⚓ Introduction : Pourquoi un PV d'AG dans une association, c'est pas juste du blabla ?
Le procès-verbal d'assemblée générale, ou PV d'AG pour les intimes, c'est LE document qui garde une trace écrite des décisions prises par les membres d'une association lors de leur réunion annuelle ou extraordinaire. Ce n'est pas juste pour faire joli dans un classeur : il a une vraie valeur juridique. Il peut servir à prouver qu'une décision a bien été votée, à débloquer des aides, ou encore à faire des changements au journal officiel (JO).
En clair, si l'association n'a pas de PV d'AG ou si celui-ci est mal rédigé, elle peut se retrouver bloquée pour modifier ses statuts, changer de président, ou même demander des subventions. Alors, même si ce n'est pas l'exercice le plus fun de la vie associative, c'est indispensable !
Le conseil du Captain : Pense à archiver tous tes PV, datés et signés, dans un registre dédié. Tu éviteras bien des galères si un contrôle tombe à l'improviste !
📚 Le rôle juridique du procès-verbal d'assemblée générale
Le procès-verbal d'AG sert à officialiser les décisions collectives prises lors de l'assemblée. Il est souvent exigé par des organismes comme la préfecture, les banques ou les financeurs publics. Ce document peut notamment être utilisé pour modifier les statuts ou l'objet de l'association, valider un changement de bureau comme un nouveau président ou trésorier, approuver les comptes et le rapport moral, ou encore justifier de la régularité des décisions en cas de litige.
Il faut bien comprendre que le PV a une valeur probante, ce qui signifie qu'en cas de désaccord entre membres, c'est ce document qui fera foi devant les juges. Cette reconnaissance juridique en fait un élément central de la gouvernance associative et un outil de preuve incontournable.
Le conseil du Captain : Pour renforcer la validité du PV, fais-le signer par le président et le secrétaire de séance, et conserve-le au format papier ou numérique sécurisé, avec horodatage si possible.
🧾 Que doit contenir un bon PV d'assemblée générale ?
Le PV d'AG n'est pas une œuvre littéraire, mais il doit quand même être clair, structuré et complet. Parmi les mentions obligatoires figurent le nom de l'association avec son numéro RNA ou SIREN, la date, l'heure et le lieu de l'AG, ainsi que le nom des personnes présentes ou représentées. Il est également indispensable d'y faire figurer l'ordre du jour tel qu'indiqué dans la convocation, un résumé du déroulé des débats, les résolutions votées avec les résultats des votes, et enfin le nom et la signature du président de séance et du secrétaire de séance.
Au-delà de ces éléments obligatoires, tu peux enrichir ton PV en y ajoutant la feuille de présence, le texte complet des résolutions proposées, ainsi que le rapport moral et financier présentés durant l'assemblée. Ces ajouts permettent d'avoir un document encore plus complet et traçable.
Le conseil du Captain : Reste sobre mais précis. Pas besoin de noter qui a dit quoi en détail, mais les décisions doivent être claires et datées.
📌 Comment rédiger un PV d'AG ? (et éviter les erreurs courantes)
Tu peux rédiger le PV de l'ag d'une association pendant ou juste après l'AG. C'est généralement le secrétaire qui s'y colle, en lien avec le président de séance. Le document doit être dactylographié et non écrit à la main, daté et signé à la fin de la réunion ou très peu de temps après, puis relu attentivement pour éviter les fautes ou erreurs de formulation qui pourraient nuire à sa clarté ou sa validité.
Pense aussi à indiquer clairement si certains membres se sont fait représenter par procuration, en précisant le nom de leur mandataire.
Et si le président démissionne, le PV doit absolument mentionner cette décision (la démission du président de l'association), la date d'effet et, le cas échéant, le nom du nouveau président élu pour lui succéder.
Les erreurs les plus fréquentes sont malheureusement assez répandues dans les associations. Beaucoup oublient de préciser l'ordre du jour, indiquent les décisions sans mentionner les résultats du vote, ne font pas signer le PV par les personnes habilitées, ou pire encore, ne l'archivent pas correctement et finissent par le perdre. Ces négligences peuvent avoir des conséquences sérieuses lors de contrôles ou de demandes administratives.
Captain Legal propose d'ailleurs un modèle de PV prêt à remplir, 100% conforme au droit français, disponible sur la plateforme.
Le conseil du Captain : Si tu fais une AG en ligne, mentionne bien le mode de convocation, la plateforme utilisée, et les modalités de vote. C'est important pour la légalité.
🧷 Le dépôt du PV : obligatoire ou pas ?
En principe, le dépôt du PV n'est pas obligatoire dans tous les cas. Cependant, certaines situations l'exigent impérativement. C'est notamment le cas lors d'un changement dans les statuts ou dans le bureau, qui doit être déclaré à la préfecture. De même, si tu fais une demande de subvention, le financeur peut exiger une copie du dernier PV d'AG pour vérifier la bonne gouvernance de l'association. Enfin, lors de l'ouverture ou de la modification d'un compte bancaire, la banque demandera très probablement le dernier procès-verbal pour s'assurer de l'identité des personnes habilitées à gérer les comptes.
Pour effectuer ces déclarations, tu peux passer par le site service-public.fr ou utiliser un service en ligne comme Captain Legal pour générer automatiquement les bons documents et faciliter les démarches administratives.
Le conseil du Captain : Même si le dépôt n'est pas exigé pour ton cas précis, garde toujours une copie datée et signée pour pouvoir la fournir rapidement en cas de besoin.
🏴☠️ La conclusion du Captain
Le procès-verbal d'assemblée générale, c'est pas le papier qu'on jette dans un tiroir après l'AG. C'est une vraie preuve juridique, utile dans plein de démarches : changement de bureau, demande de subvention, litige entre membres… Il doit être complet, clair, signé, et bien rangé pour pouvoir être retrouvé et utilisé à tout moment.
👉 Avec Captain Legal, tu peux créer ton PV en quelques clics, à jour des exigences légales, et toujours conforme. On est là pour simplifier la paperasse des associations et te permettre de te concentrer sur l'essentiel : faire vivre ton projet associatif.
Le conseil du Captain : Ne repousse pas la rédaction du PV à "plus tard". Fais-le pendant que c'est encore frais, et tu t'épargneras des oublis… et des maux de tête.
