Regulamin pracy zdalnej wg art. 67²⁰ Kodeksu pracy

Regulamin pracy zdalnej jest jednostronnym aktem pracodawcy, wydawanym wtedy, gdy zasad wykonywania pracy zdalnej nie udało się ustalić w trybie uzgodnieniowym. Nie jest tożsamy z regulaminem pracy z art. 104 Kodeksu pracy, który reguluje porządek w zakładzie, czas pracy i odpowiedzialność porządkową. Oba akty funkcjonują równolegle: pierwszy opisuje organizację zakładu jako całości, drugi wyłącznie tryb pracy poza siedzibą. Pracodawca zatrudniający mniej niż pięćdziesięciu pracowników nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy, ale obowiązek uregulowania zasad pracy zdalnej dotyczy go tak samo jak dużego przedsiębiorstwa.

Kodeks pracy przewiduje cztery instrumenty regulujące pracę zdalną i ustawia je w wyraźnej hierarchii. Pierwszeństwo ma zakładowy układ zbiorowy pracy albo protokół dodatkowy, następnie porozumienie ze związkami zawodowymi. Regulamin wchodzi do gry dopiero wtedy, gdy związki nie działają albo gdy rokowania zakończyły się bez rezultatu. Czwartym instrumentem jest polecenie pracy zdalnej lub indywidualne porozumienie z pracownikiem, dopuszczalne w sytuacjach, w których żaden z aktów zbiorowych nie został przyjęty. Wybór instrumentu zależy od struktury związkowej w zakładzie, a błąd na tym etapie podważa całą regulację. Więcej wzorów z tego obszaru znajdziesz w kategorii dokumenty kadrowe i pisma HR zgodne z Kodeksem pracy.

Praca zdalna weszła do Kodeksu pracy ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), obowiązującą od 7 kwietnia 2023 r., która zastąpiła telepracę oraz rozwiązania covidowe. Definicja znajduje się w art. 67¹⁸ k.p.: praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania. Tryb wprowadzania zasad reguluje art. 67²⁰ k.p. Zgodnie z § 3 tego przepisu, jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia albo od podjęcia rokowań układowych nie dojdzie do ich zawarcia, pracodawca określa zasady w regulaminie, uwzględniając ustalenia poczynione w toku negocjacji. Paragraf 4 dotyczy pracodawców, u których zakładowe organizacje związkowe nie działają: tu regulamin wydaje się po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Katalog obowiązkowej treści wynika z art. 67²⁰ § 6 k.p. i obejmuje osiem punktów, od grup pracowników objętych pracą zdalną, przez pokrywanie kosztów i ustalanie ekwiwalentu lub ryczałtu, po kontrolę BHP i ochronę informacji. Obowiązki kosztowe pracodawcy precyzuje art. 67²⁴ k.p., a art. 67²⁵ k.p. przesądza, że pokrycie tych kosztów oraz wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wymogi BHP, ocenę ryzyka zawodowego i oświadczenia pracownika reguluje art. 67³¹ k.p. Nowsza zmiana pochodzi z ustawy z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1661), obowiązującej od 13 grudnia 2025 r.: informacja o porozumieniu w sprawie pracy zdalnej podlega wpisowi do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy. Regulamin wydany jednostronnie takiemu wpisowi nie podlega. Praktyczne wskazówki organu nadzoru zebrano w poradniku Państwowej Inspekcji Pracy dotyczącym wprowadzania pracy zdalnej w zakładzie.

Najczęstszy scenariusz to firma bez związków zawodowych, która przeszła na model hybrydowy i pozwala zespołom pracować z domu dwa lub trzy dni w tygodniu. Wystarczy jeden pracownik wykonujący pracę zdalną w sposób powtarzalny, żeby powstał obowiązek uregulowania zasad. Drugi scenariusz dotyczy pracodawców, u których działa organizacja związkowa, ale rokowania utknęły: po upływie 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia pracodawca odzyskuje kompetencję do jednostronnego wydania regulaminu. Trzecia sytuacja pojawia się przy wnioskach uprzywilejowanych z art. 67¹⁹ § 6 k.p., składanych przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 4. roku życia albo sprawującego opiekę nad osobą z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności. Odmowa uwzględnienia takiego wniosku wymaga uzasadnienia przekazanego pracownikowi w ciągu 7 dni roboczych, a bez regulaminu pracodawca nie ma spójnych kryteriów, na które mógłby się powołać.

Do tego dochodzą przypadki mniej oczywiste. Polecenie pracy zdalnej w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo działania siły wyższej, przewidziane w art. 67¹⁹ § 3 k.p., wymaga określenia siedmiu z ośmiu elementów katalogu regulaminowego, więc gotowy regulamin skraca reakcję do jednego dnia. Podobnie praca zdalna okazjonalna do 24 dni w roku kalendarzowym: przepisy kosztowe jej nie obejmują, ale zasady kontroli i BHP już tak. Dodatkowo art. 67³⁴ k.p. rozciąga cały rozdział na stosunki pracy nawiązane na innej podstawie niż umowa o pracę, co obejmuje kadrę fundacji i stowarzyszeń sięgających po dokumenty organizacyjne dla organizacji pozarządowych.

• Określenie grup pracowników objętych pracą zdalną decyduje o zakresie stosowania całego dokumentu. Wzór pozwala opisać je stanowiskowo, komórkowo albo przez rodzaj zadań, i odróżnia pracę zdalną całkowitą od hybrydowej oraz okazjonalnej.
• Zasady pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych odpowiadają wprost obowiązkom z art. 67²⁴ § 1 pkt 2 k.p. Regulamin rozstrzyga, czy pracodawca zwraca koszty rzeczywiste, czy zastępuje je ryczałtem, i wskazuje termin wypłaty.
• Metodyka ustalania ekwiwalentu i ryczałtu opiera się na kryteriach z art. 67²⁴ § 5 k.p.: normach zużycia materiałów i sprzętu, udokumentowanych cenach rynkowych oraz normach zużycia energii. Wzór zawiera opis kalkulacji i tryb jej okresowej weryfikacji.
• Zasady komunikacji i potwierdzania obecności określają kanał kontaktu, dostępność w godzinach pracy oraz sposób ewidencjonowania rozpoczęcia i zakończenia zadań. Jest to postanowienie najczęściej kwestionowane w sporach o godziny nadliczbowe.
• Tryb kontroli wykonywania pracy zdalnej został skonstruowany zgodnie z art. 67²⁸ k.p., czyli w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy i w jego godzinach pracy, z wyraźnym zastrzeżeniem zakazu naruszania prywatności domowników.
• Procedury ochrony danych osobowych realizują art. 67²⁶ k.p. oraz wymogi RODO. Wzór przewiduje oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurami, reguluje pracę na urządzeniach prywatnych i współgra z umowami o zachowaniu poufności dla przedsiębiorców.
• Postanowienia BHP i oświadczenia pracownika obejmują ocenę ryzyka zawodowego uwzględniającą wpływ pracy na wzrok i układ mięśniowo-szkieletowy, informację o zasadach ergonomii oraz oświadczenie o zapewnieniu bezpiecznych warunków na stanowisku.
• Zasady instalacji, inwentaryzacji i serwisu sprzętu porządkują odpowiedzialność za powierzone mienie i tryb aktualizacji oprogramowania, co domyka katalog z art. 67²⁰ § 6 pkt 8 k.p. i chroni pracodawcę przy rozliczaniu sprzętu po zakończeniu zatrudnienia.

Pracodawcy bez zakładowej organizacji związkowej stanowią większość polskiego rynku, zwłaszcza w sektorze usług i technologii. Ich ścieżka jest najkrótsza: wyłonić przedstawicieli pracowników w trybie przyjętym w firmie, przeprowadzić konsultację i wydać regulamin na podstawie art. 67²⁰ § 4 k.p. Konsultacja nie oznacza zgody, ale jej brak jest wadą wychwytywaną niemal zawsze, bo inspektor pyta o protokół z wyłonienia przedstawicieli. W Warszawie, Krakowie i Wrocławiu, gdzie skupia się branża IT, dominuje model hybrydowy z określoną liczbą dni zdalnych w miesiącu.

Zakłady ze strukturą związkową muszą przejść przez tryb uzgodnieniowy, zanim sięgną po regulamin. Od 13 grudnia 2025 r. porozumienie zawarte ze związkami podlega zgłoszeniu do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy, co zmienia praktykę dokumentacyjną w przemyśle, energetyce i handlu wielkopowierzchniowym. Pominięcie etapu rokowań i wydanie regulaminu od razu naraża pracodawcę na zarzut naruszenia uprawnień związkowych.

Sektor publiczny i samorządowy korzysta z pracy zdalnej w ograniczonym zakresie, głównie w komórkach analitycznych i obsługi administracyjnej. Wymogi ochrony informacji niejawnych i dostępu do systemów dziedzinowych każą precyzyjnie opisać dopuszczalne środowisko pracy, często z wyłączeniem urządzeń prywatnych.

Branże produkcyjne, laboratoryjne i budowlane napotykają twarde ograniczenie z art. 67³¹ § 4 k.p.: praca zdalna nie obejmuje prac szczególnie niebezpiecznych, prac z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, prac ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi ani powodujących intensywne brudzenie. Regulamin w takim zakładzie powinien wyraźnie wskazywać, które stanowiska są z pracy zdalnej wyłączone, zamiast milczeć na ten temat.

Praca zdalna wykonywana z zagranicy wymaga osobnego potraktowania. Miejsce wykonywania pracy jest każdorazowo uzgadniane z pracodawcą, więc regulamin może ograniczyć je do terytorium Polski albo dopuścić inne państwa pod warunkiem wcześniejszej zgody, co pozwala kontrolować kwestie ubezpieczenia społecznego i opodatkowania. Jeżeli pracownik wskazuje jako miejsce pracy wynajmowany lokal, przydatne bywają umowy najmu i protokoły dotyczące lokali potwierdzające tytuł prawny do nieruchomości.

Wypełnianie zaczyna się od danych pracodawcy i wskazania trybu, w jakim regulamin jest wydawany, ponieważ od tego zależy podstawa prawna wpisana do preambuły oraz treść klauzuli o konsultacji. Następnie określasz grupy stanowisk objętych pracą zdalną i model, w jakim będzie wykonywana. Kolejny etap dotyczy pieniędzy: wybierasz między zwrotem kosztów rzeczywistych, ekwiwalentem za sprzęt prywatny a ryczałtem, a formularz dopasowuje opis kalkulacji do tego wyboru. Dalej ustalasz kanały komunikacji, sposób potwierdzania obecności oraz tryb kontroli, z zachowaniem wymogu przeprowadzania jej w godzinach pracy pracownika. Na końcu uzupełniasz część BHP i ochrony danych, do której dołączane są wzory oświadczeń pracownika. Gotowy dokument pobierasz w formacie Word i PDF, dzięki czemu możesz wprowadzić własne zmiany redakcyjne przed podpisem. Pozostałe wzory dostępne są w katalogu pełnomocnictw i pism do spraw osobistych, przydatne przy dokumentowaniu upoważnień dla osób prowadzących kontrolę.

Najpoważniejszym błędem jest pominięcie konsultacji z przedstawicielami pracowników albo przeprowadzenie jej wyłącznie ustnie, bez śladu dokumentacyjnego. Drugim jest niepełny katalog treści: regulaminy tworzone naprędce opisują koszty i grupy pracowników, po czym milczą o zasadach kontroli BHP oraz ochrony informacji, choć oba punkty wynikają wprost z art. 67²⁰ § 6 k.p. Trzeci błąd polega na przepisaniu treści porozumienia związkowego z innej firmy razem z odwołaniami do nieistniejących u siebie struktur, co przy pierwszej kontroli kompromituje cały dokument.

Osobną kategorią są błędy finansowe. Ustalenie ryczałtu w oderwaniu od norm zużycia energii i cen rynkowych, bez żadnej kalkulacji w aktach, otwiera pole do sporu o wyrównanie i podważa zwolnienie podatkowe z art. 67²⁵ k.p. Zdarza się też zapis uzależniający wypłatę ryczałtu od obecności w biurze przez określoną liczbę dni, sprzeczny z zakazem mniej korzystnego traktowania z art. 67²⁹ k.p. Ostatni klasyk to brak przepisu przejściowego: regulamin bez daty wejścia w życie i bez wskazania sposobu podania go do wiadomości pracowników nie wiąże nikogo.