Cuando una empresa pacta teletrabajo con una persona de su plantilla, suele cuidar el horario, los gastos y los equipos, pero olvida un detalle que la Inspección de Trabajo mira con lupa: cómo se registra la jornada de quien trabaja fuera de la oficina. La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia obliga a dejar por escrito en el acuerdo el sistema de control de la actividad y el registro horario, y esa exigencia gana peso ahora que el Gobierno tramita un nuevo marco para hacer el fichaje exclusivamente digital. Conviene separar lo que ya es obligatorio de lo que todavía está en proyecto, porque la confusión entre ambos planos lleva a muchas empresas a redactar acuerdos incompletos que se convierten en una infracción grave el día de la visita inspectora.
Qué obliga a regular el control horario en el teletrabajo
El acuerdo de trabajo a distancia no es un trámite accesorio: es un documento de forma obligatoria que debe firmarse por escrito antes de que la persona empiece a teletrabajar, conforme a los artículos 5 y 6 de la Ley 10/2021. Su contenido mínimo está tasado en el artículo 7, que exige detallar, entre otros extremos, los medios y equipos, la compensación de gastos, el horario y las reglas de disponibilidad, y de forma expresa los medios de control empresarial de la actividad. Ahí es donde entra el fichaje, porque controlar la jornada de quien no está físicamente en la oficina solo puede hacerse a través de un sistema acordado y reflejado en el contrato.
La pieza decisiva es el artículo 14 de la Ley 10/2021, que somete el registro horario del teletrabajo al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y añade una exigencia propia: el sistema debe reflejar fielmente el tiempo que la persona dedica a la actividad laboral, incluyendo el momento de inicio y fin de la jornada. Un acuerdo de teletrabajo que no especifica cómo se registra la jornada incumple el contenido mínimo legal, y esa omisión no se subsana con la buena voluntad de las partes. En la práctica, la mayoría de los conflictos nace precisamente de lo que se dejó sin escribir, las franjas de disponibilidad o el método de fichaje sobre todo.
La cláusula de fichaje: qué debe decir y por qué
Una cláusula de fichaje bien redactada hace tres cosas. Primero, identifica el sistema concreto de registro que usará la persona teletrabajadora, ya sea una aplicación, un portal web del empleado o un terminal accesible en remoto. Segundo, fija las franjas horarias dentro de las cuales se desarrolla la jornada y los tramos de disponibilidad, de modo que el registro pueda contrastarse con un horario pactado y no quede al arbitrio de nadie. Tercero, articula el registro con el derecho a la desconexión digital que la propia Ley 10/2021 reconoce en su artículo 18, para que el control de la jornada no se convierta en una vigilancia permanente fuera del tiempo de trabajo.
El registro debe además respetar dos límites que la jurisprudencia ha ido perfilando. Por un lado, la intimidad de la persona trabajadora y la normativa de protección de datos, lo que excluye sistemas desproporcionados de supervisión continua del domicilio. La Sala de lo Social de la Audiencia Nacional ha llegado a anular cláusulas de contratos tipo de teletrabajo que excedían lo permitido, lo que confirma que no vale cualquier redacción. Por otro lado, el sistema debe ser fiable y no manipulable, un criterio que la Inspección ya aplica con la normativa vigente. Una cláusula que se limita a decir que la persona "registrará su jornada" sin precisar el medio ni el horario es papel mojado ante una inspección. El detalle es lo que protege tanto a la empresa como a quien teletrabaja.
El nuevo control horario digital: una reforma pendiente, no una ley en vigor
Aquí conviene ser preciso para no caer en un error muy extendido. El Gobierno tramita desde septiembre de 2025 un proyecto de Real Decreto de registro horario digital que convertiría el fichaje electrónico en la única vía válida, prohibiría el papel y el Excel, exigiría registros inalterables con sellado temporal y permitiría a la Inspección de Trabajo acceder a los datos en remoto. Es un cambio profundo, pero a día de hoy no está en vigor: el proyecto recibió un dictamen crítico del Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026, que concluyó que no procedía aprobarlo en su forma actual por deficiencias en la evaluación del impacto económico, en las garantías de protección de datos y en su encaje como reglamento. No se ha publicado en el Boletín Oficial del Estado y su aplicación efectiva podría desplazarse a 2027.
Lo que sí está plenamente vigente es la obligación de registrar diariamente la jornada desde mayo de 2019, introducida por el Real Decreto-ley 8/2019 en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, con conservación de los registros durante cuatro años. El Tribunal Supremo, en su sentencia 41/2023, recordó que esa norma no especifica el mecanismo exacto del registro, lo que dejó margen al papel y a la hoja de cálculo. Para detalles sobre el alcance actual de la obligación conviene acudir al texto consolidado de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia publicado en el BOE, fuente directa de los deberes que hoy pesan sobre cualquier acuerdo de teletrabajo. La conclusión práctica es clara: el deber de pactar el fichaje por escrito ya existe, y la reforma digital, cuando llegue, solo elevará el estándar técnico de lo que el acuerdo debe contemplar.
Por qué adelantarse conviene aunque el decreto no esté aprobado
Esperar a que se publique el Real Decreto para revisar los acuerdos de teletrabajo es una apuesta arriesgada por dos razones. La primera es que la Inspección de Trabajo no aguarda al nuevo marco: ya sanciona los registros que considera no fiables con la normativa actual, y las actas en materia de control horario han crecido con fuerza en los últimos ejercicios. La segunda es que el periodo de adaptación previsto tras la eventual publicación en el BOE sería corto, en torno a veinte días para las empresas con mayor capacidad de gestión, aunque se ha planteado un margen más amplio para las pymes. Quien llegue a esa fecha con acuerdos de teletrabajo que ya regulan un sistema digital de fichaje no tendrá que correr.
Hay además un edge case frecuente que conviene anticipar. El teletrabajo se considera regular, y por tanto exige acuerdo formal, cuando alcanza al menos el treinta por ciento de la jornada en un periodo de referencia de tres meses, lo que equivale aproximadamente a día y medio o dos días por semana en un contrato a tiempo completo. Muchas empresas con esquemas híbridos creen estar fuera del ámbito de la ley cuando en realidad lo superan, y operan sin acuerdo escrito ni cláusula de fichaje. Revisar el porcentaje real de presencialidad de cada persona es el primer paso para saber quién necesita formalizar su acuerdo y, dentro de él, su sistema de registro horario.
Cómo preparar tu acuerdo de teletrabajo con Captain.Legal
Adaptar un acuerdo de trabajo a distancia no debería obligarte a depender de un despacho para cada ajuste. En Captain.Legal eliges el documento que necesitas, respondes a unas preguntas sobre la modalidad de teletrabajo, el porcentaje de presencialidad, los equipos aportados y el sistema de control horario que vas a aplicar, y la plataforma ajusta automáticamente las cláusulas a las exigencias de la Ley 10/2021 y del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
El recorrido está pensado para resolver con rapidez lo que de otro modo se eterniza. Una empresa que incorpora a varias personas en remoto puede generar un acuerdo por cada una, ya que la norma exige un documento individual, e incluir en cada uno la cláusula de fichaje con su horario y franjas de disponibilidad. Cada modelo se descarga en formato Word y PDF, listo para firmar de forma manuscrita o electrónica y para conservar junto al resto de la documentación laboral. Si más adelante cambian las condiciones, el formato editable permite actualizar el acuerdo sin rehacerlo desde cero, algo habitual cuando se modifica el reparto entre días presenciales y a distancia. La lógica es la del cumplimiento sin fricción: documentos correctos, conformes y trazables, generados sin renunciar al control sobre tu propia gestión.
Errores frecuentes al regular el fichaje en el teletrabajo
El error más común es no formalizar el acuerdo por escrito o hacerlo después de que la persona ya teletrabaja. La forma escrita es constitutiva, de modo que un pacto verbal de trabajo a distancia es nulo y la empresa no puede exigir su cumplimiento, mientras que la persona conserva el derecho a reclamar el trabajo presencial. El segundo fallo recurrente consiste en redactar una cláusula de fichaje genérica que no identifica el sistema ni las franjas horarias, con lo que el registro pierde valor probatorio y deja de reflejar fielmente el tiempo de trabajo como exige el artículo 14 de la Ley 10/2021.
También es habitual confundir el proyecto de registro digital con derecho vigente y reescribir los acuerdos como si el papel ya estuviera prohibido, cuando la norma en vigor sigue admitiendo formatos analógicos siempre que sean fiables. Otro descuido frecuente es olvidar la entrega de copia del acuerdo a la representación legal de las personas trabajadoras, o al SEPE en su defecto, dentro del plazo legal, un trámite cuyo incumplimiento también acarrea responsabilidad. Por último, muchas empresas pasan por alto la articulación entre el control horario y el derecho a la desconexión, de manera que el registro acaba justificando una disponibilidad permanente que la ley no ampara. No formalizar correctamente el acuerdo de teletrabajo se tipifica como infracción grave, con sanciones que parten de cantidades nada simbólicas según el artículo 40 de la LISOS.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio incluir una cláusula de fichaje en el acuerdo de teletrabajo?
Sí. El artículo 7 de la Ley 10/2021 fija como contenido mínimo del acuerdo de trabajo a distancia los medios de control empresarial de la actividad y el horario, y el artículo 14 somete el registro de jornada del teletrabajo al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, exigiendo que refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad. En la práctica, esto se traduce en una cláusula que identifique el sistema de fichaje y las franjas horarias. Omitirla deja el acuerdo incompleto frente al contenido legal obligatorio y expone a la empresa a una infracción grave en caso de inspección.
¿Qué validez legal tiene un acuerdo de teletrabajo firmado digitalmente?
Plena, siempre que se respeten los requisitos formales de la Ley 10/2021. El acuerdo debe constar por escrito, y la firma electrónica reconocida o cualificada cumple ese requisito igual que la manuscrita, dejando además constancia del momento de la firma mediante sellado de tiempo. Lo determinante no es el soporte sino que el documento exista antes de iniciarse el teletrabajo y contenga las menciones mínimas del artículo 7. Conviene conservar una copia firmada por ambas partes y entregar otra a la representación legal de los trabajadores dentro del plazo legal, porque la validez del acuerdo y el cumplimiento de los deberes de información son cosas distintas.
¿El nuevo registro horario digital obligatorio ya está en vigor en 2026?
No. El Real Decreto que haría el registro de jornada exclusivamente digital sigue en tramitación y no se ha publicado en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen crítico el 23 de marzo de 2026 que obligó a revisar el texto, y su aplicación podría retrasarse a 2027. Lo que sí está vigente desde 2019 es la obligación de registrar diariamente la jornada conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, aplicable también al teletrabajo. Mientras el nuevo marco no se apruebe, siguen siendo válidos los formatos digitales y analógicos que resulten fiables, aunque la Inspección ya penaliza los registros que no lo son.
¿En qué formato puedo descargar y conservar el acuerdo de teletrabajo?
Los documentos generados en una plataforma como Captain.Legal se descargan en formato Word y PDF, lo que te permite imprimirlos para firmar de forma manuscrita, firmarlos electrónicamente o archivarlos digitalmente junto al resto de la documentación laboral. El formato editable resulta útil cuando cambian las condiciones del teletrabajo y hay que actualizar una cláusula, por ejemplo el porcentaje de presencialidad o el sistema de fichaje. El PDF, en cambio, fija una versión definitiva para su conservación. Conviene guardar la copia firmada por ambas partes durante toda la relación laboral y mantener accesibles los registros de jornada durante el plazo legal de cuatro años.
¿Cuándo se considera teletrabajo regular y obliga a firmar el acuerdo?
El trabajo a distancia se considera regular, y por tanto exige acuerdo escrito, cuando alcanza al menos el treinta por ciento de la jornada en un periodo de referencia de tres meses, o el porcentaje proporcional equivalente según la duración del contrato. En un contrato indefinido a tiempo completo, ese umbral equivale aproximadamente a día y medio o dos días de teletrabajo por semana. Por debajo de ese porcentaje, el teletrabajo se considera ocasional y no obliga a formalizar el acuerdo específico, aunque siempre conviene documentar las condiciones. Muchas empresas con modelos híbridos superan el umbral sin darse cuenta y operan sin la cláusula de fichaje obligatoria.
¿Qué sanciones tiene no formalizar correctamente el acuerdo de teletrabajo?
No elaborar el acuerdo de trabajo a distancia conforme a la normativa, o hacerlo sin su contenido mínimo, se tipifica como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS. Las cuantías previstas en el artículo 40 varían según la gravedad y pueden alcanzar importes elevados, sin contar las consecuencias de un registro de jornada deficiente, que constituye otra infracción autónoma. A ello se suma que un acuerdo verbal de teletrabajo es nulo por defecto de forma, lo que impide a la empresa exigir su cumplimiento. La conjunción de ambos riesgos, el formal del acuerdo y el del registro horario, hace que regular bien la cláusula de fichaje sea una cuestión de prevención, no de mero papeleo. Puedes apoyarte en otros documentos de gestión como el reconocimiento de deuda y otros trámites habituales o revisar el catálogo completo de documentos legales para el resto de tu gestión laboral.
¿Puede la empresa controlar la jornada del teletrabajador sin invadir su intimidad?
Sí, siempre que el sistema de control sea proporcionado y conste en el acuerdo. La empresa puede registrar el inicio y fin de la jornada y verificar el cumplimiento del horario, pero no instaurar una vigilancia continua del domicilio o de la actividad que vulnere la intimidad o la normativa de protección de datos. El registro debe limitarse a reflejar el tiempo de trabajo, articulándose con el derecho a la desconexión digital del artículo 18 de la Ley 10/2021. La Audiencia Nacional ha anulado cláusulas de control desproporcionadas en contratos tipo de teletrabajo, lo que marca el límite entre supervisar la jornada y vigilar a la persona.