt die Ausnahme für unzumutbare Lagen, etwa bei erheblichen Lohnrückständen trotz Abmahnung.

Oft verwechselt wird die Eigenkündigung mit dem Aufhebungsvertrag zur einvernehmlichen Beendigung. Dort einigen sich beide Seiten auf ein Enddatum, das von jeder Frist abweichen darf; die Kündigung stellt den Arbeitgeber dagegen vor vollendete Tatsachen, bleibt aber an die Frist gebunden. In der Praxis wird beides kombiniert: erst fristgerecht kündigen, dann einen früheren Austritt verhandeln. Ein mündliches "Ich höre zum Monatsende auf" im Mitarbeitergespräch bleibt dagegen rechtlich folgenlos, selbst wenn die Personalabteilung es notiert.

Die zentrale Formvorschrift ist § 623 BGB: Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung bedarf der Schriftform, die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Schriftform heißt nach § 126 Abs. 1 BGB ein Original mit eigenhändiger Unterschrift. E-Mail, Fax, WhatsApp, ein eingescanntes PDF und sogar die qualifizierte elektronische Signatur genügen nicht. Eine formwidrige Kündigung ist nach § 125 BGB nichtig und lässt sich nicht nachträglich heilen. Daran hat auch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz nichts geändert, das § 623 BGB unberührt ließ.

Die Fristen stehen in § 622 BGB. Die Grundkündigungsfrist beträgt vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats. Die nach Betriebszugehörigkeit gestaffelten längeren Fristen des § 622 Abs. 2 BGB gelten nach dem Gesetzeswortlaut nur für die Kündigung durch den Arbeitgeber. Viele Arbeitsverträge erstrecken sie allerdings auf beide Seiten, was zulässig ist, solange § 622 Abs. 6 BGB gewahrt bleibt: Für den Arbeitnehmer darf nie eine längere Frist gelten als für den Arbeitgeber. In einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten verkürzt sich die Frist auf zwei Wochen zu jedem beliebigen Tag. Berechnet wird nach §§ 187, 188 BGB, beginnend mit dem Tag nach Zugang. Den vollständigen Normtext bietet der Wortlaut von § 622 BGB auf Gesetze im Internet, dem Portal des Bundesjustizministeriums.

Drei Nebengesetze begleiten jede Eigenkündigung. § 109 GewO gibt einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, das auf Verlangen auch Leistung und Verhalten beurteilt; seit dem Bürokratieentlastungsgesetz darf es mit Zustimmung des Arbeitnehmers elektronisch erteilt werden. Nach § 7 Abs. 4 BUrlG ist nicht genommener Urlaub bei Beendigung in Geld abzugelten. Und § 38 Abs. 1 SGB III verlangt die persönliche Arbeitsuchendmeldung bei der Agentur für Arbeit spätestens drei Monate vor dem Ende oder, wenn weniger Zeit bleibt, innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungstermins. Bei einer Vierwochenfrist greift praktisch immer die Dreitagesregel.

Der häufigste Anlass ist der Jobwechsel. Der neue Arbeitsvertrag ist unterschrieben, der Starttermin steht, und nun muss die Kündigung so rechtzeitig zugehen, dass beide Termine ohne Lücke aufeinander folgen. In der Probezeit stellt sich dieselbe Frage mit verkürzter Frist, wenn Stelle und Erwartung nicht zusammenpassen. Ebenfalls typisch sind Umzüge, die Pflege eines Angehörigen oder der Schritt in die Selbstständigkeit. In all diesen Fällen genügt die ordentliche Kündigung ohne Begründung.

Eltern sollten eine Besonderheit kennen. Wer nach einem Antrag auf Elternzeit nach § 16 BEEG nicht an den Arbeitsplatz zurückkehren will, kann nach § 19 BEEG zum Ende der Elternzeit mit einer Frist von drei Monaten kündigen. Dieses Sonderkündigungsrecht hilft vor allem, wenn der Vertrag eine längere Frist vorsieht; die ordentliche Kündigung mit der regulären Frist bleibt daneben möglich. Die außerordentliche Eigenkündigung nach § 626 BGB kommt dagegen bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen des Arbeitgebers in Betracht, etwa bei mehrmonatigen Gehaltsrückständen oder wiederholten Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz. Hier läuft eine Erklärungsfrist von nur zwei Wochen ab Kenntnis der maßgeblichen Tatsachen.

Ein Grenzfall, der in der Beratung regelmäßig auftaucht: die Kündigung vor Arbeitsantritt. Sie ist zulässig, sofern der Vertrag sie nicht ausschließt, und die Frist beginnt im Zweifel bereits mit Zugang, nicht erst mit dem vereinbarten ersten Arbeitstag (BAG, 25. März 2004, 2 AZR 324/03).

Der erste Block sichert die Wirksamkeit. Absender, vollständige Firmierung des Arbeitgebers und ein eindeutiger Betreff stehen vor der eigentlichen Erklärung, die das Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum berechneten Termin, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt beendet. Diese Hilfsformulierung ist kein Beiwerk. Fehlt sie und war der Termin wegen einer übersehenen Vertrags- oder Tarifklausel zu früh angesetzt, ist die Auslegung als Kündigung zum richtigen Datum keineswegs sicher (BAG, 15. Mai 2013, 5 AZR 130/12); mit dem Zusatz ist die Erklärung nach BAG, 20. Juni 2013, 6 AZR 805/11 hinreichend bestimmt. Die Erklärung ist zudem bedingungsfrei formuliert, weil eine Kündigung unter einer ungewissen Bedingung unwirksam ist.

Im zweiten Block bitten Sie um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO und, für Bewerbungen während der Kündigungsfrist, um ein Zwischenzeugnis. Daneben fordert die Vorlage die Arbeitspapiere an: die Urlaubsbescheinigung nach § 6 Abs. 2 BUrlG, damit der neue Arbeitgeber keinen Urlaub doppelt gewährt, die Lohnsteuerbescheinigung und die elektronische Übermittlung der Arbeitsbescheinigung nach §§ 312, 313a SGB III, die seit 2023 nur noch digital an die Agentur für Arbeit geht. Eine schriftliche Bestätigung von Zugang und Beendigungsdatum rundet den Abschnitt ab.

Der dritte Block betrifft Geld und Zeit. Sie beantragen die Gewährung des Resturlaubs innerhalb der Kündigungsfrist mit konkreten Daten und verlangen hilfsweise die Abgeltung nach § 7 Abs. 4 BUrlG. Wer Urlaub aus dem Vorjahr mitnimmt, sollte prüfen, ob er rechtzeitig übertragen wurde; dafür eignet sich unser Antrag auf Übertragung von Resturlaub nach § 7 BUrlG. Optional regelt das Schreiben den Ausgleich von Überstunden und die Rückgabe von Arbeitsmitteln.

Das Kündigungsrecht ist Bundesrecht und gilt in Bayern genauso wie in Hamburg. Regional wird es trotzdem beim Zugang. Ein Schreiben, das an einem gesetzlichen Feiertag in den Briefkasten des Betriebs fällt, geht erst am nächsten Werktag zu. Fronleichnam, Allerheiligen, der Reformationstag oder der Weltkindertag in Thüringen sind aber nur in einzelnen Ländern Feiertage. Maßgeblich ist der Feiertagskalender am Sitz des Arbeitgebers, nicht am eigenen Wohnort. Umgekehrt verlängert ein Feiertag die Kündigungsfrist selbst nicht, denn § 193 BGB gilt nach ständiger Rechtsprechung nicht für Kündigungsfristen.

Beschäftigte im öffentlichen Dienst erleben die größte Überraschung. § 34 TVöD und die gleichlautende Regel im TV-L staffeln die Fristen nach Beschäftigungszeit bis auf sechs Monate zum Schluss eines Kalendervierteljahres, und zwar für beide Seiten. Ähnliche Staffeln enthalten viele Branchentarifverträge, deren Fristen nach § 622 Abs. 4 BGB dem Gesetz vorgehen.

In der Berufsausbildung gilt eigenes Recht. Während der Probezeit dürfen Auszubildende nach § 22 Abs. 1 BBiG jederzeit ohne Frist kündigen; danach nur mit vier Wochen Frist und nur, wenn sie die Ausbildung aufgeben oder einen anderen Beruf erlernen wollen. Anders als im Arbeitsverhältnis verlangt § 22 Abs. 3 BBiG in diesem Fall die Angabe des Grundes.

Bei befristeten Verträgen fehlt das ordentliche Kündigungsrecht ganz, sofern Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag es nicht ausdrücklich vorsehen, wie § 15 Abs. 4 TzBfG klarstellt. Ohne eine solche Klausel bleibt nur die außerordentliche Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag. Wer schließlich in einem Kleinbetrieb mit höchstens zwanzig Beschäftigten arbeitet, findet manchmal eine Vierwochenfrist ohne festen Endtermin im Vertrag; § 622 Abs. 5 Nr. 2 BGB lässt das zu.

Sie beginnen mit den Eckdaten Ihres Arbeitsverhältnisses: Eintrittsdatum, eine eventuell noch laufende Probezeit und die Frage, ob ein Tarifvertrag gilt oder Ihr Vertrag eigene Fristen enthält. Danach geben Sie an, an welchem Tag das Schreiben voraussichtlich zugehen wird. Aus diesen Angaben errechnet der Fragebogen den frühesten zulässigen Beendigungstermin und setzt ihn zusammen mit der Hilfsformulierung in die Erklärung ein.

Im nächsten Schritt erfassen Sie die Anschrift des Arbeitgebers und die empfangsberechtigte Stelle, in der Regel Personalabteilung oder Geschäftsführung. Anschließend wählen Sie Zwischenzeugnis, offene Urlaubstage und den gewünschten Urlaubszeitraum. Am Ende laden Sie das Dokument als Word zum Anpassen und als PDF zum Ausdrucken herunter. Unterschreiben Sie das ausgedruckte Original mit Kugelschreiber und übergeben Sie es persönlich gegen Empfangsquittung oder durch einen Boten, der den Inhalt kennt. Wie bei unseren übrigen Vorlagen für private Rechtsangelegenheiten im Alltag dauert das in der Regel weniger als zehn Minuten.

Der teuerste Fehler ist ein fehlender Zugangsnachweis. Bestreitet der Arbeitgeber den Eingang eines einfach eingeworfenen Briefs, ist der rechtzeitige Zugang kaum zu beweisen. Auch das beliebte Einwurf-Einschreiben hilft nur begrenzt: Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 30. Januar 2025 (2 AZR 68/24) begründen Einlieferungsbeleg und Sendungsverlauf ohne Auslieferungsbeleg keinen Anscheinsbeweis. Riskant ist auch die Übergabe an eine Teamleitung ohne Empfangsvollmacht, denn dann geht das Schreiben erst zu, wenn es die Personalabteilung erreicht. Ähnlich häufig wird der Termin vom Briefdatum aus gerechnet statt vom Zugang. Für eine Beendigung zum 31. eines Monats mit 31 Tagen muss das Schreiben spätestens am 3. dieses Monats beim Arbeitgeber sein. Unwirksam sind zudem bedingte Formulierungen wie "falls meine Bewerbung erfolgreich ist".

Der zweite Fehlerkreis betrifft die Zeit danach. Wer sich nicht innerhalb von drei Tagen nach der Kündigung arbeitsuchend meldet, riskiert nach § 159 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7, Abs. 6 SGB III eine Sperrzeit von einer Woche, falls die neue Stelle doch nicht zustande kommt. Unterschätzt wird außerdem das nachvertragliche Wettbewerbsverbot. Bevor Sie bei einem Konkurrenten unterschreiben, sollten Sie Ihren Vertrag mit den Regeln eines Wettbewerbsverbots nach § 74 HGB abgleichen. Schließlich enthalten viele Arbeitsverträge Ausschlussfristen von drei Monaten. Ist die Klausel wirksam, verfallen Urlaubsabgeltung und Zeugnisanspruch, wenn Sie sie nicht rechtzeitig schriftlich geltend machen, weshalb unsere Vorlage beides bereits im Kündigungsschreiben verlangt.