Facture impayée : deuxième relance du client

Facture impayée : que dire dans votre deuxième relance client ?

Dans cet article, on va passer en revue tout ce qu'il faut savoir pour bien rédiger une deuxième relance client après une facture impayée. On vous explique quand l'envoyer, comment formuler le message, quels éléments ne surtout pas oublier, et on vous fournit même un modèle de lettre prêt à l'emploi. Bref, tout pour gérer ça sans stress, et avec les bons réflexes juridiques.

1. Pourquoi une deuxième relance est indispensable ?

La première relance peut passer inaperçue : oubli, surcharge de mails, négligence ou mauvaise foi… Les raisons sont multiples. Mais ne pas envoyer de deuxième relance revient à baisser les bras trop vite. Or, vous avez fourni une prestation ou livré un produit : vous méritez d'être payé.

La deuxième relance sert à montrer que vous suivez le dossier de près, tout en gardant un ton respectueux. Vous signalez aussi que vous êtes prêt à agir si nécessaire. En somme, vous posez les bases d'un futur éventuel recouvrement judiciaire.

Le conseil du Captain : n'attendez pas des semaines entre la première et la deuxième relance. En général, 5 à 10 jours après la première suffisent.

2. Comment structurer une deuxième lettre de relance efficace ?

La première relance peut passer inaperçue : oubli, surcharge de mails, négligence ou mauvaise foi… Les raisons sont multiples. Mais ne pas envoyer de deuxième relance revient à baisser les bras trop vite. Or, vous avez fourni une prestation ou livré un produit : vous méritez d'être payé.

La deuxième relance sert à montrer que vous suivez le dossier de près, tout en gardant un ton respectueux. Vous signalez aussi que vous êtes prêt à agir si nécessaire. En somme, vous posez les bases d'un futur éventuel recouvrement judiciaire.

Le conseil du Captain : n'attendez pas des semaines entre la première et la deuxième relance. En général, 5 à 10 jours après la première suffisent.

3. Comment structurer une deuxième lettre de relance efficace ?

La forme est aussi importante que le fond lorsqu'on rédige une deuxième relance. Le ton doit rester courtois, mais plus ferme que dans la première lettre. Il est essentiel d'y intégrer certains éléments clés : commencez par rappeler le contexte, en mentionnant le numéro de la facture, le montant dû et la date d'échéance dépassée. Ensuite, soulignez que le paiement n'a toujours pas été effectué, malgré votre première relance. Enchaînez avec une demande explicite de règlement immédiat, en fixant une nouvelle échéance claire. Il est également utile de préciser les conséquences en cas d'inaction, comme le recours à un service de recouvrement ou une éventuelle procédure judiciaire. Enfin, facilitez le règlement en indiquant vos coordonnées bancaires (IBAN) ou un lien de paiement si vous en utilisez un.

Le conseil du Captain : soignez la présentation autant que le contenu, car une lettre bien construite a souvent plus d'impact qu'un simple rappel sec.

Exemple :

Madame, Monsieur,

Nous vous avons adressé une première relance le [date], restée à ce jour sans réponse. Nous vous rappelons que la facture n°XXX d'un montant de [€] reste impayée, bien qu'échue depuis le [date].

Nous vous demandons de procéder au règlement sous 7 jours. À défaut, nous nous verrons contraints d'envisager une procédure de recouvrement.

Le conseil du Captain : personnalisez votre message. N'envoyez pas une relance robotique. Ça se voit, et ça se ressent.

4. À quel moment dois-je envoyer cette deuxième relance ?

Pas trop tôt, pas trop tard : c'est une question de timing. La première relance est souvent envoyée dès le lendemain de l'échéance. Si celle-ci ne fonctionne pas, la deuxième relance peut être expédiée entre 5 et 10 jours après. Plus tôt, vous paraîtrez pressé ; plus tard, vous perdrez votre crédibilité.

Et surtout, variez les canaux : un e-mail, c'est bien, mais un courrier recommandé, c'est mieux pour laisser une trace et montrer que vous ne plaisantez plus. Certaines entreprises ajoutent aussi un appel téléphonique à cette étape.

Le conseil du Captain : conservez toutes les preuves d'envoi (e-mails, AR, etc.). Elles serviront en cas de procédure judiciaire.

Un modèle de deuxième relance prêt à l'emploi

Pas envie de partir d'une page blanche ? Voici un modèle prêt à personnaliser (à adapter selon votre activité) :

Objet : Deuxième relance – Facture n°XXX impayée

Madame, Monsieur,

Malgré notre première relance en date du [date], nous n'avons à ce jour reçu aucun règlement concernant la facture n°XXX d'un montant de [montant], échue depuis le [date].

Nous vous demandons de bien vouloir régulariser votre situation dans un délai de 7 jours à compter de la réception de ce courrier.

À défaut, nous serons contraints d'engager une procédure de recouvrement, ce que nous souhaitons éviter.

Pour tout règlement ou question, vous pouvez nous contacter au [numéro] ou par e-mail à [adresse].

Nous vous remercions de faire le nécessaire sans délai.

Cordialement,

[Nom, entreprise, signature]

Le conseil du Captain : vous pouvez aussi générer ce type de document directement sur Captain Legal, pour gagner du temps et rester dans les clous juridiquement.

5. La conclusion du Captain sur la deuxième relance

La deuxième relance client est une étape clé dans la gestion des factures impayées. Elle vous permet de rester professionnel tout en accentuant la pression. Bien formulée, elle peut suffire à débloquer une situation sans passer par la case contentieux. Utilisez un ton ferme mais poli, structurez votre message, et gardez toujours des traces écrites.

Si le paiement ne vient toujours pas, il faudra penser à une mise en demeure… mais ça, c'est un autre article.