Sprawozdanie z działalności fundacji wg art. 12 ustawy

Ustawodawca wymaga, aby sprawozdanie z działalności fundacji obejmowało najważniejsze informacje o jej działalności w okresie sprawozdawczym i pozwalało ocenić prawidłowość realizacji celów statutowych. Adresatem jest minister wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym ze względu na zakres swojego działania oraz cele fundacji, o czym sąd rejestrowy zawiadamia go z urzędu przy wpisie (art. 9 ust. 2 ustawy). W praktyce fundacja kulturalna sprawozdaje się do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, a fundacja pomocowa do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Przy celach mieszanych decyduje wpis w rejestrze, nawet jeżeli zarząd uważa dziś inny resort za bardziej właściwy.

Nazwa bywa myląca, więc warto rozdzielić trzy obowiązki. Sprawozdanie merytoryczne dla ministra opisuje działalność i zawiera dane finansowe tylko w zakresie przewidzianym formularzem. Sprawozdanie finansowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości trafia do repozytorium dokumentów finansowych KRS albo do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Sprawozdanie merytoryczne organizacji pożytku publicznego to jeszcze inny dokument, publikowany w bazie Narodowego Instytutu Wolności. Zarząd, który przygotował wzór statutu fundacji oparty na art. 5 ustawy o fundacjach, powinien mieć te trzy ścieżki rozpisane w kalendarzu już od pierwszego roku obrotowego.

Podstawą obowiązku jest art. 12 ust. 2 ustawy o fundacjach (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 166). Przepis ust. 2b, obowiązujący od 1 stycznia 2023 r., przesądza formę: sprawozdanie sporządza się w postaci elektronicznej, na formularzu udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości, i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sam wzór określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2022 r. w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji (Dz. U. poz. 2791).

Wcześniejsze rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji utraciło moc 1 stycznia 2023 r. w związku z art. 81 pkt 5 ustawy z dnia 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców. Skutek jest praktyczny: resorty nie publikują już własnych wariantów formularza, a część finansowa zyskała podział przychodów na płatności bezgotówkowe, gotówkowe i inne formy. Sprawozdanie złożone na dawnym wzorze albo z pominięciem którejś części formularza ministerstwa traktują jak niezłożone, i dotyczy to również sprawozdań za lata sprzed 2023 r., składanych z opóźnieniem.

Podpisują osoby uprawnione do reprezentacji zgodnie ze statutem, a gotowy plik trafia do ministerstwa przez skrzynkę podawczą ePUAP albo, w części resortów, na wskazany adres poczty elektronicznej. Zgodnie z art. 12 ust. 3 fundacja udostępnia sprawozdanie do publicznej wiadomości, najprościej na własnej stronie. Nadzór ma zęby: na podstawie art. 14 minister może wyznaczyć termin na usunięcie uchybień, a potem wystąpić do sądu. Szczegóły procedury i aktualny plik formularza publikują informacje Ministerstwa Sprawiedliwości o nadzorze nad fundacjami.

Obowiązek jest coroczny i bezwarunkowy. Najczęstsza sytuacja to zwykły rok działalności zamknięty 31 grudnia, po którym zarząd ma czas do końca roku następnego, przy czym ministerstwa konsekwentnie wskazują 31 grudnia jako ostateczny termin złożenia sprawozdania za rok ubiegły. Druga sytuacja dotyczy fundacji świeżo wpisanej do rejestru: pierwszy okres sprawozdawczy liczy się od dnia wpisu do KRS do końca tego roku kalendarzowego, nawet jeżeli fundacja zdążyła tylko otworzyć rachunek. Trzecia to fundacja uśpiona, bez przychodów, kosztów i zatrudnienia. Brak jakiejkolwiek aktywności nie zwalnia z obowiązku, a tak zwane sprawozdanie zerowe wypełnia się tym samym formularzem, wstawiając myślnik w polach, których fundacja nie uzupełnia.

Dwa przypadki graniczne warto znać wcześniej, bo zaskakują zarządy w grudniu. Fundacja w likwidacji sprawozdaje się aż do wykreślenia z rejestru, a sprawozdanie podpisuje wtedy likwidator, którego dane formularz przewiduje obok danych członków zarządu. Z kolei fundacja, która utraciła status organizacji pożytku publicznego albo nie zdążyła opublikować sprawozdań w bazie Narodowego Instytutu Wolności, wraca pod reżim art. 12 ust. 2 i musi złożyć dokument bezpośrednio ministrowi. Utrata statusu w trakcie roku oznacza, że zwolnienie przestaje działać za cały ten okres sprawozdawczy. Kalendarz sprawozdawczy warto więc uzgodnić razem z uchwałami o zmianie statutu, a nie po nich.

• Dane identyfikacyjne fundacji obejmują nazwę, pełny adres siedziby z podziałem na województwo, powiat i gminę, numery REGON, KRS i NIP, datę wpisu do rejestru oraz dane członków zarządu według aktualnego wpisu. Rozbieżność między formularzem a rejestrem jest pierwszą rzeczą, którą sprawdza urzędnik. Osobne pole przeznaczono na wszystkie cele statutowe, przepisane dosłownie ze statutu.
• Charakterystyka działalności statutowej to część opisowa: zasady, formy i zakres działań oraz realizacja celów w danym roku, uzupełnione o główne zdarzenia prawne o skutkach finansowych i informację o działalności gospodarczej wraz z kodami PKD. Jeżeli organy podejmowały uchwały, komplet ich odpisów stanowi obowiązkowy załącznik, dlatego przydają się spójne wzory uchwał zarządu i protokołów posiedzeń.
• Przychody i ich źródła rozbija się na działalność statutową, gospodarczą i pozostałą, a następnie na środki publiczne z budżetu państwa i samorządu, darowizny, spadki i zapisy oraz inne źródła. Każdą kwotę wykazuje się dodatkowo w podziale na przelew, gotówkę i inne formy przychodu, co obejmuje darowizny rzeczowe i świadczenia nieodpłatne.
• Koszty okresu sprawozdawczego dzielą się na koszty realizacji celów statutowych, administracyjne, koszty działalności gospodarczej i pozostałe, w tym samym podziale na formy płatności. Ewidencję księgową warto prowadzić pod ten układ od stycznia.
• Zatrudnienie i wynagrodzenia obejmują liczbę osób na umowach o pracę według stanowisk, osoby zatrudnione wyłącznie w działalności gospodarczej oraz łączne kwoty wynagrodzeń brutto z umów o pracę i umów cywilnoprawnych, z osobnym polem na wynagrodzenia członków organów. Tę część wypełnia się szybciej, mając uporządkowaną dokumentację współpracowników, na przykład umowy zlecenia z ewidencją godzin pracy.
• Majątek, rozliczenia i kontrole zamykają formularz: środki na rachunkach ze wskazaniem banku, gotówka, obligacje, udziały i akcje, nieruchomości i pozostałe środki trwałe, wartość aktywów i zobowiązań, udzielone pożyczki wraz z podstawą statutową, zobowiązania podatkowe, status instytucji obowiązanej w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz wyniki kontroli.

Fundacje ze statusem organizacji pożytku publicznego korzystają ze zwolnienia z art. 12 ust. 2a. Warunek jest jeden i twardy: sprawozdanie merytoryczne oraz zatwierdzone sprawozdanie finansowe muszą znaleźć się w bazie sprawozdań prowadzonej przez Narodowy Instytut Wolności. Termin publikacji upływa 15 lipca roku następującego po roku sprawozdawczym, a dla organizacji o roku obrotowym innym niż kalendarzowy 30 listopada. Wzór sprawozdania OPP wynika z odrębnego rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego i występuje w wersji pełnej oraz uproszczonej. Spóźniona publikacja oznacza nie tylko utratę zwolnienia, ale też wypadnięcie z wykazu organizacji uprawnionych do 1,5 procent podatku.

Fundacje prowadzące działalność gospodarczą wypełniają dodatkowe rubryki: kody PKD z rejestru przedsiębiorców zestawione z działalnością faktycznie prowadzoną, dochód z tej działalności oraz procentowy stosunek przychodu gospodarczego do przychodu z pozostałych źródeł. Składają też sprawozdanie finansowe do repozytorium dokumentów finansowych KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia. Przy rozszerzaniu aktywności pomocne bywają gotowe umowy handlowe i dokumenty korporacyjne dla przedsiębiorców.

Fundacje będące instytucjami obowiązanymi to te, które przyjmują lub dokonują płatności gotówkowych o wartości co najmniej 10 000 euro, w jednej operacji albo w kilku powiązanych. Formularz wymaga zaznaczenia tego statusu oraz podania dat i kwot operacji, a sam status pociąga za sobą pełny reżim obowiązków AML.

Fundacje finansowane ze środków publicznych wypełniają część poświęconą działalności zleconej przez podmioty państwowe i samorządowe, obejmującą dotacje i zamówienia publiczne wraz z wynikiem finansowym. Dane muszą być spójne z kwotami z części przychodowej, bo tę zgodność weryfikuje i resort nadzorujący, i grantodawca. Pozostałe dokumenty organizacyjne fundacji i stowarzyszeń przydają się przy kompletowaniu załączników do rozliczeń dotacyjnych.

Zaczynasz od wskazania roku sprawozdawczego i ministerstwa nadzorującego, dokładnie tak, jak wynika to z wpisu w KRS. Następnie uzupełniasz dane rejestrowe fundacji i skład zarządu, a kreator przenosi je automatycznie do nagłówka oraz do części podpisowej dokumentu. Kolejne ekrany prowadzą przez opis działalności statutowej, gdzie podpowiedzi pokazują poziom szczegółowości oczekiwany przez resorty, czyli konkretne projekty, liczby beneficjentów i realizowane zadania zamiast ogólnych deklaracji programowych. Część finansową wypełniasz kwotami rocznymi, a formularz sam pilnuje podziału na przelewy, gotówkę i inne formy oraz sumowania pozycji. Jeżeli fundacja nie prowadziła działalności gospodarczej, nie udzielała pożyczek ani nie przekraczała progu gotówkowego, odpowiednie sekcje pozostają nieaktywne i zostają oznaczone myślnikiem, zgodnie z instrukcją urzędowego wzoru. Na końcu pobierasz plik w Word i PDF, dołączasz odpisy uchwał podjętych w okresie sprawozdawczym, podpisujesz zgodnie z reprezentacją i wysyłasz do ministerstwa.

Najkosztowniejszy błąd to złożenie dokumentu podpisanego przez jedną osobę, gdy statut przewiduje reprezentację łączną. Ministerstwo odsyła takie sprawozdanie, a termin biegnie dalej. Zaraz za nim plasuje się skan papierowego dokumentu wysłany mailem: od 2023 r. liczy się plik elektroniczny opatrzony podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym, więc skan podpisu odręcznego nie spełnia wymogu z art. 12 ust. 2b. Trzeci klasyk to opis działalności statutowej sprowadzony do przepisania celów ze statutu, bez wskazania, co fundacja rzeczywiście zrobiła w danym roku.

Czwarty błąd dotyczy załączników. Zarządy podejmują uchwały przez cały rok, a przy sprawozdaniu dołączają jedną lub dwie, choć formularz wymaga odpisów wszystkich uchwał z okresu sprawozdawczego. Piąty wynika z mylenia obowiązków: fundacja bez działalności gospodarczej przesyła sprawozdanie finansowe do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w terminie 10 dni od zatwierdzenia, a nie do ministra nadzorującego, i nie odwrotnie. Niezłożenie sprawozdania nie przedawnia się wraz z upływem roku, ministerstwa wzywają do uzupełnienia zaległości nawet za kilka lat wstecz, a podstawą działań nadzorczych pozostaje art. 14 ustawy o fundacjach.