Porozumienie z wolontariuszem wg art. 44 ustawy

Ustawodawca celowo nie nazwał tego dokumentu umową o pracę ani zleceniem. Porozumienie o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych ma własną konstrukcję: jego cechą konstytutywną jest nieodpłatność. Zgodnie z art. 2 pkt 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wolontariuszem jest osoba fizyczna, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w ustawie. Jakakolwiek gratyfikacja pieniężna za samo świadczenie przekreśla tę kwalifikację i przesuwa stosunek prawny w stronę umowy zlecenia z ewidencją godzin, ze wszystkimi konsekwencjami składkowymi i podatkowymi. Zwrot udokumentowanych kosztów oraz pokrycie diet nie są wynagrodzeniem i nie niweczą wolontariatu.

Nie każdy podmiot może zawrzeć takie porozumienie. Katalog korzystających w art. 42 ust. 1 ustawy jest zamknięty i obejmuje organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 w zakresie ich działalności statutowej, organy administracji publicznej, jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, a także podmioty lecznicze w zakresie wykonywanej działalności leczniczej. Przedsiębiorca nie może korzystać ze świadczeń wolontariusza w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a wyłączenie działalności gospodarczej dotyczy również organów administracji i jednostek podległych. Odrębną furtkę otwiera art. 42 ust. 3: członek stowarzyszenia może wykonywać świadczenia jako wolontariusz na rzecz stowarzyszenia, do którego należy. W sprawach nieuregulowanych ustawą stosuje się Kodeks cywilny.

Cały reżim prawny wolontariatu mieści się w Dziale III ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w artykułach od 42 do 50. Rdzeniem jest art. 44 ust. 1, który wymaga, aby świadczenia były wykonywane w zakresie, w sposób i w czasie określonych w porozumieniu, oraz nakazuje zamieścić w nim postanowienie o możliwości rozwiązania. Forma pisemna jest obowiązkowa dopiero wtedy, gdy świadczenie ma być wykonywane przez okres dłuższy niż 30 dni, co wynika z art. 44 ust. 4. Przy krótszej współpracy porozumienie może być ustne, ale art. 44 ust. 2 pozwala wolontariuszowi w każdej chwili zażądać pisemnego potwierdzenia jego treści oraz zaświadczenia o wykonaniu świadczeń wraz z ich zakresem. Oszczędność czasu jest więc pozorna.

Obowiązki po stronie korzystającego reguluje art. 45 ust. 1: poinformowanie o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa, zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków wraz ze środkami ochrony indywidualnej na zasadach dotyczących pracowników, a także pokrywanie kosztów podróży służbowych i diet. Z tego ostatniego obowiązku wolontariusz może zwolnić organizację w całości lub w części, ale wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 45 ust. 4). Ustawa dopuszcza też pokrywanie innych niezbędnych kosztów oraz szkoleń, a art. 49 każe traktować te wydatki jako koszty działalności statutowej.

Kwestia ubezpieczenia rozstrzyga się na tej samej granicy 30 dni, tylko w odwrotną stronę. Przy świadczeniach wykonywanych przez okres nie dłuższy niż 30 dni korzystający ma bezwzględny obowiązek zapewnić polisę od następstw nieszczęśliwych wypadków (art. 46 ust. 3). Po przekroczeniu tego progu wolontariusz zostaje objęty zaopatrzeniem państwowym na podstawie ustawy z dnia 30 października 2002 r. o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach. Warto sprawdzić brzmienie przepisów w pełnym tekście ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w Internetowym Systemie Aktów Prawnych Sejmu. Na koniec art. 50 przesądza, że wartość świadczenia wolontariusza nie stanowi darowizny na rzecz korzystającego ani w rozumieniu Kodeksu cywilnego, ani przepisów podatkowych.

Najczęstszym powodem jest współpraca zaplanowana na dłużej niż miesiąc: stały dyżur w świetlicy, prowadzenie zajęć, obsługa magazynu darów, opieka nad zwierzętami w schronisku. Tutaj forma pisemna nie jest opcją, tylko ustawowym wymogiem. Drugi scenariusz to akcja jednorazowa, festiwal czy bieg charytatywny, gdzie porozumienie trwa kilka dni, a jego funkcją jest udokumentowanie, kogo i na jaki okres organizacja objęła polisą NNW. Trzeci powód pojawia się przy rozliczaniu dotacji: wkład osobowy wykazywany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego wymaga dowodu, a grantodawcy proszą o porozumienia i karty pracy wolontariuszy.

Osobną grupę stanowią sytuacje, w których to wolontariusz potrzebuje dokumentu. Uczniowie starający się o wpis na świadectwie, studenci realizujący praktyki, osoby ubiegające się o stypendium: wszyscy proszą o zaświadczenie z art. 44 ust. 2, a organizacja nie wystawi go rzetelnie bez wcześniejszego pisemnego ustalenia zakresu świadczeń.

Dwa przypadki brzegowe warto zasygnalizować. Pierwszy to porozumienie zawarte na czas nieokreślony, które w praktyce bywa traktowane jak współpraca krótsza niż 30 dni i utrzymuje po stronie organizacji obowiązek ubezpieczenia NNW przez cały okres. Drugi to wolontariat cudzoziemca: świadczenia wolontarystyczne nie są pracą w rozumieniu przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców, ale legalność pobytu i tak trzeba zweryfikować przed podpisaniem.

• Oznaczenie stron i podstawa działania korzystającego obejmuje numer KRS lub ewidencji, siedzibę oraz osoby reprezentujące zgodnie z wpisem. Wzór wymusza oświadczenie, że świadczenia mieszczą się w działalności statutowej, co jest warunkiem z art. 42 ust. 1 pkt 1.
• Zakres, sposób i czas świadczeń to serce dokumentu i element wymagany wprost przez art. 44 ust. 1. Zamiast ogólnika o pomocy przy działaniach organizacji wzór prowadzi do opisu konkretnych czynności, miejsca ich wykonywania i wymiaru godzinowego.
• Postanowienie o możliwości rozwiązania porozumienia jest obowiązkowe i w naszym wzorze rozbite na tryb za wypowiedzeniem oraz tryb natychmiastowy przy naruszeniu obowiązków. Brak tej klauzuli to najczęściej powtarzana wada wzorów krążących w obiegu.
• Ubezpieczenie NNW i zaopatrzenie wypadkowe są uregulowane z rozróżnieniem progu 30 dni z art. 46 ust. 3. Dokument wskazuje, kto wykupuje polisę, na jaki okres i w jaki sposób wolontariusz zostaje o tym poinformowany.
• Zwrot kosztów, diety i szkolenia odsyłają do zasad dotyczących pracowników, zgodnie z art. 45 ust. 1 pkt 3 oraz art. 45 ust. 2 i 3. Wzór zawiera odrębne, opcjonalne oświadczenie o zwolnieniu korzystającego z obowiązku pokrywania kosztów podróży i diet, sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
• Zaświadczenie o wykonanym wolontariacie stanowi załącznik gotowy do wypełnienia po zakończeniu współpracy, z rubryką na okres, zakres świadczeń i podpis osoby uprawnionej do reprezentacji.
• Poufność, dane osobowe i wizerunek zamykają dokument. Klauzula RODO wskazuje podstawę przetwarzania danych wolontariusza, a zgoda na wizerunek jest wyodrębniona, bo musi być dobrowolna i odwoływalna. Więcej dokumentów wewnętrznych znajdziesz w kategorii wzory dla fundacji i stowarzyszeń.

Fundacje i stowarzyszenia korzystają z wolontariuszy najczęściej i to one najbardziej ryzykują zarzutem pozorności. Granica przebiega tam, gdzie zaczyna się podporządkowanie typowe dla stosunku pracy: stałe godziny, wyznaczone miejsce, bieżące polecenia przełożonego i odpłatność. Zestaw tych cech odpowiada definicji z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, a art. 22 § 1(2) zakazuje zastępowania umowy o pracę inną umową przy zachowaniu tych warunków. Jeżeli organizacja prowadzi także działalność gospodarczą, wolontariusz nie może być do niej kierowany. Organizacje zatrudniające personel etatowy znajdą komplet dokumentów kadrowych w sekcji umowy i pisma z zakresu prawa pracy.

Jednostki samorządu terytorialnego, szkoły i instytucje kultury działają na podstawie art. 42 ust. 1 pkt 2 i 3, przy czym wyłączona jest prowadzona przez nie działalność gospodarcza. W szkołach dominuje wolontariat uczniowski powiązany z punktami na świadectwie, więc zaświadczenie z art. 44 ust. 2 ma tam wymierną wartość dla ucznia i powinno precyzyjnie opisywać zakres świadczeń.

Podmioty lecznicze mogą przyjmować wolontariuszy wyłącznie w zakresie wykonywanej działalności leczniczej. Obowiązuje tu podwyższony standard z art. 43 ustawy, który wymaga posiadania kwalifikacji odpowiednich do rodzaju świadczeń, jeżeli obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów. Do tego dochodzą badania sanitarno-epidemiologiczne i szkolenie BHP na zasadach właściwych dla personelu.

Małoletni wolontariusze wymagają zgody przedstawiciela ustawowego, ponieważ osoba od trzynastu do osiemnastu lat ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych zgodnie z art. 17 Kodeksu cywilnego. Zgodę warto dołączyć jako załącznik, a zakres świadczeń dostosować do wieku i wykluczyć prace wzbronione młodocianym.

Delegowanie za granicę uruchamia art. 46 ust. 4. Jeżeli wolontariusz ma wykonywać świadczenia na terytorium państwa, na którym trwa konflikt zbrojny, wystąpiła klęska żywiołowa lub katastrofa naturalna, korzystający musi zapewnić ubezpieczenie NNW oraz ubezpieczenie kosztów leczenia podczas pobytu za granicą. W takim przypadku nie stosuje się zaopatrzenia wypadkowego z art. 46 ust. 2, więc polisa jest jedyną realną ochroną.

Wypełnianie zaczyna się od wskazania typu korzystającego, ponieważ od tego zależy podstawa prawna wpisywana do preambuły i zakres dopuszczalnych świadczeń. Następnie podajesz dane organizacji wraz z numerem KRS oraz osoby reprezentujące, a formularz sam dobiera formułę reprezentacji łącznej lub jednoosobowej. Kolejny krok dotyczy wolontariusza: dane identyfikacyjne, a przy osobie małoletniej także dane przedstawiciela ustawowego i zgoda dołączana jako załącznik. Potem opisujesz zakres świadczeń, miejsce i wymiar czasowy, przy czym pola podpowiadają poziom szczegółowości akceptowany przy rozliczaniu dotacji. Po wpisaniu daty początkowej i końcowej dokument automatycznie przełącza klauzule ubezpieczeniowe zgodnie z progiem 30 dni i dopisuje właściwą podstawę prawną. Na końcu decydujesz o zwrocie kosztów, ewentualnym oświadczeniu o zwolnieniu z diet, zgodzie na wizerunek oraz o dołączeniu wzoru zaświadczenia. Gotowy plik pobierasz w formacie Word i PDF, a pozostałe wzory znajdziesz w katalogu dokumentów prawnych dla Polski.

Pierwszy i najkosztowniejszy błąd to opisanie zakresu świadczeń jednym zdaniem w rodzaju pomoc przy bieżących działaniach organizacji. Taki zapis nie spełnia wymogu z art. 44 ust. 1, uniemożliwia rzetelne wystawienie zaświadczenia i nie obroni się przy kontroli rozliczenia dotacji. Drugi błąd polega na pominięciu postanowienia o możliwości rozwiązania porozumienia, które ustawa wskazuje wprost jako element obowiązkowy. Trzeci dotyczy ubezpieczenia: organizacje zakładają, że skoro współpraca potrwa pół roku, polisa jest zbędna, po czym zawierają porozumienie na czas nieokreślony i zostają z obowiązkiem z art. 46 ust. 3 przez cały ten okres.

Czwarta pułapka ma naturę fiskalną. Wypłacanie wolontariuszowi zryczałtowanego świadczenia nazywanego zwrotem kosztów, bez faktur, biletów i rozliczenia delegacji, jest w praktyce ukrytym wynagrodzeniem i naraża organizację na zaległości składkowe oraz podatkowe. Piąty błąd to zbieranie od wolontariuszy ustnych deklaracji o rezygnacji z diet: takie zwolnienie jest nieważne, jeżeli nie ma formy pisemnej zgodnie z art. 45 ust. 4. Ostatnia wpadka to przechowywanie skanów dowodów osobistych wolontariuszy bez podstawy prawnej, kwalifikowane przy kontroli jako nadmiarowe przetwarzanie danych.