Claim vertraagde vlucht | Verordening (EG) 261/2004

Juridisch is de claimbrief een sommatie tot betaling van een forfaitaire vergoeding die rechtstreeks uit Europees recht voortvloeit. U hoeft geen schade aan te tonen. Het recht op compensatie ontstaat zodra de feiten vaststaan: een annulering, een instapweigering of, sinds het arrest Sturgeon van het Hof van Justitie (C-402/07 en C-432/07), een vertraging van ten minste drie uur bij aankomst. De brief richt zich tot de uitvoerende luchtvaartmaatschappij in de zin van artikel 2 sub b van de verordening, dus de maatschappij die het toestel daadwerkelijk vloog. Dat is lang niet altijd de naam op uw ticket. Bij een codeshare controleert u dus eerst wie de vertraagde vlucht uitvoerde.

Anders dan een klacht via een webformulier bundelt de claimbrief feiten, grondslag, bedrag en termijn in één stuk. Hij verschilt ook van een modelbrief voor een aansprakelijkstelling bij schade: extra kosten zoals een verloren hotelnacht of een gemiste excursie vallen onder artikel 12 van de verordening en het Nederlandse schadevergoedingsrecht, en moeten wel concreet worden bewezen. Ons model houdt beide sporen gescheiden, zodat de forfaitaire compensatie niet vastloopt op bonnetjes.

De verordening werkt rechtstreeks in de Nederlandse rechtsorde. De officiële Nederlandse tekst van Verordening (EG) 261/2004 op EUR-Lex bepaalt in artikel 3 het toepassingsgebied: elke vlucht die vertrekt vanaf een luchthaven in de EU, en elke vlucht van buiten de EU naar de EU als een Europese maatschappij die uitvoert, tenzij u in dat derde land al compensatie en bijstand ontving. Artikel 7 stelt de bedragen vast: 250 euro tot 1.500 kilometer, 400 euro voor alle vluchten binnen de EU boven 1.500 kilometer en voor andere vluchten tussen 1.500 en 3.500 kilometer, en 600 euro voor vluchten van of naar een land buiten de EU boven 3.500 kilometer. Bij zo'n lange vlucht en een vertraging tussen drie en vier uur mag de vervoerder het bedrag halveren.

De vervoerder ontkomt alleen aan betaling via artikel 5 lid 3: buitengewone omstandigheden die niet te vermijden waren, ook niet met alle redelijke maatregelen. In Wallentin-Hermann (C-549/07) oordeelde het Hof dat technische problemen in beginsel bij de normale bedrijfsvoering horen, en in het Nederlandse prejudiciële arrest Van der Lans tegen KLM (C-257/14) gold dat ook voor een onverwacht defect onderdeel. Een door vakbonden uitgeroepen staking van eigen personeel is evenmin overmacht (C-28/20). Een vogelaanvaring is dat wel, al moet de vervoerder ook dan laten zien dat zij de gevolgen zo veel mogelijk beperkte (C-315/15).

Het Nederlandse recht regelt de procedurele kant. In Moré tegen KLM (C-139/11) liet het Hof de termijn over aan de lidstaten, en Nederlandse kantonrechters passen vast artikel 8:1835 BW toe: de vordering vervalt twee jaar na de dag volgend op de (geplande) aankomst, en een vervaltermijn kan niet worden gestuit. Over het ingangsmoment van de wettelijke rente van artikel 6:119 BW lopen de uitspraken uiteen. Sommige rechters laten haar lopen vanaf de vluchtdatum, omdat het verzuim zonder ingebrekestelling intreedt (artikel 6:83 sub b BW); andere pas vanaf een schriftelijke sommatie. Het Hof Amsterdam kende op 28 oktober 2025 rente toe over de periode waarin de vervoerder in verzuim was (ECLI:NL:GHAMS:2025:3091). Een claimbrief met een vaste termijn haalt die onzekerheid weg. Een Europees akkoord over herziening van de verordening laat de drempel van drie uur overeind; tot de inwerkingtreding geldt de huidige tekst.

Het klassieke geval is de vertraging bij aankomst van drie uur of meer. Let op het meetpunt: niet de vertrektijd telt, maar het moment waarop ten minste één deur van het toestel op de eindbestemming opengaat (Germanwings, C-452/13). Wie vier uur te laat vertrekt maar met twee uur en vijftig minuten vertraging aankomt, krijgt niets. De tweede situatie is de annulering die minder dan veertien dagen voor vertrek wordt meegedeeld; tenzij het aangeboden alternatief binnen de marges van artikel 5 lid 1 sub c bleef, blijft het recht op compensatie bestaan. Derde geval: de instapweigering bij overboeking, waarvoor artikel 4 compensatie toekent, tenzij u niet tijdig had ingecheckt of er een gegronde reden was, zoals ontbrekende reisdocumenten.

Minder bekend is de gemiste aansluiting. Wie met één boeking van Amsterdam via Dubai naar Bangkok vloog en door een vertraagde eerste vlucht twaalf uur later aankwam, claimt over de rechtstreekse afstand tot de eindbestemming, ook als de tweede vlucht buiten de EU vertrok (Wegener, C-537/17). Een ander randgeval is de pakketreis. De compensatie vordert u altijd bij de vervoerder, maar een ingekorte vakantie verhaalt u op de reisorganisator op grond van titel 7A van Boek 7 BW; daarvoor past een ingebrekestelling wegens wanprestatie beter dan een claimbrief. En wie door een geannuleerde terugvlucht dagen later op het werk verschijnt, legt die extra afwezigheid bij voorkeur meteen vast met een vakantieaanvraag volgens artikel 7:638 BW, zodat er achteraf geen discussie over ongeoorloofd verzuim ontstaat.

• De identificatie van alle passagiers op de boeking, met naam, boekingscode en ticketnummer. Elke passagier heeft een eigen vordering; minderjarigen worden vertegenwoordigd door de ouder met gezag (artikel 1:245 BW). Wie namens volwassen medereizigers claimt, voegt een algemene volmacht naar Boek 3 BW toe, want zonder volmacht mag de vervoerder betaling aan u weigeren.
• De vluchtgegevens en het juiste meetmoment: vluchtnummer, datum, geplande en werkelijke aankomsttijd. Het model vraagt naar het openen van de deuren, niet naar de landingstijd: dat verschil kan over de drempel van drie uur beslissen.
• De afstandsberekening volgens de grootcirkelmethode van artikel 7 lid 4. Het formulier berekent de afstand tot de eindbestemming, ook bij overstappen, en koppelt daar het juiste bedrag aan.
• De wettelijke grondslag, met verwijzing naar de artikelen 5, 6 en 7 van de verordening en de vaste rechtspraak van het Hof. Zo ziet de behandelaar direct dat u de regels kent.
• Een voorafgaand weerwoord op buitengewone omstandigheden. De brief verzoekt de vervoerder om bij een afwijzing concreet bewijs te leveren van zowel de omstandigheid als de getroffen maatregelen, want die bewijslast ligt op grond van artikel 5 lid 3 bij haar.
• De betalingsinstructie en termijn: uitbetaling in geld binnen veertien dagen, met de aankondiging van wettelijke rente en een procedure bij de kantonrechter. Bent u na een annulering niet meegevlogen, dan vordert het model ook terugbetaling van het ticket binnen zeven dagen (artikel 8 lid 1 sub a).

Schiphol. Op Schiphol worden vertragingen vaak toegeschreven aan capaciteitsbeperkingen van de luchtverkeersleiding. Dat kan een buitengewone omstandigheid zijn, maar de vervoerder moet ook dan aantonen dat zij alle redelijke maatregelen nam om de vertraging te beperken; het Hof Amsterdam toetste precies die vraag in de hiervoor genoemde uitspraak. Bevoegd is de rechter van de plaats van vertrek of aankomst (Rehder, C-204/08). Voor een vlucht van of naar Schiphol is dat de kantonrechter van de Rechtbank Noord-Holland, locatie Haarlem.

Curaçao, Aruba, Sint Maarten en Caribisch Nederland. Deze eilanden zijn geen EU-grondgebied in de zin van de verordening, omdat ze tot de landen en gebieden overzee behoren. Een vlucht van Amsterdam naar Bonaire valt er altijd onder. Voor de terugvlucht van Curaçao naar Amsterdam geldt dat alleen als een Europese maatschappij zoals KLM of TUI hem uitvoert.

Vertrek vanaf Brussel of Düsseldorf. Bevoegd is de rechter van de plaats van vertrek of aankomst, of die van de zetel van de vervoerder. Voor een vlucht van Düsseldorf naar Palma met een Duitse maatschappij is de Nederlandse rechter dus niet bevoegd. Vloog KLM, met zetel in Amstelveen, dan kunt u wel in Nederland procederen. Wie in België procedeert, heeft maar één jaar.

Vluchten van buiten de EU met een niet-Europese maatschappij. Een vlucht van Istanbul naar Amsterdam met een Turkse vervoerder valt niet onder de verordening. U kunt dan alleen werkelijk geleden schade vorderen op grond van artikel 19 van het Verdrag van Montreal, en die schade moet u stuk voor stuk bewijzen.

U begint met de vluchtgegevens: vluchtnummer, datum, vertrekluchthaven en eindbestemming. Het formulier berekent daarmee afstand en bedrag, en controleert of de verordening van toepassing is. Daarna kiest u het type verstoring. Bij vertraging vult u de geplande en de werkelijke aankomsttijd in; bij annulering de datum waarop u het bericht ontving en het alternatief dat u kreeg aangeboden. Vervolgens voegt u de medepassagiers toe; voor elke volwassene die niet zelf tekent, wijst het formulier op de volmacht.

In de laatste stap vult u de gegevens van de uitvoerende maatschappij en uw rekeningnummer in. Het model formuleert grondslag, bedrag, termijn en de aankondiging van rechtsmaatregelen in zakelijk Nederlands, zonder dreigende toon. U downloadt het document direct en verstuurt het per e-mail en via het webformulier van de vervoerder, met de brief als bijlage. Net als de andere modelbrieven voor dagelijkse juridische zaken is de tekst opgesteld om ook in een latere procedure als productie te dienen.

De duurste fout is het aannemen van een voucher. Artikel 7 lid 3 van de verordening staat betaling in waardebonnen alleen toe met uw ondertekende schriftelijke instemming, en maatschappijen behandelen een klik op "accepteren" in hun app graag als die instemming. Bijna even vaak ziet men claims die naar het boekingsplatform of het reisbureau worden gestuurd. Die partijen zijn geen schuldenaar en laten de brief liggen. Een derde klassieker is "technische problemen" accepteren als reden voor afwijzing, terwijl het Hof daar al jaren anders over oordeelt.

Wacht ook niet te lang. Een brief stuit de vervaltermijn van artikel 8:1835 BW niet: alleen een procedure die binnen twee jaar is ingesteld, redt de vordering. Wie een vertraagde vlucht pas na achttien maanden claimt, heeft weinig ruimte over. Een laatste valkuil betreft claimbureaus. Wie zijn vordering online aan zo'n bureau heeft overgedragen, heeft meestal een cessie getekend en is geen eigenaar meer van de claim. Die overdracht draait u niet eenzijdig terug; alleen binnen de herroepingstermijn van veertien dagen (artikel 6:230o BW) of op grond van de voorwaarden van het bureau komt de vordering bij u terug.

Is deze claimbrief juridisch bindend?

De brief is geen overeenkomst, maar een formele aanmaning. Het recht op compensatie volgt rechtstreeks uit Verordening (EG) nr. 261/2004, die de kantonrechter zonder nationale omzetting toepast. De claimbrief legt uw vordering, de grondslag en het bedrag vast en markeert het moment waarop de maatschappij uiterlijk in verzuim is. In een procedure dient hij als productie bij de dagvaarding.

Hoeveel compensatie krijg ik bij een vertraagde vlucht?

Het bedrag hangt af van de afstand, niet van de ticketprijs: 250 euro tot 1.500 kilometer, 400 euro tot 3.500 kilometer (en voor alle langere vluchten binnen de EU) en 600 euro voor langere vluchten van of naar een land buiten de EU. Bij die laatste categorie en een vertraging tussen drie en vier uur mag de vervoerder halveren. Bonustickets uit een spaarprogramma tellen mee; gratis tickets die niet publiek beschikbaar zijn, zoals personeelstickets, vallen erbuiten.

Hoe lang heb ik om een vertraagde vlucht te claimen en hoe snel moet de maatschappij antwoorden?

Voor de Nederlandse rechter geldt de vervaltermijn van artikel 8:1835 BW: twee jaar vanaf de dag na de (geplande) aankomst. Binnen die termijn moet een procedure zijn ingesteld. De verordening zelf legt de maatschappij geen antwoordtermijn op. Ons model stelt daarom een betalingstermijn van veertien dagen. Die datum geeft u een helder ijkpunt voor verdere stappen.

In welk formaat ontvang ik het model?

U downloadt de claimbrief direct in Word en PDF. De Word-versie gebruikt u om nog iets aan te passen, zoals een extra passagier. De PDF verstuurt u per e-mail of uploadt u als bijlage in het claimformulier van de maatschappij. Bewaar daarnaast uw boekingsbevestiging, instapkaarten en eventuele berichten over de vertraging, want die bewijsstukken vraagt de vervoerder of de rechter vrijwel altijd op.

Mag de luchtvaartmaatschappij mij een voucher geven in plaats van geld?

Alleen als u daar schriftelijk en ondertekend mee instemt. Artikel 7 lid 3 schrijft betaling in contanten, per bankoverschrijving of per cheque voor. Ons model vraagt daarom om overmaking op uw rekening. Heeft de maatschappij een voucher gestuurd die u niet heeft geaccepteerd of gebruikt, dan kunt u die weigeren en alsnog betaling in geld eisen.

Wat doe ik als de maatschappij niet betaalt?

Dan stapt u naar de kantonrechter, die zaken tot 25.000 euro behandelt zonder dat u een advocaat nodig heeft. Voor grensoverschrijdende vorderingen tot 5.000 euro bestaat bovendien de Europese procedure voor geringe vorderingen (Verordening (EG) nr. 861/2007). Een klacht bij de Inspectie Leefomgeving en Transport kan helpen om structurele weigeringen te melden, maar levert u geen betaling op. Wie meer reisgerelateerde zaken moet regelen, vindt in het overzicht van alle juridische modellen van Captain.Legal de bijpassende documenten.