Aanmaning factuur B2B | art. 6:119a en 6:96 lid 4 BW

Juridisch is de zakelijke aanmaning een ontvangstgebonden verklaring: zij werkt pas wanneer zij de debiteur heeft bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW). Eén goed opgestelde brief heeft drie gevolgen. Hij geldt als ingebrekestelling in de zin van artikel 6:82 BW wanneer de oorspronkelijke betaaltermijn geen fatale termijn was. Hij stuit de verjaring op grond van artikel 3:317 lid 1 BW. En hij legt vast welke rente en kosten u vordert. Een vriendelijke betalingsherinnering mist die juridische lading meestal, en in een latere procedure is de aanmaning het eerste stuk dat de rechter wil zien.

Het onderscheid met een aanmaning aan een particulier is wezenlijk. Tegenover een consument gelden de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW, de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten en de lagere wettelijke rente van artikel 6:119 BW. Tegenover een ondernemer die in de uitoefening van zijn bedrijf heeft gecontracteerd, vervalt die bescherming en gelden regels die gunstiger zijn voor de schuldeiser. Ook binnen het zakelijke verkeer bestaan varianten. Voor een achterstand in de huur van bedrijfs- of woonruimte werkt u beter met een ingebrekestelling bij huurachterstand, omdat de ontbinding van een huurovereenkomst eigen regels kent. Ons model is afgestemd op leveringen van goederen en diensten tussen ondernemingen.

De Nederlandse regeling is de omzetting van Richtlijn 2011/7/EU betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties en staat in afdeling 6.1.10 van het Burgerlijk Wetboek. Volgens artikel 6:119a lid 1 BW is bij een handelsovereenkomst de wettelijke handelsrente verschuldigd vanaf de dag na het verstrijken van de overeengekomen betaaltermijn, zonder dat een ingebrekestelling nodig is. Is geen termijn afgesproken, dan loopt de rente vanaf dertig dagen na ontvangst van de factuur, of na ontvangst van de prestatie als die later komt (artikel 6:119a lid 2 BW). De hoogte volgt uit artikel 6:120 lid 2 BW: de basisherfinancieringsrente van de Europese Centrale Bank plus acht procentpunten, aangepast per 1 januari en 1 juli. Het geldende percentage vindt u bij de actuele hoogte van de wettelijke handelsrente op Rijksoverheid.nl. Na afloop van elk jaar wordt de rente bij de hoofdsom opgeteld (artikel 6:119a BW in samenhang met artikel 6:119 lid 2 BW). Een betaaltermijn van meer dan zestig dagen is bovendien alleen geldig als die uitdrukkelijk is overeengekomen en niet kennelijk onbillijk is voor de schuldeiser (artikel 6:119a lid 5 BW).

Het tweede pijlerartikel is artikel 6:96 lid 4 BW: in een handelsovereenkomst bestaat de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten uit ten minste 40 euro. Conform artikel 6 van de richtlijn is dat forfait verschuldigd zodra de handelsrente gaat lopen, zonder veertiendagenbrief en zonder bewijs van werkelijk gemaakte kosten. Het Hof van Justitie heeft in BFF Finance Iberia (zaak C-585/20) beslist dat het forfait per te laat betaalde factuur verschuldigd is, ook als meerdere facturen in één vordering worden samengebracht. Hogere kosten vordert u op basis van een contractueel beding of aantoonbaar redelijke kosten. De rechter kan een te hoog beding wel ambtshalve matigen (artikel 242 lid 1 Rv), en veel kantonrechters gebruiken de consumentenstaffel als maatstaf voor wat redelijk is.

Twee regels maken het kader af. De vordering tot betaling verjaart na vijf jaar (artikel 3:307 BW), de rentevordering eveneens (artikel 3:308 BW). Een schriftelijke aanmaning stuit die termijn, waarna een nieuwe termijn van vijf jaar begint (artikel 3:319 BW). Deelbetalingen worden eerst toegerekend aan kosten, dan aan rente en pas daarna aan de hoofdsom (artikel 6:44 BW). Wie dat negeert, berekent zijn openstaande saldo verkeerd.

Het klassieke moment is wanneer de vervaldatum is verstreken en een eerste herinnering onbeantwoord blijft. Veel ondernemers wachten daarna te lang, en wie maanden stilzit, schuift naar achteren in de rij van schuldeisers. Een tweede situatie is de gedeeltelijke betaling, waarbij de afnemer een deel overmaakt en over de rest zwijgt. De aanmaning onbetaalde factuur specificeert dan per factuur wat is ontvangen en hoe het wettelijk is toegerekend. Freelancers die werken met een opdrachtovereenkomst voor zzp'ers kennen dit patroon bij opdrachtgevers die een eindfactuur ophouden in afwachting van een interne goedkeuring. Ook een geschonden betalingsregeling rechtvaardigt een formele aanmaning, zeker als de regeling is vastgelegd in een schuldbekentenis uit de reeks modellen voor ingebrekestellingen en schuldbekentenissen. Tot slot is de aanmaning de gebruikelijke tussenstap vóór een dagvaarding.

Twee randgevallen verdienen aandacht. Is de debiteur in surseance van betaling of failliet verklaard, dan heeft een aanmaning geen effect meer: u dient uw vordering in bij de bewindvoerder of de curator. Wie een faillissementsaanvraag als drukmiddel overweegt, moet summierlijk aantonen dat hij een vordering heeft, dat er ten minste één andere opeisbare vordering bestaat (de steunvordering) en dat de debiteur heeft opgehouden te betalen (artikelen 1 en 6 lid 3 Faillissementswet). Een serieus betwiste factuur leent zich daar niet voor. De aanmaning legt in elk geval het bewijs vast dat u nodig hebt.

• De identificatie van de debiteur vermeldt de statutaire naam, het KVK-nummer en het vestigingsadres. Een aanmaning aan alleen een handelsnaam zorgt voor problemen wanneer blijkt dat daarachter een andere rechtspersoon zit dan de partij die u dagvaardt.
• De specificatie van de vordering somt elke openstaande factuur op met nummer, factuurdatum, vervaldatum en eventuele deelbetalingen. Zo is de hoofdsom controleerbaar en kan de debiteur zich niet verschuilen achter onduidelijkheid.
• De berekening van de wettelijke handelsrente loopt vanaf de dag na de vervaldatum, conform artikel 6:119a BW. Is in uw voorwaarden een hogere contractuele rente afgesproken, dan verwijst het model naar dat beding.
• De vergoeding voor incassokosten wordt per factuur ten minste op het wettelijke forfait gesteld. Hebt u in uw algemene voorwaarden voor B2B en B2C een hoger incassobeding opgenomen, dan citeert het model dat beding letterlijk.
• De uiterste betaaltermijn is een concrete kalenderdatum, geen vaag "binnen korte tijd". Na die datum is de debiteur onmiskenbaar in verzuim.
• Het stuitingsvoorbehoud vermeldt ondubbelzinnig dat u zich het recht op nakoming voorbehoudt, zoals artikel 3:317 BW vereist.
• De aankondiging van vervolgstappen noemt opschorting van verdere leveringen (artikelen 6:52 en 6:262 BW), een beroep op een eigendomsvoorbehoud (artikel 3:92 BW) en een gerechtelijke procedure. Een concrete aankondiging werkt beter dan een algemeen dreigement.

Grote onderneming als afnemer. Levert u als mkb-onderneming aan een grote onderneming, dan geldt voor overeenkomsten gesloten vanaf 1 juli 2022 een harde grens. Een grote onderneming mag tegenover een mkb-leverancier geen betaaltermijn langer dan dertig dagen overeenkomen (artikel 6:119a lid 6 BW). Een langere termijn in de inkoopvoorwaarden van de afnemer is nietig en wordt van rechtswege vervangen door dertig dagen. Of een onderneming groot is, volgt uit de criteria van artikelen 2:395a tot en met 2:398 BW. Uw aanmaning vermeldt in dat geval dat de rente vanaf dag eenendertig loopt, wat de inkoopvoorwaarden ook zeggen.

Overheidsinstantie. Is de schuldenaar een gemeente, provincie of ander overheidsorgaan, dan geldt artikel 6:119b BW. De betaaltermijn bedraagt in beginsel dertig dagen. Hij mag alleen tot zestig dagen worden verlengd als dat uitdrukkelijk is overeengekomen en objectief gerechtvaardigd is. Overheden betalen meestal wel, maar facturen blijven hangen in goedkeuringsrondes. Een aanmaning met de juiste wettelijke grondslag versnelt die afhandeling.

Eenmanszaak of zzp'er. Een eenmanszaak die handelt in de uitoefening van zijn bedrijf is een zakelijke debiteur, en dan gelden de B2B-regels. Koopt dezelfde ondernemer privé, bijvoorbeeld een verbouwing van zijn eigen woning, dan is hij consument. Incassokosten zijn dan pas verschuldigd na een veertiendagenbrief die aan alle eisen van artikel 6:96 lid 6 BW voldoet. Die brief kunt u alsnog versturen, maar de kosten lopen niet eerder.

Afnemer in een andere EU-lidstaat. Omdat de richtlijn overal is omgezet, bestaat in elke lidstaat een vergelijkbare handelsrente en een forfait van ten minste 40 euro. Welk recht van toepassing is, volgt uit de rechtskeuze in uw voorwaarden of anders uit artikel 4 Rome I-Verordening. Bij een internationale koop van roerende zaken geldt vaak het Weens Koopverdrag, tenzij uitgesloten; artikel 78 daarvan geeft recht op rente. Betaalt de afnemer niet, dan is de Europese betalingsbevelprocedure (Verordening (EG) nr. 1896/2006) een snelle vervolgstap.

U begint met de gegevens van uw eigen onderneming: statutaire naam, KVK-nummer, adres en het rekeningnummer waarop u betaling verwacht. Daarna vult u de gegevens van de debiteur in, bij voorkeur overgenomen uit het Handelsregister. Vervolgens voert u de openstaande facturen in, met per factuur het nummer, de datum, het bedrag, de vervaldatum en eventuele deelbetalingen. Het formulier vraagt daarna of er een betaaltermijn is overeengekomen en of uw algemene voorwaarden een eigen rente- of incassobeding bevatten. Op basis van die antwoorden past het model de formuleringen aan.

U kiest tot slot de uiterste betaaldatum en de vervolgstappen die u wilt aankondigen. Het resultaat downloadt u in Word en PDF. In de praktijk raden we aan de brief aangetekend én per e-mail te versturen, zodat u de ontvangst kunt bewijzen. Andere modellen voor uw administratie en personeelsbeleid vindt u in het overzicht van modellen voor bedrijfsbeheer.

De meest voorkomende fout is een verkeerde renteberekening. Sommige ondernemers rekenen rente vanaf de datum van de aanmaning en laten zo weken rente liggen. Anderen rekenen vanaf de factuurdatum en vorderen te veel, wat een rechter aangrijpt om de hele claim kritisch te bekijken. De rente loopt vanaf de dag na de vervaldatum. Een tweede klassieker is het forfait van 40 euro slechts één keer vorderen voor een reeks onbetaalde facturen, terwijl het per factuur verschuldigd is. Omgekeerd eisen ondernemers vaak vijftien procent incassokosten zonder geldig beding; zijn uw voorwaarden nooit van toepassing verklaard, dan valt u terug op het forfait.

Ook vage termijnen kosten geld. Een aanmaning onbetaalde factuur die vraagt om betaling "zo spoedig mogelijk" brengt de debiteur niet in verzuim. Noem altijd een concrete uiterste betaaldatum. Verder wordt de aanmaning geregeld gericht aan een handelsnaam of een zustervennootschap, waarna de verkeerde partij wordt gedagvaard. Bewijs van ontvangst wordt onderschat: een e-mail naar een algemeen info-adres is zwak bewijs. Bewaar het verzendbewijs zolang de vordering openstaat, want u moet de stuiting kunnen aantonen. En dreig niet met faillissement bij een serieus betwiste vordering: dat kan onrechtmatig zijn.