Aanzegging tijdelijk contract | Model art. 7:668 BW

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt in beginsel van rechtswege op de overeengekomen datum, zonder opzegging en zonder tussenkomst van het UWV of de kantonrechter (artikel 7:667 lid 1 BW). Juist daarom heeft de wetgever met de Wet werk en zekerheid een tegenwicht ingebouwd: de werknemer moet tijdig weten waar hij aan toe is, zodat hij kan solliciteren of zich op een verlenging kan voorbereiden. De aanzegging is dus geen opzegging. Een opzegging beëindigt een overeenkomst die anders zou doorlopen, terwijl een aanzegging informeert over een einde dat al vaststaat of over een voortzetting die de werkgever wil aanbieden. Alleen wanneer de overeenkomst krachtens de wet of het gebruik voorafgaande opzegging vereist (artikel 7:667 lid 2 BW), vervalt de aanzegplicht en gelden de gewone opzegregels.

De aanzegging kent twee mogelijke inhouden. De werkgever deelt mee dat het contract niet wordt voortgezet, of hij biedt voortzetting aan en vermeldt dan ook de voorwaarden waaronder dat gebeurt: duur, functie, loon en arbeidsduur. Wie het onderliggende contract nog moet opstellen, kan gebruikmaken van ons model arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met ketenregeling, waarin de einddatum als kalenderdatum is geformuleerd. In de praktijk spreken HR-professionals ook van een aanzegbrief of aanzegverklaring. Juridisch gaat het om hetzelfde document.

De kernbepaling is artikel 7:668 lid 1 BW. De werkgever informeert de werknemer uiterlijk een maand voordat de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van rechtswege eindigt schriftelijk over het al dan niet voortzetten ervan en, bij voortzetting, over de voorwaarden. Het tweede lid sluit contracten van minder dan zes maanden uit, evenals overeenkomsten waarvan het einde niet op een kalenderdatum is gesteld, zoals een vervangingscontract dat eindigt bij terugkeer van een zieke collega. Voor uitzendovereenkomsten met een uitzendbeding volgt een uitzondering uit artikel 7:691 lid 2 BW.

De sanctie staat in het derde lid. Komt de werkgever de verplichting niet na, dan is hij een vergoeding verschuldigd gelijk aan het loon voor één maand; zegt hij te laat aan, dan geldt een vergoeding naar rato. Bij faillissement, surseance van betaling en schuldsanering van de werkgever is de vergoeding niet verschuldigd. Het vierde lid voegt een tweede risico toe: wordt de overeenkomst na de einddatum zonder tegenspraak voortgezet, dan geldt zij als verlengd voor dezelfde duur, met een maximum van een jaar, op de vroegere voorwaarden. Overschrijdt de keten daardoor de grenzen van artikel 7:668a BW (meer dan drie contracten of meer dan 36 maanden), dan ontstaat een vast dienstverband.

De Hoge Raad heeft de discussie over de vormvereisten beslecht in zijn beschikking van 7 oktober 2022 (ECLI:NL:HR:2022:1374). De aanzegplicht is van dwingend recht en het schriftelijkheidsvereiste wordt strikt toegepast. Een mondelinge mededeling, hoe duidelijk ook, voldoet in beginsel niet aan de aanzegplicht. Alleen in uitzonderlijke gevallen, na een belangenafweging, kan daarvan worden afgeweken. Omdat de werkgever de tijdige ontvangst moet bewijzen (artikel 3:37 lid 3 BW), is een aantoonbare uitreiking net zo belangrijk als de inhoud. De werknemer moet zijn verzoek om de vergoeding indienen binnen drie maanden na de dag waarop de aanzegverplichting is ontstaan (artikel 7:686a lid 4 sub b BW), wat neerkomt op ongeveer twee maanden na de einddatum. De toelichting van de Rijksoverheid op de aanzegtermijn en de aanzegvergoeding bevestigt deze uitgangspunten.

Het meest voorkomende geval is het jaarcontract dat niet wordt verlengd. Ook dan is de aanzegging verplicht, en niet voortzetten op initiatief van de werkgever geeft de werknemer bovendien recht op de transitievergoeding (artikel 7:673 lid 1 BW). Het tweede scenario is de verlenging onder gewijzigde voorwaarden: meer uren, een andere functie of een kortere looptijd. De aanzegging moet die voorwaarden dan concreet benoemen, anders is aan de wet niet voldaan.

Een bijzonder moment is het laatste contract in de keten. Wie geen vast dienstverband wil aanbieden, moet tijdig en ondubbelzinnig aanzeggen dat de samenwerking stopt. Wil een van beide partijen eerder uit elkaar dan de einddatum, dan is een aanzegging niet het juiste instrument. In dat geval legt u de afspraken vast in een vaststellingsovereenkomst bij ontslag met finale kwijting.

Drie randgevallen verdienen aandacht. Een zieke werknemer valt niet onder het opzegverbod wanneer zijn contract van rechtswege eindigt, maar de aanzegplicht blijft volledig van toepassing. De statutair bestuurder van een BV of NV met een tijdelijke arbeidsovereenkomst is evenmin uitgezonderd. En wie een contract niet verlengt vanwege een zwangerschap, maakt verboden onderscheid naar geslacht (artikel 7:646 BW), hoe correct de aanzegging verder ook is.

• De identificatie van partijen en van de overeenkomst vermeldt de ingangsdatum, de einddatum en de functie zoals die in het contract staan. Bij opvolgende contracten voorkomt dit discussie over de vraag welke overeenkomst is aangezegd.
• De keuze tussen beëindiging en voortzetting is uitgewerkt in twee afzonderlijke varianten, zodat de brief nooit beide richtingen tegelijk openlaat. Een brief die verlenging "nog in beraad" houdt, wordt door kantonrechters niet als aanzegging aanvaard.
• Bij voortzetting somt het model de nieuwe arbeidsvoorwaarden op: looptijd, functie, loon, arbeidsduur en standplaats. Een nieuwe proeftijd is bij een opvolgende overeenkomst met dezelfde werkgever in de regel nietig (artikel 7:652 lid 8 BW), tenzij de nieuwe functie duidelijk andere vaardigheden of verantwoordelijkheden vergt.
• De afwikkeling van het dienstverband bevat de eindafrekening van loon, vakantiegeld en niet genoten vakantiedagen. Wilt u de werknemer de gelegenheid geven resterende dagen nog op te nemen, dan sluit dat aan op onze vakantieaanvraag voor het opnemen van resterende verlofdagen.
• De ontvangstbevestiging onderaan de brief laat de werknemer met datum en handtekening verklaren dat hij de aanzegging heeft ontvangen. Daarmee is het bewijs van tijdige ontvangst in één handeling geleverd.

Uitzendbranche. Zolang een uitzendbeding in de zin van artikel 7:691 lid 2 BW van kracht is, eindigt de uitzendovereenkomst zodra de terbeschikkingstelling op verzoek van de inlener stopt, en speelt de aanzegplicht geen rol. Dat verandert wanneer de uitzendkracht op grond van de toepasselijke uitzend-cao doorstroomt naar een contract zonder uitzendbeding. Vanaf dat moment moet het uitzendbureau bij elk contract van zes maanden of langer aanzeggen zoals iedere andere werkgever. Uitzendbureaus doen er goed aan de fase van elke uitzendkracht centraal te registreren, omdat de overgang vaak ongemerkt plaatsvindt.

Onderwijs en overheid. Sinds de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren vallen de meeste overheidswerkgevers onder het gewone arbeidsrecht van Boek 7 BW, inclusief de aanzegplicht. Gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties moeten tijdelijke medewerkers dus net zo schriftelijk aanzeggen als een private onderneming. In het onderwijs kennen verschillende cao's eigen regelingen voor tijdelijke aanstellingen, soms met een langere aanzegtermijn of met verplichtingen rond uitzicht op een vast dienstverband. Een cao mag de wettelijke termijn van een maand verlengen, maar nooit verkorten. Raadpleeg daarom altijd de toepasselijke cao voordat u de uiterste aanzegdatum vastlegt.

Concurrentiebeding bij verlenging. Een tijdelijk contract mag alleen een concurrentiebeding bevatten als de werkgever schriftelijk motiveert welke zwaarwegende bedrijfsbelangen dat vereisen (artikel 7:653 lid 2 BW). Ontbreekt die motivering, dan is het beding nietig. Biedt u voortzetting aan onder nieuwe voorwaarden, neem de motivering dan uit voorzorg op in de nieuwe overeenkomst en toets of zij nog actueel is. Ons model voor een concurrentiebeding met motivering bij een tijdelijk contract is daar specifiek op ingericht.

Caribisch Nederland. Op Bonaire, Sint Eustatius en Saba geldt niet Boek 7 BW maar het eigen BES-recht, met name het Burgerlijk Wetboek BES. De aanzegplicht van artikel 7:668 BW is daar niet van toepassing. Ondernemingen met vestigingen in zowel Europees als Caribisch Nederland moeten hun HR-procedures daarom per locatie inrichten.

U begint met de keuze tussen beëindiging en voortzetting. Daarna vult u de gegevens van werkgever en werknemer in, gevolgd door de ingangsdatum en de einddatum van het lopende contract. Reken vanaf die einddatum een maand terug: op dat moment moet de brief al bij de werknemer zijn. Houd een ruimere marge aan als de werknemer met vakantie of ziek thuis is.

Kiest u voor voortzetting, dan vraagt het formulier naar de looptijd van de nieuwe overeenkomst, de functie, het loon en de arbeidsduur. Wijzigt er niets, dan bevestigt u dat expliciet, zodat er later geen twijfel ontstaat over de toepasselijke voorwaarden. Kiest u voor beëindiging, dan kunt u optioneel een korte toelichting toevoegen en afspraken opnemen over de eindafrekening en het inleveren van bedrijfseigendommen. Een motivering van de beslissing is wettelijk niet vereist.

Tot slot downloadt u het document in Word of PDF, ondertekent u het en reikt u het persoonlijk uit tegen ondertekening van de ontvangstbevestiging. Is persoonlijke uitreiking niet mogelijk, verstuur de brief dan aangetekend en per e-mail. Voor de overige stappen rond in- en uitdiensttreding vindt u aansluitende documenten bij onze modellen voor bedrijfsbeheer en personeelszaken.

De meest gemaakte fout is ook de duurste: de werkgever voert een goed gesprek met de werknemer, legt uit dat het contract niet wordt verlengd en denkt daarmee klaar te zijn. Sinds de beschikking van de Hoge Raad van 7 oktober 2022 staat vast dat zo'n gesprek de schriftelijke aanzegging niet vervangt. Een tweede klassieker is een verkeerde berekening van de termijn: de brief moet een maand voor de einddatum zijn ontvangen, niet alleen verzonden. Een aanzegging die een week te laat binnenkomt, kost een evenredig deel van de aanzegvergoeding. Ook een WhatsApp-bericht of een vluchtige e-mail zonder inhoudelijke boodschap houdt bij de kantonrechter regelmatig geen stand.

De derde fout ontstaat na de einddatum. De werknemer werkt gewoon door omdat niemand het einde heeft geregistreerd, en de overeenkomst geldt dan als verlengd voor dezelfde duur met een maximum van een jaar. Overschrijdt de keten daardoor de wettelijke grenzen, dan heeft u onbedoeld een vast dienstverband gecreëerd. Zet het einde van elk tijdelijk contract daarom minimaal twee maanden vooruit in de agenda. Een vierde fout is een aanbod tot voortzetting zonder concrete voorwaarden, waardoor niet aan het tweede onderdeel van artikel 7:668 lid 1 BW is voldaan.