Akt fundacyjny wg art. 3 ustawy o fundacjach: wzór

To oświadczenie jednej osoby, nie umowa. Fundator nie negocjuje niczego z drugą stroną, tylko składa oświadczenie woli, z którego wynika wola powołania nowego podmiotu prawa i wyposażenia go w majątek. Artykuł 3 ust. 2 ustawy o fundacjach zakreśla minimalną treść tego oświadczenia bardzo wąsko: fundator wskazuje cel fundacji oraz składniki majątkowe przeznaczone na jego realizację. Wszystko inne, czyli nazwa, organy, zasady reprezentacji, sposób likwidacji, należy już do statutu regulowanego przez art. 5 ustawy. To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne, ponieważ sąd rejestrowy ocenia oba dokumenty osobno, a rozbieżność celu między nimi jest jedną z najczęstszych przyczyn wezwania do uzupełnienia braków. Jeżeli pracujesz nad drugim z tych dokumentów, przyda się wzór statutu fundacji zgodny z art. 5 ustawy o fundacjach.

Aktu fundacyjnego nie należy mylić z aktem założycielskim fundacji rodzinnej, który powstaje na podstawie odrębnej ustawy z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej i służy zupełnie innemu celowi: zarządzaniu majątkiem rodzinnym i sukcesji, a nie realizacji celu społecznie lub gospodarczo użytecznego. Fundacja rodzinna ma własny, znacznie wyższy ustawowy próg funduszu założycielskiego, własny rejestr prowadzony przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim i własny reżim podatkowy. Wybór złej podstawy prawnej na etapie oświadczenia fundatora oznacza konieczność powtórzenia całej procedury notarialnej.

Reżim prawny wynika z ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach, aktu krótkiego i rzadko nowelizowanego, którego tekst jednolity ogłoszono w Dzienniku Ustaw z 2023 r. pod pozycją 166. Zakres dopuszczalnych celów wyznacza art. 1: fundacja może być ustanowiona dla realizacji zgodnych z podstawowymi interesami Rzeczypospolitej Polskiej celów społecznie lub gospodarczo użytecznych, przy czym ustawodawca wymienia przykładowo ochronę zdrowia, rozwój gospodarki i nauki, oświatę i wychowanie, kulturę i sztukę, opiekę i pomoc społeczną, ochronę środowiska oraz opiekę nad zabytkami. Krąg fundatorów jest szeroki. Zgodnie z art. 2 ust. 1 fundację mogą ustanowić osoby fizyczne niezależnie od obywatelstwa i miejsca zamieszkania oraz osoby prawne mające siedzibę w Polsce lub za granicą, natomiast siedziba samej fundacji musi znajdować się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Forma jest tu warunkiem ważności, nie formalnością dowodową. Artykuł 3 ust. 1 wymaga formy aktu notarialnego i zwalnia z niej wyłącznie sytuację, w której ustanowienie fundacji następuje w testamencie. Sankcję określa art. 73 § 2 Kodeksu cywilnego: czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy szczególnej jest nieważna. Dokument podpisany w domu, choćby idealnie zredagowany, nie tworzy fundacji. Katalog przedmiotów, które mogą wejść do funduszu założycielskiego, otwiera art. 3 ust. 3, obejmując pieniądze, papiery wartościowe oraz oddane fundacji na własność rzeczy ruchome i nieruchomości. Pełny tekst przepisów udostępnia tekst jednolity ustawy o fundacjach w Internetowym Systemie Aktów Prawnych prowadzonym przez Sejm.

Dalszy ciąg procedury reguluje art. 7, w myśl którego fundacja podlega obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego i uzyskuje osobowość prawną dopiero z chwilą wpisu. Sąd bada wtedy, zgodnie z art. 9 ust. 1, czy czynności prawne stanowiące podstawę wpisu zostały podjęte przez uprawnioną osobę i są ważne, a także czy cel i statut odpowiadają przepisom prawa. Termin na złożenie wniosku wyznacza art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, czyli siedem dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Warto pamiętać, że fundacje i stowarzyszenia podlegają odrębnym ustawom, a różnice zaczynają się już na etapie założycielskim, co dobrze pokazuje statut stowarzyszenia rejestrowego oparty na Prawie o stowarzyszeniach.

Najczęstszy scenariusz jest prosty: osoba fizyczna postanawia przeznaczyć oszczędności lub nieruchomość na cel społeczny i umawia się do notariusza. Drugi pod względem częstotliwości to fundacja korporacyjna, gdy spółka kapitałowa powołuje własną fundację do prowadzenia działań społecznych. Wtedy do aktu przystępuje pełnomocnik zarządu, a notariusz sprawdza umocowanie oraz to, czy umowa spółki lub statut nie wymagają uprzedniej zgody wspólników albo rady nadzorczej na rozporządzenie majątkiem tej wartości. Trzecia sytuacja dotyczy fundatora, który planuje sukcesję i chce, aby fundacja powstała dopiero po jego śmierci. Wówczas oświadczenie zostaje zamieszczone w testamencie, a forma notarialna przestaje być konieczna, choć rygory prawa spadkowego wchodzą na jej miejsce.

Dwa przypadki graniczne warto znać zawczasu. Pierwszy: fundator wnosi do funduszu założycielskiego nieruchomość. Akt notarialny obejmuje wtedy nie tylko oświadczenie o ustanowieniu fundacji, ale również zobowiązanie do przeniesienia własności, a skuteczne przejście prawa nastąpi dopiero po uzyskaniu przez fundację osobowości prawnej. Drugi: fundator umiera albo traci zdolność do czynności prawnych po podpisaniu aktu, lecz przed rejestracją. Fundacja nadal może powstać, bo akt fundacyjny zachowuje moc, natomiast wniosek do sądu składa osoba upoważniona w treści oświadczenia albo, przy ustanowieniu testamentowym, wykonawca testamentu lub spadkobiercy. Jeśli fundator działa przez przedstawiciela, warto wcześniej przygotować pełnomocnictwa i oświadczenia w sprawach osobistych w formie odpowiadającej czynności głównej.

• Oznaczenie fundatora obejmuje pełne dane identyfikacyjne osoby fizycznej lub prawnej, łącznie z numerem PESEL albo numerem KRS i danymi osób reprezentujących. Notariusz i tak zweryfikuje tożsamość, ale kompletny projekt skraca wizytę i eliminuje poprawki redakcyjne dyktowane przy stole.
• Sformułowanie celu fundacji to najważniejsze zdanie całego dokumentu. Wzór proponuje redakcję dostatecznie ogólną, aby fundacja mogła się rozwijać, i zarazem osadzoną w katalogu z art. 1 ustawy, ponieważ cel wyłącznie prywatny lub zarobkowy prowadzi do odmowy wpisu.
• Wskazanie składników funduszu założycielskiego wymaga konkretu: kwoty, oznaczenia papierów wartościowych, opisu rzeczy ruchomej albo numeru księgi wieczystej. Sformułowania w rodzaju "majątek zostanie określony w statucie" sąd rejestrowy traktuje jako brak spełnienia wymogu z art. 3 ust. 2.
• Postanowienie o statucie pozwala fundatorowi ustalić go osobiście albo skorzystać z art. 6 ust. 1 ustawy i upoważnić do tego inną osobę fizyczną lub prawną. Wzór zawiera obie wersje klauzuli.
• Fakultatywne wskazanie ministra właściwego ze względu na cele fundacji opiera się na art. 5 ust. 2. Oświadczenie w tej sprawie dołącza się do statutu i przekazuje sądowi rejestrowemu, co przyspiesza późniejszy nadzór i sprawozdawczość.
• Wariant testamentowy zawiera pouczenie o formie rozrządzenia i o skutkach art. 6 ust. 3, zgodnie z którym brak statutu i brak upoważnienia oznaczają odpowiednie stosowanie przepisów księgi IV Kodeksu cywilnego o poleceniu. Analogiczną logikę dokumentów wewnętrznych znajdziesz w zbiorze obejmującym uchwały i dokumenty korporacyjne spółek.

Siedziba wskazana przez fundatora przesądza o tym, który sąd rejestrowy rozpozna wniosek, i to jedyna decyzja z aktu fundacyjnego o wyraźnym wymiarze geograficznym. Warszawa obsługuje największy w kraju wolumen spraw rejestrowych za pośrednictwem Sądu Rejonowego dla miasta stołecznego Warszawy, co w praktyce oznacza dłuższe oczekiwanie na postanowienie niż w mniejszych ośrodkach, ale też najbardziej ustabilizowaną linię orzeczniczą co do redakcji celów statutowych.

Kraków i Poznań, obsługiwane odpowiednio przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia oraz Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda, bywają szybsze, natomiast referendarze częściej wzywają do doprecyzowania powiązania celu fundacji z katalogiem z art. 1 ustawy o fundacjach. Gdańsk, gdzie właściwy jest Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ, w praktyce zwraca uwagę na spójność między opisem funduszu założycielskiego w akcie notarialnym a oświadczeniem o objęciu majątku dołączonym do wniosku.

Poza wyborem sądu obowiązuje jedno ograniczenie ustawowe, o którym łatwo zapomnieć. Artykuł 5 ust. 3 ustawy stanowi, że fundacja, która ma prowadzić działalność na terenie jednego województwa, powinna mieć siedzibę na terenie tego województwa. Deklaracja działalności wyłącznie lokalnej przy adresie siedziby w innym województwie prowadzi do wezwania sądu, a w razie bezczynności do oddalenia wniosku. Siedziba wyznacza również starostę, którego sąd zawiadamia o wpisie na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy, obok ministra właściwego ze względu na cele fundacji. Ten sam przepis tłumaczy, dlaczego adres wskazany w akcie fundacyjnym warto traktować jako decyzję strategiczną, a nie techniczną: przesądza on o organie nadzoru na cały okres działania organizacji.

Zaczynasz od wskazania, czy fundatorem jest osoba fizyczna, czy podmiot wpisany do rejestru, ponieważ od tej odpowiedzi zależy zestaw pól identyfikacyjnych oraz klauzula o reprezentacji. Następnie formułujesz cel fundacji, korzystając z podpowiedzi opartych na katalogu ustawowym, a kreator sygnalizuje sformułowania, które sądy rejestrowe kwestionują najczęściej. Kolejny krok dotyczy funduszu założycielskiego: wybierasz rodzaj składnika majątkowego, a dokument dopasowuje opis do pieniędzy, papierów wartościowych, rzeczy ruchomych albo nieruchomości, dodając przy tej ostatniej właściwe oznaczenie księgi wieczystej. Potem decydujesz, czy ustalasz statut samodzielnie, czy upoważniasz inną osobę, i czy wskazujesz ministra właściwego. Na końcu wybierasz wariant dokumentu: projekt do podpisu przed notariuszem albo treść rozrządzenia testamentowego, przy czym w tym drugim wypadku otrzymujesz pouczenie o wymogach formalnych testamentu. Gotowy plik pobierasz w formatach Word i PDF, a wersję edytowalną możesz przesłać kancelarii notarialnej przed umówioną wizytą, co skraca sporządzenie aktu do jednego spotkania. Podobny układ mają pozostałe dokumenty dla fundacji i stowarzyszeń potrzebne w pierwszych tygodniach po rejestracji.

Pierwszy i najkosztowniejszy to potraktowanie wzoru jako dokumentu gotowego do samodzielnego podpisania. Poza testamentem forma aktu notarialnego jest zastrzeżona pod rygorem nieważności, więc podpis złożony bez notariusza nie wywołuje żadnego skutku, a opłata sądowa uiszczona przy wniosku przepada wraz z oddaleniem. Drugi błąd polega na opisaniu celu językiem marketingowym zamiast prawnym. Zdanie o wspieraniu rozwoju lokalnej społeczności brzmi dobrze w prezentacji, ale sąd oczekuje związku z celami z art. 1 ustawy o fundacjach i odróżnienia działalności statutowej od zarobkowej. Trzeci dotyczy funduszu założycielskiego, który bywa opisany ogólnikowo albo utożsamiony z przyszłymi darowiznami. Fundusz musi istnieć w chwili składania oświadczenia i pochodzić z majątku fundatora.

Czwarty błąd to mieszanie aktu fundacyjnego ze statutem, najczęściej przez przeniesienie do oświadczenia całych rozdziałów o organach i kadencjach. Nadmiar treści nie unieważnia aktu, natomiast każda późniejsza zmiana wymaga wtedy ponownej wizyty u notariusza. Piąty, typowy dla wariantu spadkowego, dotyczy formy testamentu: wydruk komputerowy z podpisem nie spełnia wymogu art. 949 Kodeksu cywilnego, który dla testamentu własnoręcznego żąda pisma ręcznego, podpisu i daty. Szósty, pozornie drobny, to rozbieżność nazwy fundacji między aktem, statutem i wnioskiem KRS. Referendarz porównuje te trzy dokumenty i literówka w nazwie wystarcza, aby postępowanie utknęło na kilka tygodni.