Kortdurend zorgverlof aanvragen | art. 5:1 WAZO model

Juridisch gaat het om twee verlofvormen die in de praktijk in elkaar overlopen. Calamiteitenverlof staat in hoofdstuk 4 van de Wet arbeid en zorg en geeft recht op verlof met behoud van loon voor een korte, naar billijkheid te berekenen tijd wanneer de werknemer zijn arbeid niet kan verrichten door onvoorziene omstandigheden of zeer bijzondere persoonlijke omstandigheden (artikel 4:1 lid 1 WAZO). De duur loopt van een half uur tot ongeveer een dag, want dit verlof dekt alleen de eerste opvang: het kind ophalen van school, de huisarts bellen, vervangende zorg regelen. Kortdurend zorgverlof begint waar die eerste opvang eindigt en dekt de noodzakelijke verzorging in verband met ziekte van een naaste (artikel 5:1 WAZO). De wet regelt de overgang zelf: is aan de voorwaarden van beide regelingen voldaan, dan eindigt het calamiteitenverlof na één dag (artikel 5:8 WAZO).

Verwar de aanvraag niet met een ziekmelding of een vakantieverzoek. Wie zelf ziek is, valt onder artikel 7:629 BW. Wie zorgt voor een ander, is arbeidsgeschikt maar verhinderd, en dat onderscheid bepaalt de loonberekening en de verzuimregistratie. Ook het verschil met langdurend zorgverlof is scherp: dat verlof bedraagt maximaal zesmaal de wekelijkse arbeidsduur per twaalf maanden, is onbetaald en moet twee weken vooraf schriftelijk worden aangevraagd (artikelen 5:10 en 5:11 WAZO).

De regeling voor calamiteitenverlof is beperkter dan werkgevers denken. Artikel 4:1 lid 1 WAZO noemt vier grondslagen: onvoorziene omstandigheden die een onmiddellijke onderbreking van de arbeid vergen, zeer bijzondere persoonlijke omstandigheden, een door wet of overheid opgelegde verplichting zonder geldelijke vergoeding die niet in vrije tijd kon worden vervuld, en de uitoefening van het actief kiesrecht. Het tweede lid vult de categorie persoonlijke omstandigheden in met onder meer de bevalling van de partner, het overlijden en de lijkbezorging van een huisgenoot of van bloed- en aanverwanten in de rechte lijn en in de tweede graad van de zijlijn, spoedeisend of onvoorzien ziekenhuisbezoek, en de noodzakelijke verzorging op de eerste ziektedag.

De kring van personen bij kortdurend zorgverlof is ruim. Naast de partner, eigen en meeverzorgde kinderen en pleegkinderen vallen ook bloedverwanten in de eerste of tweede graad eronder, huisgenoten en zelfs iemand met wie de werknemer anderszins een sociale relatie heeft, mits de zorg rechtstreeks uit die relatie voortvloeit en redelijkerwijs door de werknemer moet worden verleend. De omvang bedraagt per twaalf achtereenvolgende maanden ten hoogste tweemaal de arbeidsduur per week (artikel 5:2 WAZO).

Over de loondoorbetaling bestaat de meeste verwarring. Calamiteitenverlof is volledig betaald, terwijl kortdurend zorgverlof recht geeft op 70 procent van het loon, met het wettelijk minimumloon als bodem en het maximumdagloon als plafond (artikel 5:6 WAZO). Zie daarvoor de toelichting van de Rijksoverheid op salaris tijdens zorgverlof. Beide hoofdstukken zijn driekwart dwingend recht: alleen bij cao of bij regeling met de ondernemingsraad mag ten nadele van de werknemer worden afgeweken (artikelen 4:7 en 5:16 WAZO). Leg die afwijkingen vast in een personeelshandboek met heldere interne verlofregels, anders geldt gewoon de wettekst.

Het klassieke scenario is de telefoon van school om half tien: een kind is ziek en moet worden opgehaald. Die rit en het regelen van opvang vallen onder calamiteitenverlof, de dagen daarna onder kortdurend zorgverlof. Bijna even vaak gaat het om een partner of ouder die met spoed naar de spoedeisende hulp moet en niet alleen kan blijven. Een derde situatie is het overlijden van een huisgenoot of naaste verwant, waarbij het verlof niet alleen de uitvaart dekt maar ook de aangifte bij de gemeente en het eerste contact met de uitvaartondernemer.

Twee randgevallen bepalen of uw registratie standhoudt. Het eerste betreft de oproepkracht: verlof bestaat alleen voor uren waarop hij daadwerkelijk zou werken, dus de ingeroosterde dienst is het ijkpunt. Het tweede betreft de werknemer met twee dienstverbanden. Het recht op tweemaal de wekelijkse arbeidsduur bestaat per werkgever, wat betekent dat u alleen uw eigen rooster beoordeelt en niet vraagt hoeveel zorgverlof de andere werkgever al heeft toegekend. In beide gevallen loont het om de aanvraag te koppelen aan de urenafspraken uit de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.

• De keuze van de verlofsoort staat bovenaan, met een aankruisveld voor calamiteitenverlof, kortdurend zorgverlof of een combinatie van beide. Die keuze stuurt de rest van het formulier aan, want loondoorbetaling en meldtermijn verschillen per grondslag.
• De relatie tot de zorgbehoevende wordt functioneel omschreven volgens de categorieën van artikel 5:1 lid 2 WAZO: partner, kind, bloedverwant in de eerste of tweede graad, huisgenoot of sociale relatie. Bij die laatste categorie vraagt het model waarom de zorg redelijkerwijs door deze werknemer moet worden verleend, precies de toets die de wet stelt.
• De opgave van datum, uren en vermoedelijke duur volgt artikel 5:3 WAZO, dat naast de reden ook de omvang en de wijze van opnemen verlangt. Er is ruimte voor gespreide opname, bijvoorbeeld drie ochtenden in plaats van anderhalve dag aaneen.
• De verklaring over de noodzaak van de verzorging legt vast dat niemand anders die zorg op dat moment kan verlenen, zonder dat er diagnoses of behandelgegevens worden ingevuld. Dat is de kern van de noodzakelijkheidstoets en tegelijk de grens die de privacywetgeving trekt.
• De reactie van de werkgever staat op hetzelfde blad: akkoord, akkoord onder voorbehoud van nadere informatie, of een beroep op een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang met opgave van redenen. Wie dat beroep niet direct doet, kan er later geen gebruik meer van maken (artikel 5:4 lid 3 WAZO). Een verwerkingsparagraaf sluit af, in lijn met uw verwerkersovereenkomst onder de AVG.

Zorg en welzijn kent de meeste roosterdruk en tegelijk de meeste zorgverlofaanvragen. Hier wordt het vaakst een beroep gedaan op het zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang uit artikel 5:4 lid 2 WAZO, en dat beroep slaagt alleen als de werkgever concreet maakt welke dienst onbezet blijft en waarom vervanging niet lukt. Veel cao's in deze sector vullen de wettelijke 70 procent aan of verruimen het aantal uren; afwijken ten voordele van de werknemer mag altijd.

Uitzendkrachten en payrollmedewerkers vragen het verlof aan bij hun formele werkgever, het uitzendbureau of de payrollonderneming, en niet bij de inlener waar zij feitelijk werken (artikel 7:690 BW). In de praktijk meldt de uitzendkracht zich bij de leidinggevende op de werkvloer, waarna die melding moet worden doorgezet naar het bureau dat het loon betaalt. Zonder die doorzending ontstaat een gat in de urenregistratie en wordt het verlof ten onrechte als ongeoorloofd verzuim geboekt.

Overheidswerkgevers vallen sinds de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren grotendeels onder hetzelfde regime als private werkgevers, met één uitzondering. Voor de militaire ambtenaar kan het verlof eindigen zodra de werkgever een zwaarwegend dienstbelang inroept, ook nadat de melding is gedaan (artikelen 4:3 lid 2 en 5:4 lid 3 WAZO).

Kleine bedrijven zonder cao vallen terug op de kale wettekst. Zij kunnen niet ten nadele van de werknemer afwijken zonder schriftelijke overeenstemming met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging, en die ontbreekt bij kleine teams meestal. Een interne regeling die het loonpercentage verlaagt of het aantal uren beperkt, is dan niet afdwingbaar.

U begint met de vraag wat er precies is gebeurd en wanneer. Het model vraagt eerst om het tijdstip van de gebeurtenis en het tijdstip van de melding, omdat artikel 4:3 WAZO voorschrijft dat de melding vooraf gebeurt of anders zo snel als redelijkerwijs mogelijk is. Daarna kiest u de verlofsoort, waarna de bijbehorende velden verschijnen: bij calamiteitenverlof alleen datum en uren, bij kortdurend zorgverlof ook de relatie tot de zieke en de vermoedelijke duur. De omvang vult u in uren in en niet in dagen, want deeltijders en oproepkrachten rekenen anders dan een fulltimer.

De werkgever vult het onderste blok in en kiest tussen akkoord, akkoord met verzoek om aanvullende informatie, of afwijzing met opgave van redenen. Tot slot ondertekenen beide partijen en gaat het document naar het personeelsdossier, terwijl de urenregistratie de verlofsoort overneemt zodat de loonstrook klopt. Meer modellen voor de Nederlandse praktijk vindt u in de categorie modellen voor verlofaanvragen.

De hardnekkigste fout is het afboeken van calamiteitenverlof op het vakantiesaldo. Dat mag uitsluitend als de werknemer daar in het concrete geval mee instemt en hij ten minste zijn wettelijke minimum aan vakantieaanspraken behoudt (artikel 4:6 lid 1 WAZO); bij kortdurend zorgverlof mag het helemaal niet (artikel 5:15 WAZO). Een tweede klassieker is de werkgever die het verlof pas laat ingaan nadat hij toestemming heeft gegeven. Het verlof gaat in op het moment van de melding, en wie op dat moment geen bezwaar maakt, verspeelt het recht om zich later op een zwaarwegend belang te beroepen. Een derde fout betreft de urenteller: de periode van twaalf maanden begint op de eerste verlofdag, niet bij de jaarwisseling.

Op het gebied van privacy gaat het even vaak mis. Vragen naar de diagnose of om medische stukken van de zieke naaste is niet toegestaan: dat zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en artikel 30 UAVG, en de zieke is niet eens uw werknemer. Vraag uitsluitend naar de noodzaak, de relatie en de duur. Tot slot zien wij formulieren zonder handtekening of zonder datum van melding, terwijl juist die twee velden bepalen wat een werkgever achteraf nog kan aanvoeren.

Is dit model voor een aanvraag kortdurend zorgverlof juridisch geldig?

Ja. De aanvraag is een mededeling van de werknemer aan de werkgever en de wet stelt daaraan geen vormvereiste; melden mag zelfs mondeling. Het model volgt niettemin de inhoudelijke eisen van artikel 5:3 WAZO, dat opgave verlangt van de reden, de omvang, de wijze van opnemen en de vermoedelijke duur. Doordat beide partijen tekenen, ontstaat bewijs van het tijdstip van de melding en van de reactie daarop. Dat bewijs telt wanneer er later discussie ontstaat over loon of verlofsaldo.

Hoe snel moet ik het verlof melden bij mijn werkgever?

Vooraf, en als dat door de aard van de situatie onmogelijk is, dan zo spoedig mogelijk daarna onder opgave van de reden (artikelen 4:3 lid 1 en 5:3 WAZO). In de praktijk betekent dit een telefoontje of bericht op het moment dat u de werkplek verlaat, gevolgd door het schriftelijke formulier zodra de acute situatie voorbij is. Een melding die pas dagen later binnenkomt, geeft de werkgever ruimte om te betwisten dat het verlof noodzakelijk was.

Krijg ik mijn loon volledig doorbetaald tijdens zorgverlof?

Dat hangt af van de verlofsoort. Calamiteitenverlof wordt volledig doorbetaald, want artikel 4:1 lid 1 WAZO spreekt van verlof met behoud van loon. Bij kortdurend zorgverlof heeft u recht op 70 procent van het loon, waarbij het wettelijk minimumloon de bodem is en het maximumdagloon het plafond (artikel 5:6 WAZO). Een cao of een regeling met de ondernemingsraad kan dat percentage verhogen. Langdurend zorgverlof is daarentegen onbetaald, tenzij uw cao anders bepaalt.

Hoeveel uren kortdurend zorgverlof heb ik per jaar?

Ten hoogste tweemaal de arbeidsduur per week in elke periode van twaalf achtereenvolgende maanden (artikel 5:2 WAZO). Bij een werkweek van 36 uur komt dat neer op 72 uur, bij een contract van 20 uur op 40 uur. Die periode gaat in op de eerste dag waarop u verlof opneemt, dus niet per kalenderjaar. Werkt u bij twee werkgevers, dan bestaat het recht per dienstverband.

Mag mijn werkgever kortdurend zorgverlof weigeren?

Alleen bij een zodanig zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang dat uw belang daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken (artikel 5:4 lid 2 WAZO). Denk aan een dienst die aantoonbaar onbezet blijft of een veiligheidsrisico. Het verlof gaat wel gewoon in op het moment van uw melding, dus u hoeft geen toestemming af te wachten. Maakt de werkgever bij de melding geen bezwaar, dan kan hij daar achteraf niet meer op terugkomen.

Welk bewijs mag mijn werkgever vragen bij calamiteitenverlof?

De werkgever mag achteraf verlangen dat u aannemelijk maakt dat u niet kon werken om een van de wettelijke redenen (artikelen 4:4 en 5:5 WAZO). Aannemelijk maken is iets anders dan bewijzen: een afspraakbevestiging zonder medische inhoud, een bericht van school of een rouwkaart volstaat meestal. Woont de zorgbehoevende bij u in, dan toont een verklaring van inwoning de relatie aan zonder privacygevoelige details.

In welk bestandsformaat ontvang ik het document?

U ontvangt de verlofaanvraag als Word-bestand en als PDF. Het Word-bestand past u aan op uw cao, uw personeelshandboek of uw interne verlofprocedure, bijvoorbeeld met een aangevuld loonpercentage of een vaste contactpersoon. De PDF gebruikt u voor ondertekening en archivering in het personeelsdossier. Wie meerdere personeelsdocumenten nodig heeft, vindt de volledige catalogus met Nederlandse juridische modellen op één plek.