Convention de télétravail occasionnel : modèle Word et PDF

La convention de télétravail occasionnel est l'écrit qui matérialise l'accord prévu par les articles 22 à 28 de la loi du 5 mars 2017 concernant le travail faisable et maniable, dite loi Peeters. Elle vise une situation très précise : un travail qui aurait pu être presté dans les locaux de l'employeur est exécuté hors de ces locaux de façon occasionnelle et non régulière, en raison d'un cas de force majeure (grève des transports, intempéries, panne grave) ou d'une raison personnelle (rendez-vous médical, intervention urgente d'un artisan, garde d'enfant malade). Le télétravailleur occasionnel choisit librement le lieu d'exécution, qui peut être son domicile ou tout autre endroit, ce que confirme expressément l'article 24 de la loi.

Il faut soigneusement distinguer ce dispositif du télétravail structurel régi par la CCT n° 85 du 9 novembre 2005, qui suppose une organisation régulière (un ou plusieurs jours par semaine) et déclenche des obligations beaucoup plus lourdes : avenant écrit obligatoire au contrat de travail avant le démarrage, intervention financière de l'employeur, équipement à charge de l'entreprise. La convention occasionnelle, elle, n'exige pas un avenant complet : un simple accord écrit constatant la demande, l'autorisation et les modalités suffit. Cette différence de régime est la principale source d'erreur en pratique : un télétravail qui se répète chaque vendredi pendant trois mois n'est plus occasionnel, et l'employeur qui s'en tient à des accords ponctuels s'expose à voir requalifier l'arrangement en télétravail structurel non conforme à la CCT n° 85, avec les conséquences indemnitaires et conventionnelles qui suivent.

Le télétravail occasionnel a un fondement légal direct et bien identifié : les articles 22 à 28 de la loi du 5 mars 2017 concernant le travail faisable et maniable, publiée au Moniteur belge du 15 mars 2017 et entrée en vigueur le 1ᵉʳ février 2017. Le législateur belge a choisi de réserver ce régime aux relations de travail soumises à la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail, autrement dit à l'essentiel du secteur privé. Le secteur public est encadré par d'autres textes, notamment l'arrêté royal du 22 novembre 2006 qui reprend les grands principes de la CCT n° 85. Avant tout déploiement, l'employeur a donc intérêt à vérifier que ses travailleurs relèvent bien du champ d'application personnel de la loi Peeters.

L'article 23 de la loi définit le télétravail occasionnel comme une exécution du travail rendue possible par les technologies de l'information, hors des locaux, de façon occasionnelle et non régulière. L'article 26 énumère limitativement les deux motifs d'ouverture : la force majeure (circonstances imprévues et indépendantes de la volonté du travailleur) et les raisons personnelles qui l'empêchent ponctuellement de presterer dans l'entreprise. Une condition commune s'applique aux deux motifs : la fonction ou l'activité du travailleur doit être compatible avec le télétravail. Un opérateur de chaîne de montage ou un caissier ne pourront donc pas en bénéficier, quelle que soit la légitimité de leur empêchement.

L'article 25 assimile le télétravailleur occasionnel à un travailleur comparable occupé dans les locaux : mêmes droits en matière de conditions de travail, charge de travail équivalente, normes de prestation identiques. La rémunération, la durée du travail, les pauses, le droit à la déconnexion (article 16, 2° de la loi du 3 octobre 2022 portant des dispositions diverses relatives au travail) et la protection en matière de bien-être au travail décrite par le SPF Emploi restent intégralement applicables, l'employeur demeurant le responsable final de la sécurité du travailleur en vertu de l'article 5 de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs. Le travailleur n'a pas un droit absolu au télétravail occasionnel : l'employeur peut refuser la demande à condition d'en notifier les motifs par écrit, dans les meilleurs délais, par lettre ou voie électronique.

Le scénario le plus fréquent est la grève imprévue des transports en commun ou la perturbation grave du réseau routier. Un travailleur qui réside à Liège et preste à Bruxelles, confronté à une grève SNCB annoncée la veille, peut introduire sa demande par mail tôt le matin et recevoir une autorisation dans la foulée : c'est précisément la situation que la loi Peeters a voulu encadrer, pour éviter que chaque épisode social ne se traduise par un absentéisme contesté. Les intempéries graves (verglas généralisé, alerte rouge IRM, inondations) entrent dans la même catégorie et déclenchent parfois l'alerte travail à domicile coordonnée par les autorités fédérales. Plus rarement, une panne technique majeure de l'immeuble de bureaux (coupure d'eau, ascenseur bloqué pour les travailleurs à mobilité réduite, défaut de chauffage en hiver) justifie également le recours au dispositif.

Côté raisons personnelles, le besoin se manifeste quand le travailleur doit réceptionner un artisan ou un livreur dont la fenêtre horaire couvre toute la journée, accompagner un enfant chez un médecin spécialiste avec rendez-vous unique, ou s'occuper d'un proche en convalescence sans pouvoir mobiliser un congé pour raisons impérieuses. Les démarches administratives qui imposent une présence physique au domicile (passage d'un huissier, expertise d'assurance) tombent dans le même registre. Une circonstance moins évidente mérite d'être signalée : le travailleur dont la garde d'enfant habituelle fait défaut un jour donné peut demander le télétravail occasionnel plutôt qu'un congé pour raisons impérieuses, à condition que son employeur valide la compatibilité avec ses fonctions et qu'il puisse réellement prester dans des conditions normales. Ce dernier point est souvent sous-estimé : télétravailler avec un enfant malade en bas âge n'est presque jamais une vraie prestation, et l'accord doit alors être refusé au profit d'un autre mécanisme légal. Pour structurer durablement ces situations, beaucoup d'employeurs ajoutent une politique générale dans leurs documents RH et de gestion d'entreprise.

• L'identification précise des parties reprend la dénomination sociale, le numéro BCE, le siège social de l'employeur ainsi que les nom, prénom, fonction et matricule interne du travailleur. Cette précision évite toute ambiguïté lorsque la convention est produite en cas de contestation devant le tribunal du travail.
• La date ou la période visée est indiquée jour par jour, sans formulation générique du type "jusqu'à nouvel ordre". La durée d'une convention occasionnelle ne devrait pas excéder quelques jours consécutifs ; au-delà, l'opération bascule dans le champ de la CCT n° 85 et requiert un avenant au contrat.
• Le motif invoqué est qualifié explicitement de force majeure ou de raison personnelle au sens de l'article 26 de la loi du 5 mars 2017, avec une description factuelle (grève, rendez-vous médical, etc.). La précision du motif protège l'employeur en cas de contrôle ultérieur de l'inspection sociale.
• Le lieu d'exécution est fixé librement par le travailleur, conformément à l'article 24. Le modèle prévoit une mention explicite du domicile ou de l'adresse alternative pour permettre, le cas échéant, une visite du conseiller en prévention selon les modalités de l'article 15 de la CCT n° 85.
• Les plages d'accessibilité sont définies clairement : tranches horaires de joignabilité par téléphone, messagerie professionnelle ou outil de visioconférence. Cette clause protège à la fois l'employeur (qui sait quand contacter le travailleur) et le travailleur (qui n'est pas censé répondre 24 heures sur 24).
• La mise à disposition de l'équipement et du support technique est documentée : matériel personnel ou professionnel, accès VPN, outils de collaboration, contact du helpdesk. En cas d'utilisation d'un ordinateur personnel, la convention peut prévoir une indemnité forfaitaire pour l'usage du matériel et de la connexion internet, conformément aux usages validés par l'ONSS et le SPF Finances.
• La prise en charge des frais reste optionnelle pour le télétravail occasionnel, contrairement au télétravail structurel. Le modèle laisse à l'employeur le choix entre l'absence d'indemnité, une indemnité forfaitaire journalière ou un remboursement réel sur justificatifs.
• La clause de bien-être et de confidentialité rappelle l'application intégrale de la loi du 4 août 1996 et l'obligation pour le travailleur de protéger les informations professionnelles dans son environnement personnel, en lien avec les éventuels accords de confidentialité existants disponibles dans la rubrique démarches quotidiennes pour les particuliers et indépendants.

La loi Peeters est volontairement souple sur la forme de la demande, et c'est ce qui rend la convention écrite si utile. L'article 26, § 2 précise que le travailleur introduit sa demande à l'avance et dans un délai raisonnable, sans imposer de canal particulier. En cas de force majeure, ce délai peut être de quelques heures seulement et la demande peut se faire par téléphone, mail ou message professionnel. L'employeur ne peut pas exiger une lettre recommandée, qui serait incompatible avec l'urgence, mais il peut prévoir dans son règlement de travail un canal préférentiel (par exemple un mail à l'adresse RH dédiée). Pour des raisons personnelles non urgentes, un préavis de un à plusieurs jours ouvrables est attendu.

L'employeur dispose d'un pouvoir d'appréciation et peut accepter, refuser ou conditionner l'accord. Le refus doit être motivé par écrit dès que possible, en mentionnant les raisons précises : incompatibilité de la fonction avec le télétravail, présence requise pour un rendez-vous client, absence d'équipement disponible, surcharge ponctuelle de l'équipe. Une fois l'accord obtenu, la convention est signée par les deux parties (signature manuscrite ou électronique conforme au règlement eIDAS) avant ou au début de la journée concernée. La pratique recommande d'archiver la convention dans le dossier individuel du travailleur pour pouvoir la produire en cas de contrôle de l'inspection sociale ou de litige ultérieur.

L'article 27 permet d'ailleurs à l'entreprise de fixer un cadre général dans une CCT d'entreprise ou dans le règlement de travail, qui définit les fonctions compatibles, la procédure de demande, l'éventuelle mise à disposition d'équipement, les plages d'accessibilité et la prise en charge des frais. Lorsque ce cadre existe, la convention individuelle s'y réfère et n'a plus qu'à compléter les éléments propres à la situation. Les employeurs qui recrutent à la fois en CDI et en CDD trouveront utile de coordonner leur politique de télétravail avec leurs autres contrats de travail et documents RH pour assurer la cohérence du dispositif.

Vous commencez par sélectionner la région où l'entreprise est établie (Bruxelles, Wallonie, Flandre) afin que la convention reprenne, le cas échéant, les particularités linguistiques imposées par les décrets sur l'emploi des langues en matière sociale. Le formulaire vous demande ensuite l'identification complète de l'employeur (raison sociale, forme juridique, numéro BCE, adresse) et celle du travailleur (état civil, fonction, contrat en cours, ancienneté). Vous indiquez le motif de la demande, en choisissant entre force majeure et raison personnelle, puis vous précisez la nature concrète de l'événement.

Vous fixez ensuite la date ou la période visée, le lieu d'exécution choisi par le travailleur, les plages d'accessibilité et le canal de communication retenu. Le générateur vous propose des modules optionnels selon votre situation : mise à disposition d'un ordinateur portable, indemnité forfaitaire pour utilisation du matériel personnel, clause de protection des données spécifique aux activités sensibles, rappel des règles de bien-être à domicile. Une fois les champs remplis, vous générez le document en format Word et PDF, vous le signez avec le travailleur et vous l'archivez dans le dossier RH. La création complète prend quelques minutes et le document peut être réutilisé comme matrice pour les demandes futures, en complément de votre boîte à outils pour la création d'entreprise et les actes sociétaires.

L'erreur la plus répandue est la confusion entre télétravail occasionnel et télétravail structurel. Beaucoup d'employeurs traitent par convention occasionnelle ce qui s'organise en réalité chaque semaine au même rythme, ce qui les expose à une requalification sous CCT n° 85 avec obligation rétroactive d'avenant écrit, d'intervention financière et de respect des règles de représentation des télétravailleurs. La règle d'or est simple : si vous signez plus de deux ou trois conventions par mois pour le même travailleur, vous n'êtes plus dans l'occasionnel. Une autre erreur classique consiste à omettre la motivation du refus lorsque l'employeur ne peut pas accéder à la demande ; un refus oral non justifié constitue un manquement à l'article 26, § 2 et fragilise la position de l'employeur en cas de plainte au CPPT ou auprès du Contrôle des lois sociales.

La rédaction d'un motif vague ("convenance personnelle", "raisons familiales") prive la convention de toute valeur probatoire en cas de contestation. L'inspection sociale comme le tribunal du travail attendent une description factuelle suffisamment précise pour vérifier que le motif relève bien de l'article 26. À l'inverse, certains employeurs commettent l'erreur opposée et réclament des justificatifs disproportionnés (certificat médical pour un rendez-vous chez le dentiste, attestation d'huissier), ce qui est contraire à l'esprit de la loi et peut être perçu comme un détournement de procédure. Enfin, beaucoup oublient que le télétravail occasionnel n'autorise pas à suspendre les obligations de bien-être : le poste de travail à domicile doit rester ergonomiquement acceptable, et le travailleur peut refuser de prester si les conditions de sécurité ne sont pas réunies, sans que cela puisse être qualifié d'absence injustifiée.