PV de renouvellement du bureau : article 5 du Dahir 1958

Le procès-verbal est un acte interne. Il relate la réunion de l'organe compétent, constate le quorum, retrace le scrutin et proclame les élus avec leurs fonctions : président, vice-président, secrétaire général, trésorier, adjoints et assesseurs. La déclaration modificative est l'acte externe, c'est-à-dire une lettre adressée à l'autorité administrative locale, accompagnée du procès-verbal, de la liste des membres du bureau dirigeant et des copies de leurs pièces d'identité. Un procès-verbal jamais déclaré reste inopposable aux tiers, et une déclaration appuyée sur une élection irrégulière peut être remise en cause devant le tribunal de première instance. L'enjeu est concret, car l'article 33 du Dahir fait du président le représentant de l'association en justice, sauf clause contraire des statuts.

Le renouvellement du bureau ne se confond pas avec la modification des statuts, qui relève en principe d'une assemblée extraordinaire et se constate dans un procès-verbal d'assemblée générale extraordinaire d'association, même si les deux changements peuvent être déclarés dans un même dépôt. Il se distingue aussi du procès-verbal d'assemblée générale ordinaire annuelle, qui approuve le rapport moral et le rapport financier ; l'élection figure souvent en dernier point de cette même réunion, après le quitus. À la différence d'un changement de gérant de SARL, inscrit au registre du commerce comme les actes de nos statuts et procès-verbaux de société au Maroc, un changement de bureau associatif se déclare uniquement auprès de l'autorité administrative locale.

Le texte de référence est le Dahir n° 1-58-376 du 3 joumada I 1378 (15 novembre 1958) réglementant le droit d'association, modifié par le Dahir portant loi n° 1-73-283 du 10 avril 1973, par la loi n° 75-00 promulguée par le Dahir n° 1-02-206 du 23 juillet 2002, puis par la loi n° 07-09 qui a retouché son article 5. Le régime est déclaratif, et l'article 12 de la Constitution de 2011 réserve au juge la suspension ou la dissolution d'une association. L'article 5 impose de déclarer tout changement survenu dans l'administration ou la direction dans le mois de sa survenance, dans les mêmes formes que la création, celles que reprend notre dossier de déclaration initiale d'association. Le dossier est déposé en trois exemplaires au siège de l'autorité administrative locale, directement ou par huissier de justice. Les pièces sont signées et certifiées conformes par le déclarant, soumises au timbre de dimension sauf deux exemplaires, et l'autorité en transmet un au Secrétariat Général du Gouvernement.

Le même article pose la règle qui pèse le plus lourd en pratique : les changements ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour où ils ont été déclarés. Pour toute déclaration de modification, le texte prévoit un récépissé cacheté et daté sur-le-champ ; le délai de 60 jours du récépissé définitif ne vise que la déclaration de création, même si de nombreuses autorités délivrent aussi un récépissé définitif après le premier. Lorsque le bureau n'a pas changé, l'article 5 exige une déclaration de non-modification à l'époque prévue par les statuts. Côté sanctions, l'article 8 punit d'une amende, doublée en cas de récidive, ceux qui accomplissent les actes de l'article 6 (ester en justice, percevoir subventions et cotisations, acquérir) sans avoir respecté les formalités de l'article 5. L'article 7 permet en outre au tribunal de première instance de dissoudre une association en situation irrégulière. La fiche du Secrétariat Général du Gouvernement sur la procédure de déclaration d'une association et de ses modifications détaille la liste officielle des pièces.

Le cas le plus courant est l'arrivée à terme du mandat fixé par les statuts, souvent deux à quatre ans. L'élection a lieu lors de l'assemblée générale ordinaire, et le procès-verbal doit être déclaré dans le mois, même si l'équipe sortante est partiellement reconduite. Vient ensuite la démission en cours de mandat d'un président ou d'un trésorier. Lorsque les statuts autorisent le bureau à coopter un remplaçant en attendant la ratification par l'assemblée, la cooptation constitue déjà un changement dans la direction et se déclare dans le même délai.

La révocation du bureau après un conflit interne est plus délicate. Elle passe généralement par une assemblée extraordinaire convoquée à la demande d'une fraction des membres. La demande vient parfois de l'extérieur, lorsqu'une commune, un programme de l'Initiative nationale pour le développement humain ou un bailleur de fonds réclame un récépissé à jour avant de verser une subvention. Dernier cas, souvent ignoré : un bureau reconduit à l'identique reste soumis à la déclaration de non-modification prévue par l'article 5.

• Les mentions d'identification de l'association reprennent la dénomination exacte, l'adresse du siège et les références du dernier récépissé délivré. Une dénomination abrégée ou une adresse différente de celle des statuts suffit à faire renvoyer le dossier.
• Le constat de convocation et de quorum précise la date d'envoi, le mode de convocation et l'ordre du jour, qui doit annoncer l'élection du bureau. Il s'appuie sur une convocation à l'assemblée générale avec ordre du jour et compare le nombre de membres présents et représentés à la règle statutaire.
• La désignation du bureau de séance identifie le président et le secrétaire de séance, signataires du procès-verbal. Lorsque le président sortant se représente, le modèle prévoit qu'un autre membre dirige le scrutin.
• Le déroulement du scrutin retrace les candidatures, le mode de vote (main levée ou bulletin secret) et les voix obtenues poste par poste. Ce détail protège l'élection contre le recours d'un candidat malheureux.
• La composition du nouveau bureau reprend pour chaque élu les mentions de l'article 5 : nom, prénom, nationalité, âge, date et lieu de naissance, profession, domicile et fonction. Les copies de carte d'identité nationale, ou de carte de séjour pour les étrangers, sont annexées.
• Le quitus et la passation des pouvoirs constatent la remise des archives et des moyens de paiement, puis confèrent les pouvoirs bancaires au nouveau président et au nouveau trésorier. Le modèle désigne enfin le déclarant chargé du dépôt et de la certification des pièces.

Dans les grandes villes comme Casablanca, Rabat ou Marrakech, le dépôt s'effectue à l'annexe administrative ou au pachalik dont dépend le siège. Les pratiques varient d'un guichet à l'autre, notamment sur la légalisation des signatures auprès du service communal. La version de l'article 5 issue de la loi n° 75-00 exigeait une copie du casier judiciaire des dirigeants ; la liste actuellement publiée par le Secrétariat Général du Gouvernement ne la mentionne plus, mais certains guichets la réclament encore.

En commune rurale, l'interlocuteur est le caïdat. Si l'agent refuse le dossier ou le récépissé, l'intervention d'un huissier de justice, prévue par l'article 5, date le dépôt de façon incontestable, et le refus peut être contesté devant le tribunal administratif.

Lorsque le bureau compte des étrangers, la qualification de l'association peut changer. L'article 21 du Dahir répute étrangère l'association dont les dirigeants sont étrangers, dont la moitié des membres sont étrangers ou qui est effectivement dirigée par des étrangers. Un renouvellement qui place des étrangers à la tête de l'association peut la faire basculer dans le régime des associations étrangères, où l'article 24 permet au Gouvernement de s'opposer, dans les trois mois du dernier récépissé, à tout changement dans le personnel de direction.

Pour les associations reconnues d'utilité publique ou financées de l'étranger, le nouveau bureau hérite d'obligations envers le Secrétariat Général du Gouvernement. Les premières lui adressent un rapport annuel certifié par un expert-comptable, en vertu de l'article 9 et du décret n° 2-04-969 du 10 janvier 2005. Les secondes déclarent chaque aide étrangère dans les 30 jours francs de sa réception, avec son montant et son origine, conformément à l'article 32 bis.

Vous commencez par renseigner l'identité de l'association telle qu'elle figure sur le dernier récépissé, puis la date, l'heure et le lieu de l'assemblée. Le formulaire vous demande ensuite le nombre de membres inscrits, présents et représentés, et rédige la mention de quorum à partir de la règle de vos statuts. La partie centrale porte sur l'élection : vous saisissez chaque poste, le nom de l'élu et le nombre de voix obtenues, en précisant si le vote s'est fait à main levée ou à bulletin secret. Pour chaque membre du nouveau bureau, le questionnaire recueille les mentions exigées par l'article 5, ce qui génère automatiquement la liste à joindre à la déclaration.

Le document final réunit le procès-verbal, la liste des membres du bureau dirigeant et la lettre de déclaration modificative adressée à l'autorité administrative locale. Il reste à le faire signer, à certifier les copies conformes et à déposer les trois exemplaires contre récépissé daté.

La première erreur porte sur le point de départ du délai. Les bureaux sortants raisonnent souvent à partir de la passation des documents, alors que le mois court dès la date de l'assemblée. Passé ce délai, le changement reste déclarable, mais il n'est opposable qu'à compter du dépôt, et les actes accomplis dans l'intervalle, comme l'encaissement d'une subvention ou une action en justice, peuvent exposer les dirigeants à l'amende de l'article 8. La deuxième erreur tient aux incohérences entre les pièces, comme un nom orthographié différemment sur le procès-verbal, la liste et la carte d'identité.

Beaucoup d'associations ne conservent pas le récépissé daté ou une preuve du dépôt, puis ne peuvent plus démontrer qu'elles ont agi dans les délais. D'autres déclarent correctement le nouveau bureau mais ne mettent jamais à jour les signataires bancaires, si bien que l'ancien trésorier signe encore des chèques des mois plus tard. La dernière erreur est la plus coûteuse : élire un membre qui ne remplit pas les conditions statutaires d'éligibilité, ou tenir l'assemblée sans le quorum requis. L'autorité locale n'a pas à apprécier la régularité de l'assemblée, mais un membre lésé peut saisir le tribunal de première instance, compétent selon l'article 39 pour toutes les actions civiles en matière d'associations, et obtenir l'annulation de l'élection.