Vrijwilligersovereenkomst volgens art. 2 lid 6 Wet LB 1964

Een vrijwilligersovereenkomst is een civielrechtelijke overeenkomst waarin een organisatie zonder winstoogmerk en een vrijwilliger hun samenwerking vastleggen zonder de kenmerken van een dienstbetrekking. De wet kent geen eigen regeling voor dit contract. De betekenis ervan ontstaat juist door wat er niet in staat: geen loon, geen gezagsverhouding in arbeidsrechtelijke zin, geen verplichting om te verschijnen. Dat verschil is beslissend, want artikel 7:610 BW merkt een overeenkomst aan als arbeidsovereenkomst zodra iemand gedurende zekere tijd tegen loon en in dienst van een ander arbeid verricht. Ontbreekt het loonelement, dan valt de relatie buiten titel 7.10 BW en dus buiten het ontslagrecht, de loondoorbetaling bij ziekte en de transitievergoeding.

Verwar het document niet met een overeenkomst van opdracht (artikel 7:400 BW) of een stageovereenkomst. Bij een opdracht is een marktconforme beloning het uitgangspunt, bij een stage staat het leerdoel centraal. De naam boven het document is trouwens niet doorslaggevend. Sinds het Deliveroo-arrest (HR 24 maart 2023, ECLI:NL:HR:2023:443) beoordeelt de rechter alle omstandigheden van het geval in onderling verband: de aard van het werk, de inbedding in de organisatie, de mate van vrijheid en de hoogte van de vergoeding. Een overeenkomst die "vrijwilligersovereenkomst" heet maar feitelijk een dienstverband beschrijft, is een arbeidsovereenkomst.

Het fiscale vertrekpunt staat in artikel 2, zesde lid, van de Wet op de loonbelasting 1964. Die bepaling zondert de vrijwilliger uit van het werknemersbegrip, mits hij niet bij wijze van beroep arbeid verricht voor een algemeen nut beogende instelling, een sportorganisatie of een lichaam dat niet aan vennootschapsbelasting is onderworpen. Daarbij gelden maximumbedragen per maand en per kalenderjaar, die de Belastingdienst periodiek bijstelt. De inspecteur toetst bovendien aan een maximum per uur, met een lager tarief voor vrijwilligers jonger dan 21 jaar, omdat een uurvergoeding die in verhouding staat tot de arbeid het karakter van beroepsmatige arbeid krijgt. Via artikel 3.96 van de Wet inkomstenbelasting 2001 werkt hetzelfde plafond door naar de inkomstenbelasting. Wie boven de grens uitkomt, verliest de vrijstelling voor de volledige vergoeding, niet alleen voor het meerdere. Rijksoverheid publiceert een overzicht van de regels voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties dat bestuurders als eerste toets kunnen gebruiken.

Daarnaast blijft het aansprakelijkheidsrecht gewoon van toepassing. In HR 15 december 2017, ECLI:NL:HR:2017:3142 oordeelde de Hoge Raad dat een vrijwilliger van een parochie die van een kerkdak viel wel degelijk onder het beschermingsbereik van artikel 7:658 lid 4 BW valt: beslissend is of hij zich in een met een werknemer vergelijkbare positie bevindt en of de organisatie het werk ook door eigen personeel had kunnen laten doen. De zorgplicht van de organisatie stopt dus niet bij de voordeur van het arbeidsrecht. Ook de Arbowet werkt door, in beperkte vorm bij werk met ernstige risico's zoals gevaarlijke stoffen of werken op hoogte, en volledig bij vrijwilligers onder de 18 jaar en bij zwangerschap. Voor ledenadministratie en gegevens over deelnemers gelden de AVG en de UAVG, wat de geheimhoudingsclausule in dit contract meer gewicht geeft dan een beleefdheidsbepaling. Verenigingen die hun governance op orde brengen, combineren dit document meestal met statuten voor een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid.

Zodra iemand structureel meedraait, is schriftelijke vastlegging verstandig. De trainer die elke dinsdagavond op het veld staat, de baliemedewerker van het buurthuis met vaste diensten, de coördinator van de kledingbank: bij dat soort continuïteit ontstaat de vraag naar loon en gezag vanzelf, zeker als er ook een vergoeding wordt betaald. Een tweede situatie is werken met kinderen of kwetsbare mensen. De organisatie wil dan de VOG-plicht, het gedragsprotocol en de meldroute contractueel verankeren, niet alleen in een huishoudelijk reglement dat niemand ondertekent. Een derde geval is de vrijwilliger die zelf materiaal of een auto inzet, want dan moeten onkosten en verzekering vooraf vastliggen.

Twee randgevallen verdienen extra aandacht. Vrijwilligers met een WW-uitkering hebben vooraf toestemming van UWV nodig, en het werk moet al minstens een jaar uitsluitend door vrijwilligers zijn gedaan zonder dat er een vacature voor een betaalde functie was. In hun overeenkomst hoort de zin dat de functie direct opzegbaar is zodra betaald werk in beeld komt. Het tweede randgeval is de vrijwilliger die eerder dezelfde functie betaald vervulde bij uw organisatie. Die constructie ruikt naar verdringing; leg dan expliciet vast wat er inhoudelijk is veranderd. Voor stichtingen speelt dezelfde vraag rond onbezoldigde bestuurders, waarvoor de inrichting in de concept-statuten voor een stichting het startpunt is.

• De taakomschrijving en tijdsbesteding benoemen concreet welke werkzaamheden de vrijwilliger doet en hoeveel dagdelen daarmee gemoeid zijn. Een omschrijving die te veel op een functieprofiel lijkt, met resultaatverplichtingen en beoordelingsmomenten, versterkt het beeld van een dienstbetrekking. Het model kiest daarom voor activiteiten en beschikbaarheid in plaats van targets.
• De regeling van de onkosten- en vrijwilligersvergoeding onderscheidt de forfaitaire vergoeding van de vergoeding van werkelijke kosten op declaratiebasis, met een verwijzing naar de maxima van artikel 2, zesde lid, Wet LB 1964. Ook legt zij vast wie declaraties goedkeurt en binnen welke termijn wordt uitbetaald.
• De verzekeringsclausule vermeldt of de organisatie leunt op de gemeentelijke vrijwilligersverzekering, op een eigen aansprakelijkheidspolis, of op beide, en wie schade meldt.
• De geheimhoudingsbepaling dekt persoonsgegevens van leden, cliënten en donateurs en loopt door na het einde van de samenwerking. Voor organisaties die met gezondheidsgegevens of jeugdleden werken, is dit de kern van de AVG-verantwoording.
• De VOG-bepaling regelt wie de Verklaring Omtrent het Gedrag aanvraagt, welk screeningsprofiel geldt en wat er gebeurt als de VOG uitblijft.
• De beëindigingsclausule geeft beide partijen een korte opzegtermijn en beschrijft de teruggave van sleutels, pasjes, kleding en toegang tot systemen. Zonder deze bepaling blijft een vertrokken vrijwilliger vaak maandenlang in uw ledenadministratie en mailomgeving hangen.

Amsterdam en Utrecht kennen een dichte infrastructuur van vrijwilligerscentrales en ANBI-instellingen. Ruim driehonderd gemeenten hebben een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten, maar het verschil zit in de gekozen variant: een basispolis dekt aansprakelijkheid, ongevallen en persoonlijke eigendommen, terwijl de pluspolis ook rechtsbijstand en werkgeversaansprakelijkheid meeneemt. Voor een organisatie die met ladders, keukens of vervoer werkt, is dat het verschil tussen wel of geen dekking bij letsel. Vraag de polisvariant op bij de gemeente voordat u de verzekeringsclausule invult.

Rotterdam wijkt af van de standaardroute en werkt met een eigen collectieve regeling voor vrijwilligers in de stad. Organisaties die vrijwilligers uit meerdere gemeenten halen, gaan daarom per persoon na waar het werk feitelijk plaatsvindt: de gemeentelijke dekking knoopt meestal aan bij de plaats van de werkzaamheden en soms bij de woonplaats. Bij een festival met vrijwilligers uit de hele regio is dat een reëel aandachtspunt.

Limburg en Zeeuws-Vlaanderen hebben veel vrijwilligers die in België of Duitsland wonen. De fiscale vrijwilligersregeling is Nederlands en zegt niets over de behandeling van de vergoeding in het woonland; de sociale zekerheid volgt weer eigen aanknopingspunten. Leg in grensgevallen vast dat de vrijwilliger zelf verantwoordelijk is voor melding in zijn woonland.

Friesland, Drenthe en de plattelandsgemeenten draaien voor een groot deel op dorpshuizen en kleine verenigingen. Daar wringt vooral de SBBI-status: UWV verlangt die status of een ANBI-status voordat een uitkeringsgerechtigde met behoud van uitkering mag meehelpen, en een dorpshuis krijgt zo'n beschikking niet automatisch. Regel dit voordat u iemand inroostert. Wie de bredere documentatie van de club wil aanvullen, vindt in de documenten voor verenigingen en stichtingen de bijbehorende modellen.

U begint met het type organisatie, omdat een sportvereniging, een ANBI en een stichting zonder status niet dezelfde fiscale ruimte hebben. Daarna kiest u of er een vergoeding wordt betaald, en zo ja, in welke vorm: forfaitair binnen de wettelijke maxima, uitsluitend werkelijke kosten, of een combinatie. Het model past de vergoedingsclausule daarop aan en voegt de juiste verwijzing naar de fiscale regeling toe. Vervolgens vult u de taken en de beschikbaarheid in, waarbij de formuleringen bewust vrijblijvender blijven dan in modellen voor arbeidsovereenkomsten en ontslagbrieven.

De volgende stap gaat over veiligheid en privacy. U geeft aan of de vrijwilliger met minderjarigen of kwetsbare personen werkt, zodat de VOG-bepaling en het gedragsprotocol worden opgenomen, en of hij toegang krijgt tot persoonsgegevens. Tot slot vult u de opzegtermijn en de teruggaveverplichtingen in. Het resultaat downloadt u in Word en PDF, zodat u de tekst per vrijwilliger kunt aanpassen zonder telkens opnieuw te beginnen.

De klassieker is een vergoeding die net iets te ruim wordt vastgesteld. Een bestuur dat de coördinator "een redelijk uurtarief" toekent, verliest de vrijstelling in één keer voor de hele vergoeding, met loonheffing en premies als gevolg. Even hardnekkig is het kopiëren van een arbeidscontract: wie werktijden, functioneringsgesprekken, een proeftijd en een concurrentiebeding laat staan, levert de tegenpartij het bewijsmateriaal aan. Ook het rechtsvermoeden van artikel 7:610a BW wordt onderschat, want wie drie maanden lang wekelijks of ten minste twintig uur per maand werkt, kan zich op een vermoeden van arbeidsovereenkomst beroepen.

Verder zien we drie praktische missers. Organisaties nemen aan dat de gemeentelijke polis alles dekt en controleren nooit welke variant is afgesloten, terwijl bestuurdersaansprakelijkheid en rechtsbijstand vaak buiten de basisdekking vallen. De VOG wordt aangevraagd maar niet geregistreerd, zodat bij een incident niemand kan aantonen dat de screening heeft plaatsgevonden. En de beëindiging wordt mondeling afgehandeld, waarna sleutels, kascodes en toegang tot de administratie in omloop blijven. Leg het einde van de samenwerking altijd schriftelijk vast, ook als het in goede sfeer gebeurt. Voor de bijbehorende brieven biedt de rubriek modelbrieven en verklaringen voor dagelijkse zaken bruikbare voorbeelden.

Is een vrijwilligersovereenkomst juridisch bindend?

Ja. Het is een gewone overeenkomst naar Nederlands burgerlijk recht en beide partijen kunnen nakoming vorderen van wat zij hebben afgesproken. Wel geldt een belangrijke nuance: de rechter kijkt naar de feitelijke uitvoering, niet naar het opschrift. Als de organisatie in de praktijk loon betaalt en gezag uitoefent, kan de overeenkomst alsnog als arbeidsovereenkomst worden gekwalificeerd, met ontslagbescherming en loondoorbetaling tot gevolg. De tekst moet dus kloppen met de werkelijkheid op de vloer.

Krijg ik het model in Word en PDF?

U ontvangt het document in bewerkbaar Word-formaat en als PDF. De Word-versie gebruikt u om de taakomschrijving, de vergoedingsafspraak en de opzegtermijn per vrijwilliger aan te passen, de PDF laat u ondertekenen en archiveert u. Bewaar per vrijwilliger een getekend exemplaar. Andere modellen voor uw organisatie vindt u in het volledige overzicht van Nederlandse modeldocumenten.

Hoeveel mag ik onbelast aan een vrijwilliger vergoeden?

Artikel 2, zesde lid, Wet LB 1964 stelt een maximum per maand en per kalenderjaar, en de Belastingdienst hanteert daarnaast een maximum per uur met een lager tarief voor vrijwilligers onder de 21 jaar. De actuele bedragen staan op de site van de Belastingdienst en worden regelmatig aangepast, dus controleer ze voordat u tekent. Overschrijding kost u de vrijstelling voor de volledige vergoeding. Werkelijke kosten mag u daarnaast vergoeden op declaratiebasis, mits u de bonnen bewaart.

Welke opzegtermijn geldt voor een vrijwilligersovereenkomst?

De wet schrijft niets voor, dus de termijn is wat u afspreekt. In de praktijk werkt een termijn van twee tot vier weken goed: lang genoeg om een vervanger te vinden, kort genoeg om niemand vast te houden die wil stoppen. Neem daarnaast een bepaling op voor onmiddellijke beëindiging bij grensoverschrijdend gedrag, diefstal of het ontbreken van een VOG. Zonder afgesproken termijn kan de vrijwilliger van de ene op de andere dag wegblijven.

Mag ik vrijwilligerswerk doen met een WW-uitkering?

Dat mag, maar u vraagt vooraf toestemming aan UWV, bij voorkeur minstens een maand voor de startdatum. De organisatie moet een ANBI of SBBI zijn of de vrijwilligersregeling mogen gebruiken, en het werk moet al minstens een jaar uitsluitend door vrijwilligers zijn verricht zonder vacature voor een betaalde functie. U blijft beschikbaar voor de arbeidsmarkt en houdt uw sollicitatieplicht. Zonder toestemming ziet UWV het werk als betaald werk en verlaagt het de uitkering.

Moet elke vrijwilliger een VOG hebben?

Nee, alleen waar het risico dat rechtvaardigt, en soms verplicht sectorregelgeving het. Voor vrijwilligers die met minderjarigen of met mensen met een verstandelijke beperking werken, is een Verklaring Omtrent het Gedrag de norm, en organisaties die aan de voorwaarden voldoen kunnen deze via de Regeling Gratis VOG bij Justis laten aanvragen. Leg vast dat de VOG een voorwaarde is voor aanvang en registreer wanneer u het document heeft gezien.

Is onze vereniging aansprakelijk als een vrijwilliger schade lijdt?

Dat kan, ook zonder arbeidsovereenkomst. De Hoge Raad heeft bevestigd dat artikel 7:658 lid 4 BW zich kan uitstrekken tot vrijwilligers die zich in een met een werknemer vergelijkbare positie bevinden en voor hun veiligheid van de organisatie afhankelijk zijn. Zorg daarom voor instructie, deugdelijk materiaal en toezicht bij risicovolle klussen, en controleer welke variant van de gemeentelijke vrijwilligersverzekering geldt. Vermelding van die dekking in de overeenkomst voorkomt discussie als er iets misgaat.