Ingebrekestelling huurachterstand (art. 6:82 BW)

De aanmaning is de laatste schriftelijke sommatie voordat het dossier naar de deurwaarder of de kantonrechter gaat. De ingebrekestelling vormt de juridische kern ervan. Artikel 6:82 lid 1 BW omschrijft haar als een schriftelijke aanmaning waarbij de schuldenaar nog een redelijke termijn voor nakoming krijgt, met als gevolg dat het verzuim intreedt zodra die termijn ongebruikt verstrijkt. Bij huur ligt dat net iets anders dan bij een gewone geldvordering. De plicht van de huurder om de huurprijs op het overeengekomen tijdstip te voldoen staat in artikel 7:212 BW, en die betaaldatum geldt in beginsel als fatale termijn in de zin van artikel 6:83 sub a BW. Het verzuim treedt daardoor van rechtswege in, zonder voorafgaande aanmaning.

Toch slaat geen enkele ervaren verhuurder de brief over. Zij vervult drie functies tegelijk: zij opent de weg naar vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten bij een huurder die consument is, zij levert het bewijs dat u de huurder hebt gewezen op schuldhulpverlening, en zij vormt het eerste stuk van het dossier dat u bij dagvaarding overlegt. Verwar het document niet met de vrijblijvende betalingsherinnering, die geen enkel rechtsgevolg heeft, en evenmin met de opzeggingsbrief van artikel 7:271 BW, die een heel andere route bewandelt. Modellen voor de bijbehorende huurovereenkomsten en opzegbrieven voor woonruimte vindt u in dezelfde rubriek.

De betalingsverplichting volgt uit artikel 7:212 BW. Blijft betaling uit, dan is sprake van een tekortkoming in de nakoming zoals bedoeld in artikel 6:74 BW, en treedt het verzuim in volgens artikel 6:81 tot en met 6:83 BW. Vanaf de dag van verzuim loopt de wettelijke rente van artikel 6:119 BW, of de hogere handelsrente van artikel 6:119a BW wanneer u aan een onderneming verhuurt. De vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten staat in artikel 6:96 lid 2 sub c BW en is genormeerd door het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, dat haar trapsgewijs berekent als percentage van de hoofdsom.

Voor huurders die natuurlijk persoon zijn en niet handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf geldt de zwaarste vormeis. Artikel 6:96 lid 6 BW bepaalt dat incassokosten pas verschuldigd worden nadat de huurder een aanmaning heeft ontvangen waarin hem nog veertien dagen wordt gegund om alsnog te betalen, met vermelding van het bedrag dat bij uitblijven van betaling in rekening komt. De Hoge Raad heeft die termijn twee keer scherp afgebakend. In HR 13 juni 2014, ECLI:NL:HR:2014:1405 werd beslist dat na afloop van de termijn geen nadere incassohandelingen meer nodig zijn. In HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704 volgde de aanscherping die in de praktijk de meeste brieven doet sneuvelen: de termijn gaat pas lopen op de dag na ontvangst, en een brief die een te vroege begin- of einddatum noemt of anderszins verwarrende informatie geeft, mist elk rechtsgevolg. Een aanmaning die betaling "binnen veertien dagen na dagtekening" eist, levert geen enkele aanspraak op incassokosten op.

Sinds 1 januari 2021 geldt daarnaast de vroegsignalering van schulden. Artikel 2 van het Besluit gemeentelijke schuldhulpverlening verplicht iedere verhuurder van woonruimte, corporatie en particulier, om een huurachterstand na een sociaal incassotraject bij de gemeente te melden. De Rijksoverheid licht die verplichting stap voor stap toe in de vragen en antwoorden over vroegsignalering door verhuurders. Sluitstuk van het kader is artikel 7:231 lid 1 BW: ontbinding van de huur van een gebouwde onroerende zaak kan uitsluitend door de rechter geschieden. Vergeet tot slot niet dat huurtermijnen verjaren na vijf jaar op grond van artikel 3:308 BW.

Het klassieke moment ligt bij de tweede onbetaalde maand. Eén overgeslagen betaling is vaak een vergissing of een mislukte incasso, maar zodra een tweede termijn openstaat verandert het beeld en wordt schriftelijke vastlegging noodzakelijk. Een tweede aanleiding is de huurder die wel reageert maar structureel te laat en te weinig betaalt: bij zo'n schuivend dossier is de aanmaning het enige stuk dat een rechter later objectief kan lezen. De derde situatie is voorbereidend. Wie een dagvaarding tot ontbinding en ontruiming laat opstellen, moet aantonen dat de huurder is aangemaand, is gewezen op schuldhulpverlening en de kans heeft gekregen alsnog te betalen. Ook bij verhuur vanuit een vennootschap, waarvoor u de stukken bij documenten om een BV op te richten terugvindt, geldt dezelfde bewijslast.

Twee randgevallen verdienen aandacht omdat ze in de praktijk fout gaan. Huurt u onzelfstandige woonruimte aan meerdere bewoners met een hoofdelijkheidsbeding, dan moet iedere hoofdelijk verbonden huurder afzonderlijk worden aangemaand; een brief aan alleen de contactpersoon dekt de vordering op de anderen niet. En beroept de huurder zich op opschorting wegens gebreken aan het gehuurde, bijvoorbeeld vocht of een defecte verwarming waarvoor de Huurcommissie is ingeschakeld, dan moet uw aanmaning dat verweer benoemen en weerleggen. Stilzwijgen over een bekend gebrek maakt de aanmaning kwetsbaar en geeft de huurder een argument dat de kantonrechter serieus neemt.

• De identificatie van partijen en van het gehuurde vermeldt iedere huurder die de huurovereenkomst heeft ondertekend, met het volledige adres van de woning of bedrijfsruimte en de datum van de overeenkomst. Bij hoofdelijke aansprakelijkheid worden alle huurders bij naam genoemd, zodat de sommatie tegenover ieder van hen werkt.
• Het gespecificeerde overzicht van openstaande termijnen somt per maand de vervaldatum, het verschuldigde bedrag en de eventuele deelbetaling op. Een rechter leest dit overzicht als eerste, en een achterstand die niet per termijn is uitgesplitst wordt zelden zonder meer toegewezen.
• De betalingstermijn is opgesteld in de bewoordingen die artikel 6:96 lid 6 BW verlangt, dus gekoppeld aan de dag na bezorging en niet aan de dagtekening. Voor zakelijke huurders schakelt het model over op een redelijke termijn in de zin van artikel 6:82 lid 1 BW.
• De aanzegging van incassokosten en wettelijke rente noemt het genormeerde bedrag conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met vermelding of btw wordt doorbelast. Ontbreekt die vermelding, dan vervalt de aanspraak volledig.
• De verwijzing naar schuldhulpverlening wijst de huurder op de mogelijkheid contact op te nemen met de gemeente en kondigt aan dat de achterstand op grond van het Besluit gemeentelijke schuldhulpverlening wordt gemeld. Dit onderdeel is in ontruimingszaken vaak doorslaggevend.
• De verzendverantwoording legt vast dat de brief zowel aangetekend als per gewone post is verstuurd, wat aansluit bij de ontvangsttheorie van artikel 3:37 lid 3 BW en bij de bewijslast die de Hoge Raad bij de verhuurder legt.

Amsterdam kent de strengste toetsing van het land. Sinds de kantonrechters daar aankondigden de informatie- en meldplicht uit het Besluit gemeentelijke schuldhulpverlening actief te controleren, wordt in elke dagvaarding wegens huurachterstand verlangd dat de verhuurder aantoont dat hij het signaal aan de gemeente heeft afgegeven. In Ktr. Amsterdam 22 februari 2022, ECLI:NL:RBAMS:2022:742 bleef de ontbinding weliswaar in stand omdat de achterstand ruim vijftien maanden bedroeg, maar het ontbreken van de melding werd wel degelijk in de beoordeling betrokken. Amsterdamse verhuurders vermelden het meldpunt daarom standaard in de brief zelf.

Rotterdam en Den Haag volgen dezelfde lijn, met een eigen accent op sociale incasso. Beide zijn aangesloten bij het Landelijk Convenant Vroegsignalering en verwachten dat de verhuurder het incassotraject opschort zodra de huurder binnen vier weken een aanbod tot schuldhulpverlening aanvaardt. Wie tijdens die opschorting doorprocedeert, ziet de vordering in de praktijk gematigd of aangehouden.

Utrecht, Groningen en de andere studentensteden stellen extra eisen bij kamerverhuur. Onzelfstandige woonruimte wordt daar vaak per kamer verhuurd aan wisselende bewoners, en de achterstand van één kamerbewoner raakt de anderen niet. De aanmaning blijft dan strikt beperkt tot de huurder van wie de termijn openstaat, met verwijzing naar het individuele huurcontract. Voor gemengde panden en zakelijke verhuur vindt u de bijbehorende modellen voor bedrijfsbeheer en opzeggingen in de rubriek bedrijfsbeheer.

Kleinere gemeenten en het landelijk gebied vormen het spiegelbeeld. Niet elke gemeente heeft een digitaal meldpunt ingericht of een data-uitwisselingsovereenkomst met particuliere verhuurders gesloten. Bent u verhuurder in zo'n gemeente, vraag dan schriftelijk na hoe de melding moet plaatsvinden en bewaar dat antwoord. Een gemeente zonder meldpunt ontslaat u niet van de informatieplicht richting de huurder zelf. Ten slotte verschilt het speelveld tussen gereguleerde en geliberaliseerde huur: in de gereguleerde sector kan de huurder een lopende procedure bij de Huurcommissie inbrengen als tegenwicht, in de vrije sector verloopt het geschil rechtstreeks via de kantonrechter.

U begint met de keuze tussen woonruimte en bedrijfsruimte, want die keuze bepaalt de hele opbouw van de brief. Daarna geeft u aan of de huurder een natuurlijk persoon is die niet handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf. Antwoordt u bevestigend, dan schakelt het model over op de veertiendagenformulering van artikel 6:96 lid 6 BW en op de wettelijke rente van artikel 6:119 BW; bij een zakelijke huurder verschijnt in plaats daarvan een redelijke termijn en de handelsrente. Vervolgens voert u de openstaande termijnen in, maand voor maand, waarna het overzicht zichzelf optelt. In het laatste blok kiest u of u de melding aan de gemeente aankondigt en of u een betalingsregeling aanbiedt. Het resultaat downloadt u in Word en PDF. De volledige catalogus met juridische modellen naar Nederlands recht blijft beschikbaar wanneer het dossier verder escaleert.

De fout die het vaakst geld kost, is de verkeerde formulering van de betalingstermijn. Wie schrijft dat betaling "binnen veertien dagen na dagtekening" of "binnen veertien dagen na verzending" moet plaatsvinden, verspeelt de volledige aanspraak op incassokosten, want de termijn begint pas op de dag na bezorging. Even schadelijk is het weglaten van het bedrag aan incassokosten of van de mededeling of daarover btw wordt berekend. Een derde klassieker is de aanmaning die alleen per e-mail wordt verzonden: betwist de huurder ontvangst, dan ligt de bewijslast bij u, en een screenshot overtuigt zelden.

Verder zien wij regelmatig dat verhuurders de melding aan de gemeente overslaan omdat zij haar als bureaucratie ervaren, en later bij de kantonrechter merken dat dit verzuim tegen hen wordt gebruikt. Ook het aanmanen van slechts één van meerdere hoofdelijk verbonden huurders is een terugkerende blunder, net als het aanvaarden van een deelbetaling zonder schriftelijk voorbehoud. De meest riskante fout blijft het zelf vervangen van de sloten of het per brief ontbonden verklaren van de huurovereenkomst. Artikel 7:231 lid 1 BW laat dat niet toe en de rechter rekent het u zwaar aan. Houd daarom ook de modellen voor huurkwitanties en opleveringsrapporten bij de hand, want een sluitende betalingsadministratie voorkomt de meeste discussies.