Overeenkomst onbetaald verlof | art. 7:628 BW en Pensioenwet

Juridisch is dit een aanvulling op de arbeidsovereenkomst waarbij twee kernverplichtingen tijdelijk worden opgeschort: de werknemer verricht geen arbeid, de werkgever betaalt geen loon. De dienstbetrekking zelf blijft gewoon bestaan op grond van artikel 7:610 BW, met alle gevolgen van dien voor anciënniteit, opzegtermijn en transitievergoeding. Dat onderscheidt het verlof van een beëindiging met wederzijds goedvinden, waarbij het dienstverband juist eindigt. Wie een sabbatical van twaalf maanden afspreekt, houdt een werknemer in dienst die alleen niet werkt en niet betaald wordt.

Verwar deze afspraak niet met de onbetaalde verlofvormen die wél in de wet staan. Ouderschapsverlof en langdurend zorgverlof staan in de Wet arbeid en zorg (WAZO) en geven de werknemer een afdwingbaar recht, met eigen aanvraagtermijnen en een beperkte weigeringsgrond. Een sabbatical heeft die basis niet: die bestaat alleen omdat beide partijen hem overeenkomen. Ook de urenvermindering via de Wet flexibel werken is iets anders, want daar past u de arbeidsduur blijvend aan. Bij de modellen voor verlofaanvragen naar Nederlands recht staat per verlofsoort een apart document.

Het startpunt is artikel 7:628 BW: de werknemer behoudt zijn loon als hij niet werkt, tenzij dat in redelijkheid voor zijn rekening komt. Onbetaald verlof op eigen verzoek valt in die uitzondering, maar alleen als de opschorting van de loonbetaling ook echt is afgesproken. Zonder schriftelijke vastlegging blijft de loonvordering staan, en die verjaart pas na vijf jaar. Leg de opschorting van het loon dus expliciet vast, met begin- en einddatum.

Voor vakantiedagen geldt artikel 7:634 BW: aanspraak ontstaat over de periode waarin de werknemer recht op loon heeft. Geen loon betekent dus geen opbouw van wettelijke vakantiedagen, met als uitzonderingen de gevallen van artikel 7:635 BW, waaronder langdurend zorgverlof en aanvullend geboorteverlof. Reeds opgebouwde dagen blijven wel bestaan en kunnen tijdens het verlof worden opgenomen en uitbetaald.

Pensioen verdient aparte aandacht. De opbouw van ouderdomspensioen stopt in beginsel zodra de premiegrondslag wegvalt, tenzij het pensioenreglement voortzetting toestaat en u afspreekt wie de premie draagt. Voor het partnerpensioen bepaalt artikel 56 Pensioenwet dat verlof van maximaal achttien maanden de dekking niet aantast. Die bescherming werkt alleen als het verlof bij de pensioenuitvoerder is aangemeld.

Datzelfde getal keert terug in de sociale zekerheid. Tijdens voltijds verlof is de werknemer niet verzekerd voor de Ziektewet en de WIA, maar een periode tot achttien maanden blijft buiten beschouwing bij de vaststelling van het WW-recht en het dagloon. Duurt het verlof langer, dan raakt dat het arbeidsverleden en dus de duur van de uitkering. De Rijksoverheid geeft hierover een toelichting op de gevolgen van onbetaald verlof voor uitkeringen en toeslagen. Wil de werknemer tijdens het verlof elders werken, dan geldt artikel 7:653a BW: een verbod op nevenwerkzaamheden is alleen geldig bij een objectieve rechtvaardigingsgrond. Die bepaling staat in dezelfde titel 7.10 BW die ook uw arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd beheerst.

De klassieker is de sabbatical van drie tot twaalf maanden, aangevraagd door een medewerker die wil reizen, een opleiding afrondt of een burn-outrisico voor wil zijn. Een tweede scenario speelt bij mantelzorg die verder gaat dan het langdurend zorgverlof uit de WAZO: het wettelijke recht is uitgeput, terwijl de zorgsituatie doorloopt. Ten derde is er de werknemer die een eigen onderneming wil beproeven met zijn dienstverband als vangnet. Werkgevers stemmen daar vaker mee in dan u zou denken: een verlofperiode kost minder dan werving en inwerken van een opvolger.

Twee situaties vragen extra zorg. De eerste is de werknemer met een contract voor bepaalde tijd: het verlof schuift de einddatum niet op, dus een sabbatical die doorloopt tot na die datum eindigt met het contract, en verlenging raakt de ketenregeling van artikel 7:668a BW. De tweede is de werknemer die ziek wordt tijdens het verlof. Hij heeft dan geen recht op loondoorbetaling en geen Ziektewetuitkering, en dat recht herleeft pas op de eerste dag na afloop van het verlof. Spreek daarom vooraf af onder welke voorwaarden het verlof voortijdig kan worden afgebroken, want zonder die clausule zit de werknemer maandenlang zonder inkomen en zonder re-integratietraject. Vermeld uw verlofbeleid ook in het personeelshandboek met de arbeidsvoorwaarden van uw organisatie, zodat collega's gelijk worden behandeld.

• De omschrijving van de verlofperiode noemt de exacte ingangsdatum, de einddatum en of het verlof voltijds of in deeltijd wordt opgenomen. Bij deeltijdverlof staan ook het resterende urenaantal en het bijbehorende loon vast, zodat de salarisadministratie niets hoeft te interpreteren.
• De opschorting van de loonbetaling verwijst naar artikel 7:628 BW en benoemt welke arbeidsvoorwaarden wel doorlopen. Denk aan de leaseauto, de telefoon van de zaak of een collectieve verzekering: elk daarvan vraagt een eigen keuze.
• De pensioenparagraaf regelt of de opbouw wordt voortgezet, wie het werkgevers- en het werknemersdeel van de premie draagt en hoe die bijdrage wordt verrekend. Ook de melding bij de pensioenuitvoerder is opgenomen, omdat de dekking van het partnerpensioen uit artikel 56 Pensioenwet daarvan afhangt.
• De behandeling van vakantiedagen bevestigt dat er geen wettelijke opbouw plaatsvindt en legt vast wat er met het bestaande saldo gebeurt: bevriezen, deels opnemen of uitbetalen voor aanvang van het verlof.
• De terugkeergarantie bepaalt dat de werknemer terugkeert in zijn eigen functie, tegen dezelfde arbeidsduur en hetzelfde loon, met een concrete meldingsdatum voorafgaand aan de hervatting. Een formulering als "een passende functie" is bewust vermeden, omdat die in de praktijk elke garantie uitholt.
• De afspraken over nevenwerkzaamheden en geheimhouding zijn afgestemd op artikel 7:653a BW en op het relatiebeding uit de arbeidsovereenkomst. Blijft de werknemer met vertrouwelijke kennis werken, dan kunt u aanvullend geheimhoudingsafspraken vastleggen in een apart model.

Cao-gebonden werkgevers hebben zelden een vrije hand. Veel cao's bevatten een eigen regeling voor buitengewoon of onbetaald verlof, met een maximale duur, een minimale diensttijd en een aanvraagtermijn. Een individuele afspraak die ongunstiger uitpakt dan een algemeen verbindend verklaarde cao is nietig. Controleer dus eerst het verlofhoofdstuk van uw cao en neem de daar genoemde termijn over.

De rijksoverheid en het onderwijs kennen ruimere voorzieningen. In de CAO Rijk bestaat naast het wettelijke verlof een spaarverlofregeling via het individueel keuzebudget, waarmee medewerkers uren opsparen voor een langere afwezigheid. In het onderwijs is buitengewoon verlof gekoppeld aan de bevoegdheid van het schoolbestuur en aan de vervanging, waardoor het moment van opname zwaarder weegt dan de duur.

Verlof in het buitenland is het scenario met de meeste valkuilen. Wie naar verwachting acht van de komende twaalf maanden buiten Nederland verblijft, doet op grond van artikel 2.43 Wet BRP aangifte van vertrek bij de gemeente. Die uitschrijving beëindigt in beginsel de verzekering op grond van de Wet langdurige zorg en daarmee de verzekeringsplicht voor de Zorgverzekeringswet. De basisverzekering vervalt dan, terwijl een reisverzekering langdurig verblijf zelden dekt. Blijft de werknemer ingeschreven, dan loopt de nominale premie door en betaalt hij die uit eigen middelen. Laat de werknemer dit vooraf schriftelijk bevestigen bij zijn zorgverzekeraar, want een onterecht beëindigde polis leidt tot een onverzekerde periode en een boete van het CAK.

Fiscaal gespaard verlof biedt een alternatief dat werkgevers vaak over het hoofd zien. Sinds de Wet bedrag ineens, RVU en verlofsparen kan een werknemer op grond van artikel 11, eerste lid, onderdeel r, Wet op de loonbelasting 1964 tot honderd weken bovenwettelijk verlof opsparen zonder directe belastingheffing. Wie zo spaart, neemt straks betaald verlof op, met behoud van pensioenopbouw en verzekeringsdekking. Voor een sabbatical die pas over enkele jaren speelt, is dat vrijwel altijd de betere route.

U begint met de gegevens van beide partijen en de datum van de lopende arbeidsovereenkomst, zodat duidelijk is welke overeenkomst wordt aangevuld. Daarna kiest u tussen voltijds en deeltijds verlof en vult u de begin- en einddatum in; het model berekent de totale duur en signaleert wanneer u de grens van achttien maanden nadert. Vervolgens loopt u de arbeidsvoorwaarden langs: pensioenopbouw en premieverdeling, het vakantiesaldo, de bedrijfsmiddelen die de werknemer houdt of inlevert, en de collectieve verzekeringen. De terugkeerclausule vraagt om een concrete hervattingsdatum. Tot slot legt u vast of nevenwerkzaamheden zijn toegestaan en wanneer het verlof voortijdig eindigt, bijvoorbeeld bij ziekte. Het resultaat downloadt u in Word en PDF, klaar voor ondertekening. De bijbehorende stukken voor het personeelsdossier vindt u bij de documenten voor bedrijfsbeheer en personeelsadministratie.

De meest voorkomende misser is een mondelinge toezegging die nooit op papier komt. Zolang de opschorting niet is vastgelegd, blijft de loonaanspraak uit artikel 7:628 BW overeind, en een werknemer die na terugkeer alsnog loon vordert staat sterker dan werkgevers vermoeden. Bijna even vaak gaat het mis bij de pensioenuitvoerder: de werkgever meldt de werknemer af of geeft een lager deeltijdpercentage door, waarna de risicodekking voor het partnerpensioen vervalt. Overlijdt de werknemer tijdens zijn reis, dan staat de nabestaande met lege handen terwijl artikel 56 Pensioenwet die dekking beschermde.

Een derde fout zit in de terugkeerclausule. Formuleringen als "in overleg" of "in een passende functie" lijken flexibel, maar geven de werknemer geen enkele zekerheid en leiden na afloop tot discussie over standplaats, arbeidsduur en beloning. Daarnaast wordt de grens van achttien maanden onderschat: een sabbatical van twee jaar tast het arbeidsverleden voor de WW aan, en dat merkt de werknemer pas bij een aanvraag. Ten slotte vergeten partijen de kleine zaken die groot worden: een leaseauto zonder bijtellingsafspraak, een studiekostenbeding waarvan de terugbetalingstermijn doorloopt, of een tijdelijk contract dat afloopt terwijl de werknemer in het buitenland zit.

Heb ik als werknemer recht op onbetaald verlof?

Nee, behalve bij de vormen die de Wet arbeid en zorg noemt, zoals ouderschapsverlof en langdurend zorgverlof. Een sabbatical valt daarbuiten, dus uw werkgever mag het verzoek zonder opgaaf van redenen afwijzen. In veel cao's staat wel een regeling met een maximale duur en een aanvraagtermijn. Krijgt u toestemming, dan is de schriftelijke overeenkomst de enige plek waar uw rechten staan. Een goedkeuring per e-mail zonder afspraken over pensioen, vakantiedagen en terugkeer levert bij terugkomst discussie op.

Bouw ik vakantiedagen op tijdens een sabbatical?

Nee. Artikel 7:634 BW koppelt de opbouw van vakantieaanspraken aan het recht op loon, en dat recht is tijdens onbetaald verlof opgeschort. Uw bestaande saldo blijft staan en verjaart volgens de normale termijnen: wettelijke dagen zes maanden na afloop van het opbouwjaar, bovenwettelijke dagen na vijf jaar. U kunt een deel van dat saldo tijdens het verlof opnemen en uitbetaald krijgen. Voor langdurend zorgverlof en aanvullend geboorteverlof geldt de uitzondering van artikel 7:635 BW.

Wat gebeurt er met mijn pensioenopbouw?

Dat hangt af van het pensioenreglement. Zonder premiegrondslag stopt de opbouw van ouderdomspensioen meestal, tenzij het reglement voortzetting toestaat en u afspreekt wie de premie betaalt. Het partnerpensioen ligt gunstiger: artikel 56 Pensioenwet bepaalt dat onbetaald verlof tot achttien maanden de dekking niet aantast. Voorwaarde is wel dat het verlof bij de pensioenuitvoerder is gemeld. Een werkgever die de werknemer afmeldt in plaats van het verlof door te geven, laat die bescherming vervallen.

Behoud ik mijn WW-rechten na onbetaald verlof?

Ja, zolang het verlof niet langer duurt dan achttien maanden. Die periode blijft buiten beschouwing bij de beoordeling van het arbeidsverleden, en het dagloon wordt berekend over het inkomen van vóór het verlof. Duurt het verlof langer, dan verkort dat mogelijk de duur van uw uitkering. Tijdens voltijds onbetaald verlof bent u wel onverzekerd voor de Ziektewet en de WIA: wordt u ziek, dan ontstaat het recht op loondoorbetaling pas op de eerste dag na afloop van het verlof.

Hoe lang van tevoren moet ik onbetaald verlof aanvragen?

De wet stelt geen termijn, omdat er geen wettelijk recht bestaat. Veel cao's hanteren twee tot drie maanden, en bij een verlof van meer dan een half jaar is een halfjaar vooraf realistisch. Uw werkgever moet immers vervanging regelen. Dien de aanvraag schriftelijk in met de gewenste data, de omvang en een voorstel voor overdracht van uw werk, en plan na een positieve reactie nog twee weken in voor het opstellen en ondertekenen van de overeenkomst.

Is dit model overeenkomst onbetaald verlof juridisch bindend?

Ja. Zodra beide partijen ondertekenen, ontstaat een bindende aanvulling op de arbeidsovereenkomst waaraan werkgever en werknemer gehouden zijn op grond van artikel 6:248 BW. Het model is opgesteld naar Nederlands arbeidsrecht en verwijst naar de bepalingen die van toepassing zijn. Bevat uw cao een gunstiger regeling, dan gaat die voor; het model laat daar ruimte voor. Voor de overige arbeidsrechtelijke stukken vindt u in de volledige catalogus met Nederlandse juridische modellen documenten die op dezelfde wetgeving zijn afgestemd.

In welk bestandsformaat ontvang ik het document?

U ontvangt de overeenkomst in Word en in PDF. Het Word-bestand gebruikt u om bedrijfsspecifieke bepalingen toe te voegen, bijvoorbeeld een verwijzing naar uw cao of een aangepaste terugkeerdatum. De PDF ondertekent u en archiveert u in het personeelsdossier. Beide bestanden zijn direct na het invullen beschikbaar, zodat u de overeenkomst dezelfde dag kunt voorleggen. Een digitale handtekening volstaat, mits beide partijen daarmee instemmen.