Deklaracja członkowska wg art. 10 Prawa o stowarzyszeniach

W polskim porządku prawnym deklaracja członkowska stowarzyszenia nie jest umową, tylko jednostronnym oświadczeniem woli skierowanym do organizacji. Kandydat wnioskuje o przyjęcie, a stowarzyszenie decyduje. Samo złożenie podpisu pod formularzem nie czyni nikogo członkiem: skutek prawny wywołuje dopiero uchwała organu wskazanego w statucie, najczęściej zarządu. To rozróżnienie ma konsekwencje praktyczne, bo od daty uchwały liczy się wymagalność składek, czynne prawo wyborcze i staż członkowski, od którego statuty często uzależniają możliwość kandydowania do władz.

Warto odróżnić deklarację od dwóch dokumentów, z którymi bywa mylona. Lista założycieli podpisywana na zebraniu założycielskim dotyczy osób tworzących organizację przed jej rejestracją i jest elementem kompletu dokumentów składanych do KRS, co szczegółowo opisuje wzór dokumentów zebrania założycielskiego stowarzyszenia. Deklaracja obsługuje sytuację odwrotną, czyli przystąpienie do organizacji już działającej. Z kolei porozumienie wolontariackie reguluje świadczenie pracy na rzecz organizacji i nie tworzy żadnych praw korporacyjnych. Można być wolontariuszem bez członkostwa i członkiem bez wolontariatu. Formularz deklaracji obejmuje zwykle trzy kategorie członków przewidziane w statutach: zwyczajnych, wspierających i honorowych, przy czym tylko pierwsza z nich daje pełnię praw korporacyjnych.

Fundamentem jest ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz.U. 2020 poz. 2261). Ustawodawca nie narzucił wzoru deklaracji ani nawet obowiązku jej stosowania. Zamiast tego art. 10 ust. 1 pkt 4 nakazuje, aby statut określał sposób nabywania i utraty członkostwa, a art. 10 ust. 1 pkt 8 wymaga wskazania zasad ustanawiania składek. Deklaracja jest więc dokumentem wykonawczym wobec statutu i musi być z nim zgodna co do joty. Formularz sprzeczny ze statutem przegrywa, ponieważ organ nadzorujący, czyli starosta właściwy dla siedziby organizacji, ocenia zgodność działania stowarzyszenia właśnie z ustawą i statutem na podstawie art. 25. Pełny tekst ustawy udostępnia Internetowy System Aktów Prawnych Kancelarii Sejmu w wersji jednolitej z 2020 roku. Jeżeli statut wymaga aktualizacji przed przyjmowaniem nowych członków, punktem wyjścia jest wzór statutu stowarzyszenia zgodny z art. 10 Prawa o stowarzyszeniach.

Zdolność członkowską reguluje art. 3. Członkiem zwyczajnym może być obywatel polski mający pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawiony praw publicznych. Małoletni w wieku od 16 do 18 lat należą do stowarzyszenia i korzystają z czynnego oraz biernego prawa wyborczego, z zastrzeżeniem, że w zarządzie większość muszą stanowić osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych. Poniżej 16 roku życia przystąpienie wymaga zgody przedstawiciela ustawowego, a taki członek nie głosuje na walnym zebraniu. Cudzoziemcy zamieszkali w Polsce korzystają z tych samych zasad co obywatele polscy, natomiast cudzoziemiec bez miejsca zamieszkania w kraju wstąpi tylko wtedy, gdy statut wprost to przewiduje (art. 4).

Druga warstwa to ochrona danych. Przetwarzanie danych członków opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO, a nie na zgodzie, a klauzula informacyjna musi wyczerpywać katalog z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, uzupełniony przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Organizacje o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych działają dodatkowo w reżimie art. 9 ust. 2 lit. d RODO, bo sam fakt członkostwa ujawnia dane szczególnej kategorii.

Najczęstszy scenariusz to zwykły napływ nowych osób do działającego stowarzyszenia. Zarząd zbiera deklaracje, raz na kwartał podejmuje uchwały o przyjęciu i aktualizuje ewidencję. Drugi typowy moment przychodzi przy porządkowaniu zaszłości: organizacja istnieje od lat, członkowie przychodzili "na gębę", a przed walnym zebraniem okazuje się, że nikt nie potrafi udowodnić, kto ma prawo głosu. Wtedy deklaracje zbiera się wstecz, od wszystkich, razem z uchwałami potwierdzającymi. Trzecia sytuacja to zmiana statutu podnosząca składkę albo wprowadzająca nowe kategorie członkostwa, po której stare formularze przestają odpowiadać rzeczywistości.

Osobny przypadek dotyczy członków wspierających. Art. 10 ust. 3 Prawa o stowarzyszeniach pozwala, aby osoba prawna była członkiem wspierającym, więc deklarację podpisuje wtedy organ uprawniony do reprezentacji spółki albo pełnomocnik, a dane osobowe ograniczają się do osób podpisujących i do kontaktu roboczego. Drugi edge case pojawia się w organizacjach pracujących z dziećmi, gdzie deklaracja małoletniego trafia do jednego kompletu razem ze standardami ochrony małoletnich wymaganymi od organizacji. Warto też pamiętać o sytuacji ubiegania się o dotację: urzędy i grantodawcy regularnie żądają oświadczenia o liczbie członków, a ewidencja bez podstawy dokumentowej nie przechodzi kontroli.

• Dane identyfikacyjne kandydata ograniczone do zakresu rzeczywiście potrzebnego: imię i nazwisko, data urodzenia, adres korespondencyjny, telefon i adres e-mail. Numer PESEL pozostaje polem opcjonalnym z komentarzem, kiedy jego pobranie da się obronić zasadą minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO, na przykład przy organizacjach wystawiających zaświadczenia do celów podatkowych.
• Oświadczenie o zapoznaniu się ze statutem wraz ze zobowiązaniem do przestrzegania jego postanowień i uchwał władz. To ten fragment decyduje o skuteczności późniejszego postępowania wewnętrznego, bo pozwala wykazać, że członek znał reguły, które naruszył.
• Zobowiązanie do opłacania składek z odesłaniem do uchwały określającej ich wysokość, a nie z kwotą wpisaną na sztywno w formularz. Dzięki temu podwyżka składki nie wymaga zbierania deklaracji od nowa.
• Oświadczenie o zdolności do czynności prawnych i niepozbawieniu praw publicznych, odpowiadające wprost przesłankom z art. 3 ust. 1 ustawy, oraz osobny blok podpisu przedstawiciela ustawowego dla kandydatów małoletnich.
• Klauzula informacyjna z art. 13 RODO obejmująca tożsamość administratora, cele i podstawy przetwarzania, kategorie odbiorców, okres przechowywania, pełen katalog praw członka i prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Odrębne zgody fakultatywne na newsletter i wykorzystanie wizerunku, wyraźnie oddzielone od samej deklaracji, z osobnymi polami wyboru i informacją o możliwości wycofania.
• Projekt uchwały o przyjęciu w poczet członków z miejscem na numer, datę i wynik głosowania, spójny ze wzorem uchwały i protokołu posiedzenia organu.

Stowarzyszenie rejestrowe wpisane do KRS stanowi typowy adresat tego wzoru. Ma osobowość prawną, zarząd i statut spełniający wymogi art. 10, a ewidencja członków bywa przedmiotem żądania organu nadzorującego w trybie art. 25 ust. 2. Lista członków nie trafia do akt rejestrowych, ale musi być odtwarzalna na wezwanie, dlatego deklaracje przechowuje się razem z uchwałami o przyjęciu i skreśleniu.

Stowarzyszenie zwykłe działa na podstawie art. 40 i następnych. Zakłada je co najmniej trzy osoby, które uchwalają regulamin działalności zamiast statutu, a organizacja trafia do ewidencji prowadzonej przez starostę. Nie ma osobowości prawnej, choć od nowelizacji z 2015 roku może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Deklaracja odsyła wtedy do regulaminu, nie do statutu, a decyzję o przyjęciu podejmuje przedstawiciel albo zarząd, zależnie od treści regulaminu.

Organizacja pożytku publicznego podlega dodatkowo ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Sprawozdawczość merytoryczna obejmuje dane o liczbie członków, więc rozjazd między deklaracjami a sprawozdaniem to gotowy zarzut w kontroli. Organizacje korzystające z pracy wolontariuszy dokumentują ją osobno, przez porozumienie wolontariackie zgodne z art. 44 ustawy.

Kluby sportowe i uczniowskie kluby sportowe działają w formie stowarzyszenia na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie, z ewidencją prowadzoną przez starostę. Deklaracje dotyczą tu w większości zawodników małoletnich, więc blok zgody rodzica i informacja o przetwarzaniu danych o stanie zdrowia wymagają szczególnej uwagi. Koła gospodyń wiejskich mają własny reżim wynikający z ustawy z dnia 9 listopada 2018 r., z rejestrem prowadzonym przez ARiMR i wymogiem ukończenia 18 lat przy członkostwie zwyczajnym.

Jedna forma jest wyłączona całkowicie. Fundacja nie ma członków, tylko fundatora, zarząd i ewentualnie radę, więc deklaracja członkowska nie znajduje w niej zastosowania w żadnym wariancie.

Zaczynasz od wskazania formy organizacji, bo od tego zależy, czy dokument odsyła do statutu, czy do regulaminu, i który organ podejmuje uchwałę o przyjęciu. Następnie wpisujesz pełną nazwę stowarzyszenia, numer KRS lub pozycję w ewidencji starosty, adres siedziby oraz dane kontaktowe do spraw ochrony danych. Te informacje zasilają automatycznie klauzulę informacyjną, dzięki czemu nie trzeba ich powielać ręcznie w kilku miejscach formularza. Kolejny ekran dotyczy kategorii członkostwa: zwyczajne, wspierające albo honorowe, a wybór przestawia zestaw oświadczeń i praw wymienionych w deklaracji.

Potem decydujesz o zakresie zbieranych danych. Formularz pyta, czy organizacja potrzebuje numeru PESEL, daty urodzenia, danych rodzica i zgody na wizerunek, i dokłada tylko te pola, które zaznaczysz. Wskazujesz też okres przechowywania dokumentacji członkowskiej i wyznaczasz inspektora ochrony danych, jeżeli został powołany. Na końcu generuje się komplet gotowy do wydruku: deklaracja, klauzula informacyjna, opcjonalne zgody na osobnej stronie i projekt uchwały zarządu. Plik pobierzesz w formacie Word do dalszej edycji oraz w PDF do podpisu.

Największy problem powtarza się w niemal każdej organizacji, która kopiuje klauzule z internetu: przetwarzanie danych członków opiera się tam na zgodzie. To błąd konstrukcyjny, bo zgodę można wycofać w każdej chwili, a stowarzyszenie nie może wtedy prowadzić ewidencji, rozliczać składek ani zwoływać walnego zebrania. Podstawą jest realizacja stosunku członkostwa i obowiązki prawne, a zgoda zostaje zarezerwowana dla newslettera i wizerunku. Drugi klasyk to uzależnienie przyjęcia od zaznaczenia zgody marketingowej, co narusza wymóg dobrowolności z art. 7 ust. 4 RODO i unieważnia samą zgodę. Trzeci to zbieranie PESEL odruchowo, "na wszelki wypadek", bez żadnego celu, który dałoby się wskazać podczas kontroli.

Po stronie korporacyjnej najczęściej brakuje uchwały o przyjęciu albo daty na niej. Bez tego nie da się ustalić, od kiedy liczy się członkostwo, a to psuje listę uprawnionych do głosowania i otwiera drogę do zaskarżenia uchwał walnego zebrania. Zdarza się też pozostawianie w klauzuli danych poprzedniego adresu siedziby albo nieistniejącego już inspektora ochrony danych. Deklaracje trzymane w otwartym segregatorze w pomieszczeniu dostępnym dla wszystkich uczestników zajęć to naruszenie, które organ kontrolny wykrywa w pierwszej godzinie wizyty. Papier wymaga zamykanej szafy i ewidencji osób upoważnionych dokładnie tak samo jak plik na dysku.