VOF-overeenkomst volgens artikel 22 WvK | Word en PDF

De vennootschap onder firma is volgens artikel 16 van het Wetboek van Koophandel de maatschap die is aangegaan tot uitoefening van een bedrijf onder een gemeenschappelijke naam. Daarmee onderscheidt de vof zich van de gewone maatschap, die op de uitoefening van een beroep ziet en waarbij iedere maat in beginsel voor een gelijk deel aansprakelijk is. Bij de vof geldt hoofdelijke aansprakelijkheid, en dat verschil raakt uw privévermogen harder dan de meeste starters vermoeden. De vof heeft geen rechtspersoonlijkheid, maar wel een afgescheiden vermogen: schuldeisers van de vennootschap gaan vóór op privéschuldeisers van de vennoten, en de vof procedeert onder haar eigen naam.

De vof-overeenkomst zelf regelt de interne verhouding tussen de vennoten en werkt maar beperkt naar buiten toe. Verwar het document niet met de statuten van een besloten vennootschap, die een notariële akte vereisen (artikel 2:175 BW) en die de vennootschap zelf binden. En niet met de commanditaire vennootschap, waarin naast de beherende vennoot een geldschieter zit die zich niet met het bestuur mag bemoeien. Twijfelt u tussen deze vormen, vergelijk dan eerst de modellen om een bedrijf op te richten in Nederland. Een verkeerde rechtsvorm laat zich corrigeren, maar zelden zonder fiscale afrekening.

De vof is geregeld in titel 3 van boek 1 van het Wetboek van Koophandel, de artikelen 15 tot en met 34. Die bepalingen stammen uit 1838 en zijn bewust summier. Voor alles wat het handelsrecht niet regelt, gelden de maatschapsbepalingen van titel 9 van boek 7A BW. De volledige tekst staat in de geconsolideerde versie van het Wetboek van Koophandel op wetten.overheid.nl.

Vormvrijheid is het uitgangspunt. Artikel 22 WvK bepaalt dat de vof wordt aangegaan bij authentieke of onderhandse akte, waarbij het ontbreken van een akte niet aan derden kan worden tegengeworpen. Een notaris komt er alleen aan te pas wanneer registergoederen worden ingebracht. Wel rust op de vennoten de plicht de vennootschap in te schrijven in het handelsregister (artikel 23 WvK). Die inschrijving is meer dan een formaliteit: zolang zij ontbreekt, geldt de vof jegens derden als aangegaan voor onbepaalde tijd, voor alle zaken, en zonder dat enige vennoot van de tekenbevoegdheid is uitgesloten (artikel 29 WvK).

Intern is iedere vennoot bevoegd namens de vennootschap te handelen en haar te binden, tenzij hij daarvan is uitgesloten (artikel 17 WvK). Een beperking werkt pas tegen onwetende derden nadat zij bij de KVK is geregistreerd. Extern geldt de kernregel van artikel 18 WvK: elke vennoot is hoofdelijk verbonden voor de verbintenissen van de vennootschap. Die aansprakelijkheid is dwingend recht en niet subsidiair, en volgens het Carlande-arrest (HR 13 maart 2015, ECLI:NL:HR:2015:588) geldt zij ook voor schulden van vóór de toetreding van een vennoot.

Voor de winstverdeling geldt artikel 7A:1670 BW: is niets afgesproken, dan is ieders aandeel evenredig aan zijn inbreng, en wie alleen arbeid inbrengt wordt gelijkgesteld met de vennoot die het minst inbracht. Afwijken mag, maar niet grenzeloos: artikel 7A:1672 lid 1 BW verklaart het beding nietig dat alle winst aan één vennoot toekent. Een wetsvoorstel dat de vof rechtspersoonlijkheid geeft, is nog niet in werking getreden.

Het klassieke moment is de start met zijn tweeën: een installateur en een calculator, een kok en een gastvrouw. Beiden brengen iets anders in, arbeid tegenover kapitaal, en juist die scheefheid vraagt om een expliciete winstverdeling. Bijna even vaak ontstaat de vof doordat een eenmanszaak wordt uitgebreid met een compagnon. Fiscaal is dat een overdracht van een deel van de onderneming, dus het contract moet vastleggen wat precies overgaat, tegen welke waarde, en of stille reserves worden doorgeschoven. In het familiebedrijf speelt vooral bedrijfsopvolging: vader en zoon of moeder en dochter gaan enkele jaren samen in een vof, waarna de jongste generatie overneemt. Zonder overnemingsbeding en waarderingsclausule loopt dat traject vast zodra er meerdere erfgenamen zijn. Welke documenten daar verder bij horen, ziet u in het volledige overzicht van Nederlandse juridische modellen.

Twee randgevallen verdienen aandacht. Is een vennoot in gemeenschap van goederen getrouwd, dan kunnen schuldeisers van de vof zich ook op het vermogen van de echtgenoot verhalen; huwelijkse voorwaarden zijn dan geen luxe. En treedt een holding-bv toe als vennoot in plaats van een natuurlijk persoon, dan verandert de fiscale behandeling volledig, terwijl de hoofdelijke aansprakelijkheid van artikel 18 WvK onverkort op die bv blijft rusten.

• De inbreng van iedere vennoot wordt afzonderlijk benoemd en gewaardeerd, of het nu gaat om geld, machines, het genot van een bedrijfspand of uitsluitend arbeid (artikel 7A:1662 BW). Het model onderscheidt inbreng in eigendom van inbreng van het gebruik, omdat alleen bij de eerste variant het waarderisico op de vennootschap overgaat.
• De winstverdeling is in twee lagen uitgeschreven: eerst een arbeidsbeloning per vennoot voor de gewerkte uren, daarna verdeling van het restant naar een afgesproken breukdeel. Die opbouw voorkomt de discussie die ontstaat wanneer de een veertig uur draait en de ander vijftien.
• De bevoegdheden en tekenbevoegdheid worden begrensd met een drempelbedrag waarboven twee handtekeningen nodig zijn, plus een opsomming van handelingen die unanimiteit vragen: personeel aannemen, leningen aangaan, zekerheden verstrekken. Geef die beperking ook op bij de KVK, anders geldt zij niet tegenover derden.
• Ziekte en arbeidsongeschiktheid krijgen een eigen regeling, omdat een vennoot geen werknemer is en buiten de Ziektewet en de WIA valt. Het model legt vast hoelang de winstaanspraak doorloopt, wanneer de arbeidsbeloning vervalt en of iedere vennoot een arbeidsongeschiktheidsverzekering aanhoudt.
• Uittreding en opzegging volgen een vaste route: een opzegtermijn, een waarderingsmethode voor het aandeel, uitkering in termijnen om de liquiditeit te sparen, en bindend advies door een register-valuator bij onenigheid. Een concurrentie- en relatiebeding sluit het geheel af.
• Het voortzettingsbeding bij overlijden houdt de onderneming in stand en wordt gecombineerd met een verblijvings- of overnemingsbeding, zodat het aandeel van de overleden vennoot toevalt aan de achterblijvers tegen een reële vergoeding aan de erfgenamen.

Horeca. Bij een vof met een alcoholvergunning gelden alle vennoten als leidinggevende en moeten zij op het aanhangsel bij de vergunning staan. Iedere wijziging in de samenstelling van de vennoten is dus ook een vergunningkwestie, te melden bij de gemeente. In steden als Amsterdam, Rotterdam en Groningen leidt zo'n wisseling bovendien tot een integriteitsonderzoek op grond van de Wet Bibob. Bepaal daarom dat een uittreding pas effectief wordt nadat de vergunningswijziging rond is.

Agrarische sector. In Gelderland, Noord-Brabant en Friesland is de vof nog altijd de standaardvorm voor gefaseerde bedrijfsopvolging. Aandachtspunt zijn de productierechten en de pachtovereenkomsten, die niet automatisch meelopen met een wijziging van vennoten. Leg vast wie welke rechten inbrengt en wat daarmee gebeurt bij uittreding.

Bouw, installatie en uitzendwerk. Werkt uw vof als onderaannemer, dan speelt de ketenaansprakelijkheid van artikel 35 van de Invorderingswet 1990: de hoofdaannemer kan worden aangesproken voor uw loonheffingen. Opdrachtgevers eisen daarom vaak een g-rekening en een recente verklaring betalingsgedrag. Wijs één vennoot aan als verantwoordelijke voor die administratie, want de gevolgen van een verzuim treffen elke vennoot hoofdelijk. Huurt u ook bedrijfsruimte, controleer dan de bepalingen over indeplaatsstelling in de huurovereenkomsten voor bedrijfsruimte naar Nederlands recht.

Grensregio's. Vennoten in Limburg, Twente of Zeeuws-Vlaanderen die structureel in Duitsland of België werken, hebben een A1-verklaring van de SVB nodig om onder de Nederlandse sociale zekerheid te blijven vallen. Daarnaast kan over de grens een vaste inrichting ontstaan. Verdeel de kosten van die buitenlandse verplichtingen vooraf in de overeenkomst.

U begint met de basisgegevens: de handelsnaam, de vestigingsplaats, de omschrijving van de onderneming en de ingangsdatum van de samenwerking. Vervolgens voert u per vennoot de inbreng in, waarna het formulier de bijbehorende clausules over eigendom, waardering en kapitaalrekening toevoegt. Bij de winstverdeling kiest u tussen een vaste breuk, een verdeling naar rato van de inbreng of een gecombineerde regeling met arbeidsbeloning vooraf.

Daarna komen de bevoegdheden aan bod. U stelt zelf het drempelbedrag vast waarboven twee handtekeningen nodig zijn en vinkt aan welke besluiten unanimiteit vereisen. De onderdelen over ziekte, uittreding, overlijden en geschillenbeslechting doorloopt u met dezelfde logica: u kiest een variant, en de tekst past zich aan zodat er geen tegenstrijdigheden ontstaan.

Het resultaat downloadt u in Word en PDF, zodat u het met uw accountant kunt afstemmen voordat alle vennoten tekenen. Onderteken in evenzoveel exemplaren als er vennoten zijn en meld de vennootschap daarna aan bij de KVK. Neemt u meteen personeel aan, vul het dossier dan aan met de modellen voor arbeidsovereenkomsten en algemene voorwaarden.

De meest voorkomende fout is de overeenkomst pas opstellen als het al misgaat. Bijna even schadelijk is het beperken van de tekenbevoegdheid zonder die beperking op te geven bij de KVK: intern hebt u dan een afspraak, extern bindt uw vennoot de vennootschap gewoon aan een leasecontract van vijf jaar. Een derde klassieker is het ontbreken van een voortzettingsbeding. Zonder dat beding wordt de vof bij het overlijden van een vennoot van rechtswege ontbonden (artikel 7A:1683 BW), inclusief vereffening en verdeling, terwijl de bank de kredietlijn intrekt en het personeel in onzekerheid zit.

Ook de omgekeerde fout komt voor: wel een verblijvingsbeding, maar zonder reële vergoeding aan de erfgenamen. Dat levert een discussie op met de Belastingdienst over schenking en erfbelasting, en het zet de verhouding met de nabestaanden meteen op scherp. Verder vergeten uitgetreden vennoten zich uit te schrijven bij het handelsregister; zolang dat niet gebeurd is, blijft de vertrokken vennoot jegens derden aansprakelijk voor nieuwe schulden. Controleer die uitschrijving persoonlijk en bewaar het bewijs. Tot slot spreken veel starters fiftyfifty af terwijl inbreng en gewerkte uren sterk verschillen, wat na twee goede jaren tot herziening leidt.

Heb ik een notaris nodig om een vof op te richten?

Nee. Artikel 22 WvK laat toe dat de vennootschap onder firma wordt aangegaan bij onderhandse akte, dus een door alle vennoten ondertekend document volstaat. Alleen wanneer u een registergoed inbrengt, is een notariële akte nodig voor de levering daarvan. Inschrijving bij de KVK blijft verplicht op grond van artikel 23 WvK. Wie een besloten vennootschap opricht of statuten voor een vereniging of stichting naar Boek 2 BW nodig heeft, ontkomt daarentegen niet aan de gang naar de notaris.

Is een zelf opgestelde vof-overeenkomst juridisch bindend?

Ja. Een vof-overeenkomst is een gewone overeenkomst naar Nederlands recht en bindt de vennoten zodra zij is ondertekend. De wet stelt nauwelijks vormvereisten, afgezien van enkele dwingende regels: de hoofdelijke aansprakelijkheid van artikel 18 WvK kunt u niet uitsluiten, en een beding dat alle winst aan één vennoot toekent is nietig op grond van artikel 7A:1672 lid 1 BW. Binnen die grenzen bepaalt u de inhoud zelf. Bewaar een ondertekend exemplaar per vennoot.

In welk formaat ontvang ik het model?

U ontvangt de vof-overeenkomst als Word-bestand en als PDF. Het Word-bestand gebruikt u om na overleg met uw accountant nog aanpassingen door te voeren, bijvoorbeeld aan de waarderingsmethode of het drempelbedrag voor tekenbevoegdheid. De PDF is de versie die u uitprint, laat ondertekenen en desgevraagd aan de bank verstrekt. Beide bestanden blijven in uw account beschikbaar, zodat u bij toetreding van een nieuwe vennoot niet opnieuw begint.

Binnen welke termijn moet ik de vof inschrijven bij de KVK?

De inschrijving kan vanaf een week vóór tot een week ná de start van de onderneming plaatsvinden. Elke vennoot schrijft zich persoonlijk in en legitimeert zich, dus plan de afspraak op tijd. Wacht er niet mee: zolang de inschrijving ontbreekt geldt de vennootschap tegenover derden als aangegaan voor onbepaalde tijd, voor alle zaken, en zonder enige beperking van de tekenbevoegdheid (artikel 29 WvK).

Ben ik aansprakelijk voor schulden van vóór mijn toetreding?

Ja. De Hoge Raad besliste in het Carlande-arrest (HR 13 maart 2015, ECLI:NL:HR:2015:588) dat de hoofdelijke aansprakelijkheid van artikel 18 WvK alle schulden omvat die bij toetreding al bestonden. Wie instapt in een lopende onderneming, laat dus eerst de administratie en de belastingschulden doorlichten. Een vrijwaring van de zittende vennoten helpt in de onderlinge verhouding, maar heeft geen effect tegenover schuldeisers.

Wat gebeurt er als een vennoot overlijdt?

Zonder afwijkende afspraak wordt de vennootschap van rechtswege ontbonden bij het overlijden van een vennoot (artikel 7A:1683 BW). Met een voortzettingsbeding blijft de onderneming bestaan tussen de overblijvende vennoten, en een verblijvings- of overnemingsbeding regelt dat het aandeel van de overledene aan hen toevalt tegen een vergoeding aan de erfgenamen. Leg de waarderingsmethode en de betalingstermijn concreet vast, want juist over dat bedrag ontstaat anders een langdurig conflict op een ongelukkig moment.

Kan ik de tekenbevoegdheid van een vennoot beperken?

Dat kan. Intern werkt de beperking zodra zij in de overeenkomst staat, op grond van artikel 17 lid 2 WvK. Tegenover derden die er niet van op de hoogte zijn, werkt zij pas na inschrijving in het handelsregister. Gebruikelijk is een drempelbedrag waarboven twee handtekeningen vereist zijn. Voor incidentele vertegenwoordiging buiten die grenzen legt u de toestemming schriftelijk vast, bijvoorbeeld met een van de volmachten en verklaringen naar Nederlands burgerlijk recht.