Regulamin stowarzyszenia zwykłego wg art. 40 PoS

Regulamin pełni w stowarzyszeniu zwykłym tę samą funkcję, którą statut pełni w stowarzyszeniu rejestrowym, tyle że podlega zupełnie innemu reżimowi. Stowarzyszenie zwykłe nie ma osobowości prawnej (art. 40 ust. 1), ale od nowelizacji obowiązującej od 20 maja 2016 r. może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane (art. 40 ust. 1a). W doktrynie mówi się o ułomnej osobie prawnej. Cena tej prostoty jest wysoka: każdy członek odpowiada za zobowiązania organizacji bez ograniczeń całym swoim majątkiem, solidarnie z pozostałymi członkami oraz ze stowarzyszeniem (art. 40 ust. 1b). Odpowiedzialność członka aktualizuje się dopiero wtedy, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia okaże się bezskuteczna, co nie przeszkadza wierzycielowi pozwać go wcześniej (art. 40 ust. 1c).

Formalnie regulamin różni się od statutu zakresem i adresatem. Statut idzie do sądu rejestrowego i musi odpowiadać katalogowi z art. 10 ust. 1, czego wymaga każdy wzór statutu stowarzyszenia rejestrowego zgodny z art. 10 Prawa o stowarzyszeniach. Regulamin trafia do organu nadzorującego, czyli do starosty właściwego ze względu na siedzibę (art. 8 ust. 5 pkt 2), i jest krótszy, bo stowarzyszenie zwykłe nie musi mieć walnego zebrania członków, zarządu ani komisji rewizyjnej. Może mieć wyłącznie przedstawiciela. Nie jest to ani umowa cywilnoprawna między założycielami, ani regulamin wewnętrzny w rozumieniu prawa pracy, tylko akt ustrojowy organizacji.

Całość reguluje rozdział 6 ustawy z 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. 1989 nr 20 poz. 104), w brzmieniu nadanym ustawą z 25 września 2015 r. o zmianie ustawy Prawo o stowarzyszeniach oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015 poz. 1923), która weszła w życie 20 maja 2016 r. i zastąpiła dawne zawiadomienie o utworzeniu obowiązkiem wpisu do ewidencji. Jeżeli korzystasz ze wzoru sprzed tej daty, jest on nieaktualny: brakuje w nim dwóch obowiązkowych elementów, czyli zasad dokonywania zmian regulaminu i sposobu rozwiązania organizacji. Pełny tekst ustawy udostępnia baza aktów prawnych ISAP prowadzona przez Kancelarię Sejmu.

Ośmioelementowy katalog z art. 40 ust. 2 to minimum, od którego organ nadzorujący nie odstąpi. Jeżeli założyciele chcą powołać zarząd zamiast jednoosobowego przedstawiciela, regulamin musi dodatkowo określać tryb jego wyboru i uzupełniania składu, kompetencje, warunki ważności uchwał oraz sposób reprezentowania, w szczególności przy zaciąganiu zobowiązań majątkowych (art. 40 ust. 3). Organ kontroli wewnętrznej jest dobrowolny, lecz gdy już się go przewiduje, trzeba opisać tryb wyboru, uzupełniania składu i kompetencje (art. 40 ust. 4).

Sam wpis następuje na wniosek przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu, składany na piśmie, z regulaminem, listą założycieli zawierającą imiona, nazwiska, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczne podpisy, a także z numerami PESEL osób reprezentujących i adresem siedziby (art. 40 ust. 5 i 6). Stowarzyszenie zwykłe powstaje i może rozpocząć działalność dopiero z chwilą wpisu (art. 40a ust. 1), którego organ dokonuje w terminie 7 dni. Szczegółową treść wpisów określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2 maja 2016 r. w sprawie prowadzenia ewidencji stowarzyszeń zwykłych (Dz. U. 2016 poz. 644). Granice swobody redakcyjnej wyznacza art. 42: stowarzyszenie zwykłe nie może powoływać terenowych jednostek organizacyjnych, zrzeszać osób prawnych, prowadzić działalności gospodarczej ani odpłatnej działalności pożytku publicznego. W sprawach nieuregulowanych stosuje się odpowiednio przepisy o stowarzyszeniach rejestrowych (art. 43).

Najczęstsza sytuacja to grupa trzech lub więcej osób, która działa już nieformalnie i chce zalegalizować zbiórkę składek albo podpisać umowę o udostępnienie sali. Bez wpisu do ewidencji nie ma podmiotu, z którym gmina czy bank mogą zawrzeć umowę. Druga typowa sytuacja dotyczy organizacji założonych przed majem 2016 r., które nigdy nie dostosowały regulaminu do nowych przepisów i do dziś mogą finansować się wyłącznie ze składek członkowskich. Trzecia to zmiana danych ujawnionych w ewidencji, na przykład wybór nowego przedstawiciela albo przeniesienie siedziby, bo zmianę trzeba zgłosić w ciągu 7 dni od zdarzenia (art. 40b ust. 2), a podstawą zgłoszenia bywa uchwała zmieniająca regulamin. Czwarta to przygotowanie do konkursu ofert na realizację zadania publicznego, gdzie komisja czyta cele statutowe i sprawdza, czy pokrywają się z przedmiotem dotacji. Do wniosku o wpis warto przygotować równolegle dokumentację zebrania założycielskiego stowarzyszenia, bo organy oczekują spójności dat i składu osobowego.

Dwa przypadki graniczne warto znać. Klub sportowy, który zamierza uczestniczyć we współzawodnictwie w ramach polskiego związku sportowego, zwykle potrzebuje formy rejestrowej, bo wymagają jej regulaminy związkowe. Z kolei grupa planująca zatrudnienie koordynatora projektu może to zrobić także w stowarzyszeniu zwykłym, pod warunkiem że nie jest to działalność gospodarcza. Planowana sprzedaż usług lub odpłatna działalność pożytku publicznego wyklucza tę formę i wymusza przekształcenie.

• Nazwa i siedziba muszą odróżniać organizację od już wpisanych do ewidencji w tym samym powiecie. Wzór zawiera pole na adres siedziby zgodny z tytułem prawnym do lokalu, bo urzędy coraz częściej pytają o podstawę korzystania z adresu. Przy lokalu udostępnionym przez członka lub gminę sprawdza się umowa użyczenia lokalu na podstawie art. 710 Kodeksu cywilnego.
• Cele oraz teren i środki działania są redagowane osobno, choć w praktyce mylone. Cel opisuje, po co organizacja istnieje, środki działania wskazują konkretne formy, na przykład organizację warsztatów, wydawanie materiałów informacyjnych czy współpracę z samorządem. Teren działania może obejmować gminę, powiat albo całą Polskę.
• Zasady nabycia i utraty członkostwa obejmują deklarację pisemną, uchwałę o przyjęciu, wystąpienie, wykluczenie oraz skutki zalegania ze składkami. Członkami mogą być wyłącznie osoby fizyczne, nigdy spółki ani fundacje, co wynika z art. 42 ust. 1 pkt 2.
• Reprezentacja występuje w dwóch wariantach do wyboru: jednoosobowy przedstawiciel albo zarząd z opisem kadencji, kworum, większości i sposobu zaciągania zobowiązań majątkowych. Wzór zawiera również progi wymagające zgody wszystkich członków.
• Środki na działalność wymieniają składki, darowizny, spadki, zapisy, dochody z majątku oraz ofiarność publiczną, a także dotacje na zasadach odrębnych przepisów (art. 42 ust. 2 i 3), z wyraźnym zakazem działalności gospodarczej.
• Tryb zmiany regulaminu i rozwiązania stowarzyszenia zamyka dokument, wraz ze wskazaniem przeznaczenia majątku pozostałego po likwidacji. Bez tych dwóch postanowień wniosek o wpis zostanie zwrócony do uzupełnienia.
• Obowiązki organizacyjne obejmują protokołowanie zebrań i prowadzenie dokumentacji uchwał, dla których przydaje się gotowy wzór uchwały i protokołu posiedzenia organu, a przy zatrudnianiu współpracowników komplet umów i dokumentów kadrowych zgodnych z polskim prawem pracy.

Warszawa i pozostałe miasta na prawach powiatu prowadzą ewidencję przez prezydenta miasta, który wykonuje zadania starosty na podstawie art. 92 ust. 1 pkt 2 ustawy o samorządzie powiatowym. W dużych ośrodkach wnioski są rozpoznawane szybko, ale weryfikacja bywa drobiazgowa: urzędnicy porównują listę założycieli z protokołem zebrania i potrafią wezwać do uzupełnienia z powodu braku daty urodzenia jednego z podpisanych. Termin 14 dni na usunięcie braków liczy się od otrzymania wezwania, a jego przekroczenie powoduje bezskuteczność wniosku (art. 40a ust. 3).

Powiaty ziemskie rozpoznają rocznie po kilka takich spraw, więc praktyka bywa mniej ujednolicona, a wzory formularzy różnią się między starostwami. Warto sprawdzić Biuletyn Informacji Publicznej danego starostwa przed złożeniem dokumentów. Jeżeli organ nie dokona wpisu w ustawowym terminie i nie złożono wniosku o zakazanie założenia stowarzyszenia, przedstawicielowi przysługuje skarga na bezczynność do sądu administracyjnego.

Województwa z gęstą siecią klubów sportowych i kół gospodyń, w szczególności śląskie, małopolskie i wielkopolskie, generują najwięcej sporów o granicę między działalnością statutową a gospodarczą. Organizacja składek uczestników na wynajem hali jest zwrotem kosztów, natomiast stała odpłatność za zajęcia prowadzone przez instruktora bywa kwalifikowana jako działalność zarobkowa.

Zmiana siedziby do innego powiatu przenosi właściwość organu nadzorującego. Część starostw wymaga wtedy nowego wniosku o wpis, inne przekazują sprawę z urzędu. Nie zwlekaj ze zgłoszeniem, bo siedmiodniowy termin z art. 40b ust. 2 biegnie niezależnie od interpretacji przyjętej przez urząd.

Zaczynasz od wskazania nazwy, siedziby i powiatu, w którym zostanie złożony wniosek, bo od tego zależy oznaczenie organu nadzorującego w dokumencie. Następnie wybierasz model reprezentacji, a formularz dopasowuje dalsze pytania: przy przedstawicielu pomija postanowienia o kadencji i kworum, przy zarządzie dodaje sekcje o trybie wyboru, ważności uchwał i reprezentacji łącznej. Kolejny krok to cele i środki działania, wpisywane własnymi słowami lub wybierane z gotowych sformułowań używanych w praktyce ewidencyjnej. Potem uzupełniasz zasady członkostwa, wysokość i termin płatności składek oraz sposób zmiany regulaminu i rozwiązania organizacji. Na końcu decydujesz, czy przewidujesz organ kontroli wewnętrznej. Gotowy dokument pobierasz w formatach Word i PDF, z miejscem na podpisy wszystkich założycieli i datą uchwalenia, którą trzeba zsynchronizować z protokołem zebrania.

Największy problem to przeklejanie statutu stowarzyszenia rejestrowego. Pojawiają się wtedy walne zebranie członków, komisja rewizyjna jako organ obligatoryjny i klauzula o prowadzeniu działalności gospodarczej, czyli postanowienia sprzeczne z art. 42 ust. 1 pkt 3. Organ nadzorujący wzywa do poprawek, a w skrajnym przypadku występuje do sądu rejestrowego o zakazanie założenia stowarzyszenia (art. 41). Drugi błąd to pominięcie zasad zmiany regulaminu albo sposobu rozwiązania, dwóch elementów dodanych w 2016 r. i wciąż nieobecnych w wielu wzorach krążących w internecie.

Trzeci błąd dotyczy listy założycieli. Skan podpisów, brak miejsca urodzenia albo podpis pełnomocnika zamiast członka to typowe przyczyny wezwania do uzupełnienia. Czwarty polega na rozpoczęciu działalności przed wpisem, na przykład na podpisaniu umowy najmu w okresie oczekiwania: stowarzyszenie zwykłe powstaje dopiero z chwilą wpisu, więc zobowiązanie obciąża osobiście podpisujących. Piąty to milczenie po zmianie przedstawiciela, które prowadzi do rozbieżności między ewidencją a rzeczywistością i paraliżuje rozliczenie dotacji.