Ontslagbrief werknemer opstellen | Opzegtermijn en einddatum

Juridisch is ontslag nemen een opzegging: een eenzijdige rechtshandeling waarvoor u geen instemming van de werkgever nodig heeft. Het UWV en de kantonrechter komen er niet aan te pas, want de preventieve ontslagtoets van artikel 7:671 en 7:671a BW geldt alleen als de werkgever opzegt. De wet schrijft geen vorm voor (artikel 3:37 lid 1 BW), zodat ook een e-mail rechtsgeldig kan zijn. Doorslaggevend is het moment waarop de opzegging de werkgever bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW), en de bewijslast daarvan ligt bij u. Bovendien mag een werkgever een uitlating volgens vaste rechtspraak van de Hoge Raad pas als ontslagname opvatten wanneer die duidelijk en ondubbelzinnig op beëindiging is gericht. Een boze opmerking na een conflict haalt die lat zelden. Een gedateerde, ondertekende ontslagbrief werknemer wel.

Verwante documenten werken anders. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt van rechtswege op de afgesproken datum en is alleen tussentijds opzegbaar als het contract dat schriftelijk toestaat (artikel 7:667 lid 3 BW). Een beëindiging met wederzijds goedvinden is een overeenkomst tussen twee partijen, met een wettelijke bedenktermijn voor de werknemer (artikel 7:670b BW). Met de ontslagbrief zet u als enige zonder iemands medewerking de einddatum in gang.

De opzegging door de werknemer is geregeld in titel 7.10 BW, met artikel 7:672 BW als spil. Het eerste lid bepaalt dat opzegging geschiedt tegen het einde van de maand, tenzij schriftelijk of door het gebruik een andere dag is aangewezen. Het vierde lid stelt de termijn voor de werknemer op één maand, ongeacht de duur van het dienstverband. Partijen mogen die termijn volgens het achtste lid schriftelijk verlengen tot maximaal zes maanden, mits de termijn voor de werkgever minstens het dubbele bedraagt. Ontbreekt die verdubbeling, dan kan de werknemer het verlengingsbeding vernietigen en volstaat de wettelijke maand, zo oordeelde de Hoge Raad in HR 1 mei 2015, ECLI:NL:HR:2015:1192 (Flextronics). Een cao kan de termijn voor de werkgever verkorten, maar nooit tot onder die van de werknemer (lid 9). Voor oproepkrachten zonder vastgelegde arbeidsomvang volgt de opzegtermijn de oproeptermijn van artikel 7:628a BW en vervalt de regel van het einde van de maand (lid 5).

Wie te vroeg vertrekt, zegt onregelmatig op en is een gefixeerde schadevergoeding verschuldigd ter hoogte van het loon over de niet in acht genomen termijn (artikel 7:672 lid 11 BW); de kantonrechter kan dat bedrag matigen (lid 12). Voor de eindafrekening is artikel 7:641 BW bepalend. Resterende vakantiedagen worden bij het einde in geld uitbetaald, de werkgever geeft een verklaring af over het saldo, en op basis daarvan kunt u bij een nieuwe werkgever onbetaald verlof opnemen. Afkoop tijdens het dienstverband is verboden (artikel 7:640 BW). Wettelijke dagen vervallen zes maanden na het opbouwjaar (artikel 7:640a BW), maar alleen als de werkgever u daadwerkelijk in staat stelde ze op te nemen (HvJ EU 6 november 2018, C-619/16, Kreuziger). Bovenwettelijke dagen verjaren na vijf jaar (artikel 7:642 BW). De volledige tekst staat in de officiële geconsolideerde tekst van Boek 7 Burgerlijk Wetboek op wetten.overheid.nl.

De meeste ontslagbrieven volgen op een nieuwe baan, en daar zit meteen de valkuil. Veel werknemers spreken een startdatum af voordat ze hun opzegtermijn hebben uitgerekend. Verstuur de ontslagbrief werknemer daarom pas als het nieuwe contract getekend is en de einddatum vaststaat. Een brief die de werkgever op 31 maart ontvangt, beëindigt het dienstverband op 30 april; komt dezelfde brief op 1 april binnen, dan wordt dat 31 mei. Andere gebruikelijke aanleidingen zijn een verhuizing en de overstap naar zelfstandig ondernemerschap, waarbij een lopend relatiebeding vaak de echte vraag is.

Anders ligt het bij een arbeidsconflict. Eigen ontslag geldt voor het UWV in de regel als verwijtbare werkloosheid (artikel 24 Werkloosheidswet), tenzij voortzetting van het werk redelijkerwijs niet van u kon worden gevergd. Wie zonder nieuwe baan vertrekt omdat de verhouding onwerkbaar is, kiest daarom beter voor een vaststellingsovereenkomst bij beëindiging met wederzijds goedvinden, die met de juiste formulering de WW-rechten intact laat.

Twee randgevallen verdienen aandacht. Bij een dringende reden in de zin van artikel 7:679 BW, zoals stelselmatig te laat betaald loon of mishandeling, mag u onverwijld opzeggen onder onverwijlde mededeling van die reden (artikel 7:677 lid 1 BW). Ligt ernstig verwijtbaar handelen van de werkgever eraan ten grondslag, dan is alsnog een transitievergoeding verschuldigd (artikel 7:673 lid 1 sub b BW). Tijdens een geldig schriftelijk overeengekomen proeftijd (artikel 7:652 BW) kunt u direct opzeggen, zonder termijn (artikel 7:676 BW).

• Het model opent met de identificatie van partijen en het dienstverband: werkgever, functie, datum van indiensttreding en soort contract. Die gegevens bepalen of een verlengde termijn, een cao-regeling of een tussentijds opzegbeding van toepassing is.
• De opzeggingsverklaring is kort en ondubbelzinnig, zonder voorwaardelijke formuleringen als "ik overweeg". De werkgever kan de brief daardoor niet uitleggen als onderhandelingsbod.
• De einddatum wordt berekend volgens artikel 7:672 lid 1 en lid 4 BW of de geldige contractuele afwijking, en staat er concreet in.
• Het verzoek om een eindafrekening benoemt het laatste loon, de opgebouwde vakantiebijslag van in de regel 8 procent (artikel 15 Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag), een pro rata dertiende maand, overuren en variabele beloning.
• De passage over vakantiedagen vraagt om opgave van het saldo en om de verklaring van artikel 7:641 lid 2 BW. U kiest tussen uitbetaling of opname tijdens de opzegtermijn, waarvoor u een vakantieaanvraag tijdens de opzegtermijn indient.
• De slotclausule regelt de teruggave van bedrijfseigendommen, het verzoek om een getuigschrift (artikel 7:656 BW) en een ontvangstbevestiging met datum en handtekening van de werkgever.

Tijdelijk contract. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kunt u alleen tussentijds opzeggen als het contract een schriftelijk opzegbeding bevat. Zonder dat beding is vertrek vóór de einddatum onregelmatig en bent u schadeplichtig. In de praktijk wacht u de einddatum af of legt u een eerder vertrek vast met schriftelijke instemming van de werkgever.

Werknemers onder een cao. Veel cao's bevatten eigen opzegtermijnen of laten opzegging op een andere dag dan het einde van de maand toe. Wijkt uw contract ten nadele daarvan af, dan is dat beding in beginsel nietig (artikel 12 Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst). Een over het hoofd geziene cao-bepaling is in de praktijk de meest voorkomende oorzaak van een verkeerde einddatum. HR-afdelingen vinden aanvullende arbeidsrechtelijke modellen voor bedrijfsbeheer in dezelfde categorie.

Oproep- en uitzendkrachten. Bij een oproepcontract zonder vaste arbeidsomvang is de opzegtermijn gelijk aan de oproeptermijn: minimaal vier dagen, bij cao te verkorten tot 24 uur. Uitzendkrachten met een uitzendbeding (artikel 7:691 lid 2 BW) kunnen de uitzendovereenkomst in de eerste fase van de uitzend-cao's doorgaans op elk moment beëindigen; de toepasselijke cao is doorslaggevend.

Ambtenaren. Door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren vallen de meeste ambtenaren onder het civiele arbeidsrecht en dus onder artikel 7:672 BW, aangevuld met de sector-cao. Uitgezonderd zijn onder meer militairen, politieambtenaren en rechterlijke ambtenaren, voor wie een publiekrechtelijke regeling blijft gelden.

Statutair bestuurder. Een bestuurder van een BV met een arbeidsovereenkomst heeft een dubbele rechtsverhouding. Aftreden als bestuurder en opzegging van de arbeidsovereenkomst zijn afzonderlijke rechtshandelingen; wie alleen de ene regelt, laat de andere doorlopen. Leg daarom beide uitdrukkelijk in de ontslagbrief vast.

U begint met de gegevens van het dienstverband: werkgever, functie, datum van indiensttreding en soort contract. Daarna geeft u aan of uw contract of cao een afwijkende opzegtermijn kent, waarna het formulier de einddatum berekent. Een voorbeeld: ontvangt de werkgever uw brief op 12 maart en geldt de wettelijke maand, dan eindigt het dienstverband op 30 april. Vervolgens kiest u wat er met uw vakantiedagen gebeurt en welke onderdelen van de eindafrekening u expliciet wilt noemen. Werkt u onder een cao met een eigen opzegdag, dan vult u die in en past het formulier de berekening daarop aan.

In de laatste stap vult u de verzenddatum en de wijze van bezorgen in: overhandiging tegen ontvangstbevestiging, aangetekende post of e-mail met leesbevestiging. U downloadt de ontslagbrief werknemer direct, ondertekent hem en verstuurt hem. Bewaar een kopie met het bewijs van ontvangst bij uw contract en uw laatste loonstroken. Het hele traject kost enkele minuten, zonder tussenkomst van een advocaat.

De meest gemaakte fout is rekenen vanaf de verzenddatum in plaats van vanaf de ontvangst. Zorg dat de werkgever uw brief uiterlijk op de laatste dag van de maand ontvangt als u die maand nog wilt laten meetellen. Een tweede klassieker is het blind overnemen van een contractuele termijn van twee of drie maanden, terwijl het contract geen dubbele termijn voor de werkgever kent; dat beding kunt u vernietigen. Ten derde vertrekken werknemers zonder hun vakantiesaldo schriftelijk vast te leggen, waarna de eindafrekening te laag uitvalt. Een vierde fout is een ontslagbrief werknemer zonder concrete einddatum, waardoor de werkgever zelf een datum invult die zelden in uw voordeel uitvalt.

Werknemers die ziek zijn, onderschatten vaak de gevolgen van eigen ontslag. Het UWV kan een Ziektewet-uitkering weigeren of verlagen als u tijdens ziekte zelf opzegt; overleg in die situatie eerst met de bedrijfsarts of een jurist. Ook een geldig concurrentie- of relatiebeding (artikel 7:653 BW) blijft na uw vertrek gewoon gelden. Betaalt de werkgever het laatste loon niet op tijd, dan kunt u de wettelijke verhoging van artikel 7:625 BW vorderen en terugvallen op onze modelbrieven voor ingebrekestelling en andere dagelijkse zaken.