Statut fundacji wg art. 5 ustawy o fundacjach

Statut fundacji nie jest tym samym co akt fundacyjny, choć oba dokumenty powstają zwykle tego samego dnia w kancelarii notarialnej. Akt fundacyjny to oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji, dla którego art. 3 ust. 1 ustawy o fundacjach zastrzega formę aktu notarialnego, z jednym wyjątkiem: ustanowienie fundacji w testamencie tej formy nie wymaga. Fundator wskazuje w nim cel oraz składniki majątkowe przeznaczone na jego realizację: pieniądze, papiery wartościowe albo rzeczy ruchome i nieruchomości. Statut idzie dalej. Opisuje, w jaki sposób cel będzie realizowany przez kolejne lata, kto podejmuje decyzje i co stanie się z majątkiem po zakończeniu działalności. Sam statut nie wymaga formy notarialnej, wystarczy zwykła forma pisemna z podpisem fundatora albo osoby przez niego upoważnionej.

Warto odróżnić ten dokument od dwóch aktów o zbliżonej nazwie. Statut stowarzyszenia opiera się na Prawie o stowarzyszeniach i buduje organizację wokół członków oraz walnego zebrania, podczas gdy fundacja jest strukturą majątkową bez substratu osobowego: nie ma członków, ma organy. Statut fundacji rodzinnej, uregulowanej ustawą z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej, wymaga formy notarialnej, trafia do odrębnego rejestru i służy sukcesji majątku, a nie działalności społecznie użytecznej. Pozostałe wzory dla trzeciego sektora zebrano w kategorii dokumenty organizacyjne dla fundacji i stowarzyszeń.

Fundacja działa na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach i statutu, co przesądza wprost art. 4 tej ustawy. Katalog obowiązkowej treści wynika z art. 5 ust. 1: nazwa, siedziba i majątek fundacji, cele, zasady, formy i zakres działalności, skład i organizacja zarządu, sposób powoływania oraz obowiązki i uprawnienia tego organu i jego członków. Ten sam przepis dopuszcza postanowienia fakultatywne: działalność gospodarczą, połączenie z inną fundacją, zmianę celu lub statutu oraz tworzenie obok zarządu innych organów. Cele muszą mieścić się w granicach art. 1 ustawy, który wymienia przykładowo ochronę zdrowia, oświatę i wychowanie, kulturę i sztukę, pomoc społeczną oraz ochronę środowiska. Fundatorem może być osoba fizyczna niezależnie od obywatelstwa albo osoba prawna, ale siedziba fundacji musi znajdować się w Polsce (art. 2).

Kilka reguł łatwo przeoczyć przy pierwszym czytaniu. Fundacja działająca na terenie jednego województwa powinna mieć siedzibę na jego obszarze (art. 5 ust. 3). Fundator może wskazać ministra właściwego ze względu na cele fundacji, a oświadczenie w tej sprawie dołącza się do statutu i przekazuje sądowi rejestrowemu (art. 5 ust. 2). Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga umocowania w statucie oraz wyodrębnienia środków majątkowych w wysokości nie niższej niż ustawowe minimum z art. 5 ust. 5. Art. 6 ust. 1 pozwala też upoważnić do redakcji inną osobę fizyczną lub prawną.

Osobowość prawną fundacja uzyskuje dopiero z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego (art. 7 ust. 2), a sąd wydaje postanowienie o wpisie po stwierdzeniu, że cel i statut są zgodne z przepisami prawa (art. 9 ust. 1). Późniejsza zmiana statutu również podlega wpisowi i wywołuje skutek dopiero od tej chwili (art. 11 ust. 2). Po rejestracji dochodzi coroczne sprawozdanie merytoryczne dla właściwego ministra (art. 12 ust. 2), którego zakres określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. Pełne brzmienie przepisów udostępnia tekst ustawy o fundacjach w Internetowym Systemie Aktów Prawnych Sejmu, a uchwały i dokumenty korporacyjne podmiotów zarobkowych zebrano w kategorii umowy handlowe i uchwały dla spółek.

Najczęstszy scenariusz to zakładanie organizacji od zera. Fundator umawia wizytę u notariusza, składa oświadczenie o ustanowieniu fundacji i przedstawia razem z nim gotowy statut oraz uchwały powołujące organy. Bez tego kompletu wniosek rejestrowy nie ruszy, bo sąd bada treść dokumentu przed wpisem, a nie po nim. Drugi typowy przypadek to zmiana istniejącego tekstu: rozszerzenie celów o nowy obszar działania, dodanie rady fundacji, korekta zasad reprezentacji po przebudowie zarządu. Każda taka modyfikacja przechodzi przez sąd rejestrowy, więc nowy tekst jednolity musi być gotowy przed złożeniem wniosku.

Trzecia sytuacja to ubieganie się o status organizacji pożytku publicznego. Statut napisany bez uwzględnienia ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie prawie zawsze wymaga przeróbki, bo brakuje w nim kolegialnego organu kontroli oraz zakazów dotyczących rozporządzania majątkiem. Czwarty powód bywa praktyczny: grantodawcy proszą o statut przy każdej umowie dotacyjnej, a bank żąda go przy otwarciu rachunku.

Dwa przypadki brzegowe warto zasygnalizować. Fundacja ustanowiona w testamencie, w którym spadkodawca nie ustalił statutu ani nikogo do tego nie upoważnił, podlega odpowiednio przepisom księgi IV Kodeksu cywilnego o poleceniu (art. 6 ust. 3 ustawy o fundacjach), co przenosi ciężar redakcji na wykonawcę testamentu. Drugi dotyczy fundacji zagranicznej tworzącej przedstawicielstwo w Polsce: nie ustala ona nowego statutu, lecz działa na podstawie zezwolenia.

• Rozdział wstępny ustala nazwę, siedzibę i teren działania organizacji. Nazwa powinna odróżniać fundację od podmiotów już wpisanych do rejestru, a teren działania obejmuje zwykle obszar Polski z zastrzeżeniem możliwości działania za granicą.
• Cele fundacji zredagowano tak, aby mieściły się w katalogu z art. 1 ustawy o fundacjach i jednocześnie pokrywały ze sferą zadań publicznych z art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego. Formularz podpowiada sformułowania odporne na zarzut celu wyłącznie zarobkowego.
• Odrębny paragraf opisuje formy realizacji celów statutowych: stypendia, granty, publikacje, szkolenia, współpracę z instytucjami publicznymi. Ta lista wyznacza granice legalnego wydatkowania środków, dlatego warto formułować ją szeroko.
• Postanowienia o majątku i źródłach przychodów obejmują fundusz założycielski, darowizny, spadki i zapisy, zbiórki publiczne oraz dotacje. Wzór zawiera także klauzulę o wyodrębnieniu środków na działalność gospodarczą zgodnie z art. 5 ust. 5 ustawy.
• Zarząd fundacji opisano ściśle według wymogu z art. 5 ust. 1: liczba członków, kadencja, tryb powoływania i odwoływania, zakres obowiązków oraz sposób podejmowania uchwał. Dokument rozstrzyga też, kto powołuje pierwszy zarząd, a kwestie zatrudnienia personelu domykają wzory z kategorii umowy o pracę i pisma kadrowe.
• Fakultatywna rada fundacji została przygotowana w dwóch wariantach: jako organ doradczy oraz jako kolegialny organ kontroli spełniający wymagania art. 20 ust. 1 pkt 4 ustawy o działalności pożytku publicznego, z zakazem łączenia funkcji z zarządem i wymogiem niekaralności.
• Zasady reprezentacji rozstrzygają, czy oświadczenia woli składa prezes samodzielnie, czy dwóch członków zarządu łącznie, oraz jak wygląda reprezentacja przy czynnościach przekraczających określoną wartość. Sąd przepisuje to postanowienie wprost do rubryki rejestru, więc niejednoznaczne brzmienie kończy się wezwaniem do uzupełnienia.
• Ostatni rozdział reguluje zmianę statutu, połączenie z inną fundacją i likwidację, ze wskazaniem organu właściwego, wymaganej większości głosów oraz przeznaczenia majątku pozostałego po likwidacji na cele zbieżne z celami fundacji.

Wpis do rejestru następuje przed sądem rejonowym właściwym ze względu na siedzibę fundacji, w wydziale gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek składa się na formularzu KRS-W20 z załącznikiem KRS-WK dotyczącym osób w organach, a do akt trafiają akt notarialny, statut, uchwały o powołaniu władz oraz oświadczenia o adresie do doręczeń. Zgodnie z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek powinien zostać złożony w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Sąd pyta zwykle o tytuł prawny do lokalu wskazanego jako adres siedziby, więc przydaje się umowa z kategorii umowy dotyczące lokali i nieruchomości.

Fundacja prowadząca działalność gospodarczą funkcjonuje w podwójnym wpisie: w rejestrze stowarzyszeń oraz w rejestrze przedsiębiorców. Od 1 lipca 2021 r. organizacje z działalnością gospodarczą składają wnioski wyłącznie przez Portal Rejestrów Sądowych, a każdy członek zarządu musi mieć w nim konto i podpisywać dokumenty profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Organizacje bez takiej działalności zachowały wybór między drogą elektroniczną a papierową. Podjęcie działalności nieprzewidzianej w statucie wymaga uprzedniej jego zmiany (art. 11 ust. 1 ustawy o fundacjach), czyli dwóch postępowań zamiast jednego.

Nadzór nad fundacją sprawuje minister wskazany przez fundatora, a przy działalności wojewódzkiej również starosta. To ten organ otrzymuje roczne sprawozdanie i może wystąpić do sądu o zbadanie zgodności działania fundacji ze statutem, dlatego przy celach z pogranicza dwóch resortów wybór ministra nie jest formalnością.

Status organizacji pożytku publicznego nie powstaje wraz z rejestracją. Fundacja może się o niego ubiegać dopiero po dwóch latach nieprzerwanej działalności pożytku publicznego, a sam status uzyskuje z chwilą wpisania odpowiedniej informacji do rejestru. Statut musi wcześniej przewidywać kolegialny organ kontroli odrębny od zarządu oraz zawierać zakazy z art. 20 ust. 1 pkt 6 ustawy o działalności pożytku publicznego: udzielania pożyczek i zabezpieczania zobowiązań majątkiem organizacji wobec osób powiązanych, przekazywania im majątku oraz zakupu towarów i usług od podmiotów, w których osoby te uczestniczą. Wpisanie tych klauzul od razu oszczędza późniejszej zmiany statutu.

Obowiązki po rejestracji zaczynają się szybciej, niż zakłada większość zarządów: zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 14 dni roboczych od wpisu, księgi rachunkowe według ustawy o rachunkowości oraz dokumentacja ochrony danych darczyńców i podopiecznych.

Wypełnianie zaczyna się od danych fundatora i nazwy organizacji, bo od tego zależy brzmienie preambuły oraz oznaczenie uchwał załączanych do wniosku. Następnie wskazujesz siedzibę i teren działania, a formularz sprawdza spójność tych pól z regułą wojewódzką z art. 5 ust. 3 ustawy. Kolejny etap dotyczy celów: wybierasz obszary z katalogu ustawowego, dopisujesz własne sformułowania i uzupełniasz formy ich realizacji. Dalej ustalasz majątek oraz źródła przychodów i decydujesz, czy fundacja będzie prowadzić działalność gospodarczą, co uruchamia dodatkowy zestaw klauzul. Część poświęcona organom pozwala wybrać model jednoorganowy albo dodać radę fundacji w wariancie kontrolnym. Na końcu określasz zasady reprezentacji, tryb zmiany statutu i przeznaczenie majątku likwidacyjnego. Gotowy dokument pobierasz w formacie Word i PDF, a jeżeli wniosek składa pełnomocnik, przyda się wzór z kategorii pełnomocnictwa i pisma do spraw osobistych.

Najpoważniejszym błędem jest niejasny opis reprezentacji. Zapis mówiący, że fundację reprezentuje zarząd, bez wskazania, ilu członków działa łącznie, zostaje zakwestionowany niemal zawsze, bo sąd nie ma czego wpisać do rubryki rejestrowej. Drugi klasyk to cele sformułowane wąsko, pod jeden projekt, przez co pierwsze rozszerzenie działalności wymaga zmiany statutu i kolejnego postępowania. Trzeci to pominięcie postanowień o likwidacji: brak wskazania organu podejmującego uchwałę oraz przeznaczenia majątku pozostałego po likwidacji blokuje później zamknięcie fundacji.

Osobną grupę stanowią błędy wynikające z kopiowania cudzych tekstów. Statut przepisany od organizacji ze statusem pożytku publicznego zawiera odwołania do rady i zakazów majątkowych, których nowa fundacja nie zamierza stosować, a statut przepisany od stowarzyszenia mówi o członkach i walnym zebraniu, czyli o instytucjach nieznanych prawu o fundacjach. Zdarza się też umocowanie działalności gospodarczej bez wyodrębnienia środków wymaganych przez art. 5 ust. 5 ustawy, co kończy się wezwaniem sądu na etapie rejestracji. Ostatnia pułapka dotyczy fundatora: przyznanie mu prawa do jednoosobowej zmiany celu bez żadnej procedury bywa uznawane za sprzeczne z istotą fundacji jako podmiotu wyodrębnionego od założyciela.